Od września wszystkie niezbędne dla transparentnego biznesu dane firm są na wyciągnięcie ręki. Wyjaśniamy, czym jest biała lista podatników VAT i jak wykorzystać nowe narzędzie.
Czym jest biała lista vatowców?
Nowy wykaz to połączenie wcześniej istniejącego rejestru tzw. „czarnej listy”, ze spisem pozostałych podatników VAT. Biała lista podatników to elektroniczny, bezpłatny wykaz działających na rynku podmiotów. Zawiera informacje o przedsiębiorcach  zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Nowa baza danych prowadzona jest przez Krajową Administrację Skarbową.

W jakim celu powstała nowa lista?


Biała lista podatników VAT oznacza nie tylko obciążenie biznesu nowymi obowiązkami i zmianami w prawie w celu uszczelnienia podatków. Ta lista służyć ma nie tylko skarbówce, ale też zwykłym podatnikom. Weryfikacja danych potencjalnych kontrahentów na liście ma zapewnić bezpieczeństwo transakcji i współpracy biznesowej. Co to oznacza? Podatnicy będą mogli sprawdzić między innymi, czy ich przyszły partner w interesach jest podatnikiem VAT i czy był nim w przeszłości. Znajdą tam także decyzje skarbówki w sprawie odmowy zarejestrowania danego podatnika w rejestrze VAT wraz z uzasadnieniem. Podatnicy zmniejszą tym samym ryzyko wplątania się w karuzele vatowskie.

Ponadto, weryfikacja danych kontrahentów znajdujących się na białej liście VAT pozwoli podatnikom odhaczyć dochowanie tzw. należytej staranności. To zatem nie tylko gwarancja bezpieczeństwa działania firmy na rynku, ale także mniej kłopotów z fiskusem. Pobranie potwierdzenia weryfikacji danych na liście, jest dla urzędu jasną informacją, że podatnik dochował należytej staranności. Skarbówka ma wówczas większe zaufanie do podatnika i nie musi wszczynać kontroli.

Dochowanie należytej staranności ma też inne zalety. Gdyby potencjalny kontrahent podatnika okazał się oszustem, podatnik nie będzie odpowiadał solidarnie za jego przewinienia pod warunkiem, że zweryfikował w rejestrze jego dane.

Jakie dane znajdują się na białej liście

Biała lista podatników VAT zawiera w szczególności dane identyfikacyjne przedsiębiorcy. Chodzi o nazwę firmy, dane teleadresowe, numer NIP i REGON. Podatnicy sprawdzą nie tylko adres siedziby firmy, ale też miejsce prowadzenia działalności przez dany podmiot.

Jak wspomniano, podatnicy będą mogli także sprawdzić status potencjalnego kontrahenta, co wydaje się najistotniejszą funkcją nowego wykazu z puntu widzenia prowadzenia biznesu. Można będzie sprawdzić, czy dany podmiot jest czynnym czy zwolnionym podatnikiem VAT. Lista umożliwi także wzgląd do 5- letniej historii rejestracji firmy na liście vatowców.

Można będzie zatem sprawdzić status podatnika nie tylko w bieżącej chwili, lecz w dowolnym momencie w przeszłości. Taka możliwość ułatwi podatnikom na przykład wystawianie faktur z wcześniejszymi datami.
Bezpieczne transakcje zapewni możliwość weryfikacji numerów konta bankowego firmy, który będzie aktualizowany na bieżąco.

Jak korzystać z wykazu podatników?


By skorzystać z wykazu należy wejść na stronę internetową BIP Ministerstwa Finansów lub stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) . Aby uzyskać dostęp do danych konkretnej firmy, wystarczy, że podatnik będzie znał jej nazwę lub fragment nazwy. Po wpisaniu danego fragmentu system automatycznie wskaże firmy zawierające konkretne słowa w nazwie. Można będzie także uzyskać dostęp do danych przedsiębiorcy po wcześniejszym podaniu numeru NIP, REGON lub numeru rachunku bankowego podmiotu, który chcemy sprawdzić.

Nowa lista to nowe obowiązki i nowe kary


Ministerstwo Finansów przypomina, że do końca 2019 roku korzystanie z nowej listy jest nieobowiązkowe i nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami. Zmieni się to już 1 stycznia 2020 roku. Wówczas podatnicy będą mieli obowiązek weryfikacji rachunków bankowych. Przy transakcjach powyżej 15 tysięcy złotych przelew dokonany na niewłaściwy rachunek bankowy będzie wiązał się z sankcjami. 

Jeśli podatnik dokona zapłaty na inny rachunek niż ten wskazany w rejestrze, nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów podatkowych. Co więcej, jeśli sprzedawca okaże się oszustem, nabywca solidarnie odpowie za jego zaległości podatkowe w VAT. Takich konsekwencji będzie można uniknąć, jeśli podatnik niezwłocznie poinformuje skarbówkę o transakcji na niewłaściwy numer konta. Będzie miał na to trzy dni od momentu zlecenia przelewu.

Jeżeli podatnik dokona zapłaty na rachunek spoza wykazu, ale zastosuje mechanizm podzielonej płatności, wówczas nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości sprzedawcy w podatku VAT. Warto w tym miejscu nadmienić, że split payment od 1 listopada będzie obowiązkowy w przypadku wybranych, najbardziej narażonych na oszustwa podatkowe branż.


Ważne! Numery rachunków bankowych w wykazie są automatycznie pobrane przez urząd skarbowy z ogólnodostępnych danych. Zwykle jest to ten numer konta, który przedsiębiorca podał w momencie założenia firmy. Jeśli od tamtej pory rachunek bankowy firmy się zmienił, należy poinformować o tym skarbówkę. 

Pułapki białej listy VAT [OPINIA]

Bogdan Zatorski, ekspert ds. consultingu biznesowego w Sage.

Biała lista przysporzy pracy przedsiębiorcom i biuro rachunkowym, bo nowy rejestr generuje kilka pułapek. Ponieważ fiskus uzależnia prawo do zaliczania wydatków na poczet kosztów uzyskania przychodu od zapłaty na zgłoszony do MF rachunek, to przedsiębiorcy będą zmuszeni do weryfikowania statusu konta bankowego kontrahenta praktycznie przy każdej płatności do transakcji 15 000 PLN i więcej . W przypadku gdy przedsiębiorca wykonuje kilka przelewów w ciągu miesiąca, nie będzie to stanowiło dużego obciążenia. Jednak firmy, w których dokonuje się kilkudziesięciu a nawet kilkuset transakcji miesięcznie, będą musiały przystosować swoje systemy finansowo-księgowe do nowych procesów. Wpłata na konto spoza rejestru to konieczność rozpoznania  kosztów niestanowiących uzyskania przychodu w podatku dochodowym.
Sporym problemem może być rozliczanie faktur wystawianych masowo. W tym wypadku konieczne może okazać się wdrożenie rozwiązań informatycznych podobnych do tych stosowanych w przypadku automatycznej weryfikacji numerów NIP, czyli weryfikujących dane poprzez odwołanie się do rejestrów administrowanych przez KAS. Tego typu rozwiązania już są tworzone, a ich dostawcy czekają jedynie na udostępnienie kompletnych danych wszystkich podatników VAT przez MF.