W liście do samorządowców Rafalska przypomniała, że ujednolicono terminy składania wniosków o świadczenie wychowawcze z programu "Rodzina 500 plus" oraz o świadczenia rodzinne i z funduszu alimentacyjnego; wskazała, że złożenie kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku na nowy okres zasiłkowy w sierpniu daje gwarancję ciągłości otrzymywania tych świadczeń.
Minister napisała, że zainteresowanie złożeniem wniosku przed końcem sierpnia jest bardzo duże, o czym świadczą m.in. duża dynamika wzrostu liczby składanych wniosków (zwłaszcza w drugiej połowie sierpnia) oraz raporty informujące o kolejkach w niektórych punktach przyjmowania ich.
"W związku z powyższym zwracam się do Państwa z uprzejmą prośbą, aby w ostatnich dniach sierpnia wzmocnić kadrowo i w miarę możliwości wydłużyć czas pracy właściwych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przyjmowanie wniosków na powyższe świadczenia, tak, aby umożliwić wszystkim zainteresowanym mieszkańcom Państwa Miast i Gmin złożenie wniosku w ww. terminie" - napisała Rafalska.
Jednocześnie przypomniała o konieczności informowania rodzin, że aby zachować ciągłość przysługiwania świadczenia wychowawczego, wniosek na nowy okres świadczeniowy trzeba złożyć najpóźniej do końca października. Złożenie go w sierpniu gwarantuje, że nie będzie przerwy w wypłatach (czyli będzie wypłata w październiku, ponieważ obecny okres zasiłkowy trwa do końca września), zaś złożenie go we wrześniu lub w październiku oznacza, że świadczenie będzie wypłacone z wyrównaniem. Jednak złożenie wniosku później spowoduje, że świadczenie będzie wypłacane od miesiąca złożenia wniosku - czyli bez wyrównania za wcześniejsze miesiące. Wniosek można złożyć w urzędzie lub przez internet, a także wysłać pocztą.
Minister podziękowała w liście samorządowcom za dotychczasową pracę związaną z przyjmowaniem wniosków na nowy okres. "Z informacji, które otrzymuję, wynika, że obsługa procesu przyjmowania wniosków o świadczenia wychowawcze, świadczenia rodzinne oraz świadczenia z funduszu alimentacyjnego na kolejny okres przebiega sprawnie i bez większych zakłóceń. Dlatego też zwracam się z uprzejmą prośbą, aby Państwo odpowiednio docenili wydajną pracę i duże zaangażowanie pracowników podległych Państwu jednostek organizacyjnych w proces przyjmowania wniosków, wydawania decyzji oraz wypłaty świadczeń polskim rodzinom" - zaapelowała.
Wniosek o świadczenie 500 plus należy składać każdego roku, prawo do wsparcia z programu ustalane jest na rok - od 1 października danego roku do 30 września kolejnego roku.
Złożenie wniosku we wrześniu spowoduje, że ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego i jego wypłata za październik i listopad nastąpi nie później niż do 30 listopada. W przypadku, gdy wniosek zostanie złożony w październiku, przyznanie i wypłata świadczenia wychowawczego za październik, listopad i grudzień nastąpi nie później niż do 31 grudnia.
Gdy wniosek zostanie złożony w listopadzie, ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego oraz wypłata świadczeń przysługujących od miesiąca złożenia wniosku, następuje do dnia 31 stycznia następnego roku.
Jeśli wniosek zostanie złożony w okresie od 1 grudnia do 31 stycznia następnego roku, ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego oraz wypłata świadczeń przysługujących od miesiąca złożenia wniosku, następuje do ostatniego dnia lutego.
Jeśli we wniosku złożonym w sierpniu będą błędy, to gmina wezwie do poprawienia go, na co jest 14 dni. Jeśli wniosek będzie niekompletny, trzeba będzie go uzupełnić w terminie od 14 do 30 dni (dokładny termin wyznacza gmina).
MRPiPS radzi, by podać w odpowiedniej rubryce we wniosku swój numer telefonu i adres e-mail, co umożliwia bezpośredni kontakt urzędu z wnioskodawcą i może przyspieszyć usunięcie nieprawidłowości lub uzupełnienie wniosku.
Inny, dłuższy termin na uzupełnienie wniosku dotyczy osób samotnie wychowujących dzieci w przypadku, gdy do wniosku nie zostanie dołączony - wymagany w nowym okresie zasiłkowym - pochodzący od sądu lub zatwierdzony przez sąd tytuł wykonawczy ustalający alimenty na dziecko od drugiego rodzica. W takiej sytuacji urząd przyjmie wniosek, ale wezwie do uzupełnienia tego braku w terminie 3 miesięcy pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
W przypadku, gdy wniosek zostanie uzupełniony w wyznaczonym terminie i pozostałe warunki zostaną spełnione, świadczenie będzie przysługiwało od miesiąca złożenia wniosku.