Magdalena Kusik, Dorota Łubek i Bartek Bugajski, czyli zespół odpowiedzialny za polska certyfikacje Top Employers, opowiadają o tym, czego mogą spodziewać się firmy przystępujące po raz pierwszy, o sposobie weryfikacji udzielanych przez organizacje odpowiedzi i... o zachowywaniu zimnej krwi w obliczu nieprzewidzianych sytuacji.

Jakie firmy mogą uczestniczyć w programie?
M.K.: Nie każda organizacja chcąca wziąć udział w badaniu może do niego przystąpić. Podstawowy warunek, jaki musi spełnić firma, aby zarejestrować się jako uczestnik, to zatrudnianie odpowiedniej liczby pracowników – co najmniej 250 w przypadku organizacji działającej w Polsce lub 2,5 tys., jeśli mowa o międzynarodowej korporacji.

Jak firma może sprawdzić, czy jest gotowa na poddanie się badaniu i próbie zdobycia certyfikacji Top Employers?
D.Ł.: Jeżeli firma jest zainteresowania przystąpieniem do programu, pierwszym krokiem jest wstępna selekcja, podczas której omawiamy z firma zagadnienia dotyczące polityki personalnej istniejącej w organizacji, a następnie przedstawiamy rekomendację dotyczącą przystąpienia do badania. Niekorzystna rekomendacja nie oznacza, ze firma nie może przystąpić do badania, a jedynie ze oceniamy jej szanse na uzyskanie certyfikacji jako niewielkie. Wprowadzenie wstępnej selekcji skutkuje tym, iż firma zna swoje szanse na otrzymanie certyfikacji, a tym samym mniej jest organizacji, które ostatecznie jej nie otrzymują.

Czego mogą spodziewać się firmy przystępujące po raz pierwszy do certyfikacji?
D.Ł.: Na rynku istnieje wiele programów employer brandingowych odpowiadających na różne potrzeby firm. Program Top Employers nie tylko zapewnia informacje zwrotną co do statusu polityki personalnej firmy, zapewnia też porównanie wyników organizacji ze średnią badanych firm oraz najlepszymi pięcioma pracodawcami, ale także – poprzez współpracę z partnerami medialnymi – oferuje promocję laureatów programu certyfikacji Top Employers w danym roku. Przeprowadzamy zawsze szczegółową rozmowę z organizacjami, które zgłaszają się do nas, jak i z tymi, z którymi się kontaktujemy. To pozwala nam poznać potrzeby danej organizacji i upewnić się, ze program Top Employers może pomóc firmie w osiągnięciu jej celów.

Jak wygląda kwestionariusz Top Employers?
B.B.: Kwestionariusz najlepszych praktyk HR stanowi podstawę całego procesu certyfikacji Top Employers i pomaga firmom w maksymalizowaniu swoich szans na bycie wspaniałym pracodawca poprzez odpowiednie wdrażanie tych praktyk i zarządzanie nimi. Top Employers Institute od lat współpracuje ze swoimi interesariuszami w wielu krajach (z partnerami, ekspertami branżowymi, uczelniami, praktykami HR, firmami konsultingowymi oraz uczestnikami programu Top Employers), którzy zatwierdzali kwestionariusz najlepszych praktyk HR i wspierali jego rozwój aż do obecnej nowoczesnej postaci. Kwestionariusz składa się z 98 pytań dotyczących 585 praktyk zebranych w dziewięć tematów – obszarów zarzadzania zasobami ludzkimi. Są to strategia rozwoju talentów, planowanie potrzeb ludzkich, wdrażanie nowych pracowników (on-boarding), szkolenia i rozwój, zarządzanie wynikami, rozwijanie umiejetnosci przywódczych, rozwój kariery i planowanie sukcesji, wynagrodzenia i świadczenia, kultura. Każdy temat jest tak przygotowany, aby zadane pytania dotyczyły konkretnej praktyki lub przepisów: badamy strategię, priorytety, rolę dyrekcji, wybrane praktyki, mierniki, wskaźniki pomiaru efektywności oraz wsparcia technologicznego.

Odpowiedzi są wiarygodne? Jakie procedury stosuje TEI, żeby to zagwarantować?
D.Ł.: Kolejnym etapem w procesie certyfikacji Top Employers jest walidacja odpowiedzi. Jest to jeden z bardziej intensywnych etapów nie tylko dla nas, lecz również dla uczestników naszego programu. W tym momencie dział badawczy w siedzibie głównej sprawdza poprawność zaznaczonych odpowiedzi oraz wszelkie odstępstwa lub rozbieżności. Na tym etapie dział badawczy analizuje również dokumenty, które zostały załączone przez firmy do kwestionariusza najlepszych praktyk HR. Częścią walidacji jest także rozmowa walidacyjna przeprowadzana przez osobę kontaktową w celu upewnienia się, że pytania zostały poprawnie zrozumiane, a udzielone odpowiedzi są prawidłowe. Top Employers Institute przeprowadza walidację odpowiedzi w siedzibie firmy w grupie około 10 proc. uczestników badania. Podczas wizyty przedstawicieli Top Employers Institute w danej organizacji prezentowane są dowody potwierdzające wcześniej udzielone odpowiedzi.
M.K.: Warto dodać, że siedziba główna Top Employers Institute odpowiada za audyt wyników, natomiast zewnętrzna firma audytorska Grant Thornton przeprowadza co roku audyt stosowanej przez Top Employers Institute metodologii, procedur badawczych, procesów, systemów i danych.

A co z firmami, które nie otrzymają certyfikatu?
M.K.: Nie każda firma, która przystępuje do programu, zostanie certyfikowanym Top Employer – niezbędne jest spełnienie norm badania. W przypadku, gdy firma nie otrzyma certyfikacji Top Employers, informacje na ten temat pozostają poufne, a uzyskane przez organizację wyniki zostaną przedstawione podczas sesji feedbackowej. Przedstawiciele Top Employers Institute wyjaśnią, jak zostały ocenione poszczególne odpowiedzi i przeanalizują politykę personalną organizacji. Wyniki firmy są także porównywane do średniej wszystkich certyfikowanych uczestników jak i średniej najlepszej piątki.

Zdarzają się jakieś nieprzewidziane sytuacje?
M.K.: Nieprzewidziane sytuacje zdarzają się zawsze, bo tak to jest w życiu. Niemniej zespół Top Employers Polska działa według zasady „expect the unexpected” i zawsze w swoim działaniu stosuje się do tej dewizy.
B.B.: Najczęściej pojawiają się zapytania dotyczące wskaźników pomiarów efektywności czy mierników. Każda firma ma indywidualne podejście do tego, jak wylicza te dane, stąd też musimy być przygotowani, aby wyjaśnić w szczegółach, do jakich praktyk odnosi się dane pytanie i jak możemy wspomóc daną firmę w poprawnym wyliczeniu i przygotowaniu tych danych. Aby uniknąć nieprzewidzianych sytuacji i rozwiać wątpliwości dotyczące odpowiedzi na pytania, każdy z wypełniających kwestionariusz uczestników otrzymuje dodatkowy dokument – „Objaśnienia i glosariusz”, którego zadaniem jest wytłumaczenie, o co pytamy respondentów w poszczególnych pytaniach.

Na co mogą liczyć firmy ze strony Top Employers Institute po certyfikacji?
M.K.: Każdy z uczestników, który został wyróżniony tytułem Top Employers, ma prawo do posługiwania się nim przez rok. Top Employers Institute jako instytut certyfikujący udostępnia zdobywcom certyfikacji narzędzia do komunikacji. Narzędzia te i sposób ich wykorzystania są obszernie omawiane podczas webinarium dotyczącego komunikacji. Laureaci programu Top Employers mają do nich dostęp poprzez tzw. resource centre. Oprócz gotowych do użycia komunikatów prasowych czy inspirujących przykładów, jak firmy na całym świecie wykorzystują znak certyfikacji w swojej komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, Top Employers Institute ukazuje również możliwość wykorzystania materiałów marketingowych.