W przypadku pracodawców są to obowiązki informacyjne oraz wynikające z konieczności reakcji na składane mu deklaracje, wnioski i oświadczenia pracowników.

WZORY FORMULARZY DLA PRACODAWCY

  • Informacja dotycząca PPK

PPK plik wzór 1 Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec pracownika

Obowiązek informacyjny, zgodnie z Ustawą o PPK, dotyczy pracodawców wdrażających PPK oraz zatrudniających nowego pracownika.

O czym powinien informować pracodawca? Obowiązkowo o konieczności złożenia wniosku o zawarcie umowy o prowadzenia PPK przez osoby 55+, o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej przez uczestnika PPK.

Nie ma jednego obligatoryjnego wzoru formularza, proponujemy więc ten, który przygotował Polski Fundusz Rozwoju odpowiedzialny za program PPK.

Tak jak nie ma jednego wzoru formularza do zrealizowania obowiązku informacyjnego, tak nie ma też narzuconej daty, ale oczywiście warto przedstawić go pracownikom jak najszybciej, by mogli niezwłocznie skorzystać z proponowanych opcji.

  • Informacja o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową po zmianie instytucji finansowej

PPK plik wzór 2 Informacja o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową po zmianie instytucji finansowej

Pracodawca może podjąć decyzję o zmianie instytucji finansowej, która zarządza środkami gromadzonymi w PPK. By to zrealizować, musi wpierw zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową, a dopiero później wypowiedzieć umowę dotychczasowej instytucji. Kolejnym krokiem będzie zawarcie nowej umowy o prowadzenie PPK dla wszystkich osób zatrudnionych.

Ta informacja powinna trafić do wszystkich osób zatrudnionych, które w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez pracodawcę umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową, były uczestnikami PPK i miały umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową, której pracodawca umowę wypowiedział.

Kiedy nowa umowa o zarządzanie zostanie zawarta, pracownik otrzyma swój nowy rachunek PPK w nowej instytucji finansowej. Bieżące wpłaty będą dokonywane do nowej instytucji finansowej, a dotychczas zgromadzone środki będą przeniesione na nowy rachunek, jeśli pracownik zgodzi się na transfer lub pozostaną na starym koncie.

W przypadku zmiany instytucji finansowej pracodawca w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją musi poinformować pracownika o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową. Jeśli pracownik nie poinformuje pracodawcy w formie pisemnej o braku zgody na transfer jego środki zostaną przeniesione do nowej instytucji.

  • Informacja o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową po otrzymaniu oświadczenia uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie PPK

PPK plik wzór 3 Informacja o obowiązku złożenia wniosku o wypłatę transferową po otrzymaniu oświadczenia uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie PPK

Obowiązek ten dotyczy pracodawcy, któremu nowo zatrudniony pracownik złożył oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK czyli de facto o posiadanych przez niego rachunkach PPK. Konsekwencją będzie to, że środki na nich zgromadzone trafią na rachunek PPK pracownika prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o zarządzanie PPK ma pracodawca, chyba, że pracownik poinformuje o braku zgody na przeniesienie tych środków.

  • Informacja o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK

PPK wzór 4 Informacja o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK

Obowiązek ten dotyczy każdego pracodawcy prowadzącego PPK.

Zgodnie z art. 23 ust. 6 ustawy o PPK podmiot zatrudniający zobowiązany jest wznowić dokonywanie wpłat od 1 kwietnia (co 4 lata – pierwszy raz w 2023 r.), za każdą osobę zatrudnioną, która złożyła deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Zasada dobrowolności przynależności do PPK pozwoli z kolei pracownikowi albo przystąpić do programu, albo ponownie zrezygnować. Jeśli podejmie tę drugą decyzję – musi złożyć nową deklarację rezygnacji podmiotowi zatrudniającemu.

WZORY DEKLARACJI, WNIOSKÓW I OŚWIADCZEŃ DLA PRACOWNIKA

  • Wniosek osoby zatrudnionej o zawarcie umowy o prowadzenie PPK

PPK wzór 5 Wniosek osoby zatrudnionej o zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK składa pracownik, który ukończył 55 lat i nie ukończył jeszcze 70 lat.

Ustawa o PPK nie precyzuje jak ma wyglądać taki wniosek, poza tym, że musi być opatrzony własnoręcznym podpisem. Złożyć można go w dowolnym momencie.

  • Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat dodatkowych do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK

PPK plik wzór 6 Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat dodatkowych do Pracowniczych Planów Kapitałowych

Wpłata dodatkowa może wynosić do 2 proc. wynagrodzenia (czyli maksymalnie, wraz z wpłatą podstawową może ona wynieść 4 proc.). Deklarację składa uczestnik PPK, który oprócz wpłaty podstawowej, chce odprowadzać składkę dodatkową do PPK.

Taką deklarację składa też ten uczestnik PPK, który chce z wpłaty dodatkowej zrezygnować lub zmienić jej wysokość.

  • Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych do Pracowniczych Planów Kapitałowych

PPK plik Wzór 7 Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych do Pracowniczych Planów Kapitałowych

Co miesiąc 2 proc. wynagrodzenia uczestnika PPK pracodawca odprowadza na jego konto w instytucji finansowej. Gdy pracownik ma niższe dochody, a łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 120 proc. aktualnego minimalnego wynagrodzenia – może obniżyć wpłatę podstawową do wysokości od 0,5 do 2 proc. wynagrodzenia brutto.
Jeżeli w którymkolwiek miesiącu, w którym wysokość wpłat podstawowych, finansowanych przez uczestnika PPK wynosiła mniej niż 2 proc. jego wynagrodzenia, a uczestnik osiągnął łączne miesięczne wynagrodzenie z różnych źródeł przekraczające kwotę odpowiadającą 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, za rok, w którym nastąpiło takie przekroczenie dopłata roczna nie przysługuje.
  • Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

PPL plik wzór 8 Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

Zgodnie z art. 23. Ust 2, Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Zawiera ona dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia.

UWAGA: To jedyny formularz będący oficjalnym wzorem. Deklaracja musi być złożona na piśmie bezpośrednio (nie mailowo) i zawierać własnoręczny podpis pracownika.

Możliwe są dwie opcje rezygnacji: jeszcze przed zawarciem umowy o prowadzenie oraz już po jej zawarciu. W pierwszym przypadku pracownik nie staje się uczestnikiem PPK, jego nazwisko nie figuruje na liście, będącej załącznikiem do umowy o prowadzenie. W drugim przypadku, jeśli deklaracja rezygnacji zostanie złożona już po zawarciu umowy o prowadzenie, pracownik nie przestaje być uczestnikiem PPK, ale na jego konto nie trafiają żadne wpłaty. Od miesiąca, w którym złożył rezygnację przestaje się dokonywać za niego wpłat do PPK.

  • Wniosek osoby zatrudnionej o dokonywanie wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych

PPK wzór 9 Wniosek osoby zatrudnionej o dokonywanie wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych

Wniosek ten składa osoba, która wcześniej złożyła deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a teraz chce się z tego wycofać. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracownik podjął decyzję, by zostać uczestnikiem PPK (deklaracja rezygnacji była złożona przed zawarciem w jego imieniu umowy o prowadzenie), jak i gdy chce wznowić odprowadzanie wpłat na swój rachunek (deklarację rezygnacji składał, gdy już był uczestnikiem PPK).

Wniosek o dokonywanie wpłat do PPK wymaga formy pisemnej. Nie obowiązuje żaden obligatoryjny wzór, natomiast oświadczenie woli musi być opatrzone własnoręcznym podpisem.

  • Oświadczenie uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie PPK

PPK plik wzór 10 Oświadczenie uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie PPK

Nowo zatrudniony pracownik, uczestnik PPK, musi w ciągu 7 dni, po upływie 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, złożyć pracodawcy oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK.

Jest to niezbędne, by nowy pracodawca mógł - za zgodą pracownika - przekazać jego dotychczasowe oszczędności, zgromadzone na rachunku PPK na nowy rachunek. Prowadzić go będzie instytucja finansowa, z którą umowę o zarządzanie i umowę o prowadzenie PPK zawarł ten pracodawca.

Odpowiednie formularze można pobrać w sposób łatwy i szybki np. dzięki aplikacji Comarch PPK. A co jeszcze ważniejsze – z gwarancją, że są one aktualne.

- W aplikacji Comarch PPK dostępne są formularze związane z uczestnictwem pracowników w programie, które są niezbędne do obsługi PPK w firmie. Działy kadrowo-płacowo mają wszystkie formularze w jednym miejscu, nie muszą sięgać do rozporządzeń czy szukać ich w Internecie, dzięki czemu zaoszczędzają czas – przekonuje Magdalena Pacan z firmy Comarch. - Wygenerowane w aplikacji formularze będące deklaracjami pracowników zawierają automatycznie uzupełnione dane pracodawcy oraz pracownika, co ułatwia pracownikowi wypełnienie takiej deklaracji i dodatkowo pozwala na wyeliminowane ryzyka popełnienia błędów w danych. Wiele składanych przez pracowników deklaracji powoduje konieczność przekazania tych danych do instytucji finansowych przez pracodawcę. W tym obszarze aplikacja także wspiera działy kadrowo-płacowo. Z poziomu aplikacji można automatycznie przesłać informację o przystąpieniu pracownika do PPK czy wniosek o wypłatę transferową do instytucji finansowej – wyjaśnia ekspertka PPK Comarch.