Wydaje się, że czasu na przygotowanie jest sporo, bo dopiero od 1 kwietnia 2020 r. duzi przedsiębiorcy, a od 1 lipca 2020 r. wszyscy podatnicy będą zobligowani do składania nowego typu plików JPK_VAT. Jednak nic bardziej mylnego, bo nie chodzi o drobną kosmetykę, ale o poważną zmianę w działaniu systemów informatycznych. O ile bowiem dołożenie deklaracji VAT do pliku nie rodzi (oprócz konieczności zmiany struktury pliku JPK_VAT) większych problemów, o tyle już zmiana samej zawartości informacyjnej (tak w kształcie wierszy ewidencji sprzedaży, jak i zakupu) nastręcza dużej liczby wątpliwości i wymaga uaktualnień funkcjonujących systemów informatycznych. Aby dokładnie rozważyć konieczny dodatkowy zasób informacji, jakie zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie VAT będą musieli gromadzić przedsiębiorcy do poprawnego uzupełnienia nowego JPK_VAT, podzielmy je na dwa zakresy: rejestr sprzedaży oraz rejestr zakupu.

rejestr sprzedaży

Ten rejestr tworzony jest ze wszystkich dokumentów sprzedaży podlegających podatkowi VAT oraz tych dokumentów zakupu, które skutkują pojawieniem się VAT należnego. Dokumenty do rejestru mogą trafić z różnych miejsc w firmie w zależności od sposobu zorganizowania ewidencji. Może być to zapis wykonywany w momencie wystawiania faktury sprzedaży, może być to również moment księgowania tej faktury. W przypadku faktur zakupowych pojawiających się w rejestrze sprzedaży dane mogą być gromadzone również na podstawie zapisów o zamówieniach zakupu. Rozważmy, jaki jest dodatkowy zakres informacyjny wynikający z rozporządzenia oraz od jakich parametrów może on zależeć. W rejestrze sprzedaży takim dodatkowym zakresem są grupy towarów i usług, procedury oraz oznaczenie typu dowodu sprzedaży.
Oznaczenie typu dowodu sprzedaży
Konieczność wpisania typu dowodu sprzedaży dotyczy trzech przypadków:
  • RO – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących,
  • WEW – dokument wewnętrzny,
  • FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, czyli faktura paragonowa.
W tej chwili nie ma takich pól w systemach. Pola takie trzeba dopiero stworzyć i umożliwić oznaczenie takich wartości podczas księgowania.
Uzupełnianie grupy towarów i usług
Zgodnie z par. 10 ust. 3 rozporządzenia uzupełnianie grupy towarów i usług będzie związane z towarami (lub usługami) widniejącymi na fakturze. Do danej faktury można przypisać dowolną liczbę grup towarów i usług. Oznaczenie grupy towarów i usług jest dwucyfrowe:
  • 01 – Napoje alkoholowe – alkohol etylowy, piwo, wino, napoje fermentowane oraz wyroby pośrednie, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym;
  • 02 – Towary, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT;
  • 03 – Oleje opałowe w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz oleje smarowe, pozostałe oleje o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smary plastyczne zaliczane do kodu CN 2710 19 99, oleje smarowe o kodzie CN 2710 20 90, preparaty smarowe objęte pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją;
  • 04 – Wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych i wyroby nowatorskie, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym;
  • 05 – Odpady – wyłącznie określone w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy o VAT;
  • 06 – Urządzenia elektroniczne oraz części i materiały do nich, wyłącznie określone w poz. 7–9, 59–63, 65, 66, 69, i 94–96 załącznika nr 15;
  • 07 – Pojazdy oraz części samochodowe o kodach wyłącznie CN 8701–8708 oraz CN 8708 10;
  • 08 – Metale szlachetne oraz nieszlachetne – wyłącznie określone w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy o VAT, oraz w poz. 1–3 załącznika nr 12;
  • 09 – Leki oraz wyroby medyczne – produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyroby medyczne, objęte obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2019 r. poz. 499, 399 i 959);
  • 10 – Budynki, budowle i grunty;
  • 11 – Usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730);
  • 12 – Usługi o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradcze, księgowe, prawne, zarządcze, szkoleniowe, marketingowe, firm centralnych (head offices), reklamowe, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych;
  • 13 – Usługi transportowe i gospodarki magazynowej, sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1
Aby wspomóc automatyczne pojawianie się tej grupy w pliku JPK, konieczne będzie zbudowanie dodatkowych oznaczeń dla wszystkich indeksów towarowych widniejących na fakturach sprzedaży. Pewną trudność mogą sprawić transakcje zakupu skutkujące pojawieniem się VAT należnego, bo również w takich przypadkach dla faktur zakupowych powinny się pojawić oznaczenia grup towarowych. Stanowi to duże wyzwanie dla osób obsługujących gospodarkę magazynową przedsiębiorstwa oraz księgujących faktury zakupowe. O ile bowiem w przypadku własnej bazy indeksów handlowych można ustawić zawczasu przyporządkowanie do grup, o tyle w przypadku towarów takie przyporządkowanie nie jest przygotowywane wcześniej przez przedsiębiorstwa.
Innym problemem może się stać brak możliwości automatyzacji, czyli faktury wystawiane bez założonej kartoteki towarowej. W ich przypadku wyjściem z sytuacji staje się po prostu umożliwienie wprowadzenia grupy/grup towarowych bezpośrednio na samej fakturze.
Oznaczenie procedury
Oprócz oznaczenia grupy towarów i usług (par. 10 ust. 4 rozporządzenia) do każdej faktury powinno przyporządkować się również (o ile dotyczy) typ procedury (w praktyce można wprowadzić jednocześnie wiele oznaczeń procedury). Procedury oznaczone są grupami literowymi:
  • EE – Świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy o VAT;
  • SW – Dostawy w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy o VAT;
  • TP – Transakcje, w których istnieją powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT;
  • TT_WNT – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy o VAT;
  • TT_D – Dostawa towarów poza terytorium kraju dokonanej przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy o VAT;
  • MR_T – Świadczenie usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy o VAT;
  • MR_UZ – Dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowane na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy o VAT;
  • I_42 – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import);
  • I_63 – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import);
  • B_SPV – Transfer bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy o VAT;
  • B_SPV_DOSTAWA – Dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy o VAT;
  • B_MPV_PROWIZJA – Świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowane zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy o VAT;
  • MPP – Transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności.
Procedury zwykle nie zależą od grupy towarowej, ale raczej odnoszą się do modelu dystrybucji towaru lub modelu transakcji (jak na przykład TT_WNT). Istnieją jednak oznaczenia procedur, które zależne są od innych parametrów, np.:
  • TP, czyli oznaczenie dotyczące transakcji między podmiotami powiązanymi;
  • MPP (mechanizm podzielonej płatności), czyli oznaczenie zależne zarówno od towaru, jak i od kwoty faktury;
  • B_SPV, B_SPV_DOSTAWA czy też B_MPV_PROWIZJA, które odnoszą się do dystrybucji bonów.
Automatyzacja przenoszenia oznaczeń z systemów handlowych będzie utrudniona, gdyż większość systemów fakturujących ich nie ma. Oznaczenie przez osobę fakturującą w sposób poprawny kodu procedury będzie również wymagało dodatkowego przeszkolenia takich osób.
Jeżeli wystawiane faktury są ręcznie księgowane, to każda faktura sprzedaży powinna mieć naniesiony dokładny opis pozwalający zidentyfikować procedurę (lub procedury), które powinny być wpisane do pliku JPK. Szczególnie ważne jest to w przypadku księgowości prowadzonej przez biuro rachunkowe, które nie musi mieć pełnej wiedzy na temat transakcji. System fakturowania powinien natomiast umożliwić wprowadzenie podczas księgowania takiej grupy oraz być może również umożliwić korektę wpisu na poziomie nagłówka faktury.
Analogicznie jak przy grupie towarów i usług również oznaczenie procedury musi dotyczyć zarówno transakcji sprzedaży, jak i tych transakcji zakupu, które skutkują pojawieniem się VAT należnego.

rejestr zakupu

Poza powyżej opisanymi zmianami związanymi z zakupami, ale znajdującymi odzwierciedlenie w liniach sprzedaży konieczne jest określenie typu dokumentu zakupu oraz specyficznej procedury zakupu. Podczas wprowadzania do ewidencji VAT faktury zakupowej będzie można podać więc:
  • informację związaną ze specyficznymi oznaczeniami na fakturach (VAT_RR, MK ‒ metoda kasowa, WEW),
  • oznaczenie „IMP” wskazujące faktury importu towarów, w tym importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
  • oznaczenie „MPP” dla transakcji objętych obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności.
Podczas księgowania faktury zakupowej powinno być więc możliwe dodanie ręcznie oznaczeń typu dokumentu. Oznaczeń może nie być wcale, ale może też być ich użytych kilka jednocześnie. Dla dokumentów zakupowych modyfikacja systemu powinna więc uwzględniać jednocześnie:
  • nadawanie oznaczeń specyficznych dla zakupów (typ dokumentu),
  • w przypadku zakupów skutkujących wpisem do rejestru sprzedaży ‒ wprowadzanie oznaczeń dla grupy towarów i usług, procedury oraz typu dokumentu sprzedaży.

dodatkowe funkcjonalności

Niezwykle ważną i konieczną do wprowadzenia w systemach finansowo-księgowych opcją jest korekta wpisów dotyczących powyższych informacji. Jeżeli jest to możliwe w systemie informatycznym, to korzystne byłoby korygowanie jedynie zapisów w rejestrze VAT. Część systemów jednak nie pozwala na takie korekty i wówczas konieczne jest korygowanie zapisów źródłowych (czyli np. wystawionej faktury czy też przypisania grupy towarów i usług do danego indeksu towarowego).
Należy zauważyć, że sankcje za niepoprawne wypełnienie JPK_VAT są wysokie (zgodnie z art. 109 ust 3h ustawy o VAT jest to 500 zł za każdy błąd). Początkowo automatyzacja procesu uzupełnienia danych w nowym typie pliku JPK, nawet po przeszkoleniu zespołu wystawiającego faktury i księgującego, z pewnością spowoduje wiele błędów. Konieczne jest więc wprowadzenie własnych procedur kontrolnych pozwalających na wyłapywanie nieprawidłowości. Po odnalezieniu taką nieprawidłowość dobrze by było skorygować w zakresie oznaczeń bez konieczności całkowitego wyksięgowywania dokumentu. Część systemów umożliwia korektę zapisu w rejestrze VAT niezależnie od ewidencji pierwotnych, czyli można by było w ten sposób korygować grupę towarową (bo np. nieprawidłowo był zdefiniowany towar podczas wystawiania faktury sprzedaży) już bezpośrednio w rejestrze VAT bez korygowania przypisania grupy towarów i usług do konkretnego towaru, wystawiania korekty faktury itd. Część systemów (szczególnie zintegrowanych) nie pozwala jednak na korekty we wtórnych ewidencjach (a taką jest właśnie rejestr VAT) i wymusza korygowanie informacji od informacji źródłowej. W takim przypadku może się okazać, że jedyną drogą do skorygowania niewłaściwej grupy towarowej jest ponowne wystawienie dokumentu. Moim zdaniem jednak bardziej zasadne byłoby przepisanie skorygowanej w rejestrze np. grupy towarów i usług do zapisów źródłowych, czyli do kartoteki towarowej oraz zapisów faktur. W celu zapewnienia spójności pliku JPK z ewidencją odradzałabym korygowanie samego pliku JPK. ©℗
Podstawa prawna
•Rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r. poz. 1988)
•Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1520)