Prowadzę księgi rachunkowe podatnikowi VAT, który nabywa towary i usługi w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Zastanawiam się, jak księgować operacje z tym związane i późniejszy zwrot podatku od wartości dodanej zapłaconego w innym państwie członkowskim.

Polski przedsiębiorca nabywający towary i usługi w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym nie posiada siedziby, na podstawie złożonego wniosku może się ubiegać o zwrot zapłaconego w tym państwie podatku od wartości dodanej. Robi to na warunkach określonych w dyrektywie Rady 2008/9/WE określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim. Przy czym przedsiębiorca w okresie, do którego odnosi się wniosek o zwrot podatku, musi być podatnikiem VAT, a jego sprzedaż nie może być wtedy zwolniona od VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT oraz nie może dokonywać wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od VAT. Pamiętać przy tym należy, że warunkiem zwrotu podatku od wartości dodanej zapłaconego w „państwie członkowskim zwrotu” jest wykorzystanie nabytych w tym państwie towarów i usług do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w „państwie członkowskim siedziby” (tj. w Polsce).
Jednak na wniosek o zwrot podatku będzie w analizowanym przypadku jeszcze czas, bo składa się go w terminie do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Wniosek składa się elektronicznie za pośrednictwem właściwego naczelnika urzędu skarbowego do państwa członkowskiego zwrotu (art. 89 ust. 1h ustawy o VAT w zw. z par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 4 grudnia 2014 r.; art. 15 ust. 1 dyrektywy Rady 2008/9/WE).
Operacje gospodarcze związane ze zwrotem podatku od wartości dodanej zapłaconego w innym państwie członkowskim w związku z dokonanymi w tym państwie zakupami towarów i usług wymagają o ujęcia w księgach rachunkowych polskiego nabywcy, jak pokazano poniżej.
1. Otrzymanie faktury za nabyte w innym państwie członkowskim towary (materiały, usługi):
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (podatek od wartości dodanej),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Przyjęcie towarów (materiałów) do magazynu:
  • Wn konto 31 „Materiały”,
  • Wn konto 33 „Towary”,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. Odniesienie wydatków na nabycie materiałów i usług bezpośrednio w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (zużycie materiałów, usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
4. Sprzedaż nabytych uprzednio w innym państwie członkowskim i przyjętych do magazynu towarów (materiałów) na rzecz polskich odbiorców:
  • Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów”
oraz
  • Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów”,
  • Ma konto 31 „Materiały” lub konto 33 „Towary”.
5. Otrzymanie zwrotu podatku od wartości dodanej, zawartego w cenie nabytych w innym państwie członkowskim towarów (materiałów, usług):
  • Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (podatek od wartości dodanej) lub konto 31 „Materiały”, lub konto 33 „Towary”, lub konto 34 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”, lub konto 40 „Koszty według rodzajów” (zużycie materiałów, usługi obce), lub odpowiednie konto zespołu 5, lub konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”, lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów”, lub konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.
6. Różnice kursowe na rozrachunkach publicznoprawnych, w związku ze zwrotem podatku od wartości dodanej:
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (podatek od wartości dodanej),
  • Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”
lub
  • Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (podatek od wartości dodanej).
Podstawa prawna
art. 89 ust. 1h ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419)
par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 4 grudnia 2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1803)
art. 15 ust. 1 dyrektywy Rady 2008/9/WE z 12 lutego 2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz.Urz. UE z 2008 r. L 44, s. 23)