Mateusz Gołąb, dyrektor Departamentu Sprzedaży AXA TFI, szef projektu PPK w Grupie AXA:
Z naszego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem dla większości pracodawców jest wewnętrzna mobilizacja i przygotowanie się do PPK, w tym dopracowanie kwestii technicznych, związanych z dostosowaniem systemów kadrowo-płacowych do obsługi tego programu. Przy czym problemy techniczne w dużej mierze wynikają z dość późnego zaangażowania się w projekt i stosunkowo niewielkiego czasu jaki wszyscy mieli na przygotowanie się.
Kwestie techniczne były konsekwencją myślenia życzeniowego, że uda się przejść przez PPK bez dodatkowego wsparcia?
Podzieliłbym pracodawców na kilka grup. Po pierwsze ci, którzy korzystali z usług renomowanych dostawców systemów kadrowo-płacowych i w pakiecie od razu dostali rozwiązania do obsługi PPK. Niektórzy dostali je za dodatkową opłatą, ale byli i tacy, którzy te rozwiązania mieli już we wcześniejszych umowach i od razu im je dostarczono. Pozostali niekoniecznie chcieli i mogli korzystać z rozwiązań ERP, albo próbowali obniżać koszty wdrożenia PPK i rezygnowali z zakupu aplikacji.
Z czasem zmieniali zdanie czy nie?
Były takie sytuacje, że przedsiębiorcy dokupywali rozwiązania ERP, bo widzieli, że jednak bez nich trudno jest pracować. Zwykle rekomendowaliśmy to klientom, o których wiedzieliśmy, że korzystają już z jakichś rozwiązań kadrowo-płacowych, a dostawca (np. Comarch czy inni z górnej półki) posiada w oferowanym systemie niezbędne funkcjonalności. Staraliśmy się namówić klientów do skorzystania z gotowej aplikacji, bo oszczędzali dzięki temu czas, nerwy i zapewniali sobie poprawność przekazywanych danych. Ale byli też tacy, którzy uważali, że potrafią sami - lepiej lub taniej. I faktycznie niektóre małe firmy, korzystając z chałupniczych rozwiązań, dały sobie radę. Klientów, których jednak sytuacja przerosła i stanęli przed nie lada wyzwaniem, staraliśmy się wspierać naszymi rozwiązaniami. Wszystko co nowe i co jeszcze nie działa w takiej korporacyjnej czy firmowej rutynie, zwykle wiąże się z różnego rodzaju wyzwaniami. Sama obsługa i wdrożenie naprawdę nie są zbyt wymagające, pod warunkiem, że osoby, które to robią znają się na tym, kilkukrotnie przeszły przez proces naliczania i wysyłki, przygotowały harmonogram i plan pracy.
A co może być wyzwaniem przy obsłudze PPK?
Pierwsza faza pokazała, że nie ma większych problemów. Jak to będzie w fazie drugiej i trzeciej, to tak naprawdę dopiero zobaczymy. Pierwsze pliki ze zgłoszonymi uczestnikami właśnie otrzymaliśmy, natomiast jeszcze jest za wcześnie na ocenę ich jakości. Na pewno spełniają kryteria od strony technicznej, a czy merytorycznej również, to się okaże. Jest jeszcze czas także na pierwsze składki, więc z diagnozą musimy poczekać.
Czym się kierują pracodawcy przy wybieraniu instytucji finansowej? Jest jakiś trend?
Znowu podzieliłbym pracodawców na trzy kategorie. Oczywiście podstawowe kryteria, bezdyskusyjne, to wiarygodność instytucji, rozpoznawalność marki i skala działania, a także czy jest to firma państwowa czy komercyjna (prywatna). Wielu klientów podejmowało decyzje, kierując się narodowością kapitału. Dla jednych to była zaleta, dla innych wada, ale tego typu kryterium się pojawia. Pierwsza, chyba największa grupa pracodawców patrzy na konieczność wyboru z perspektywy łatwości wdrożenia: w jaki sposób instytucja finansowa wspiera proces wdrożenia i obsługi, czy relacja instytucji finansowej z firmą, dostawcą systemu kadrowo-placowego jest dobra, a także, czy jest możliwość integracji z systemem poprzez API w pakiecie, a nie jako dodatkowy program rozwoju. Druga kategoria to pracodawcy zwracający uwagę przede wszystkim na doświadczenie w zarządzaniu aktywami. Dla wielu firm tylko doświadczenie i pierwsze wyniki inwestycyjne były istotne; pozostałe czynniki schodziły na drugi plan. Trzecia grupa patrzyła na oferentów przez pryzmat benefitów dla pracowników, bo wszystkie pozostałe kryteria uznawali za typowo techniczne albo wychodzili z założenia, że w końcu na zarządzaniu każda z tych instytucji się zna. No i jeszcze miks tych trzech elementów.
W jakim stopniu pracodawcy kierują się przy podejmowaniu decyzji wytycznymi wynikającymi z ustawy?
Z naszego doświadczenia wynika, że wszystkie te kryteria ustawowe brano pod uwagę, ale one są jednak na dużym poziomie ogólności. Na przykład poziom kosztów związanych z zarządzaniem funduszami cyklu życia w ramach PPK. Różnice pomiędzy firmami są tak minimalne, że wszyscy pracodawcy, a szczególnie ci, którzy rozumieją, czym jest zarzadzanie aktywami, doskonale wiedzą, że są one na tyle nieistotne, że przy wyborze właściwie powinny być pomijane. Różnice wynikając z zarządzania aktywami będą bowiem niewspółmiernie większe niż różnice w poziomie kosztów. Jeśli chodzi o doświadczenie, to jest to raczej miękka dana, bo wszystkie podmioty biorące udział w prezentacji oferty dla PPK są firmami o dużym doświadczeniu, dobrej reputacji, silne kapitałowo, spełniające kryteria. To dlatego trzeba było dołączyć te elementy, o których wcześniej mówiłem.
Jakie zadania stają przed pracodawcami podczas obsługi PPK?
Przede wszystkim pracodawca jest odpowiedzialny za poprawność naliczania i odprowadzania składek PPK. To wydaje się być kluczowe zadanie dla każdego z pracodawców.
Czy składki do PPK w dużym stopniu zmieniły sposób naliczania wynagrodzeń?
To jest po prostu dodatkowy komponent procesu naliczania wynagrodzenia, który pojawił się po stronie pracodawców. Jego poziom komplikacji zależy od tego, czy firma nalicza i odprowadza składki dla wszystkich dokładnie w ten sam sposób, czy też pracodawca w ramach dodatkowych systemów motywacyjnych różnicuje poziom składek pracowników.
O jakich zadaniach jeszcze należy pamiętać?
Drugie zadanie to jest obsługa pracowników w kontekście ich indywidualnych wniosków: zarządzanie rezygnacjami, zgłaszanie nowych pracowników, dopilnowanie zbliżającego się terminu przejścia na emeryturę, co wkrótce będzie kolejnym wyzwaniem. Trzeba też pamiętać, by za cztery lata ponownie zapisać wszystkich pracowników do PPK. Komplet tych zadań to takie bieżące zarządzanie dyspozycjami, wynikającymi z ustawy. Trzeba pamiętać, że będą dochodzić kolejne: w przypadku przyjęcia nowych pracowników – obsługa transferowa, dopisanie nowego pracownika itp. Czynności, za które pracodawca jest odpowiedzialny jest sporo. Zależnie od tego jakie wprowadził rozwiązania po swojej stronie - determinuje to system kadrowo-płacowy i rozwiązania przygotowane przez zespół ERP - okaże się, czy to są zadania czasochłonne, czy też staną się standardowe jak na przykład obsługa zwolnień lekarskich, wypłata dodatkowych świadczeń z tytułu ZUS i inne czynności związane z obsługą kadrowo-płacową.
Czy współpraca instytucji finansowej z dostarczycielem oprogramowania wpływa na jakość obsługi?
Tak, nasze doświadczenia pokazują, że są dostawcy systemów kadrowo-płacowych, którzy bardzo dbają o to, by wszystkie procesy były zaimplementowane w ich aplikacjach. Ale są i takie systemy ERP, które tych rozwiązań nie mają i trzeba je wprowadzać w innych aplikacjach lub - w przypadku niewielkich firm - w dodatkowych arkuszach kalkulacyjnych. Jeśli system kadrowo-płacowy jest w pełni zintegrowany z systemem dostarczanym przez instytucję finansową, wtedy nie ma problemów. Staramy się z Comarchem wypracowywać tę optymalną ścieżkę i funkcjonalność po stronie systemu ERP, za co odpowiada Comarch oraz naszych rozwiązań jako instytucji finansowej, by maksymalnie ułatwić pracodawcom cały proces obsługi. Stawiamy na bezpieczeństwo, na oszczędność czasu i prostotę tego typu rozwiązań.
I to się potwierdza w opiniach?
Informacje zwrotne, jakie otrzymujemy od naszych klientów są bardzo dobre. I to nie tylko bezpośrednio od pracodawców. Także biura rachunkowe, prowadzące księgowość dla MSP, też chwalą sobie rozwiązania, które wspólnie wypracowujemy. Sporo naszych klientów korzysta z pełnej integracji systemów kadrowo-płacowych i wielu z nich, korzystających z usług Comarch PPK, decydowało się na wybór Axy właśnie dlatego, że te systemy ze sobą współgrają.