Jednolity Plik kontrolny towarzyszy przedsiębiorcom niemal od trzech lat. W dużym uproszczeniu, jest to zbiór danych, które firmy muszą przekazywać skarbówce w odpowiedniej strukturze. Chodzi o dane związane z fakturami, księgami podatkowymi czy w końcu z wysokością odprowadzanego podatku VAT. To właśnie tej najpopularniejszej struktury – JPK_VAT- dotyczyć będą zmiany w 2020 roku.
JPK_VAT to struktura, w ramach której raportuje się dane odzwierciedlające transakcje VAT. Jest to z pewnością najbardziej popularny wśród firm plik – podatnicy VAT przesyłają go obowiązkowo, każdego miesiąca. Po prawie trzech latach obowiązywania JPK_VAT, ustawodawca doszedł do wniosku, by odciążyć przedsiębiorców i choć trochę uprościć obowiązki księgowe. Dane z deklaracji VAT-7 i VAT-7K znajdą się w nowym pliku JPK, dzięki czemu wysyłanie tradycyjnych deklaracji VAT przejdzie do historii.
Nowy JPK_VAT z deklaracją. Czy rzeczywiście oznacza mniej pracy?
Nowy JPK_VAT ma w założeniu uprościć rozliczenia ze skarbówką i zmniejszyć obciążenia sprawozdawcze podatników VAT. Taki plik będzie składał się z części ewidencyjnej i deklaracyjnej, co sprawi, że nie trzeba już będzie wysyłać deklaracji dodatkowo VAT-7 lub VAT-7K. Część ewidencyjna nowego pliku JPK obejmie jednak informacje o sprzedaży znacznie bardziej szczegółowe od tych przekazywanych obecnie, co niestety może sprawić że pracy księgowych ze zbieraniem i weryfikowaniem będzie dużo więcej niż dotychczas. Druga część struktury raportowej JPK_VAT będzie odzwierciedleniem danych, które dziś zawierają deklaracje VAT. Zatem pracochłonność obsługi tej części nowej struktury raportowej nie ulegnie istotnym zmianom w porównaniu ze stanem z 2019 roku.
Kluczem do utrzymania pracochłonności obsługi nowej struktury raportowej na poziomie zbliżonym do aktualnego będzie automatyzacja procesów przesyłania szczegółowych danych o sprzedaży z programów obsługi sprzedaży, do programu finansowo-księgowego. Bo to z programu księgowego czerpane są dane niezbędne do poprawnego zestawienia części deklaracyjnej, uzupełnionej następnie o szczegółowe dane o sprzedaży. Jeżeli proces pobierania danych ze sprzedaży nie będzie zautomatyzowany, to księgowy będzie musiał ręcznie wprowadzić dużo dodatkowych danych wymaganych obecnie przez fiskusa, co z pewnością doda mu pracy, zamiast ograniczyć. Nowy model przesłania danych w jednym zestawieniu, a nie w dwóch osobnych jak dotychczas nie będzie miał wpływu na tą dodatkową pracę, którą będzie trzeba wykonać – wskazuje Bogdan Zatorski z Sage.
Na pierwszy ogień obowiązki sprawozdawcze w nowej strukturze spadną na największe podmioty – duzi podatnicy jako pierwsi za miesiąc rozpoczynjący się 1 kwietnia 2020 roku prześlą nowy JPK_VAT. A od 1 lipca 2020 roku pozostali podatnicy VAT będą składać nowy JPK_VAT. Resort finansów przypomina w związku z tym, że za miesiąc rozpoczynający się 1 lipca 2020 roku nie będzie możliwości składania deklaracji VAT-7 i VAT-7K w inny sposób, niż przez JPK_VAT.
Co się zmieni?
Deklaracje miesięczne VAT-7 i przesyłane kwartalnie VAT-7K będą przesyłane łącznie z informacją o ewidencji w jednym pliku JPK_VAT w odpowiedniej wersji JPK_VAT7M (miesięczne rozliczenie VAT), lub JPK_VAT7K (kwartalne rozliczenie VAT).
Nowy JPK_VAT pozostawia bez zmian sposób wysyłki pliku. Jak dotychczas, będzie on składany wyłącznie w wersji elektronicznej za okresy miesięczne, do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (chyba że 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wtedy masz czas do pierwszego dnia roboczego). Można będzie go podpisać podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub danymi autoryzującymi. Po wysyłce pliku, warto pamiętać o pobraniu UPO – Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
JPK_VAT dla podatników rozliczających się kwartalnie
Nawet jeśli podatnik do tej pory składał deklaracje VAT co kwartał, plik JPK_VAT musiał przesyłać co miesiąc. Ta zasada nie ulegnie zmianie. Podatnicy, którzy rozliczają się kwartalnie i są zobowiązani do składania JPK_VAT, w nowej strukturze JPK_VATK, wypełnią tylko część ewidencyjną za pierwsze 2 miesiące każdego kwartału. Natomiast po zakończeniu kwartału wypełnią część ewidencyjną za 3. miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną JPK_VAT za cały kwartał – tłumaczy resort finansów.
Niezależnie od tego, czy podatnik rozlicza się miesięcznie czy kwartalnie, zasadniczym problemem nowej struktury pozostaje nie to, jak często wypełnia się część deklaracyjną. Dużo większe znaczenie ma to, że dane w części ewidencyjnej składanej jednakowo co miesiąc przez wszystkich podatników są niezwykle szczegółowe. Wymagają podziału na grupy i dodatkowych oznaczeń po stronie sprzedaży. Nie da się tego zrealizować bez przebudowy programów do obsługi sprzedaży oraz programu do ewidencji finansowo księgowej, a dodatkowo zaawansowanego połączenia jednego programu z drugim i to jest zasadnicze wyzwanie stojące przed przedsiębiorcami w związku z obsługą nowej struktury JPK_VAT.