Zgłoszenia zewnętrzne od sygnalistów. Procedura rozpatrywania krok po kroku

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych krok po kroku

Przypomnijmy, że na podstawie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.):

▶ od 25 września 2024 r. sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia o naruszeniach prawa według procedury zgłoszeń wewnętrznych do podmiotu, w którym pracuje lub jest z nim powiązany innego rodzaju relacją związaną z wykonywaniem pracy lub realizacją umów,

▶ od 25 grudnia 2024 r. sygnalista będzie mógł zgłosić informację o naruszeniu prawa w ramach zgłoszenia zewnętrznego do rzecznika praw obywatelskich lub do organu publicznego (pojęcie to wyjaśniliśmy i katalog organów zamieściliśmy w poradniku „Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów. Jak urząd musi się przygotować do wdrożenia procedury”),

▶ od 25 grudnia 2024 r. sygnalista będzie mógł również dokonać tzw. ujawnienia publicznego.

Do organu publicznego zgłoszenie zewnętrzne może trafić:

• bezpośrednio od sygnalisty (za pośrednictwem jednego z kanałów komunikacji ustalonego przez organ publiczny, np. adres elektronicznej skrzynki podawczej – o kanałach komunikacji i przyjęciu zgłoszenia pisaliśmy szczegółowo w poradniku z 25‒27 października br.) albo
• od rzecznika praw obywatelskich, który zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 2 u.o.s. po przyjęciu zgłoszenia oraz przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji albo zajmie się nim osobiście, albo przekaże je temu organowi publicznemu, który będzie właściwy do podjęcia działań następczych w konkretnej sprawie (szerzej piszemy o tym w dalszej części w rozdziale „Rola i zadania RPO”), albo
• od innego organu publicznego, który przekazał zgłoszenie od sygnalisty.

• W jaki sposób rzecznik praw obywatelskich przekaże zgłoszenie do organu publicznego?

Ustawa nie wskazuje, jak rzecznik praw obywatelskich przekaże zgłoszenie do właściwego organu publicznego. Zatem organy te będą musiały ustalić zasady przyjmowania i przekazywania zgłoszeń zewnętrznych pomiędzy RPO a nimi, mając na uwadze obowiązek zachowania poufności co do tożsamości sygnalisty oraz postępowania w zgodzie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz UE z 2021 r. L74, s. 35; dalej: RODO). W praktyce oznacza to, że organ publiczny powinien ustalić zasady odbierania zgłoszeń od RPO, określić, do kogo powinny trafić, w jaki sposób je przechowywać itp.

PRZYJĘCIE ZGŁOSZENIA

Obowiązkiem organu jest przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego (art. 34 pkt 1 u.o.s.).

Zgłoszenie powinno zatem trafić do wyznaczonej przez organ publiczny osoby, która ma upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Osoba ta odbiera zgłoszenie oraz w terminie 7 dni od daty przyjęcia zgłoszenia potwierdza sygnaliście jego przyjęcie. wzór 1

Po przyjęciu zgłoszenia trzeba wpisać sprawę do rejestru zgłoszeń zewnętrznych. Może to zrobić wyznaczony pracownik urzędu obsługującego dany organ, który ma upoważnienie do wykonywania tej czynności. Może to być również osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych (o prowadzeniu rejestru piszemy w kolejnym rozdziale).

WSTĘPNA WERYFIKACJA

W kolejnym kroku po przyjęciu zgłoszenia osoba upoważniona przez organ do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych podda je wstępnej weryfikacji.

▶ Po pierwsze, będzie musiała ustalić, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, a więc czy zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 3 u.o.s. jest to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotyczy próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Jeżeli weryfikacja doprowadzi do wniosku, że informacja jest np. nieuzasadnioną plotką, to organ nie musi rozpatrywać na podstawie u.o.s. i przekazywać zgłoszenia do innego organu. W takiej sytuacji w myśl art. 32 ust. 5 w związku z art. 34 ust. 2 u.o.s. organ publiczny powiadomi sygnalistę „o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając mu ustalenia ze swojej wstępnej weryfikacji” (a zatem n.in. poinformuje, że sprawa nie będzie rozpatrzona na podstawie u.o.s. i poda mu powody, na podstawie których tak uznał).

W myśl art. 32 ust. 6 w związku z art. 34 ust. u.o.s. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ publiczny „może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie”. A zatem organu publiczny może również wskazać osobie zgłaszającej ścieżkę prowadzącą do rozpatrzenia przedstawionej przez niego sprawy, czyli m.in. do jakiego właściwego organu może się z nią zwrócić.

▶ Po drugie, zadaniem osoby przyjmującej zgłoszenie jest ustalenie, czy informacja o naruszeniu prawa dotyczy jednej z dziedzin wymienionych w art. 3 ust.1 u.o.s.:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1‒16.

Co ważne, katalog zawarty w art. 3 ust. 1 u.o.s. nie obejmuje przepisów prawa pracy. Oznacza to, że jeżeli osoba zgłosiła naruszenie np. przepisów prawa pracy, to nie zyskuje statusu sygnalisty oraz nie będzie objęta ochroną przewidzianą w u.o.s.

Ważne! Jeżeli informacja zgłoszona za pośrednictwem kanału komunikacji ustanowionego przez organ do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych nie dotyczy jednej z dziedzin prawa wskazanych w katalogu z art. 3 ust. 1 u.o.s., to organ publiczny nie ma obowiązku zajmowania się takim zgłoszeniem.

Przykład 1

ustalenie organu właściwego

W przypadku weryfikacji pozytywnej, tj. stwierdzenia, że informacja sygnalisty dotyczy naruszenia prawa, osoba przyjmująca zgłoszenie ustala, który organ publiczny będzie właściwy do podjęcia działań następczych. Jeśli będzie właściwy ten organ, do którego wpłynęło zgłoszenie, trzeba przystąpić do rozpatrzenia zgłoszenia. Jeżeli natomiast po analizie okaże się, że właściwym do podjęcia działań następczych będzie inny organ publiczny, to trzeba będzie sprawę przekazać do niego.

Na przykład jeśli zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych w konkursie ogłoszonym przez urząd marszałkowski, a zgłoszenie trafiło do urzędu gminy, to właściwym organem publicznym może być np. wojewoda. I to jemu trzeba przekazać sprawę.

Organ przyjmujący musi to zrobić w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia naruszenia prawa, a w uzasadnionych przypadkach – w ciągu 30 dni. Przy czym przekazanie powinno nastąpić w sposób ustalony przez organ publiczny i gwarantujący zachowanie poufności co do tożsamości sygnalisty. O przekazaniu sprawy trzeba powiadomić sygnalistę.

Przykład 2

• Jak rozumieć określenie „uzasadnione przypadki”, kiedy to organ publiczny ma maksymalnie 30 dni na przekazanie zgłoszenia?

Ustawa nie precyzuje, co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”. Organ będzie mógł wydłużyć czas na przekazanie zgłoszenia, ale takie postępowanie musi mieć uzasadnione podstawy wynikające z konkretnych okoliczności danego przypadku. Niewątpliwie takie wydłużenie terminu będzie możliwe w sytuacji, gdy organ publiczny, do którego wpłynęło zgłoszenie, ma trudności w ustaleniu, jaki organ będzie właściwy ‒ biorąc pod uwagę zakres działalności ‒ do podjęcia działań następczych.

Możliwość odstąpienia od przekazania informacji

Ustawa daje możliwość zaniechania wykonania niektórych czynności, a także nieprzekazania sygnaliście pewnych informacji. Organ publiczny będzie mógł odstąpić od przekazania zgłoszenia do organu publicznego, który byłby właściwy do podjęcia działań następczych, jeżeli po wstępnej weryfikacji się okaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa. Jednocześnie organ prześle taki komunikat do sygnalisty i przekaże mu swoje ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Organ może także (choć jest to nieobowiązkowe) poinformować sygnalistę, że informacja, którą zamieścił w zgłoszeniu, może być rozpatrzona w trybie, który określają inne przepisy (np. może być przedmiotem zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub złożenia pozwu do sądu pracy). Istotne jest to, że do wiadomości dla sygnalisty o tym, że informacja ze zgłoszenia nie dotyczy naruszenia prawa, organ musi załączyć pouczenie dla sygnalisty, że przekazanie mu tej właśnie informacji nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania (art. 32 ust. 6 w zw. z art. 34 ust. 2 u.o.s.).

• przekazania sygnaliście informacji o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych w sytuacji, gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa (art. 32 ust. 5 u.o.s.);
• przesłania sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenia jego przyjęcia (art. 37 u.o.s.);
• wydania na wniosek sygnalisty zaświadczenia, w którym organ potwierdzi, że sygnalista podlega ochronie określonej przepisami ustawy (art. 38 u.o.s.);
• poinformowania sygnalisty o tym, że organ nie podjął działań następczych, w sytuacji gdy sygnalista dokonał zgłoszenia zewnętrznego, które dotyczyło sprawy już wcześniej zgłoszonej przez tego samego lub innego sygnalistę oraz w zgłoszeniu tym sygnalista nie zawarł żadnych istotnych i nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem (art. 40 ust. 2 zdanie drugie u.o.s.);
• przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie określonym w ustawie (art. u.o.s.). ©℗
• Jak postąpić, jeśli są trudności z ustaleniem właściwego organu?

Może się okazać, że pomiędzy organami publicznymi zrodzi się spór, który z nich będzie właściwy do zajęcia się zgłoszeniem zewnętrznym oraz podjęcia działań następczych. Artykuł 34 ust. 4 u.o.s. mówi, że w przypadku, gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych, stosuje się odpowiednio przepisy:

• art. 22 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 928; dalej: k.p.a.), który wskazuje postępowanie przy rozstrzyganiu sporów o właściwość w postępowaniu administracyjnym i
• art. 23 k.p.a., w myśl którego „do czasu rozstrzygnięcia sporu o właściwość organ administracji publicznej, na którego obszarze wynikła sprawa, podejmuje tylko czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub słuszny interes obywateli i zawiadamia o tym organ właściwy do rozstrzygnięcia sporu”.

właściwe rozpatrzenie zgłoszenia

Po wstępnej weryfikacji zgłoszenia i ustaleniu, że organ publiczny, do którego ono wpłynęło, będzie właściwy do podjęcia działań następczych, konieczne jest jego rozpatrzenie. W ramach działań następczych organ publiczny podejmuje takie, które zmierzają do oceny prawdziwości informacji sygnalnej. W niektórych przypadkach może być konieczne zainicjowanie postępowania wyjaśniającego lub postępowania administracyjnego, przesłuchanie świadków, zgromadzenie potrzebnych dokumentów, wykonanie analiz itp.

Przykład 3

Dobór działań następczych powinien być adekwatny do naruszenia, jego charakteru i wagi oraz okoliczności konkretnej sprawy. Jednocześnie obowiązkiem organu publicznego będzie podejmowanie działań następczych starannie, dokładnie i rzetelnie.

Ponadto organ musi określić charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym (art. 48 ust. 1 pkt 7 u.o.s.). A więc musi m.in. ustalić, jakie działania podejmie, żeby sprawdzić prawdziwość informacji zawartej w zgłoszeniu, w jakiej formie , np. postępowanie wyjaśniające, kontrolne itp. Musi też określić właściwe przepisy prawa, jeżeli regulują one działania następcze tego organu.

• Czy ustawa wyznacza termin na przeprowadzenie działań następczych?

Nie. Często nie jest możliwe określenie, ile czasu mogą trwać podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym działania następcze. Będzie to zależało każdorazowo od charakteru zgłoszonej sprawy, stopnia skomplikowania oraz tego, jak czasochłonne będą czynności podejmowane np. w ramach postępowania wyjaśniającego. W praktyce może się okazać, że jedną sprawą urząd zajmować się będzie trzy miesiące, a w innym przypadku – pół roku albo dłużej.

Możliwość przekazania sprawy do wyjaśnienia

Istotną regulację zawiera art. 39 ust. 2 u.o.s., w myśl którego w uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:

„1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia”.

Zatem u.o.s. dopuszcza możliwość przekazania konkretnego zgłoszenia (a dokładnie: przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego) przez organ publiczny jednej z jednostek organizacyjnych wymienionych w tym przepisie. Wojewoda może np. przekazać zgłoszenie zewnętrzne w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego do wojewódzkiego inspektoratu transportu drogowego.

Należy pamiętać, że art. 39 ust. 2 u.o.s. jest pewnego rodzaju wyjątkiem. Warunkuje możliwość przekazania zgłoszenia i podjęcia określonych działań w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego od wystąpienia „uzasadnionych przypadków”. Brak jest wskazówek, które pozwoliłyby wyjaśnić, o jakie uzasadnione przypadki chodzi. Mogą to być tego typu sytuacje, w których powierzenie prowadzenia konkretnego postępowania wyjaśniającego będzie zasadne, np. ze względu na zakres powierzonych tej jednostce zadań, oraz kiedy może się to przyczynić do sprawniejszego zajęcia się zgłoszeniem. W przypadku przewidzianym w art. 39 ust. 2 pkt 2 u.o.s. ustawodawca wskazał na możliwość przekazania zgłoszenia do wykonania konkretnych działań innej jednostce organizacyjnej, jeżeli zadania powierzono jej w drodze porozumienia.

powiadomienie sygnalisty o działaniach następczych i o wyniku postępowania

Organ publiczny musi poinformować sygnalistę:

▶ O tym, jakie działania następcze zostały podjęte lub zostały zaplanowane, a także o powodach takich działań (co wynika z art. 41 ust. 1 u.o.s.). Organ publiczny musi to zrobić co do zasady w ciągu trzech miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Jedynie w uzasadnionych przypadkach (a więc w sprawach zawiłych, skomplikowanych, wymagających podjęcia wielu czasochłonnych czynności) będzie można wydłużyć czas na przekazanie informacji zwrotnej maksymalnie do sześciu miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Jednak w takiej sytuacji przed upływem standardowego, trzymiesięcznego terminu na informację zwrotną sygnalista powinien otrzymać od organu wiadomość, że termin na przekazanie informacji zwrotnej będzie wydłużony (art. 41 ust. 2 u.o.s.).

▶ O ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego (o czym stanowi art. 41 ust. 3 u.o.s). Jak wyjaśniliśmy wyżej – ustawa nie wskazuje terminu, w jakim takie postępowanie musi się zakończyć.

• W jaki sposób organ publiczny ma się komunikować z sygnalistą, by przekazywać mu wszystkie wymagane przepisami ustawy informacje?

Sygnalista w zgłoszeniu zewnętrznym podaje adres do kontaktu. Na ten adres organ publiczny wysyła mu potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, przekazuje informację zwrotną oraz informację o wyniku prowadzonego postępowania wyjaśniającego.

• Czy w przypadku, gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, organ powinien za wszelką cenę dążyć do ustalenia sposobu, w jaki będzie mógł dopełnić obowiązków informacyjnych?

Przepisy u.o.s. nie wprowadzają takiego wymogu. Biorąc pod uwagę brzmienie przepisów, sygnalista ma prawo nie wskazać adresu do kontaktu, ale musi liczyć się z tym, że jeżeli takiego adresu nie poda, to nie otrzyma potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, jak również nie dowie się, jakie działania następcze podjął organ publiczny w zgłoszonej przez niego sprawie i jaki był jej finał.

Warto zwrócić uwagę, że w przypadku zgłoszeń zewnętrznych istnieją pewne odmienności w stosunku do procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, a wynikają one z trybu potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz liczenia terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. W przypadku zgłoszeń wewnętrznych sygnalista podaje swój adres do kontaktu – po to, aby podmiot prawny mógł na ten adres wysłać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz przekazać informację zwrotną. Natomiast zgodnie z przepisami dotyczącymi zgłoszeń zewnętrznych sygnalista podaje adres do kontaktu po to, aby skutecznie podjąć działania następcze oraz przekazać sygnaliście informację zwrotną (art. 35 ust. 1 u.o.s.). Różnica jest zatem taka, że przy zgłoszeniach zewnętrznych ustawodawca nie wskazał wprost, że adres do kontaktu ma służyć także przesłaniu sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W związku z powyższym po stronie organu publicznego może się zrodzić pytanie, w jaki sposób ma zatem przesłać sygnaliście potwierdzenie, o którym mowa w art. 37 u.o.s. Czy ustawodawca świadomie pominął tę kwestię i brzmienie przepisów możemy uznać za zabieg celowy, a może jednak jest to niedopatrzenie ze strony ustawodawcy? Biorąc pod uwagę to, że organ w jakiś sposób musi zrealizować obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (jeżeli nie zachodzą przesłanki wymienione w art. 37 u.o.s. – wymieniamy je niżej), to wydaje się, że dopuszczalne będzie przesłanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia na podany przez sygnalistę w zgłoszeniu adres do kontaktu. Co jednak w sytuacji, gdy tego adresu zabraknie? Wówczas potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia nie będzie możliwe. Biorąc pod uwagę cel regulacji zawartej w art. 35 ust. 1 u.o.s., wydaje się, że nie chodzi tutaj o poszukiwanie danych i ustalanie adresu sygnalisty za wszelką cenę, lecz raczej o rozsądne rozważanie, czy z treści zgłoszenia możemy taki adres ustalić.

Wyjątki od obowiązku potwierdzania przyjęcia zgłoszenia

W art. 37 u.o.s. przewiduje pewne wyjątki od obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia:

▶Gdy sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem. Dopuszczalne będzie, jeżeli sygnalista już w zgłoszeniu wyraźnie zaznaczy, że nie chce, aby organ potwierdzał mu przyjęcia zgłoszenia.

▶Ze względu na ochronę poufności sygnalisty. Drugi wyjątek dotyczy sytuacji, gdy „organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty”. Ustawodawca nie wskazał jednak, w jakich sytuacjach będzie można mówić o „uzasadnionych podstawach”, które wystąpią po stronie organu publicznego. Zatem organ będzie musiał każdorazowo, biorąc pod uwagę okoliczności konkretnego zgłoszenia, rozważyć i ocenić, czy dopełnienie obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie zagrozi ujawnieniem tożsamości sygnalisty.

Co trzeba zamieszczać w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych

Organ publiczny musi zapisywać w specjalnym rejestrze napływające zgłoszenia od sygnalistów. On jest również administratorem danych osobowych zawartych w tym zbiorze informacji

Obowiązek ten wynika z art. 46 ust. 1 pkt 1 i 2 u.o.s. Podstawą wpisu do rejestru jest zgłoszenie zewnętrzne.

Zakres informacji objętych rejestrem zgłoszeń zewnętrznych wyznacza art. 46 ust. 3 u.o.s. Wskazuje on, że powinny znaleźć się w nim następujące informacje i dane:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) data dokonania zgłoszenia;

5) informacja o podjętych działaniach następczych;

6) informacja o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38;

7) data zakończenia sprawy;

8) informacja o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 (tj. gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym);

9) szacunkowa wielkość szkody majątkowej, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile organ publiczny ma te dane.

Forma

Przepisy u.o.s. nie precyzują, w jakiej formie organ publiczny musi prowadzić rejestr, zatem organ może wybrać, czy będzie prowadził rejestr w formie papierowej, czy elektronicznej.

Przepisy u.o.s. nie wskazują również, kto ma ten rejestr prowadzić. W dziale IV u.o.s., dotyczącym zgłoszeń zewnętrznych, zabrakło przepisu analogicznego do art. 29 ust. 2 u.o.s., który wskazuje, że w przypadku zgłoszeń wewnętrznych podmiot prawny może upoważnić osobę lub wewnętrzną jednostkę organizacyjną wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych. Mając na uwadze wykładnię celowościową u.o.s., uzasadnione będzie powierzenie tego zadania osobom wyznaczonym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Osoby takie powinny także otrzymać stosowne, pisemne upoważnienie do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych. wzór 2

Czas przechowywania danych

Trzeba pamiętać o retencji danych osobowych zawartych w rejestrze oraz pozostałych informacji w nim zawartych. Okres przechowywania wynosi trzy lata po końcu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Po tym czasie organ musi dopilnować, aby wszystkie dane zostały usunięte z rejestru.

Składanie sprawozdań

Ustawa nakłada na organy publiczne obowiązki sprawozdawcze. Statystyki będzie gromadził rzecznik praw obywatelskich

Organy publiczne są zobowiązane do sporządzania sprawozdań zawierających dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (art. 47 u.o.s.). Sprawozdanie trzeba sporządzać co roku, za każdy rok kalendarzowy, w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane, a następnie przekazać do rzecznika praw obywatelskich.

Sprawozdanie powinno zawierać następujące informacje:

1) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;

2) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;

3) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny ma te dane.

Wzór formularza sprawozdania określi Rada Ministrów, po zasięgnięciu opinii rzecznika praw obywatelskich. Sprawozdanie nie może zawierać żadnych danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (art. 47 ust. 2 u.o.s.).

Obowiązki wynikające z RODO

Wdrożenie zgłoszeń zewnętrznych przez organy publiczne wiąże się również z koniecznością dopełnienia obowiązków wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych

Bez zadbania o sferę ochrony danych osobowych zgodnie z RODO nie da się wdrożyć systemu ochrony sygnalistów. W tym zakresie u.o.s. wprowadza nowe obowiązki dla administratorów danych osobowych.

W myśl art. 30 ust. 3 u.o.s. rzecznik praw obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami danych osobowych sygnalisty, a także osób, których dotyczy zgłoszenie, i innych osób, których dane osobowe są przetwarzane m.in. w związku z przyjmowaniem zgłoszeń, ich rozpatrywaniem oraz podejmowaniem działań następczych.

Co za tym idzie, organ publiczny jako administrator musi przestrzegać zarówno przepisów RODO, jak i u.o.s., które regulują obowiązki organu w zakresie ochrony danych osobowych. To oznacza, że przetwarzając dane osobowe sygnalisty, organ publiczny jako administrator danych osobowych powinien dopełnić m.in. obowiązków wynikających z art. 24 RODO, a więc przede wszystkim wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zagwarantować poufność co do tożsamości sygnalisty.

Do pozostałych obowiązków nakładanych przez RODO możemy zaliczyć m.in.:

1) opracowanie stosownych klauzul informacyjnych;

2) ujęcie czynności przetwarzania w rejestrze czynności przetwarzania (art. 30 ust. 1 RODO);

3) nadanie stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom, pracownikom urzędu obsługującego organ, które zostały wyznaczone do realizowania czynności, o których mowa w art. 44 ust. 2 u.o.s., czyli do:

– przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;

– kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu (w poradniku z 25‒27 października i zamieściliśmy wzór takiego upoważnienia);

4) ujęcie okresów przechowywania danych w stosownych politykach z zakresu ochrony danych;

5) zamieszczenie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej informacji zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 6 u.o.s. (tj. o zasadach przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8 u.o.s., a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 89) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE z 2018 r. L 295, s. 39) ‒ pisaliśmy o tym szczegółowo w poradniku z 25‒27 października).

Jak długo można przechowywać dane

Zgodnie z zasadą ograniczonego przechowywania danych, która sformułowana została w art. 5 ust. 1 lit. e. RODO, dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Przy czym można przechowywać je przez okres dłuższy, o ile będą przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Przepisy u.o.s. określają konkretnie, jak długo, jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

▶ art. 46 ust. 4 u.o.s. reguluje okres przechowywania danych osobowych zawartych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych; zgodnie z tym przepisem dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych organ publiczny może przechowywać przez trzy lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;

▶ art. 8 ust. 1 u.o.s. stanowi, że organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia może przetwarzać dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego; ustawa zobowiązuje organ publiczny, aby dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie były zbierane, a w razie przypadkowego zebrania były niezwłocznie usunięte w ciągu 14 dni;

▶ art. 8 ust. 8 u.o.s. ustanawia okres przechowywania danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumentów związanych z tym zgłoszeniem; okres ten wynosi 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych; po tym czasie organ publiczny musi usunąć dane osobowe oraz zniszczyć dokumenty związane ze zgłoszeniem i w tym przepadku nie mają zastosowania przepisy ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164).

Ustawa wprowadza jednak istotny wyjątek w art. 8 ust. 10 u.o.s.: po okresie archiwizacji danych osobowych organ publiczny nie będzie zobowiązany do usunięcia danych osobowych oraz zniszczenia dokumentów, w przypadku gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Przykład 5

Zadania RPO

Szczególną rolę w systemie zgłoszeń zewnętrznych odgrywać ma rzecznik praw obywatelskich. Będzie on m.in. przyjmował zgłoszenia zewnętrzne, przekazywał je do organów właściwych do podejmowania działań następczych

W myśl art. 31 ust. 1 pkt 3 u.o.s. rzecznik sam będzie się zajmował zgłoszeniami sygnalistów wtedy, gdy:

• zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 (czyli naruszenia konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z innymi dziedzinami wskazanymi w pkt 1‒16 tego artykułu);
• nie jest możliwe ustalenie innego organu publicznego do podjęcia działań następczych.

Do pozostałych zadań RPO (wymienionych w art. 31 ust. 1 u.o.s.) należą:

• ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która będzie określać w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• zapewnienie powszechnego dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 u.o.s. (czyli osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej), przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;
• udzielanie porad w zakresie przysługujących praw i środków ochrony prawnej: sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21 u.o.s. (tj. pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanym z sygnalistą), oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne;
• udzielanie sygnalistom oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanym z sygnalistą informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi, oraz – w odpowiednich przypadkach – wsparcia w kontaktach z takimi organami, w szczególności przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia sygnalisty ochroną.

Dodatkowo do zadań RPO należeć będzie sporządzanie i przekazywanie do Komisji Europejskiej sprawozdania za dany rok kalendarzowy na podstawie sprawozdań organów publicznych zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (art. 47 ust. 5 u.o.s.). RPO będzie również corocznie przekazywał sprawozdania z wykonania ustawy do Sejmu i Senatu.

Przykład 6

Kanały już znane

Choć jednym z obowiązków RPO jest ustanowienie kanałów komunikacji, za pośrednictwem których sygnaliści będą mogli dokonywać zgłoszeń zewnętrznych, to u.o.s. nie określiła, ile dokładnie kanałów trzeba ustanowić. Z informacji zamieszczonych na stronach internetowych RPO wynika, że kanałów komunikacji będzie kilka. Sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia prawa:

• poprzez specjalny formularz dostępny na stronie powołanego przez RPO Zespołu do spraw Sygnalistów,
• podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),
• pocztą tradycyjną,
• dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zew nętrzne.

RPO poinformował również, że „zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, RPO swoje kompetencje w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zacznie realizować od 25 grudnia 2024 r.”. ©℗