50 tys. zł grzywny, kara ograniczenia wolności, a także utrata prawa do pełnienia niektórych funkcji – takie mogą być konsekwencje, jeśli będzie się on ociągał z udostępnieniem danych o spółce. Krótko mówiąc, gra na zwłokę nie będzie się już opłacać. Autorką tekstu jest Joanna Chmielińska, radca prawny, szef działu prawa dla biznesu w Kancelarii Kopeć Zaborowski.
Wzmocnienie kompetencji rad nadzorczych (RN) wprowadzi – już od 13 października – nowelizacja kodeksu spółek handlowych z 9 lutego 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 807). W istotny sposób zmieni ona zasady organizacji prac rad nadzorczych w spółkach kapitałowych, co będzie miało wpływ nie tylko na działalność samych rad, lecz także na organizację całych spółek oraz ich zarządów.
Głównym celem nowelizacji jest wprowadzenie mechanizmów i zasad wzmacniających pozycję rady nadzorczej w kontekście jej obowiązków nadzorczych. Ważne jest to, że rada będzie mogła żądać informacji, dokumentów, sprawozdań oraz wyjaśnień na temat funkcjonowania spółki od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę, jak też wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze. Dodatkowo przedmiotem żądania RN mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Co prawda obecnie rada również może domagać się przedstawienia takich dokumentów, ale nie ma skutecznego narzędzia do egzekwowania tego żądania. Jest to wykorzystywane przez zarządy, które często wydłużają termin wywiązywania się ze wspomnianego obowiązku.
Za nieposłuszeństwo dotkliwa sankcja
Od 13 października nie będą mogły one bezkarnie ociągać się z udzieleniem informacji dla rady nadzorczej. Nowelizacja k.s.h. wprowadza bowiem zasadę, że informacje lub dokumenty powinny być przekazane radzie niezwłocznie – nie później niż w terminie dwóch tygodni (chyba że wraz z żądaniem wskazano dłuższy termin). A niedochowanie przez członka zarządu spółki lub jej pracownika obowiązku przekazania RN żądanych przez nią informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, a także ich zatajenie lub sfałszowanie, stanowić będzie przestępstwo. Grozić będzie za nie grzywna w wysokości od 20 tys. zł do 50 tys. zł albo kara ograniczenia wolności. Co więcej, popełnienie takiego przestępstwa stwierdzone prawomocnym wyrokiem skazującym wykluczy możliwość pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta w spółkach kapitałowych.
W zakresie odpowiedzialności
Istotne zmiany czekają rady nadzorcze również w obszarze odpowiedzialności ich członków. Dotyczyć ich będzie zasada uzasadnionego ryzyka gospodarczego (business judgement rule). Zgodnie z nią członek rady nadzorczej nie będzie naruszał obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności, jeśli będzie podejmował działania (w tym decyzje w zakresie głosowań) na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Tym samym ocena, czy w danym przypadku członek rady nadzorczej powinien zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej względem spółki, będzie dokonywana w pierwszej kolejności poprzez analizę, czy osoba ta – podejmując daną decyzję – bazowała tylko na swoim doświadczeniu i wiedzy, czy też nie. Jeśli podczas załatwiania danej sprawy będzie się posiłkować informacjami, analizami, opiniami eksperckimi, wówczas możliwe będzie stwierdzenie, że dołożyła należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej funkcji. Tym samym nie sposób będzie przypisać członkowi rady nadzorczej odpowiedzialności za szkodę względem spółki.
Za doradcę płaci firma
W kontekście zmienionej odpowiedzialności członków rad nadzorczych za działanie na szkodę spółki duże znaczenie może mieć to, że rady nadzorcze zyskają możliwość podjęcia uchwały w sprawie zbadania określonej sprawy dotyczącej spółki lub jej majątku. Za takie badanie zapłaci ta ostatnia, a przeprowadzone ono zostanie przez tzw. doradcę rady nadzorczej (wskazanego przez nią). Warto przy tym zauważyć, że nowe przepisy dopuszczają możliwość powołania takiego specjalisty w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to zależeć od zapisów tej kwestii w umowie lub statucie spółki. Pisaliśmy o tym w FIP z 27 września 2022 r. w tekście pt. „Zmiany w k.s.h.: doradca rady nadzorczej z dostępem do dokumentów i informacji o spółce”, wydanie nr 187/2022.
Nowości także w spółkach dominujących
Warto również zwrócić uwagę na to, że w związku z wprowadzeniem przepisów dotyczących tzw. grup spółek już niebawem zmieni się zakres obowiązków rad nadzorczych spółek dominujących, które zdecydują się na utworzenie takiej grupy. Taka rada będzie bowiem sprawować stały nadzór zarówno nad samą spółką, jak również nad realizacją interesu grupy przez spółkę zależną uczestniczącą w grupie. Tę zasadę mogą modyfikować: umowa albo statut spółki dominującej lub zależnej. W tym celu rada nadzorcza spółki matki zostanie wyposażona w prawo do żądania od zarządu spółki zależnej udostępnienia ksiąg, dokumentów oraz informacji.
Obowiązki rady nadzorczej spółki dominującej nie obejmują pełnego nadzoru nad spółką zależną. Rada ta nie zyska też żadnych nadzwyczajnych kompetencji względem innych rad nadzorczych z grupy. Utworzenie grupy spółek w żaden sposób nie ograniczy zatem ogólnych obowiązków rady nadzorczej spółki zależnej.
Z punktu widzenia członków rady istotne będzie przy tym, aby przed podjęciem decyzji o utworzeniu grupy spółek (w rozumieniu nowych przepisów) przez daną grupę kapitałową zdefiniowany został – w sposób jak najbardziej precyzyjny – sam interes danej grupy.
Zmodyfikować umowę lub statut
Organy spółek, przygotowując się do wskazanych wyżej zmian, powinny mieć na uwadze, że część nowych przepisów ma charakter semiimperatywny. To znaczy, że jest możliwa modyfikacja ich działań poprzez wprowadzenie odpowiednich postanowień do umowy czy statutu spółki. Przykładowo: bez wprowadzenia odpowiednich postanowień w umowie czy statucie nie będzie możliwe powołanie doradcy rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Z kolei zarząd spółki akcyjnej, poprzez odpowiednie zapisy w statucie, będzie mógł mieć ograniczone nowe obowiązki informacyjne ciążące na nim względem rady. Bez tego, zgodnie z nowym art. 3801 k.s.h., od 13 października zarząd SA będzie musiał – bez dodatkowego wezwania – udzielać radzie nadzorczej informacji m.in. o:
- uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
- sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku;
- a także istotnych okolicznościach dotyczących prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym, kadrowym i innych.
Część obowiązków informacyjnych w tym zakresie obejmie przy tym informacje o spółkach zależnych i powiązanych – bez względu na to, czy tworzą one grupy spółek, czy nie. Zgodnie z przepisami statut może wyłączać albo ograniczyć wspomniane obowiązki informacyjne.
Mając na względzie możliwości modyfikacji pewnych zasad działalności rad, już teraz można się zastanowić, czy uwzględniając specyfikę danej spółki, nie warto z tych możliwości skorzystać. Nie ma bowiem przeciwwskazań, aby zarząd spółki już teraz podjął działania zmierzające do zwołania zgromadzenia właścicielskiego (zgromadzenia wspólników czy walnego zgromadzenia), które jest władne podjąć decyzję o zmianie umowy lub statutu spółki.©℗
Zmiany organizacyjne wypracowane przez praktykę
Inną grupę zmian dotyczących rad nadzorczych, wprowadzonych przez nowelizację k.s.h., można nazwać zmianami organizacyjnymi. W tym zakresie większość przepisów uwzględnia zgłaszane od lat postulaty doktryny i odzwierciedla wypracowane przez praktykę dobre obyczaje. Chodzi m.in. o:
• podkreślenie w nowelizacji k.s.h. roli przewodniczącego rady nadzorczej jako organizatora prac rady. Nowe przepisy wskazują wprost, że należy to do jego obowiązków;
• doprecyzowanie zasad protokołowania (dotychczas było to szczątkowo uregulowane w przepisach). Do obowiązkowych elementów protokołów z posiedzeń rady nadzorczej od 13 października br. należeć będą m.in.: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków, liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały, zdania odrębne (votum separatum) z ewentualnym umotywowaniem. Protokoły podpisywać będzie co najmniej członek RN prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie;
• zasady organizacji prac rady nadzorczej w spółce z o.o. Należy zaznaczyć, że nowelizacja w znacznym stopniu zbliży zasady organizacji jej prac (w tym zakres obowiązków) do rady nadzorczej w spółce akcyjnej. Przykładem może być wprowadzenie zasady podejmowania uchwał rady nadzorczej w spółce z o.o. bezwzględną większością głosów. Do tej pory – ze względu na szczątkową regulację w tej kwestii – praktyka, w drodze analogii, posiłkowała się zasadami wprowadzonymi dla spółki akcyjnej. Nie brak było jednak praktyków głoszących pogląd, że brak stosownych przepisów oznacza de facto niemalże pełną swobodę organizacji prac rady. ©℗