Przełom roku w biurze rachunkowym

Wielkimi krokami zbliża się koniec roku, co dla wszystkich księgowych oznacza powrót do tematu remanentów. W dalszej kolejności zaś – do wyboru optymalnych form opodatkowania i składania rozliczeń rocznych. Dla właścicieli biur rachunkowych jest to natomiast czas na przyjrzenie się swoim klientom, pracochłonności oraz ustalenie nowych cen podstawowych na rok 2023.

W niniejszym artykule opowiemy, jak przygotować się na przełom roku, a także jak zapewnić sobie dobrą pozycję negocjacyjną przy podwyżkach cen za usługi księgowe.

Remanent, czyli spis rzeczy różnych

Czy co roku od nowa edukujesz swoich klientów, w jaki sposób sporządzać spis z natury, aby później nie mieć niespodzianek związanych z błędnymi wycenami i przeliczeniem wartości towarów? Nie raz klienci potrafili mnie zaskoczyć i to tacy, którzy od wielu lat prowadzili działalność. Błędy dotyczyły:

• wycen – np. VAT-owcy wpisywali kwoty w cenach brutto;
• przeliczeń – ilość/liczba pomnożona razy cena nie dawały wskazanej łącznej wartości;
• formalnych elementów spisu – np. brak danych firmy, brak podpisu osoby sporządzającej spis czy błędna data inwentaryzacji;
• przedmiotów ujętych w remanencie – z tym również występowały problemy i do arkuszy trafiały sprzęty z wyposażenia firmowego.

By się tego ustrzec oraz do minimum ograniczyć potencjalne problemy, już teraz można przygotować:

• instrukcję dla klientów – z przypomnieniem, że są zobowiązani do przeprowadzenia remanentu na dzień 31 grudnia: co podlega spisowi, jak dokonać wyceny towarów, materiałów czy produkcji w toku itp.;
• wzór spisu z natury – może być szczególnie przydatny dla przedsiębiorców, którzy nie prowadzą gospodarki magazynowej lub ich systemy magazynowe nie posiadają funkcji wspomagających przeprowadzenie inwentaryzacji;
• wzór oświadczenia o zerowym remanencie – dla przedsiębiorców, którzy nie posiadają pozycji podlegających spisowi.

Taki niezbędnik najlepiej przesłać klientowi na początku grudnia, a bliżej końca roku jeszcze raz przypomnieć o zbliżającym się terminie sporządzenia remanentu. Od tego roku różnica remanentowa będzie wpływać nie tylko na wysokość podatku, ale również na podstawy wyliczenia składki zdrowotnej. Dobrze zatem, by klienci byli świadomi odpowiednio wcześniej, jakie dodatkowe obciążenia finansowe mogą ich czekać.

Warto zastanowić się nad rozwiązaniem informatycznym, które z jednej strony gruntownie porządkuje i ułatwia zarządzanie stanami magazynowymi u klienta, a jest połączone z systemem księgowym, na którym pracują księgowi. Ekosferą współpracy pomiędzy biurem rachunkowym – klientem – organami państwa jest platforma wFirma, dedykowana głównie dla biur rachunkowych.

W systemie wFirma klientowi można przydzielić dostęp do jego konta. Zyskuje on dzięki temu narzędzie do fakturowania, dodawania plików z wydatkami do przetworzenia przez OCR oraz podglądu wysokości podatków i ZUS-u do zapłaty. Ponadto może poprowadzić gospodarkę magazynową z rozchodem towarów metodami FIFO lub FEFO. Dzięki temu przedsiębiorca łatwo wygeneruje arkusz spisu z natury na dzień 31 grudnia, który będzie zawierać poprawne wyceny pozostałych na stanie towarów według ich faktycznych cen nabycia. Po stronie przedsiębiorcy pozostaje weryfikacja faktycznych ilości produktów.

Co więcej, nasz system zawiera funkcję wysłania wiadomości do wybranych lub wszystkich klientów naraz. Opiekun księgowy w szybki sposób może im zakomunikować ważne informacje, na przykład te dotyczące sporządzenia remanentu końcoworocznego.

Gdzie kończy się wsparcie księgowe, a zaczyna doradztwo podatkowe?

Klienci nie rozróżniają wsparcia księgowego od doradztwa podatkowego. Od swoich opiekunów księgowych oczekują, aby ci, najlepiej z własnej inicjatywy, zaproponowali najbardziej optymalną dla nich formę opodatkowania. A tymczasem art. 81 ustawy o doradztwie podatkowym wisi nad głowami księgowych, wskazując, że:

„Kto, nie będąc uprawniony, posługuje się tytułem doradcy podatkowego lub zawodowo wykonuje czynności doradztwa podatkowego, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 i 4, podlega grzywnie do 50 000 zł”.

Czynności doradztwa podatkowego obejmują udzielanie podatnikom na ich zlecenie lub na ich rzecz porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej z nimi związanej.

Jeśli natomiast w biurze rachunkowym jest zatrudniony doradca podatkowy choć na część etatu, to klientów można otoczyć szerszą opieką. Oczywiście – za odpowiednią opłatą. Doradztwo nie jest zwykle częścią podstawowej ceny za usługi księgowe. Zaletą zatrudnienia doradcy jest m.in. to, że wszystkie usługi świadczone są w jednym miejscu. Klienta nie trzeba odsyłać na zewnątrz, co mogłoby rodzić potencjalne ryzyko jego odpływu z biura.

Już teraz możemy przygotować się na przełom roku i sporządzić m.in.:

• szablon na temat korzyści ze zmiany formy opodatkowania wstecz za cały 2022 rok z podatku liniowego lub ryczałtu na zasady ogólne. Rok 2023 będzie dość wyjątkowym w historii. Oprócz doradzania, jaka forma opodatkowania może być najbardziej optymalna na przyszły rok, dojdzie nam również analiza roku zeszłego;
• ściągę dla klientów o zaletach i wadach każdej z form opodatkowania, z uwzględnieniem składki zdrowotnej.

Przy ocenie opłacalności każdej z form opodatkowania nie obejdzie się bez analizy dotyczącej konkretnego przypadku. Stąd już wcześniej można zadbać o odpowiedni kalkulator uwzględniający również zmianę wysokości składki zdrowotnej.

Warto też pamiętać o klientach, którzy w trakcie roku zawiesili działalność, a korzystali w 2022 roku z formy opodatkowania ryczałtem lub podatkiem liniowym. Można im zadać kontrolnie pytanie, jakie są ich plany dotyczące wznowienia działalności. Jeśli nie zamierzają w 2023 roku powracać do prowadzenia własnego biznesu, to być może bardziej korzystna będzie dla nich skala podatkowa i prawo do wspólnego rozliczania z małżonkiem oraz korzystania z większej liczby ulg podatkowych.

Niezbędnik księgowego

Niezbędnik księgowego to lista zadań, o których jeszcze powinniśmy pamiętać. Remanenty i przygotowanie do tematu zmiany formy opodatkowania mamy już odhaczone. Na kolejnych pozycjach mogą się znaleźć:

• ankieta do zeznań rocznych – dobrze przygotować ją zawczasu. Jej wypełnienie przez klienta znacznie przyspiesza sporządzenie zeznania rocznego. Możemy w niej zawrzeć pytania na temat wspólnego rozliczenia z małżonkiem, rodzaju ulg podatkowych, z jakich klient chce skorzystać, a także czy chce – i jeśli tak, to na jaki cel – przekazać swój 1% podatku;
• limit ksiąg rachunkowych – od 1 października znany jest już kurs walut potrzebny do wyceny tego parametru. Z końcem roku należy sprawdzić, czy któryś z naszych klientów nie przekroczył magicznej kwoty 9 654 000 zł przychodu;
• danina solidarnościowa – jeśli klient przekracza limit 1 000 000 zł, warto wcześniej uświadomić go o dodatkowych obciążeniach finansowych, jakie go czekają.

Pierwsza z pozycji jest szczególnie istotna, by w nowym roku nie ślęczeć po nocach nad rozliczeniami rocznymi klientów. Oczywiście do ostatecznego terminu – 30 kwietnia – daleko, natomiast nie zliczę przypadków, ile razy klienci już z początkiem stycznia zaczęli zadawać pytania, kiedy ich PIT zostanie przygotowany. To nic, że bramki MF będą otwarte na przyjmowanie zeznań rocznych dopiero od 15 lutego. Najbardziej niecierpliwi są przedsiębiorcy, którzy oczekują na zwrot podatku lub starający się o kredyt. W drugim przypadku to banki wymuszają przedstawienie im PIT-u z numerem referencyjnym jego wysyłki.

Stały i stabilny rozwój

Przełom roku to czas przeglądu cen naszych usług. Sama zwykle zaczynałam przygotowania do noworocznych podwyżek już w październiku. Wiąże się z tym:

• przegląd pracochłonności nad klientami;
• ocena jakości współpracy z klientem – czy mimo małej liczby dokumentów obsługa jego firmy zajmuje dużo czasu. Tu sprawdza się zasada Pareto, która w naszej branży oznacza, że 20% klientów powoduje 80% problemów. Jeśli klient dokłada nam wciąż dodatkowej pracy, to powinno to zostać uwzględnione w wycenie jego obsługi;
• przegląd cennika usług dodatkowych;
• ocena rentowności całego biznesu, z uwzględnieniem wzrostu płac pracowników, a od tego roku dodatkowo biorąc w szczególności pod uwagę inflację i koszty utrzymania biura;
• ustalenie i zakomunikowanie nowych cen każdemu z klientów od stycznia, jak również dalsza korespondencja i rozmowy z klientami, którzy podwyżek przyjąć nie chcą;
• przygotowanie i podpisanie aneksów do umów lub rozwiązań umów.

Lata doświadczenia nauczyły mnie, że nie warto konkurować cenowo. Klient, który nie chce przyjąć rzetelnie ustalonych cen, nie ma szacunku do pracy księgowego. Takie zgniłe jajo w postaci klienta, który wszystko chce za półdarmo, lepiej darować konkurencji.

Jednak aby móc sobie pozwolić na takie podejście, musimy mieć przede wszystkim dostęp do nowych klientów. Tylko to może nam zapewnić stabilny, stały rozwój i wzmocnić naszą pozycję negocjacyjną przy podwyżkach cen.

Biura rachunkowe korzystające z oprogramowania wFirma dla biur rachunkowych mają możliwość pozyskiwania nowych klientów dzięki wizytówce reklamowej w ogólnodostępnym katalogu. Wystarczy prowadzić w naszym systemie 5 klientów, aby móc uruchomić własną wizytówkę, w której można zawrzeć:

• dane o swoim biurze i zakresie świadczonych usług;
• logotyp biura;
• dane kontaktowe;
• podstawowy cennik;
• dodatkowe informacje, np. o posiadaniu ubezpieczenia OC.

Dlaczego warto reklamować się w naszym systemie? Dla zobrazowania korzyści – biura rachunkowe reklamujące się za naszym pośrednictwem zyskały już łącznie 12 000 nowych klientów. Katalog wizytówek reklamowych promowany jest:

• wśród użytkowników serwisu wFirma do samodzielnej księgowości, jako alternatywa dla rozwijających się firm;
• za pośrednictwem portalu poradnikprzedsiebiorcy.pl, na który trafia co miesiąc aż 4,5 mln unikalnych czytelników, w tym ogromna ich rzesza to przedsiębiorcy.

Warto zadbać o swoją wizytówkę w naszym serwisie. Dopływ nowych klientów zapewnia biurom rachunkowym nie tylko rozwój, ale też niezależność od klientów trudnych oraz tych, którzy nie chcą płacić za naszą rzetelną pracę.