Przepisy obowiązującego od 1 stycznia tego roku nowego prawa zamówień publicznych (czyli ustawy z 11 września 2019 r., Dz.U. z 2019 r. poz. 2019, ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 464; dalej: nowe p.z.p.) szerzej niż dotychczas regulują kwestię wizji lokalnej – czyli oględzin, które mają umożliwić wykonawcy zapoznanie się z miejscem realizacji przyszłego zamówienia. [ramka 1] Przede wszystkim wprowadzają wprost fakultatywną wizję lokalną (art. 131 ust. 2 nowego p.z.p). Dla porównania: w treści poprzednio obowiązującego prawa zamówień publicznych w odniesieniu do wizji lokalnej był przewidziany wyłącznie przypadek, w którym oferty wykonawców mogą zostać złożone jedynie po odbyciu przez nich wizji lokalnej (tj. obligatoryjnej wizji lokalnej).

Ramka 1

Rola zapoznania się z miejscem realizacji zamówienia
Wizja lokalna to, mówiąc prościej, oględziny, które mają umożliwić wykonawcy zapoznanie się z miejscem realizacji przyszłego zamówienia. Wymaganie odbycia wizji lokalnej przed złożeniem oferty lub tylko wskazanie możliwości jej odbycia regulują przepisy dotyczące specyfikacji warunków zamówienia (art. 134 ust. 2 pkt 9 i art. 281 ust. 2 pkt 12 nowego p.z.p.) oraz opisu potrzeb i wymagań (art. 156 ust. 2, art. 174 ust. 1, art. 282 nowego p.z.p.).
To oczywiście nie zwalania zamawiającego z obowiązku przygotowania prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia, który powinien zapewniać wykonawcy wyczerpujące informacje dotyczące wszystkich okoliczności i wymagań mających istotny wpływ na proces sporządzania oferty. Wizja lokalna pozostaje mimo to kluczowym etapem trwającego postępowania, który pomoże przedstawić wykonawcy katalog oczekiwań związanych z przedmiotem zamówienia lub też w ogóle podjąć decyzję o przystąpieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Jeżeli zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia wizji albo wymaga złożenia oferty po jej odbyciu, to przepisy nowego p.z.p. wymagają od niego, by:
  • w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ, dawniej SIWZ, tj. specyfikacja istotnych warunków zamówienia) zawarł informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej,
  • zastosował dłuższe niż minimalne terminy składania ofert (szerzej w dalszej części).
Dotkliwe skutki nieodbycia
Co jednak najbardziej istotne z punktu widzenia wykonawców pod rządami nowego p.z.p., muszą oni podchodzić do kwestii wizji lokalnej w sposób bardzo ostrożny, w szczególności jeśli jest ona obligatoryjna. Nowa ustawa wprowadziła bowiem zmiany w zakresie konsekwencji dla wykonawców, którzy nie spełnili obowiązku jej odbycia. Obecnie przepisy umożliwiają zamawiającemu odrzucenie oferty wykonawcy, która została złożona bez odbycia wizji lokalnej, w przypadku gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia (art. 226 ust. 1 nowego p.z.p.). Konsekwencje pominięcia tego etapu postępowania mogą być zatem bardzo dotkliwe.
Trzeba dodać, że art. 226 ust. 1 nowego p.z.p. nie reguluje z kolei sytuacji, w której odrzucenie oferty następuje w momencie, gdy w postępowaniu wizja lokalna miała charakter fakultatywny. W związku z powyższym pojawia się pytanie: jakie realne konsekwencje mogą wynikać z braku odbycia wizji lokalnej przez wykonawcę, w przypadku gdy wizja lokalna była jedynie możliwością w postępowaniu. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych (zamieszczonym na stronach internetowych) „w przypadku, w którym zamawiający w dokumentach zamówienia jedynie umożliwił lub zalecał odbycie wizji lokalnej – brak jest sankcji odrzucenia oferty w okolicznościach, gdy wykonawca nie skorzystał z przysługującej mu możliwości”.
Inaczej mówiąc, gdy wizja jest tylko fakultatywna, to oferta wykonawcy, który nie przeprowadził oględzin, nie zostanie odrzucona przez zamawiającego i w przypadku wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej będzie on mógł przystąpić do realizacji zamówienia publicznego.
Nie oznacza to jednak, że nawet jeśli wizja lokalna jest fakultatywna, to można ją lekceważyć. Mając na względzie, że na kształt zamówienia mają wpływ takie czynniki jak np. warunki gruntowe, położenie terenu czy też ewentualna kolizja z innymi robotami budowlanymi w okolicy, wykonawca, który nie odbył wizji lokalnej, może narazić się na negatywne skutki swojego zaniechania. Przede wszystkim niedokładne zapoznanie się z przedmiotem zamówienia może prowadzić do sytuacji, w której np. poszczególny składnik oferty zostanie przez niego wyceniony za wysoko lub, co gorsza, za nisko. Nie uczestnicząc w wizji, wykonawca nie będzie miał bowiem możliwości własnej weryfikacji wszystkich okoliczności, które mogą wpływać na zwiększenie lub zmniejszenie kosztów realizacji przez niego zamówienia publicznego, a tym samym efekt końcowy złożonej przez niego oferty.
WAŻNE Nieodbycie wizji lokalnej przez wykonawcę nie pozbawia go uprawnienia przewidzianego w art. 135 ust. 1 nowego prawa zamówień publicznych, tj. zwrócenia się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia.
Dłuższe terminy na złożenie
Zgodnie z nowym p.z.p. termin złożenia ofert przez wykonawców w przypadku uwzględnienia wizji lokalnej w dokumentacji przetargowej powinien być wyznaczony z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania takiej oferty.
Ustawodawca nie wskazuje jednak żadnego proponowanego okresu, o który miałyby być przedłużane terminy do składania ofert w takich przypadkach. Nie określił nawet żadnego terminu minimalnego. Zamawiający powinni zatem uwzględnić wszelkie czynniki mające wpływ na to, jaki czas będzie potrzebny wykonawcom na zapoznanie się z informacjami zebranymi podczas wizji lokalnej oraz na wykorzystanie tych informacji w przygotowaniu oferty. Nie ma w tym zakresie żadnych jednolitych czy też powszechnych terminów, gdyż każdorazowo w postępowaniu brane są pod uwagę zupełnie inne czynniki.
Należy jednak mieć na względzie, że termin ten powinien być jednakowy dla wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Na wyznaczenie terminu złożenia oferty w postępowaniu, w którym uwzględnione jest przeprowadzenie wizji lokalnej, wpływać może np.:
  • zakres i waga informacji wynikających z wizji lokalnej,
  • konieczność przeprowadzenia określonych pomiarów lub badań,
  • termin przeprowadzenia wizji lokalnej,
  • dostępność miejsca/przedmiotu wizji lokalnej,
  • położenie miejsca/przedmiotu wizji lokalnej.
!Zamawiający, ustanawiając możliwość udziału wykonawców w wizji lokalnej lub czyniąc z tej możliwości kryterium obligatoryjne, musi mieć na uwadze zasadę równego traktowania wszystkich wykonawców. Oznacza to, że każdy potencjalny wykonawca, na jednakowych warunkach, a także w takim samym terminie i zakresie, ma prawo do zbadania terenu przyszłego zamówienia.
Kiedy może być potrzebna
Wizja lokalna będzie przede wszystkim potrzebna w przypadku zamówień na roboty budowlane. [ramka 2] Powstaje pytanie: czy może stanowić wymóg zamawiającego, jeśli chodzi o zamówienie np. na dostawy. Odpowiedź na powyższe jest twierdząca. Ustawodawca nie przewidział żadnych ograniczeń co do ustalania przez zamawiającego zarówno możliwości, jak i wymogu przeprowadzania wizji lokalnej w odniesieniu do przedmiotu danego zamówienia.

Ramka 2

W jakich sytuacjach bywa przeprowadzana
Wizja lokalna może być niezbędna np. w przypadku, gdy:
• przedmiot zamówienia dotyczy przebudowy istniejącego obiektu/budowy nowego obiektu,
• uwarunkowania terenu budowy są niestandardowe lub szczególnie istotne,
• na terenie objętym przedmiotem zamówienia są prowadzone inne prace, badania lub roboty budowlane,
• zamówienie dotyczy dostawy wyspecjalizowanego sprzętu lub usług.
Jako przykład możliwości zastosowania wizji lokalnej w odniesieniu do zamówień na usługi lub dostawy wskazać należy m.in.:
• usługi w zakresie ochrony/konserwacji/modernizacji specyficznych obiektów/urządzeń lub obiektów/urządzeń położonych w nietypowych miejscach,
• dostawy nietypowych lub skomplikowanych maszyn/aparatury medycznej/niestandardowych narzędzi,
• dostawy podzespołów do niestandardowych urządzeń.
Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej wizję lokalną przewidzianą przez zamawiającego w tym samym terminie dla wszystkich wykonawców uznać należy za zebranie wykonawców, o którym mowa w art. 38 ust. 3 poprzednio obowiązującej ustawy. Obecnie kwestię zebrania wykonawców reguluje art. 136 nowego p.z.p.
Zamawiający może przeprowadzić zebranie wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w celu wyjaśnienia treści SWZ.
W odniesieniu do wizji lokalnej zamawiający ma też inne obowiązki, w szczególności:
  • udostępnienie informacji o zebraniu za pośrednictwem swojej strony internetowej,
  • udzielanie wykonawcom odpowiedzi na pytania o przedmiot zamówienia,
  • opublikowanie wszystkich pytań i odpowiedzi z zebrania za pośrednictwem strony internetowej.
Zgodnie z art. 16 nowego p.z.p. zamawiający powinien przeprowadzić wizję lokalną w sposób: zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, przejrzysty, proporcjonalny.
Zgodnie z praktyką wielu zamawiających w dokumentacji przetargowej pojawia się informacja, że „odbędzie się zebranie wykonawców w celu dokonania wizji lokalnej”. Potwierdza to, że zamawiający bardzo często łączą wizję lokalną z zebraniem wykonawców.
Jeśli nie było w specyfikacji
Powstaje zatem pytanie, co w sytuacji, gdy zamawiający w ogóle nie wspomina w dokumentacji przetargowej choćby o możliwości przeprowadzenia wizji lokalnej. Czy wykonawca może żądać od zamawiającego jej przeprowadzenia (np. żeby lepiej zapoznać się z warunkami terenu pod inwestycję)?
W takim wypadku wykonawca może się zwrócić do zamawiającego o umożliwienie odbycia wizji lokalnej. Decyzja w tej sprawie należy jednak każdorazowo do zamawiającego. Wizja lokalna jest kluczowym elementem postępowania, ale w przypadkach, gdy warunki realizacji zamówienia są nietypowe. W przypadku gdy prośba wykonawcy o umożliwienie odbycia wizji lokalnej zostanie wystosowana w stosunkowo prostym postępowaniu ze standardowymi warunkami realizacji zamówienia i zamawiający uzna, że odbycie wizji nie jest potrzebne do prawidłowego przygotowania oferty – wykonawca nie będzie miał możliwości odbycia oględzin.
Wykazanie spełnienia warunku
Ustawodawca nie wskazuje, jak zamawiający będzie mógł weryfikować odbycie przez wykonawcę wizji lokalnej. Jak zauważa Ewa Wiktorowska w komentarzu do nowej ustawy, „przepis budzi wątpliwości, gdyż podstawę odrzucenia oferty stanowi nie wadliwość oświadczenia woli wykonawcy, ale czynność faktyczna poprzedzająca sporządzenie oferty. Nowy przepis ze względu na jego sankcyjność w postaci odrzucenia oferty powinien być stosowany wyjątkowo, gdy nie ma możliwości umieszczenia dokumentów np. w chmurze albo sfotografowania lub sfilmowania miejsca realizacji zamówienia” (E. Wiktorowska, komentarz do art. 131 [w:] A. Gawrońska-Baran, A. Wiktorowski, P. Wójcik, E. Wiktorowska „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, Warszawa 2021).
W związku z powyższym należy odróżnić dwie kwestie, tj. sam udział wykonawcy w wizji lokalnej oraz przedstawienie przez niego oświadczenia woli o jej odbyciu. Zamawiający powinien zatem nie tylko przedstawić informacje w sprawie samego odbycia wizji lokalnej, lecz także określić sposób potwierdzenia przez wykonawcę spełnienia wymagań w tym zakresie. Trzeba zauważyć jednak, że zamawiający nie powinien tworzyć nad wyraz złożonej procedury dotyczącej zgłoszenia chęci odbycia wizji – z uwagi na to, że każdy z potencjalnych wykonawców powinien mieć realną możliwość uczestnictwa w niej.
Jak wyglądała praktyka pod rządami starego prawa zamówień publicznych? Dotychczas w dokumentacji przetargowej zamawiający wskazywali najczęściej na konieczność złożenia pisemnego oświadczenia o odbyciu wizji lokalnej, które należało dołączyć do oferty.
W przypadku zebrania wykonawców weryfikacja przez zamawiającego wymogu odbycia wizji lokalnej wydaje się dość łatwa, natomiast w przypadku innych sposobów należy wskazać, że konieczne będzie najprawdopodobniej złożenie oświadczenia przez wykonawcę. Wątpliwe wydaje się wymaganie przedstawienia przez wykonawcę własnej dokumentacji z odbytej wizji lokalnej.