Księgowe pytają o klasyfikację pracy zdalnej w urzędach

Nowelizacja kodeksu pracy daje się we znaki nie tylko kadrowym, lecz także pracownikom służb finansowych, którzy zastanawiają się nad zaklasyfikowaniem wydatków związanych z pracą zdalną we właściwych paragrafach. Chodzi tu zarówno o ekwiwalent, jak i o zapewnienie odpowiednich urządzeń.

Od 7 kwietnia br. obowiązują przepisy regulujące zasady pracy zdalnej. Artykuł 6724 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) przewiduje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

1) materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu (o którym mowa w art. 6720 par. 1 i 2), regulaminie (o którym mowa w art. 6720 par. 3 i 4), poleceniu (o którym mowa w art. 6719 par. 3), albo porozumieniu (o którym mowa w art. 6720 par. 5 zdanie drugie);

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

A jak to wszystko ująć w klasyfikacji budżetowej? Zobaczmy na konkretnych przykładach.

ekwiwalent za własny sprzęt

Urząd miasta osobom pracującym zdalnie będzie wypłacał ekwiwalent pieniężny. Jaki paragraf wydatkowy do niego zastosować?

W art. 6724 par. 2 i 3 k.p. podano, że strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego k.p. Wtedy pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Dlatego z pewnością są prawne podstawy do wydatkowania z budżetu samorządowego środków na wspomniane ekwiwalenty. W konsekwencji wydatki te muszą mieć odpowiednie odzwierciedlenie w klasyfikacji budżetowej – zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji). Ze względu na specyfikę ww. wydatków odpowiedni będzie paragraf 302 oznaczony jako: „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”. Z jego opisu wynika, że obejmuje on wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, niezaliczone do wynagrodzeń, w szczególności – świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje) oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego. Co ważne, obejmuje on także ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność wykonawcy.

Wniosek: Mając na uwadze nowe przepisy k.p., adekwatnym paragrafem wydatkowym do wypłaty ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania w pracy zdalnej własnych urządzeń/sprzętu przez pracowników będzie paragraf 302.

zakup foteli i niszczarek

W związku z organizacją pracy zdalnej dla pracowników urzędu miasta (mających dzieci do 4. roku życia) chcemy zakupić kilka foteli biurowych i niszczarek. Jaką klasyfikację zastosować dla tych wydatków?

Zgodnie z art. 6719 par. 6 k.p. pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności ‒ chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca może ponieść koszt wymienionych w pytaniu foteli biurowych czy niszczarek, są to bowiem sprzęty związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych w ramach pracy zdalnej. Ale co istotne, „może”, a nie „musi”, bo jak redakcja DGP informowała w artykule „Praca zdalna. Czy pracodawca musi zapewniać biurka pracownikom?” (DGP nr 53 z 16 marca br.), Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 6 marca br. wskazał, że pracodawcy nie muszą zapewniać biurka i krzesła pracownikom, jeśli nie będzie takich uzgodnień na poziomie zakładowym. Pracodawca i pracownik mogą zatem ustalić między sobą, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi w miejscu wykonywania pracy zdalnej np. fotela. Wcześniej jednak zasady z tym związane należy zawrzeć we właściwych wewnętrznych dokumentach, tj. w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, poleceniu wykonywania pracy zdalnej czy wreszcie w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem dotyczącym pracy zdalnej.

Jeśli zaś chodzi o klasyfikację, to trzeba uwzględniać status prawny pracodawcy w zakresie działu i rozdziału. I tu właściwe będą dział 750 „Administracja publiczna” oraz rozdział 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”.

Natomiast jeśli chodzi o paragraf wydatkowy, to odpowiedni będzie paragraf 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Z opisu tego paragrafu wynika m.in., że ujmuje się w nim zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek, w tym m.in.: leków i środków opatrunkowych na wyposażenie apteczek, prasy. Nie zalicza się zaś do tego paragrafu zakupu dóbr przekazywanych osobom fizycznym w ramach deputatów i innych świadczeń w naturze dokonywanych z wydatków osobowych oraz zakupu środków żywności.

Wniosek: Do zakupu podanych w pytaniu wydatków odpowiedni będzie paragraf 421.

środki na laptopy

Urząd miasta chce zakupić 10 laptopów do pracy zdalnej okazjonalnej. Ma nadwyżkę środków z opłat alkoholowych. Czy może z nich skorzystać? Wydatek byłby ujęty w 851/85154/6060.

Skoro w pytaniu pojawił się wątek wykorzystania środków z tzw. funduszu alkoholowego, warto wstępnie przypomnieć, że dochody gminy z tego z tytułu co do zasady mogą być wykorzystane wyłącznie na cele określone ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W jej art. 182 postanowiono, że dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 i art. 181 oraz dochody z opłat określonych w art. 111 będą wykorzystywane na realizację:

1) gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, o których mowa w art. 41 ust. 2 ,

2) zadań realizowanych przez placówkę wsparcia dziennego (o której mowa w art. 9 pkt 2 ustawy z 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej), w ramach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii, o którym mowa w art. 41 ust. 2

– i nie mogą być przeznaczone na inne cele.

Przy czym znaczenie ma także ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, czyli tzw. ustawa covidowa. Była w niej bowiem przewidziana możliwość przeznaczenia ww. środków wyjątkowo na cele związane z szeroko pojętym przeciwdziałaniem COVID-19. Wówczas niektóre samorządy faktycznie dokonywały zakupów np. laptopów z ww. środków. Kluczowe jest jednak to, że przepis, który na to pozwalał, czyli art. 15qc ustawy covidowej, stanowił, że do 31 grudnia 2020 r. wójt (burmistrz, prezydent miasta) może wykorzystać dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 lub art. 181 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz dochody z opłat określonych w art. 111 tej ustawy również na działania związane z przeciwdziałaniem COVID-19. Zatem ww. przepis umożliwiał wydatkowanie środków z zezwoleń tylko do końca 2020 r. Na ich podstawie było więc możliwe dokonywanie zakupu np. laptopów z ww. środków, co w praktyce oznaczało ich ujmowanie w podziałkach klasyfikacji budżetowej (według rozporządzenia w sprawie klasyfikacji) w dziale 851 „Ochrona zdrowia”, rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” oraz paragrafie 606 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”.

W pytaniu mowa jest o pracy zdalnej okazjonalnej, taką możliwość wprowadzono w art. 6733 k.p. Zgodnie z nim praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Przenosząc wcześniejsze założenia na grunt nowych przepisów k.p. przewidujących m.in. okazjonalną pracę zdalną, nie ma prawnych podstaw, aby realizować wskazane w pytaniu wydatki ze środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu. Dlatego nie będą też właściwe ww. podziałki klasyfikacyjne w zakresie działu i rozdziału. Przy czym odpowiedni będzie paragraf wydatkowy, czyli wspomniany 606.

Wniosek: W obecnym stanie prawnym brak jest podstawy do finansowania zakupu laptopów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu, nawet przy założeniu, że są to środki nadwyżkowe. Nie może mieć więc zastosowania podana w pytaniu klasyfikacja budżetowa w zakresie działu i rozdziału. Właściwym wyborem jest paragraf 606, przy podanej wartości wydatków na laptopy.

naprawy i konserwacje urządzeń

W jakim paragrafie zakwalifikować prawidłowo wydatek na naprawy i konserwacje urządzeń, które przekażemy niektórym z pracowników do pracy zdalnej? Czy właściwy będzie paragraf 430? Chodzi głównie o komputery i urządzenia wielofunkcyjne do prac biurowych – wykonawca będzie wyłoniony w trybie składania ofert w zamówieniach poniżej progu.

Z art. 6724 par. 1 k.p. należy wnioskować, że uprawnione jest wydatkowanie środków budżetowych na instalacje, serwis i konserwacje urządzeń komputerowych czy innych im towarzyszących. Problematyczne może być tylko ujęcie klasyfikacyjne wydatku budżetowego na wskazane w pytaniu remonty i konserwacje w kontekście rozporządzenia w sprawie klasyfikacji. Wskazówką jest jednak zakres zlecenia, który nie ma dotyczyć zwykłego przeglądu ww. urządzeń, a dodatkowej ingerencji związanej z naprawą. Przy takim zakresie usługi odpowiednim paragrafem będzie paragraf 427 „Zakup usług remontowych”. Z jego opisu wynika, że obejmuje wydatki na zakup usług remontowych (z wyjątkiem wydatków na zakup usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami: 401 do 403, 405, 406, 408 do 410, 417 i 434), w szczególności usługi obce o charakterze przemysłowym, polegające głównie na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, m.in. usługi konserwacyjne i naprawcze wyrobów przemysłowych, np. maszyn, środków transportu, urządzeń, sprzętu. Natomiast paragraf 430 „Zakup usług pozostałych” jest zasadniczo przeznaczony na usługi o charakterze przeglądowym, bez dokonywania napraw czy remontów.

Wniosek: Mając na uwadze zakres usługi, która ma być realizowana, właściwy będzie paragraf 421, a nie 430. ©℗