Uczestniczymy w konkursie o przyznanie środków unijnych. Jako zabezpieczenie chcemy złożyć weksel. Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę?
Jednostka realizująca projekt współfinansowany ze środków europejskich ma obowiązek złożenia zabezpieczenia, na wypadek gdyby nie dopełniła warunków umowy. Szczegółowe wytyczne do poszczególnych działań zawierają regulaminy konkursów, ale jest kilka fundamentalnych reguł, które musi znać każdy przedsiębiorca. Najczęściej stosowanymi formami zabezpieczeń są:
- weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową,
- gwarancja bankowa,
- gwarancja ubezpieczeniowa.
Jeśli w konkursie przyjmowane jest zabezpieczenie w formie weksla in blanco, to wystawca tego weksla składa w siedzibie instytucji pośredniczącej lub dostarcza do instytucji w inny sposób:
- weksel in blanco (bez dopisków i dat), według wzoru publikowanego wraz z ogłoszeniem o konkursie,
- deklarację wekslową, również według wzoru,
- pozostałe dokumenty, wskazane niżej.
Weksel musi być podpisany. Jeśli jest składany bezpośrednio w instytucji pośredniczącej, to osoba upoważniona do zaciągania zobowiązania wekslowego w imieniu beneficjenta może złożyć podpis na wekslu in blanco i deklaracji wekslowej w siedzibie instytucji w obecności pracownika właściwej komórki upoważnionego do przyjmowania weksli. Wtedy pracownik dokonuje identyfikacji upoważnionych osób na podstawie przedkładanych dokumentów tożsamości. Natomiast jeśli weksel jest dostarczany w inny sposób, to podpis musi być poświadczany notarialnie. Pracownik właściwej komórki przyjmujący weksel ma obowiązek zweryfikować prawidłowość złożonego zabezpieczenia zgodnie z właściwą umową. W przypadku gdy w wyniku weryfikacji powstaną wątpliwości co do poprawności złożonych dokumentów, do beneficjenta są przekazywane informacje zwrotne, które umożliwią przygotowanie poprawnego weksla i deklaracji wekslowej.
Uwaga! Weksel oraz deklaracja wekslowa nie mogą być podpisane przed zawarciem umowy o dofinansowanie. Jeśli umowa jest podpisana np. 20 lipca 2023 r., to jest to najwcześniejsza data złożenia podpisów.
Kto może podpisać
Prawidłowo wystawiony weksel in blanco powinien zawierać podpis wystawcy weksla, tj. beneficjenta lub osoby upoważnionej lub osób upoważnionych wraz ze wskazaniem, w jakim charakterze i w czyim imieniu działają. Powyższe wskazanie może nastąpić poprzez opieczętowanie weksla pieczęcią firmową podmiotu oraz pieczęcią imienną ze wskazaniem stanowiska. Podpisy osób uprawnionych oraz pieczęcie powinny być złożone w prawym dolnym, pustym polu weksla. Podpisy nie powinny wykraczać poza ramkę weksla.
Do wystawienia weksla in blanco umocowane są osoby, które w świetle ustawy, dokumentu założycielskiego lub odpisu z odpowiedniego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) są uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu, który reprezentują w zakresie zarządu mieniem i/lub zaciągania zobowiązań majątkowych. Może weksel być również złożony przez pełnomocnika, ale wtedy musi on otrzymać potwierdzone notarialnie pełnomocnictwo szczególne do wystawienia weksla na rzecz danej instytucji. Pełnomocnictwo musi zostać podpisane przez osoby uprawnione najpóźniej w dniu wystawienia weksla.
Te same osoby, które są upoważnione do podpisania weksla, powinny podpisać też deklarację wekslową. Pamietać należy, że są różne wzory deklaracji dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jednostek organizacyjnych mających osobowość prawną (spółek kapitałowych) i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej (np. spółek osobowych).
Jakie dane i dokumenty
Na deklaracji wekslowej muszą się znaleźć dane osób upoważnionych (wszystkich) do wystawienia weksla, takie jak:
- imię, nazwisko, stanowisko,
- seria i nr dowodu osobistego,
- PESEL,
- imiona rodziców,
- miejsce urodzenia,
- podpis,
- adres miejsca zamieszkania.
Oprócz weksla i deklaracji wekslowej składane są jeszcze inne dokumenty poświadczające stan faktyczny. Co ważne, wszelkie składane dokumenty w postaci kserokopii muszą być potwierdzone na każdej stronie za zgodność z oryginałem przez wystawcę weksla lub pełnomocnika.
W odniesieniu do osoby fizycznej prowadzącej działalności gospodarczą składa się np.:
- aktualne, tzn. wydane w ciągu ostatnich trzech miesięcy przed dniem wystawienia zabezpieczenia, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej bądź jego kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej);
- w zależności od stanu faktycznego dodatkowe dokumenty:
‒ w przypadku działania przez pełnomocnika ‒ oryginał pełnomocnictwa szczególnego do zaciągania zobowiązań wekslowych, z podpisem notarialnie poświadczonym, wystawionego najpóźniej w dniu wystawienia weksla,
‒ kserokopię aktu notarialnego o rozdzielności majątkowej (jeśli taki istnieje), lub
‒ oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie zobowiązania wekslowego przez współmałżonka, z podpisem notarialnie poświadczonym, wystawione najpóźniej w dniu wystawienia weksla, lub
‒ oświadczenie o niepozostawaniu w związku małżeńskim.
Z kolei w przypadku spółek kapitałowych złożony powinien zostać aktualny, tzn. wydany w ciągu ostatnich trzech miesięcy przed dniem wystawienia zabezpieczenia, odpis z rejestru przedsiębiorców w KRS lub jego kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie wydruku aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do rejestru, udostępnionych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego na stronie internetowej https://ems.ms.gov).
W przypadku działania przez pełnomocnika należy złożyć oryginał pełnomocnictwa szczególnego do zaciągania zobowiązań wekslowych z podpisem notarialnie poświadczonym, wystawione najpóźniej w dniu wystawienia weksla wraz z dokumentami wykazującymi umocowanie do działania osób udzielających pełnomocnictwa (w zależności od sytuacji odpis aktualny z KRS lub odpis pełny z KRS lub odpisy stosownych pełnomocnictw, tzw. ciąg pełnomocnictw).
Co się dzieje potem
Prawidłowo złożone zabezpieczenie zostaje zarejestrowane w instytucji pośredniczącej. Oryginał zabezpieczenia złożonego w formie weksla in blanco zostaje zabezpieczony i jest przechowywany. Dostęp do tych dokumentów mają tylko upoważnieni pracownicy.
Warto wiedzieć, że po należytym wywiązaniu się beneficjenta z umowy weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową zostaje mu zwrócony lub na jego wniosek zniszczony. Tak się dzieje także wtedy, gdy z innych przyczyn umowa zostanie rozwiązana.
Przy osobistym odbiorze weksla beneficjent lub osoba do tego upoważniona przedstawia pisemny wniosek o odbiór weksla, a następnie kwituje jego odbiór przez naniesienie odpowiedniej adnotacji na kserokopii weksla. Kserokopia weksla i deklaracji wekslowej oraz wniosek o odbiór weksla pozostają w dokumentacji instytucji. Gdy zwrot (na wniosek beneficjenta) następuje za pośrednictwem przesyłki pocztowej lub kurierskiej, weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową przesyłany jest pod adres wskazany w tym wniosku, a przed wysyłką weksel in blanco zostaje anulowany. Kserokopia anulowanego weksla i deklaracji wekslowej oraz wniosek o zwrot pozostają w dokumentacji instytucji.
Uwaga! W przypadku gdy beneficjent nie złoży wniosku o zwrot albo zniszczenie zabezpieczenia w terminie sześciu miesięcy po spełnieniu warunków określonych w umowie lub w treści zabezpieczenia, w szczególności po zaspokojeniu wszelkich zobowiązań wobec instytucji, następuje zniszczenie zabezpieczenia.
Zniszczenie zabezpieczenia następuje komisyjnie, a z czynności zniszczenia zabezpieczenia każdorazowo sporządza się protokół komisyjnego zniszczenia zabezpieczenia, który podpisywany jest przez członków komisji. Jeśli zniszczenie następuje na wniosek beneficjenta, to otrzymuje on protokół komisyjnego zniszczenia weksla oraz deklaracji wekslowej. Natomiast w przypadku zniszczenia weksla z urzędu protokół komisyjnego zniszczenia weksla in blanco i deklaracji wekslowej pozostaje w dokumentacji instytucji pośredniczącej.
Na kontach
W ewidencji księgowej weksel, który został przekazany jako zabezpieczenie, powinien być ujęty w ewidencji pozabilansowej zapisem: Ma „Zobowiązania warunkowe – weksle”.
W sprawozdaniu finansowym powinien zaś być zaprezentowany w informacji dodatkowej w jej części poświęconej zobowiązaniom warunkowym. Należy wskazać kwotę, na jaką opiewa weksel, i najważniejsze warunki, tak aby czytelnik sprawozdania wiedział o potencjalnych ryzykach związanych z takim zobowiązaniem. Również ten podmiot, który jest ewentualnie poręczycielem takiego weksla, powinien w analogiczny sposób ujawnić informacje. ©℗
