Od 2021 r. przy udzielaniu zamówień publicznych poniżej tzw. progów unijnych wprowadzono dodatkowe, bardziej elastyczne tryby. Poza podstawowym, który jest odpowiednikiem przetargu nieograniczonego, można również przewidzieć ewentualność prowadzenia negocjacji po złożeniu przez wykonawców pierwotnych ofert lub też negocjacje obligatoryjne. Jak pokazują najnowsze dane ze sprawozdania Urzędu Zamówień Publicznych za 2023 r., zainteresowanie tą ostatnią opcją jest minimalne, a na dodatek z roku na rok spada (patrz: grafika). Rośnie natomiast zainteresowanie trybem, który przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji, ale o tym, czy ostatecznie je przeprowadzić, pozwala zdecydować zamawiającemu już po otwarciu ofert. Prawie 13 proc. zamówień poniżej progów unijnych udzielono właśnie na podstawie art. 275 pkt 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.; dalej: p.z.p.). Zgodnie z tym przepisem zamawiający „może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile przewidział taką możliwość, a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert dodatkowych”.
Ogłoszenie o niczym nie przesądza
Na rosnącą popularność trybu umożliwiającego negocjacje zwraca uwagę UZP.
„Cieszyć może coraz częściej dostrzegany potencjał w wariantach trybu podstawowego uwzględniających negocjacje dla zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne. W roku 2023 12,7 proc. zamówień o łącznej wartości ponad 17 proc. udzielonych zostało przy zastosowaniu trybu podstawowego z możliwością lub obligatoryjnością negocjacji” – napisał we wstępie do sprawozdania Hubert Nowak, odwołany w czerwcu prezes UZP.
– Pytanie tylko, jak często ostatecznie z tej możliwości zamawiający korzystają. Z moich obserwacji wynika, że niezbyt. Samo ogłoszenie rzeczywiście przewiduje negocjacje, ale na koniec okazuje się, że procedura kończy się na początkowo złożonych ofertach – mówi Piotr Trębicki, radca prawny i wspólnik w kancelarii Trębicki Hołowińska.
Dane wskazują bowiem jedynie na samą możliwość prowadzenia negocjacji, ale nie mówią nic na temat tego, czy ostatecznie zostały one przeprowadzone. Takich statystyk nie ma.
Artur Wawryło, prawnik prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych, również jest zdania, że najczęściej kończy się na samej możliwości, która ostatecznie nie jest wykorzystywana.
– Część wykonawców z rynków lokalnych mówi mi wprost – jeśli wygrał ten, kto miał wygrać, to negocjacji nie ma. Jeśli zaś ktoś inny, to wtedy ewentualnie są wszczynane – zauważa ekspert.
Zdaniem części prawników jest to wręcz argument za likwidacją tego trybu.
– Jedną z zasad prowadzenia postępowania jest przejrzystość rozumiana jako działanie według znanych wszystkim wykonawcom kryteriów zapewniające obiektywizm i przewidywalność decyzji podejmowanych przez zamawiającego. Niczym nieograniczoną dowolność w podejmowaniu negocjacji, a raczej ich braku, trudno uznać za działanie przejrzyste – mówi dr Wojciech Hartung, counsel w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.
– Jeśli już zamawiający decyduje się prowadzić postępowanie w tym trybie, to powinien obligatoryjnie przeprowadzić negocjacje. Wówczas wszyscy uczestnicy wiedzieliby na czym stoją i nie powstawałoby wrażenie braku przejrzystości podejmowanych przez zamawiającego decyzji – dodaje.
Liczy się szybkość i prostota
Choć brakuje bezpośrednich danych, na dużo niższe, niż wskazywałyby to ogłoszenia, zainteresowanie realnymi negocjacjami może wskazywać czas trwania postępowań. Siłą rzeczy same negocjacje i procedura składania ofert muszą wydłużać procedury. Tymczasem, jeśli chodzi o zamówienia na dostawy lub usługi udzielane w trybie z art. 275 pkt 2 p.z.p., średnio były one zaledwie o jeden dzień dłuższe od trybu podstawowego (patrz: grafika). Świadczy to o tym, że w zdecydowanej większości przypadków negocjacje, choć przewidziano ich możliwość, ostatecznie nie były prowadzone. Nieco dłuższy jest czas przy robotach budowlanych (o 5 dni), więc prawdopodobnie przy tych zamówieniach zamawiający nieco częściej realnie umożliwiają składanie dodatkowych ofert.
Dla porównania przy obligatoryjnych negocjacjach średni czas trwania postępowań wydłuża się o 38 dni dla robót budowlanych, o 9 dni dla dostaw i 68 dni dla usług.
Tryb umożliwiający negocjacje miał pozwolić na większą elastyczność w postępowaniach poniżej progów unijnych. Przepisy krajowe nie muszą w nich uwzględniać procedur wskazanych w dyrektywach, byle zachowywały konkurencyjność. Stąd też wziął się pomysł na wprowadzenie procedur, które z jednej strony byłyby zbliżone do konkursów organizowanych w sektorze prywatnym, a z drugiej umożliwiały ratowanie przetargów, gdy okazuje się, że wszystkie oferty przekraczają możliwości finansowe zamawiającego. To właśnie w odpowiedzi na postulaty samych zamawiających wprowadzono obydwa dodatkowe tryby negocjacyjne.
Dlaczego więc dzisiaj nie cieszą się one zbytnią popularnością?
– Chodzi głównie o zamówienia udzielane przez małych zamawiających, najczęściej jednostki samorządowe. Dla nich liczy się prostota, szybkość, najchętniej procedura oparta na gotowych wzorach. Każdy dodatkowy element oznacza komplikację – przypuszcza Artur Wawryło.
– Wielu zamawiającym tak naprawdę nie zależy na osiągnięciu jak najlepszych efektów i oszczędnościach, tylko na pewności, że zamówienie zostanie dobrze zrealizowane. Jeśli więc mają wykonawcę, z którym współpracują od lat, są z tej współpracy zadowoleni i ten wykonawca złoży najkorzystniejszą ofertę, to raczej nie spodziewałbym się wszczęcia negocjacji, choć mogłyby one przynieść oszczędności. Czy to w zakresie ceny, czy zyski w postaci wyższej wartości oferty, np. w zakresie gwarancji i warunków serwisu – dodaje Piotr Trębicki. ©℗
/>