Mandat członka zarządu nie odnawia się automatycznie

Czy jest możliwe działanie członka organów spółki po wygaśnięciu jego mandatu? W takiej sytuacji znalazł się jeden z menedżerów naszej spółki, który przeoczył upływ terminu. Jakie są konsekwencje podejmowanych przez niego czynności w ramach pełnionej funkcji? Czy te są z mocy prawa nieważne?

Nie da się ukryć, że niezwykle istotnym – choć w praktyce często pomijanym – zagadnieniem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej w formie spółek jest przedłużanie kończących się kadencji organów trwających dłużej niż rok, z czym z kolei związane jest posiadanie przez członka zarządu mandatu do sprawowania w sposób ważny powierzonej mu funkcji. Dotyczy ono w szczególności kilkuosobowych lub rodzinnych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w których jednak – z punktu widzenia przepisów – należy zadbać o powyższą kwestię tak samo skrupulatnie jak w przypadku dużych podmiotów. W przeciwnym razie można się narazić na poważne, a zupełnie niepotrzebne i dotkliwe skutki prawne, m.in. z bezwzględną nieważnością wadliwej czynności włącznie.

Wątpliwości już nie ma

Zacznijmy od rozróżnienia pojęcia mandatu (ważne umocowanie do pełnienia funkcji członka zarządu) od pojęcia kadencji (okres sprawowania funkcji). Przeważnie mandat członka zarządu wygasa w chwili innej niż moment upływu jego kadencji. Do niedawna chwila ta mogła być trudna do ustalenia, tym bardziej że wśród prawników od lat trwał spór co do tak fundamentalnej kwestii, jaką jest prawidłowe określenie momentu wygaśnięcia mandatu. Obowiązywała bowiem zasada, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Obowiązująca od 13 października 2022 r. nowelizacja kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) rozstrzygnęła istniejące w tym przedmiocie wątpliwości, wprowadzając zasadę, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych. Jak wskazuje art. 202 par. 2 k.s.h., za ostatni pełny rok obrotowy sprawowania funkcji członka zarządu obecnie uznaje się ostatni rok, który w całości mieści się w czasie trwania kadencji, na którą został on powołany.

Przykład

Wspomniane przepisy stosuje się do wszystkich członków zarządu, których mandat obowiązywał w dniu wejścia w życie nowelizacji k.s.h., czyli 13 października ub.r. Warto także pamiętać, że umowa (statut) spółki może inaczej uregulować powyższą kwestię. Najbardziej podstawowe umowy spółek nie zawierają jednak wyraźnych zapisów co do kadencyjności i momentu wygaśnięcia mandatu członków zarządu. Członkowie zarządu takich spółek nie funkcjonują jednak w próżni. Do nich również mają zastosowanie omówione powyżej zasady wynikające z kodeksu spółek handlowych.

Nie z automatu

Kiedy już prawidłowo ustalimy datę wygaśnięcia mandatu, możemy przejść do sedna omawianego zagadnienia – co, jeżeli w imieniu spółki nadal będą działali członkowie zarządu nieświadomi tego, że w myśl art. 202 par. 2 k.s.h. ich mandaty wygasły, a jednocześnie zakończona kadencja nie została im odnowiona przez uprawniony organ spółki? Wedle pierwszego z poglądów, który można oprzeć wprost na obowiązujących przepisach, od takiego momentu spółka pozostaje bez zarządu zdolnego do podejmowania skutecznych i wiążących prawnie decyzji. Dzieje się tak mimo tego, że organ uprawniony do powołania członków zarządu oraz sami członkowie zarządu mają mylne wyobrażenie, że mandat członków zarządu w dalszym ciągu obowiązuje. Przepisy bowiem bezpośrednio nie przewidują w takich sytuacjach automatycznego przedłużenia kadencji dotychczasowego składu zarządu, pozostawiając taką decyzję w gestii właściwego organu. Ustawodawca wychodzi tu z założenia, że powierzenie funkcji nawet tym samym członkom zarządu na kolejną kadencję powinno być każdorazowo poprzedzone końcową weryfikacją wygasłego mandatu i decyzją co do zasadności udzielenia ponownej nominacji do zarządu. Konsekwencje przyjęcia omawianego poglądu są bardzo poważne – za obarczone nieważnością względną uznać należy wszystkie czynności (np. umowy) podejmowane przez członków zarządu, których mandaty wygasły. Nie są oni już bowiem uprawnieni do działania w imieniu spółki i to pomimo tego, że cały czas pozostają przecież ujawnieni w Krajowym Rejestrze Sądowym jako członkowie zarządu umocowani do reprezentacji spółki (wpis/wykreślenie członka zarządu w tym rejestrze ma charakter wtórny do istniejącego stanu prawnego). Taka wadliwie dokonana czynność może jednak zostać naprawiona odpowiednią decyzją właściwie już umocowanych organów spółki. W przeciwnym razie czynność będzie nieważna, zaś członek zarządu, który dokonał czynności mimo braku ważnego mandatu, zobowiązany będzie w szczególności do naprawienia wynikłej stąd szkody. Odpowiedzialność w takim przypadku spoczywa zatem na członku zarządu, a nie na samej spółce.

Zdecyduje pewność obrotu?

Istnieje jednak odmienny pogląd – choć nie jest on dominujący – który od czasu do czasu pojawia się w orzecznictwie (por. wyrok SN z 4 marca 2015 r., sygn. akt IV CSK 340/14 oraz wyrok NSA z 22 marca 2013 r., sygn. akt I FSK 862/12). Otóż kładzie się w nim nacisk na pewność obrotu gospodarczego. Zakłada on, że brak wyraźnej uchwały odnawiającej mandat dotychczasowych członków zarządu na kolejną kadencję nie przesądza automatycznie, że tacy członkowie zarządu nie są należycie umocowani do reprezentowania spółki. Pogląd ten opiera się na założeniu, że skoro dotychczasowy skład zarządu faktycznie nadal funkcjonuje i podejmuje bieżące decyzje w imieniu spółki, to dzieje się to za dorozumianą aprobatą organu władnego do jego powołania i odwołania. To z kolei wystarczy, by przyjąć, iż kadencja w stosunku do tych osób została odnowiona. Jest to z pewnością próba odpowiedzi na nierzadkie przypadki przeoczenia momentu wygaśnięcia mandatu członków zarządu, zmierzająca do zniechęcenia do podważania tak zawartych umów. Niezależnie od wszystkiego pogląd ten nie rozwiązuje jednak problemu w sposób systemowy, lecz co najwyżej doraźny i ograniczony do jednostkowych sytuacji. Wymaga bowiem rozstrzygnięcia, czy w konkretnych okolicznościach faktycznych zaistniały przesłanki umożliwiające przyjęcie, że dany skład zarządu rzeczywiście uzyskał milczące przedłużenie kadencji. W praktyce wymaga to zatem ingerencji sądu, czego kontrahenci zapewne woleliby uniknąć.

Co zatem zrobić, by uniknąć potencjalnej nieważności czynności podejmowanych w imieniu spółki oraz wszystkich związanych z tym negatywnych konsekwencji? Jeżeli celem jest powołanie członków zarządu na dłuższy okres, to przede wszystkim zaleca się przegląd i skrupulatne weryfikowanie terminów wygaśnięcia mandatów urzędujących członków zarządu. Dodatkowo, szczególnie w przypadku spółek z o.o., dobrym rozwiązaniem może być wprowadzenie odpowiednich zapisów w umowie spółki, z których będzie wynikać, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieokreślony, z jednoczesnym wyraźnym wyłączeniem zastosowania przepisów k.s.h. dotyczących wygaśnięcia mandatu w sposób inny niż wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. ©℗