Komu powierzyć przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów? Jak należy to robić? W jaki sposób chronić ich tożsamość? Jak dochować należytej staranności przy prowadzeniu postępowań wyjaśniających? Na te i wiele innych pytań firmy muszą znaleźć odpowiedź do 25 września 2024 r.
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) wejdą do polskiego porządku prawnego już 25 września 2024 r. Regulacja ta nakłada na duże i średnie firmy – czyli takie, na których rzecz wykonuje pracę zarobkową 50 i więcej osób – wiele nowych obowiązków. Aby zachować zgodność z nowymi przepisami i uniknąć określonych ustawą sankcji, a także ograniczyć ryzyko narażenia na szwank reputacji przedsiębiorstwa, trzeba podjąć odpowiednie decyzje i działania już teraz.
Ochrona sygnalistów
Nadrzędnym celem ustawy jest ochrona sygnalistów, co oznacza, że organizacje powinny przede wszystkim przeciwdziałać potencjalnym działaniom odwetowym. Ale także wdrożyć poufne kanały zgłaszania nieprawidłowości, umożliwić przekazywanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania, zachować należytą staranność przy prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających przez bezstronną osobę lub komórkę organizacyjną, określić tryb postępowania ze zgłoszeniami dokonywanymi anonimowo, jak również udostępnić pracownikom informacje na temat sposobów dokonywania zgłoszeń stosownym organom administracji publicznej.
Podczas przygotowywania procedury zgłoszeń wewnętrznych należy m.in. zdecydować, czy ich przyjmowanie powierzyć jednostce wewnętrznej, czy podmiotowi zewnętrznemu, a także czy przyjmować zgłoszenia anonimowe, jakie wybrać możliwe kanały zgłoszeniowe oraz jak chronić tożsamość sygnalistów. Należy też pamiętać o dotrzymaniu ustawowych terminów dotyczących długości okresu konsultacji procedury ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielem pracowników i ogłoszeniem nowych regulacji wewnętrznych z siedmiodniowym wyprzedzeniem.
Wdrażanie systemu ochrony sygnalistów może być też odpowiednim momentem, żeby rozważyć, czy nowe procedury mają dopuszczać również zgłoszenia dotyczące naruszeń regulacji wewnętrznych i standardów etycznych. To zakres, którego ustawa nie wymaga. Przedsiębiorstwa, w których funkcjonują już rozwiązania z zakresu ochrony sygnalistów, również nie mogą pozostać bezczynne. Trzeba przeprowadzić analizę ich zgodności z wymogami ustawy oraz być przygotowanym na wprowadzenie zmian formalnych i organizacyjnych, jeśli okaże się to niezbędne.
Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”
Bez zaufania pracowników się nie da
To jednak nie koniec wyzwań. Nie mniej istotna jest budowa zaufania pracowników i innych podmiotów do samego systemu ochrony sygnalistów. Zgodnie z tegorocznym światowym badaniem EY o uczciwości w biznesie ponad jedna trzecia respondentów w Polsce nie zdecydowała się ujawnić niewłaściwego postępowania, mimo że posiadali na ten temat informacje. Potencjalni sygnaliści nie zgłaszają naruszeń, ponieważ nie wierzą, że zgłoszenie wywoła reakcję. Uważa tak 43 proc. respondentów. Niemal tyle samo obawia się w związku z tym o rozwój swojej kariery zawodowej.
Kolejną rafą dla organizacji może być obszar nazwany w ustawie działaniami następczymi, który obejmuje m.in. prowadzenie postępowań wyjaśniających. Takie postępowania mogą być szczególnie trudne w przypadku zgłoszeń dotyczących korupcji, która jest jednym z obszarów możliwych naruszeń wykraczającym na mocy ustawy poza standard minimum określony w unijnej dyrektywie o ochronie sygnalistów. A jak wynika z przytoczonego badania, zaledwie jedna trzecia firm w Polsce prowadzi postępowania wyjaśniające i podejmuje działania naprawcze w następstwie zgłoszeń sygnalistów.
Biorąc pod uwagę tylko wymienione powyżej wyzwania, w przypadku przedsiębiorstw, które nie miały styczności z tematyką whistleblowingu i ochrony sygnalistów, trzymiesięczne vacatio legis wydaje się okresem niewystarczającym na zdobycie odpowiedniej wiedzy, umiejętności i doświadczenia w tym zakresie. Zwłaszcza jeśli chodzi o postępowania wyjaśniające, zbudowanie odpowiednich rozwiązań i zespołów oraz wykreowanie kultury organizacyjnej, która zyska zaufanie potencjalnych sygnalistów. Jednocześnie niewdrożenie ustawowych regulacji na czas może oznaczać dla organizacji nie tylko konsekwencje prawne, w tym sankcje karne, lecz także zwiększone ryzyko reputacyjne.
Istotną zmienną, którą muszą wziąć pod uwagę przedsiębiorcy, jest również prowadzenie działalności gospodarczej w trudnym otoczeniu biznesowym. Według najnowszego raportu EY o uczciwości w biznesie tylko 64 proc. polskich firm uważa, że ich dostawcy, kontrahenci i współpracownicy działają etycznie i uczciwie. ©℗