W grudniu br. upłyną cztery lata obowiązywania Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii tzw. „Dyrektywy o ochronie sygnalistów”.
Przypominamy, że dyrektywa ta zakłada ustanowienie wspólnych dla wszystkich państw członkowskich minimalnych wymogów ochrony tzw. sygnalistów przed potencjalnym odwetem. Ma temu służyć nałożenie na podmioty publiczne i prywatne szeregu dodatkowych obowiązków. W szczególności podmioty te będą zobligowane do ustanowienia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń oraz zachowania należytej staranności przy podejmowaniu działań następczych. Pomimo że wyznaczony przez unijnego legislatora termin wdrożenia Dyrektywy o sygnalistach do krajowych systemów prawnych państw członkowskich (w jej zasadniczym zakresie) upłynął już 17 grudnia 2021 roku, projekt ustawy nadal nie wpłynął do Sejmu. Jest to o tyle zaskakujące, że pierwotna wersja projektu polskiej ustawy pochodzi z października 2021 roku.
Znamiennym pozostaje, że z dniem 17 grudnia 2023 roku katalog podmiotów prawnych objętych obowiązkiem ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń, o którym mowa
w art. 8 Dyrektywy o sygnalistach, powinien dodatkowo objąć podmioty sektora prywatnego zatrudniające od 50 do 249 pracowników. W odniesieniu do powyższego wskazania wymaga,
iż postanowienia unijnych dyrektyw nie wiążą wprost podmiotów publicznych i prywatnych państw członkowskich UE. Zatem, w celu realizacji ww. założenia przez Polskę i zobligowania
ww. jednostek do wdrożenia odpowiednich procedur, koniecznym pozostaje nałożenie stosownego obowiązku przepisami rangi ustawowej, co legislator krajowy zdaje się mieć na uwadze. W bieżącym roku kalendarzowym prowadzone są wzmożone prace nad projektem ustawy implementującej Dyrektywę o ochronie sygnalistów (opublikowano trzy wersje projektu). Najnowszy projekt przedmiotowej ustawy pochodzi z 12 lipca 2023 r.
W kontekście obowiązku wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń nakładanych projektowaną ustawą na podmioty sektora prywatnego, najistotniejszą zmianą w stosunku do poprzednich wersji pozostaje modyfikacja vacatio legis przepisów ustanawiających wspomniany obowiązek i skrócenie go do 14 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Modyfikacja ta oceniana jest pozytywnie przez obserwatorów tematu, którzy — akcentując znaczące opóźnienie w transpozycji Dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiego porządku prawnego, w przyspieszeniu nałożenia na podmioty publiczne i prywatne obowiązku ustanowienia procedur zgłaszania naruszeń upatrują szansy na rychłe osiągnięcie zgodności z prawodawstwem unijnym. Jednakże, uchwalenie ustawy w jej aktualnym brzmieniu niesie za sobą ryzyko niemożności sprostania nowym wymogom ustawowym przez jednostki zobligowane do ich spełnienia, o ile prace nad ustanowieniem systemu dokonywania zgłoszeń nie zostaną rozpoczęte przed jej wejściem w życie.
Wdrożenie prawidłowo funkcjonującego procesu sygnalizacji naruszeń w organizacji wymaga przeanalizowania szeregu aspektów, zaczynając od takich jak: wielkość podmiotu prawnego, złożoność jego struktury organizacyjnej, a także zakres jego działalności. W zależności od sektora działalności, w jakim funkcjonuje dany podmiot, należy także rozważyć, czy wymagania dotyczące wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń nie podlegają uzupełnieniu w ramach obowiązków nałożonych na daną jednostkę przez inne akty prawne. W następstwie powyższej analizy należy dobrać odpowiednie narzędzia do komunikowania zgłoszeń. Niekiedy może to wiązać się z koniecznością wdrożenia dodatkowych rozwiązań informatycznych. Ponadto projektowana ustawa nakłada na podmioty prawne zobowiązane do wdrożenia procedur whistleblowingu, obowiązek zasięgnięcia konsultacji z reprezentacją pracowników, przewidując minimalny czas jej trwania na 7 dni. Ostatecznie nie wypada nie wspomnieć, że pełne wdrożenie procedury wewnętrznej w organizacji nastąpi dopiero po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości osobom wykonującym pracę w danym podmiocie prawnym.
Prawdopodobieństwo uchwalenia ustawy implementującej Dyrektywę o sygnalistach jeszcze w tym roku kalendarzowym należy ocenić jako wysokie. Podstawę dokonania takiej oceny stanowi fakt skierowania przez Komisję Europejską skargi przeciwko Polsce do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w związku z brakiem wdrożenia dyrektywy 2019/1937. Zgodnie z aktualnymi danymi publikowanymi przez organizację Whistleblowing International Network, Polska pozostaje jednym z dwóch państw członkowskich (obok Estonii) ze statusem opóźnienia transpozycji Dyrektywy o sygnalistach, podczas gdy jeszcze na początku bieżącego roku w/w opóźnienie dotyczyło piętnastu państw członkowskich (źródło:
https://www.whistleblowingmonitor.eu/country/).
Rozważając zatem, czy zasadnym pozostaje rozpoczęcie działań ukierunkowanych na spełnienie obowiązków wynikających z projektowanej ustawy przed jej wejściem w życie, warto mieć na względzie przedstawione powyżej aspekty. Nawet jeśli przyjmiemy potencjalny powrót ustawodawcy do poprzedniego rozwiązania przewidującego dwumiesięczny okres vacatio legis ustawy, specyfika danego podmiotu prywatnego może uniemożliwić sprostanie komentowanemu obowiązkowi, a w konsekwencji rodzić odpowiedzialność wykroczeniową.
Kamila Kijek
Adwokat
Kancelaria Rubicon