Klient otrzymał dotację z funduszu europejskiego na szkolenie pracowników w ramach projektu „Przepis na rozwój”. Przy czym warunkiem dofinansowania, które zostało przyznane w ramach pomocy de minimis, była wpłata wkładu własnego na konto operatora. Jak zaksięgować rozliczenia, jeśli operator przelał środki bezpośrednio na konto firmy szkoleniowej (pominąwszy rachunek klienta), które pokryły wszelkie koszty związane ze szkoleniem? Jak ująć wszystkie operacje w tym przypadku?
Rozliczenie projektu z funduszu europejskiego wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych, także tych, które nie powodują bezpośrednio przepływów pieniężnych. Oznacza to, że jeśli jednostka otrzymała faktury za szkolenie, których sama nie opłaciła, konieczne jest ich prawidłowe ujęcie w księgach klienta. Przed rozpoczęciem księgowania każdego projektu współfinansowanego ze środków unijnych należy jednak sprawdzić zapisy umowy. Mogą one bowiem wymagać posiadania wyodrębnionej ewidencji dla projektu (np. w formie kont albo odpowiednich znaczników księgowań). Sposób księgowania powinien być zawarty w dokumentacji polityki rachunkowości. Oczywiście w momencie przygotowywania tego dokumentu nie istnieje możliwość zawarcia w niej wszelkich zdarzeń gospodarczych, które w danej jednostce gospodarczej mogą zaistnieć w przyszłości. Jeśli więc w późniejszym okresie w danym podmiocie wystąpią zdarzenia, dla których rozwiązania nie zostały w polityce rachunkowości przewidziane, należy wprowadzić zmiany w pisemnej formie aneksu. Zazwyczaj dostosowania wymagają głównie zapisy polityki rachunkowości prezentujące:
- wykaz kont księgi głównej zakładowego planu kont,
- zasady ewidencji oraz rozliczania wydatków inwestycyjnych,
- zasady ewidencji środków pieniężnych,
- zasady ewidencji oraz rozliczania zarówno przychodów, jaki i kosztów jednostki, a także zasady ustalania wyniku finansowego,
- zasady ewidencji kapitałów,
- archiwizację dokumentów.
Jeśli z umowy o dofinansowanie wynika konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji dla projektu, beneficjenci prowadzący księgi rachunkowe mogą spełnić ten wymóg:
- wprowadzając dodatkowe konta syntetyczne,
- wprowadzając dodatkowe poziomy analityki,
- stosując metodę mieszaną (częściowo konta syntetyczne, a częściowo analityczne),
- wprowadzając konta pozabilansowe.
Ponadto w aneksie do polityki rachunkowości warto odnieść się do wymogu prowadzenia odrębnych rachunków bankowych i zapisać: „W przypadku realizacji projektów wymagających otwarcia rachunku bankowego operacje dotyczące projektu ujmuje się na odrębnym koncie syntetycznym 13x”.
Należy też rozbudować ewidencję w zakresie rozrachunków w celu weryfikacji płatności. Trzeba zwłaszcza zwrócić uwagę na konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”, które służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych. Również w zakresie kosztów należy wprowadzić odrębne konta, które umożliwią identyfikację nakładów w ramach realizowanych projektów. Metody wyodrębnienia zdarzeń gospodarczych, mających związek z projektem finansowanym z dotacji unijnej, są uzależnione od przyjętego w jednostce sposobu prowadzenia ewidencji kosztów. W małej organizacji najrozsądniejszym rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie dla każdego projektu kont syntetycznych, dzieląc je potem – w ramach analityki – na koszty według rodzaju, kwalifikowane lub nie. Warto także się zastanowić nad wprowadzeniem do polityki rachunkowości zapisów, zgodnie z którymi dla każdego projektu prowadzona jest pozabilansowo, jednostronnie/dwustronnie, na kontach zespołu 9, ewidencja wydatków dotyczących poszczególnych projektów/zadań, w układzie zgodnym z pozycjami kosztorysu/preliminarza wydatków tych projektów/zadań – narastająco. Ujęcie w tym układzie ewidencyjnym następuje w momencie dokonania wydatku, co następnie umożliwia sporządzanie sprawozdań z realizacji projektów/zadań. W ewidencji tej ujmuje się zakupy składników majątku trwałego, nie ujmuje się natomiast ich amortyzacji. Na koniec każdego miesiąca ogólna kwota wydatków na rzecz danego projektu/zadania, wynikająca z ewidencji pozabilansowej, uzgadniana jest odpowiednio z ewidencją kosztów dotyczących tego projektu. Ewentualne rozbieżności mogą wynikać z innego momentu księgowania kosztów i wydatków, w tym – dotyczących zakupu środków trwałych.
Konieczne jest też wyodrębnienie przychodów projektu, np. w taki sposób:
- 761 POZOSTAŁE PRZYCHODY OPERACYJNE,
- 761–2 Przychody z dotacji,
- 761–2–1 Dotacja – związana z Projektem X.
Jeśli prowadzenie odrębnego sposobu ujęcia nie jest konieczne, a zwykle tak jest przy mniejszych kwotowo, mniej złożonych operacyjnie czy krótkotrwałych projektach, to wskazane operacje należy zaksięgować:
1. Przekazanie środków pieniężnych na konto operatora:
- Wn „Pozostałe rozrachunki” – w analityce nazwa operatora,
- Ma „Rachunek bankowy”.
2. Faktury za szkolenie (pomijam konto rozliczenie zakupu) – też do JPK:
- Wn „Usługi obce – szkolenie unijne” – w części przez klienta sfinansowanej KUP, w części finansowanej w programu NKUP,
- Ma „Pozostałe rozrachunki – firma szkoleniowa”,
3. Ujęcie na podstawie umowy dofinansowania:
- Wn „Pozostałe rozrachunki” – w analityce nazwa operatora,
- Ma „Pozostałe przychody operacyjne – dotacje”.
4. Kompensata rozrachunków:
- Wn „Pozostałe rozrachunki – firma szkoleniowa”,
- Ma „Pozostałe rozrachunki” – w analityce nazwa operatora.
Warto też przypomnieć, że zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 53 ustawy o CIT z podatku dochodowego są zwolnione środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu – jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie o finansach publicznych. Czyli otrzymana pomoc de minimis nie podlega opodatkowaniu. Z drugiej strony, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 53. A to oznacza, że tylko ta część szkoleń, która była sfinansowania z klienta środków, będzie KUP. ©℗
Podstawa prawna
art. 16 ust. 1 pkt 58, art. 17 ust. 1 pkt 53 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1967)
art. 4 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1964)
