Czy podmiot z USA może wystawiać faktury w imieniu polskiego podatnika

Spółka z o.o. Y (podatnik VAT czynny) z siedzibą w Polsce zamierza powierzyć wystawianie faktur amerykańskiej spółce matce, która nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i nie jest zarejestrowana w naszym kraju dla celów VAT. Spółka amerykańska wystawiałaby faktury klientom spółki Y, w imieniu i na rachunek spółki Y – zarówno dla firm, jak i osób fizycznych. Planowane jest zawarcie umowy, która będzie zawierała upoważnienie spółki amerykańskiej przez Y do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz spółki, a dodatkowo będzie przewidywała wynagrodzenie dla spółki amerykańskiej z tytułu świadczenia tych usług. Czy spółka amerykańska jako podmiot niebędący podatnikiem VAT w Polsce może być osobą trzecią w rozumieniu art. 106d ust. 2 ustawy o VAT upoważnioną do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz spółki?

Regułą jest, iż to podatnik (sprzedawca) wystawia dla swoich klientów faktury. Jednakże na podstawie art. 106d ust. 2 ustawy o VAT faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT. Zatem ustawodawca dopuszcza możliwość wystawienia faktury na rzecz i w imieniu podatnika przez osobę trzecią – aby powierzyć wystawianie faktur osobie trzeciej, podatnik zawiera umowę na świadczenie usług polegających na wystawianiu faktur, której treść określają strony. Przepisy nie określają formy tej umowy.

Istota problemu sprowadza się do ustalenia, czy spółka amerykańska jako podmiot niebędący podatnikiem VAT w Polsce może być osobą trzecią w rozumieniu art. 106d ust. 2 ustawy o VAT, upoważnioną do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz spółki. W związku z tym należy wskazać, że przepisy ustawy o VAT nie określają żadnych dodatkowych warunków, jakie powinien spełniać podmiot wystawiający faktury w imieniu i na rzecz podatnika. Takim pomiotem może być również firma spoza UE, czyli także – jak w analizowanym przypadku – spółka amerykańska.

Zaznaczyć należy, że na fakturach VAT wystawianych przez spółkę amerykańską, w imieniu i na rzecz spółki Y, powinny się znaleźć przede wszystkim dane, które faktura powinna zawierać zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym na fakturach wystawionych przez podmiot upoważniony, tj. spółkę amerykańską, powinna być wskazana nazwa spółki Y jako sprzedawcy oraz dane nabywcy usług i ich adresy oraz ewentualnie numery, pod którymi spółka i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby VAT. Nie ma przeszkód, aby w wystawianych przez spółkę amerykańską, w imieniu i na rachunek spółki Y, fakturach dodatkowo były umieszczane np. dane wystawcy faktury, tj. spółki amerykańskiej.

Wystawione przez amerykańską spółkę faktury w imieniu i na rachunek Y powinny – w celu zachowania przejrzystości i czytelności dokumentu – zawierać dokładne oznaczenie każdego z wymienionych podmiotów.

Należy podkreślić, że podmiot upoważniony do wystawiania faktur – w tym przypadku spółka amerykańska – nie może umieszczać na tych dokumentach swoich danych w miejscu, gdzie powinny znaleźć się dane sprzedawcy. Co ważne, upoważnienie do wystawiania faktur nie zmienia nic w kwestii podmiotów będących stronami transakcji – sprzedawcą w dalszym ciągu pozostanie spółka, która dokona świadczenia usług. Zatem wystawienie faktur przez spółkę amerykańską w imieniu i na rachunek Y będzie równoznaczne z wystawieniem ich przez spółkę, która jest faktycznym sprzedawcą usług i jest zobowiązana zaewidencjonować dokonaną sprzedaż i wykazać ją w JPK_VAT. W analizowanym przypadku nie ma znaczenia, kto technicznie dokona czynności wystawienia faktury, bowiem wszelkie następstwa podatkowe leżą po stronie podmiotów faktycznie dokonujących transakcji sprzedaży.

Z zaprezentowanym stanowiskiem zgadzają się organy podatkowe (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 marca 2023 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.14.2023.1.RST). ©℗