W każdym biurze rachunkowym przełom roku kojarzy się z natłokiem prac, które należy wykonać w związku z wejściem klienta w nowy rok podatkowy. Obowiązki te nie są regulowane bezpośrednio w przepisach podatkowych oraz mogą różnić się w zależności od formy działalności klienta. Jednak wśród nich można wyróżnić katalog niezbędnych czynności, które biuro rachunkowe wykonuje na przełomie roku.

Zamknięcie ostatniego okresu rozliczeniowego

W przypadku klientów opodatkowanych według skali podatkowej bądź podatkiem liniowym, konieczne jest posiadanie informacji o wysokości remanentu. Klient powinien przeprowadzić spis z natury na dzień 31 grudnia, ale z praktyki wynika, że mniejsi przedsiębiorcy zapominają o tym obowiązku. Tym samym to księgowy przed końcem roku przypomina o konieczności sporządzenia remanentu, przesyła wzór spisu i zasady wyceny produktów. Remanent powinien być dostarczony do biura rachunkowego przez klienta przed wyliczeniem zaliczki za grudzień/IV kwartał. Na tej podstawie księgowy będzie mógł określić czy remanent ostatecznie wpłynie na finalny dochód do opodatkowania. W związku z tym klient może podjąć decyzję czy ujmować różnicę remanentową w grudniowej zaliczce na PIT - zwłaszcza jeśli ujęcie różnicy remanentowej będzie działało na korzyść klienta i zmniejszy jego zobowiązanie podatkowe.

Określenie metody rozliczania kosztów

Prowadzenie KPiR wiąże się z możliwością zmiany metody rozliczania kosztów na przełomie roku. Przepisy w tym zakresie udostępniają dwie metody:
  • metoda kasowa możliwe jest jednorazowe ujęcie kosztu w dacie poniesienia kosztu (tj. co do zasady w dacie wystawienia dokumentu księgowego) niezależnie od tego jakiego okresu dotyczy,
  • koszty bezpośrednie (np. zakup towarów/materiałów) powinny zostać ujęte w ewidencji w roku, w którym został osiągnięty przychód im odpowiadający,
  • koszty pośrednie powinno się je ujmować w ewidencji według daty wystawienia faktury, przy czym jeżeli koszty dotyczą przełomu lat i nie jest sprecyzowane, którego dokładnie miesiąca dotyczą, to należy je podzielić proporcjonalnie do miesięcy, których faktycznie dotyczą.
Najczęściej stosowaną metodą rozliczania kosztów jest kasowa. Natomiast biuro rachunkowe może dokonać analizy u klienta czy rzeczywiście w sytuacji gdy ponosi on dużo kosztów (np. polis ubezpieczeniowych czy abonamentów systemów) odnoszących się do dwóch odrębnych lat, czy korzystniejsza będzie dla niego metoda memoriałowa. Wówczas w konsultacji z klientem można zaproponować zmianę formy rozliczania kosztów.
Bardzo często przy międzyokresowym rozliczeniu kosztów księgowi korzystają z zewnętrznych dodatkowych systemów bądź Excela. Proces podziału w ramach RMK kosztu wspomaga system wFirma dla biur rachunkowych, w którym można zdefiniować memoriałowe rozliczanie kosztów. Przy księgowaniu wydatków oznacza się je jako RMK, wprowadza okres jakiego dotyczy dany koszt “od-do” i wówczas system dokona samodzielnego przeliczenia wartości w ramach RMK i tym samym automatycznie dokonuje rozksięgowania kosztu w odpowiednich miesiącach.

Określenie metody ujmowania składek społecznych/zdrowotnych

Przepisy dopuszczają możliwość określenia w przypadku:
  • podatku liniowego - czy składki zdrowotne bądź społeczne będą ujmowane w kosztach podatkowych czy odliczane bezpośrednio od podstawy opodatkowania,
  • skali podatkowej - czy składki społeczne będą ujmowane w kosztach podatkowych czy odliczane bezpośrednio od podstawy opodatkowania.
Biuro rachunkowe mając wiedzę w zakresie funkcjonowania rozliczenia składek ZUS może zweryfikować czy dla klienta korzystniejsze jest uwzględnienie składek ZUS w kosztach podatkowych, czy odliczenie w zaliczce od podstawy opodatkowania. W przypadku podatku liniowego nie można zaprzeczyć, że ujęcie składek zdrowotnych w kosztach podatkowych jest bardziej opłacalne ponieważ wpłyną na zmniejszenie podstawy wyliczenia składek zdrowotnych. W przypadku składek społecznych ujęcie ich w kosztach podatkowych jest korzystne w sytuacji gdy klient np. wykazuje stratę z działalności. Gdy składki społeczne są uwzględnione w wysokości straty za dany rok, wówczas nie przepadają wraz z końcem roku. Wpłyną bowiem na zmniejszenie dochodu do opodatkowania w kolejnym roku. Natomiast w sytuacji gdy składki społeczne odliczane są od dochodu w zaliczce na podatek, a dochód jest niższy niż składki do odliczenia, to wówczas składki, które nie zostaną odliczone przepadają tj. nie podlegają przeniesieniu na kolejny rok podatkowy.

Zmiana formy opodatkowania- czy biuro może doradzić w tym zakresie?

Z roku na rok sytuacja dochodowa danej firmy może być stabilna lub wskazywać wzrost bądź spadek obrotów i tym samym dla klienta może się opłacać inna forma opodatkowania w przyszłym roku. W tym zakresie klienci często wymagają analizy obecnej i możliwej przyszłej formy opodatkowania. Gdy klient zadeklaruje chęć dokonania zmiany formy opodatkowania informuje o tym swoją księgową i ona następnie dokonuje dalszego działania w tym zakresie, czyli:
  • informuje do kiedy można zmienić posiadaną formę opodatkowania tj. do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik osiągnął pierwszy w roku podatkowym przychód albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu roku podatkowego,
  • w jaki sposób klient powinien dokonać zmiany formy opodatkowania (aktualizacja za pomocą druku CEiDG-1). W tym punkcie można przygotować np. odpłatnie dla klienta wniosek aktualizacyjny papierowo bądź pokierować go w tym zakresie aby dokonał takiej aktualizacji online za pomocą strony Ministerstwa Finansów.

Składka zdrowotna - roczna

Zmiana przepisów dotyczących składki zdrowotnej wymagała od biur rachunkowych nie tylko podniesienia swoich kwalifikacji w tym zakresie, jak również dokonywania wielu wyjaśnień wyliczeń przekazywanych wysokości składek zdrowotnych. Przełom roku również w zakresie składki zdrowotnej przysparza biurom rachunkowym dodatkowych obowiązków. Jednym z nich jest między innymi poinformowanie klienta o możliwym zwrocie bądź dopłacie do składki zdrowotnej za dany rok składkowy. Składka zdrowotna podlega rozliczeniu w części rocznej ZUS DRA za kwiecień roku następnego, w której wskazuje się jej roczną podstawę wyliczenia na podstawie której określane jest realne roczne zobowiązanie z tytułu składki zdrowotnej. W przypadku opodatkowania skalą podatkową oraz podatkiem liniowym również na wysokość zobowiązania z tytułu składki zdrowotnej rzutuje różnica remanentowa, która odpowiednio może wpłynąć na zmniejszenie bądź zwiększenie podstawy wyliczenia składki zdrowotnej.
Dochód na cele wyliczenia rocznej składki zdrowotnej ustalany jest w następujący sposób: osiągnięty za dany rok przychód pomniejszony o poniesione w ciągu roku koszty oraz zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne (o ile nie zostały one zaliczone do kosztów). Tu warto również pamiętać o przyjęciu do wyliczeń różnicy remanentowej – jeśli będzie ona ujemna, wówczas zmniejszy podstawę naliczenia składki zdrowotnej, a w przypadku różnicy dodatniej konieczne będzie zwiększenie podstawy wyliczeń. Przy ustalaniu rocznej podstawy składki nie uwzględnia się również przychodów i kosztów, jakie wystąpiły w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Ważne!

Art. 81 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych:
2j. Ubezpieczony, o którym mowa w ust. 2 lub 2e, wpłaca kwotę stanowiącą różnicę między roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne ustaloną od rocznej podstawy, określonej w ust. 2 albo 2e, a sumą składek na ubezpieczenie zdrowotne wynikającą ze złożonych dokumentów za poszczególne miesiące roku składkowego albo roku kalendarzowego.
2k. Kwota, o której mowa w ust. 2j, wykazywana jest w dokumencie rozliczeniowym składanym za miesiąc, w którym upływa termin złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W zakresie wyliczenia zobowiązań ZUS na deklaracji ZUS DRA korzystając systemu wFirma dla biur rachunkowych, podstawa za pomocą której określana jest wysokość składki zdrowotnej wyliczana jest automatycznie. Obliczenia dokonywane są na podstawie dokonywanych zapisów, ustawień ZUS oraz wprowadzonej informacji o remanencie. Dzięki tej opcji nie trzeba liczyć podstawy obliczenia składki zdrowotnej ręcznie czy samodzielnie uzupełniać druk ZUS DRA.

Wstępne prace nad zeznaniami rocznym

Przełom roku również rozpoczyna sezon pytań o zeznania roczne. W tym przypadku wiele biur rachunkowych rozpoczyna sporządzanie cenników usług rozliczeń rocznych oraz dodatkowych usług z tym związanych. W tym okresie również dobrze rozesłać do klientów ankietę, w której zapytamy m.in. czy zostały osiągnięte dochody z innych źródeł jak PIT-11/PIT-40/PIT-11A, czy chcą korzystać z ulg podatkowych, czy będzie miało miejsce rozliczenie z żoną/mężem. Ponadto warto już zawczasu powiadomić klienta aby wybrał organizację, na rzecz której przeznaczy 1,5% (z doświadczenia wiemy, że klientom podjęcie w tym zakresie decyzji zajmuje dużo czasu). Inną kwestią jest uprzednie przejrzenie czy na pewno posiadamy od klienta wszystkie potwierdzenia płatności za podatek dochodowy, składki ZUS czy uzyskaliśmy sporządzony remanent.
Rutyny związane z przełomem roku nie zawsze wynikają z umowy o usługi księgowe pomiędzy biurem a klientem, jednak praktykowane są przez wiele biur rachunkowych. Na pewno powyżej wymienione czynności postawią księgowego w pozytywnym świetle jako troszczącego się o interes klienta i tym samym zyskując większe zaufanie po stronie klienta.
Autor: Kinga Jańczak