Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest zgłaszana do sądu rejestrowego w ustawowym terminie sześciu miesięcy od podjęcia przez wspólników odpowiedniej uchwały w formie aktu notarialnego. Jeżeli termin ten zostanie przekroczony, zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych uchwała o zmianie umowy spółki traci moc prawną, a w konsekwencji nie może być podstawą wpisu w rejestrze przedsiębiorców.

Jędrzej Siarkowski radca prawny, managing associate, Deloitte Legal
Anna Gajdemska aplikantka adwokacka, associate, Deloitte Lega

Spóźniony wniosek

A co jeśli zarząd spółki nie zdąży dopełnić wszelkich obowiązków niezbędnych do złożenia wniosku o dokonanie wpisu zmiany umowy w Krajowym Rejestrze Sądowym? Może tak się zdarzyć np. wtedy, gdy zmiana umowy spółki jest związana z obniżeniem kapitału zakładowego. Zarząd jest wówczas zobowiązany do zamieszczenia ogłoszenia o tym fakcie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a wniosek o rejestrację obniżenia kapitału zakładowego można złożyć dopiero po upływie trzech miesięcy od jego publikacji.
Gdy zarząd zbyt późno zawnioskuje o zamieszczenie ogłoszenia, trzymiesięczne postępowanie konwokacyjne może się zakończyć po upływie sześciomiesięcznego terminu na zgłoszenie zmiany umowy spółki. Wówczas zarząd może być zmuszony szukać dodatkowych możliwości działania, ponieważ k.s.h. nie przewiduje zawieszenia ani przerwania biegu terminu do złożenia wniosku o rejestrację zmiany umowy spółki ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania konwokacyjnego.

Uchwała przedłużająca możliwa, ale…

Okazuje się, że doktryna (A. Nowacki, „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tom II. Komentarz. Art. 227–300 KSH”, Warszawa 2021) i niektóre sądy dopuszczają możliwość przedłużenia mocy wiążącej uchwały o zmianie umowy spółki w drodze dodatkowej uchwały wspólników. Uchwała taka powinna zostać podjęta – przy zachowaniu formy aktu notarialnego – przed upływem sześciu miesięcy od podjęcia pierwotnej uchwały. W przypadku przekroczenia tego terminu pierwotna uchwała traci moc prawną, a więc niemożliwe jest przedłużenie jej mocy wiążącej.
Podjęta przez wspólników uchwała przedłużająca nie jest nową uchwałą o zmianie umowy spółki, podtrzymuje jedynie i potwierdza wolę wspólników w przedmiocie dokonania uchwalonej wcześniej zmiany umowy spółki. Powinna zostać podjęta większością głosów wymaganą przy pierwszej uchwale, a więc większością dwóch trzecich głosów (choć umowa spółki może przewidywać bardziej restrykcyjne wymagania). Ważność pierwotnej uchwały przedłuża się wówczas na kolejne sześć miesięcy.
Po podjęciu uchwały przedłużającej możliwe staje się kontynuowanie procedury zmiany umowy spółki wszczętej pierwotną uchwałą, w tym w szczególności dokończenie postępowania konwokacyjnego. Do wniosku składanego do sądu rejestrowego o zarejestrowanie zmiany umowy spółki należy w takiej sytuacji załączyć zarówno uchwałę o zmianie umowy spółki, jak i tę przedłużającą. Istotne jest, aby w tej ostatniej wspólnicy wyrazili swoją wolę w sposób wyraźny i niebudzący wątpliwości. W przeciwnym wypadku sąd rejestrowy może powziąć wątpliwość, czy jej treść w wystarczający sposób potwierdza, że wspólnicy podtrzymują wolę dokonania uchwalonej wcześniej zmiany umowy spółki.
Aby rozwiać powyższe wątpliwości, zasadne jest odwołanie się do przepisów dotyczących wykładni oświadczeń woli zawartych w kodeksie cywilnym. W doktrynie i judykaturze przyjmuje się, że do uchwał organów spółek kapitałowych należy stosować art. 65 k.c. dotyczący wykładni oświadczeń woli, gdyż uchwała stanowi zbiorowe oświadczenie woli złożone innym osobom.
W kontekście powyższego przepisu w orzecznictwie Sądu Najwyższego (zob. Wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 2010 r., sygn. akt III CSK 105/09) została wypracowana tzw. dyrektywa życzliwej interpretacji treści czynności prawnych. W razie wątpliwości co do znaczenia złożonego oświadczenia woli nakazuje ona przyjęcie takiej jego interpretacji, która w maksymalnym stopniu pozwoli osiągnąć zamierzone przez strony skutki prawne.

…niczego nie gwarantuje

Podjęcie uchwały przedłużającej nie gwarantuje uwzględnienia przez sąd rejestrowy wniosku o wpis zmian do rejestru. Może on bowiem stać na stanowisku, że nie ma możliwości przeprowadzenia opisanej procedury przedłużenia ważności uchwały o zmianie umowy spółki. Ponieważ do tej pory nie została wypracowana jednolita linia orzecznicza w tym zakresie, sąd rejestrowy może zakwestionować prawidłowość podjętych uchwał i uznać, że wniosek o rejestrację zmiany umowy spółki został złożony po terminie i odmówić dokonania wpisu.
W takim przypadku pozostaje złożenie skargi na orzeczenie referendarza sądowego. Wnosi się ją do sądu, w którym referendarz wydał zaskarżone orzeczenie w terminie tygodnia od dnia otrzymania orzeczenia, a jeżeli zażądano uzasadnienia tego orzeczenia – od dnia jego doręczenia z uzasadnieniem. Złożenie wniosku o uzasadnienie orzeczenia referendarza nie jest obligatoryjne, ale w praktyce bardzo potrzebne.
W razie skutecznego wniesienia skargi orzeczenie referendarza sądowego traci moc. Tym samym sąd rejestrowy na poziomie sądu rejonowego będzie rozpoznawał sprawę jako sąd I instancji. Jeśli wniosek o wpis zmiany danych ponownie nie zostanie uwzględniony, wnioskodawcy przysługuje prawo do wniesienia apelacji. Jeżeli zostanie ona uwzględniona, sąd II instancji uchyli zaskarżone orzeczenie i przekaże sprawę do ponownego rozpoznania sądowi rejestrowemu. Sąd rejestrowy, ponownie rozpoznając sprawę, powinien uwzględnić wskazania sądu II instancji oraz jej aktualny stan.
Procedura odwoławcza może okazać się czasochłonna, jednak gdy spółce zależy na usankcjonowaniu wieloetapowego procesu, którego elementem była zmiana umowy spółki, wszczęcie takiego postępowania może się okazać warte rozważenia. Skuteczne zaskarżenie decyzji o odmowie wpisu może być jedyną drogą do utrzymania w obrocie prawnym pierwotnej zmiany umowy spółki.
W przypadku prawomocnego orzeczenia o nieuwzględnieniu wniosku o wpis zmiany umowy spółki do rejestru pierwsza uchwała staje się bezwzględnie nieważna. Nie jest wówczas możliwe jej przedłużenie. W takiej sytuacji konieczne jest podjęcie nowej uchwały o zmianie umowy i ponowne złożenie wniosku do sądu rejestrowego w ustawowym terminie. ©℗