O ile duże firmy z racji liczby zatrudnianych pracowników chętnie zaopatrywały się w systemy do wdrożenia i obsługi PPK, o tyle przedsiębiorstwa średnie i małe wykazywały mniejsze zainteresowanie. Przedsiębiorcy starali się oszczędzać i w ramach tych „oszczędności” rezygnowali na przykład z kupna aplikacji, argumentując, że przy liczbie zatrudnionych w MSP (20-249) obsługa PPK będzie możliwa bez instalowania dodatkowych narzędzi.
https://www.gazetaprawna.pl/ppk/artykuly/1490840,oprogramowanie-do-obslugi-ppk-system-erp-kadry-place.html
W praktyce, gdy zaczynają się rutynowe działania związane z PPK, okazuje się jednak, jak wiele obowiązków mieści się pod terminem „obsługa PPK”. Jak są one czasochłonne i jak różne problemy może generować niedopilnowanie terminu, niezweryfikowanie błędu w pliku, czy brak aktualizacji np. podstawy naliczenia dla osoby będącej na zwolnieniu lekarskim. A to tylko kilka sytuacji, z którymi działy kadrowo-płacowe będą mieć do czynienia.
Podstawowe zadanie w obsłudze Pracowniczych planów kapitałowych to naliczanie i dokonywanie wpłat do instytucji finansowej.
Podstawowe zadanie - naliczenie wpłat do PPK
Podstawą ich naliczenia, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK, jest wynagrodzenie uczestnika PPK, które stanowi podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019r., poz. 300 z późn. zm.).
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy rozumieć jako przychód - w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz.U z 2017 r. poz. 1949).
Upraszczając: od każdego elementu wynagrodzenia stanowiącego podstawę składek ZUS wypłaconego pracownikowi, trzeba naliczać wpłaty do PPK. Jeśli prócz wynagrodzenia stałego jest to jeszcze na przykład premia, to także od niej należy naliczyć i potrącić wpłatę do PPK.
Maksymalny limit wpłat i dopłat możliwych do dokonania na wszystkie rachunki PPK uczestnika PPK wynosi w roku kalendarzowym równowartość w złotych kwoty 50 000 dolarów amerykańskich, według średniego kursu dolara amerykańskiego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tego limitu wpłat się nie dokonuje.
Powyższe zadanie nie jest skomplikowane. Ale obok niego w toku obsługi PPK pojawi się wiele innych działań towarzyszących. Przyjrzyjmy się kilku, które będą zapewne dość często się powtarzać.
1. Osoby na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym a składki do PPK
Ustawodawca założył, że osoby na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym zostaną włączone do grona osób uprawnionych do uczestnictwa w PPK, ale składki od ich wynagrodzenia (a właściwie zasiłku) nie będą odprowadzane. Wynagrodzenie, od którego powinna zostać naliczona wpłata do PPK, nie obejmuje podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Dział kadrowo-płacowy może jednak mieć do czynienia z sytuacją, gdy kobieta przebywająca na urlopie macierzyńskim, otrzyma prócz zasiłku, na przykład premię roczną – a to już jest element wynagrodzenia, podlegający „ozusowaniu”. Wtedy trzeba od niego naliczyć i pobrać wpłatę do PPK.
2. Wpłaty do PPK a diety wypłacane pracownikowi
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 r., poz. 167) określa, że diety przysługujące na podstawie i do wysokości określonej w rozporządzeniu nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Może się jednak zdarzyć, że pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie diet wyższych niż przewidziane regulacjami. Wtedy konieczne będzie odprowadzenie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od nadwyżki, a także uwzględnienie tej kwoty jako elementu wynagrodzenia, które stanowi podstawę naliczenia wpłat do PPK.
3. Rozliczenie zwrotu na liście płac
Jeśli pracownik, uczestnik PPK, zdecyduje o rezygnacji z udziału w PPK i powiadomi o tym fakcie dział płacowo-kadrowy, pracodawca - począwszy od miesiąca, w którym została złożona deklaracja rezygnacji - nie dokonuje wpłat za pracownika.
Co jednak w sytuacji, gdy wpłata została już naliczona i pobrana? Dział kadrowo-płacowy musi, zgodnie z art. 23. Ust. 3 ustawy o PPK, poinformować instytucję finansową o złożeniu przez pracownika stosownej deklaracji rezygnacji oraz o konieczności zwrotu przez instytucję finansową wpłaconych środków, a także dokonać korekty listy płac.
4. Ustalenie wynagrodzenia uczestnika PPK jeśli otrzymał zwolnienie lekarskie lub wziął urlop bezpłatny
Absencja chorobowa lub urlop bezpłatny mogą spowodować, że pracownik przepracuje tylko część miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych. Czy możliwe będzie więc złożenie deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art. 27 ustawy o PPK?
Jeśli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, osiągana z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc, będzie wyższa niż kwota 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, to osoba zatrudniona w danym miesiącu nie ma prawa do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art. 27 ustawy o PPK. Aby ostatecznie ustalić, czy uczestnik PPK ma możliwość obniżenia wpłaty podstawowej, trzeba wziąć pod uwagę podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, natomiast nie należy wliczać kwoty zasiłku chorobowego.
Jeszcze inna kwestia pojawia się w przypadku osoby, która wzięła urlop bezpłatny. W Ustawie o PPK mowa jest o „wynagrodzeniu z różnych źródeł”, więc może się tak zdarzyć, że osoba na urlopie bezpłatnym wykonywała inną pracę i wtedy złożenie dyspozycji o obniżce wpłaty podstawowej do 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego może nie obowiązywać.
5. Korekta wpłat do PPK, gdy zwolnienie lekarskie pojawi się po terminie wypłaty wynagrodzenia
Jeśli dojdzie do nadpłaty wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA po terminie wypłaty wynagrodzenia, konieczne będzie zrobienie korekty. W związku z tym w miesiącu, w którym pracodawca rozliczył korektę wynagrodzenia za ten miesiąc, konieczne będzie obliczenie i zrobienie wpłaty do PPK od wynagrodzenia obniżonego o kwotę tej nadpłaty.
6. Wznowienie co cztery lata wpłaty do PPK
Co cztery lata pracodawca będzie mieć obowiązek wznowić uczestnictwo pracownika w PPK. Termin ten nie będzie liczony indywidualnie dla każdej zatrudnionej osoby. Pierwsze automatyczne wznowienie wpłat do PPK nastąpi od kwietnia 2023 roku, a do końca lutego 2023 roku zatrudniający powinien poinformować uczestnika PPK o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK począwszy od 1 kwietnia 2023 roku. Jeżeli uczestnik po otrzymaniu tej informacji, ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat, składając odpowiednią deklarację, wpłaty nie będą dokonywane. Kolejne wznowienie nastąpi od 1 kwietnia 2027 roku. A to znaczy, że dział kadrowo-płacowy musi czuwać nad aktualizacją listy osób, które powinny ponownie zostać włączone do PPK.
Odpowiednie rozliczanie diet, zwrotów, wpłaty na rzecz osób pozostających na zwolnieniu lekarskim czy urlopie bezpłatnym, korekty… To tylko kilka przykładów sytuacji, z którymi działy kadrowo-płacowe mają do czynienia przy obsłudze PPK.
Nawet zatrudniając 40 osób, z których połowa należy do PPK, wielość i drobiazgowość takich działań może stać się problemem. To właśnie wtedy widać wyższość aplikacji nad pracą „ręczną”.
Obsługa PPK stała się rzeczywistością dla pracowników działów kadrowo-płacowych. W wypełnianiu nowych obowiązków skutecznie może pomóc odpowiednie oprogramowanie. Kwota wpłat do PPK za pracownika może zmieniać się co miesiąc, w zależności od nieobecności, decyzji o wypłacie dodatkowych składników czy zmianach deklaracji dotyczących wysokości wpłat. Jak widać na tym przykładzie bez oprogramowania, w którym można odnotowywać informacje o uczestnictwie w PPK, a także naliczać wynagrodzenie uwzględniające nieobecności czy dodatkowe elementy wynagrodzenia nie sposób prawidłowo naliczyć i pobrać wpłat na PPK już przy kilku pracownikach. A to tylko jeden z wielu nowych obowiązków. Kolejnym bardzo istotnym jest terminowe zgłaszanie nowych pracowników do PPK po przepracowaniu 3 miesięcy oraz przekazywanie informacji o rezygnacji. Aplikacja do obsługi PPK powinna podpowiadać i przypominać Użytkownikowi o powyższych terminach i umożliwiać automatyczne przesyłanie danych do instytucji finansowej. Konieczność wprowadzania danych ręcznie w systemach udostępnianych przez instytucje finansowe nie tylko stwarza ryzyko popełnienia błędów w danych pracowników, ale jest przede wszystkim czasochłonne – mówi Magdalena Pacan, projektant systemów Comarch ERP.