Wyboru instytucji finansowej pracodawca dokonuje w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowniczą, ale ostatecznie to na nim spoczywa odpowiedzialność za podjętą decyzję. Ustawodawca ułatwił zadanie w tym stopniu, że na stronie mojeppk.pl umieścił wizytówki 20 wybranych instytucji finansowych.

https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html

Zgodnie z art. 36. 1. Ustawy o PPK, na liście mogły się znaleźć: fundusz inwestycyjny, fundusz emerytalny lub zakład ubezpieczeń. W punkcie 2. Art. 36 ustawodawca dodał też, że fundusz inwestycyjny, fundusz emerytalny lub zakład ubezpieczeń, prowadzi rachunki PPK uczestników w taki sposób, aby możliwe było wyodrębnienie wpłat dokonanych przez podmiot zatrudniający, osobę zatrudnioną, wpłaty powitalnej i dopłat rocznych, a także przyjętych wypłat transferowych i wpłat dokonanych w ramach konwersji lub zamiany.

By spełnić warunki i zostać jedną z instytucji finansowych prowadzących PPK, fundusz musi:
• zarządzać co najmniej ośmioma funduszami zdefiniowanej daty utworzonymi dla celów PPK, spełniającymi wymogi określone w ustawie o PPK,
• mieć co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami inwestycyjnymi typu otwartego, funduszami emerytalnymi lub otwartymi funduszami emerytalnymi, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – co najmniej 3-letnie doświadczenie w oferowaniu ubezpieczeń z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym,
• posiadać kapitał własny, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – dopuszczone środki własne, w wysokości co najmniej 25 mln zł, w tym co najmniej 10 mln zł w środkach płynnych rozumianych jako lokaty określone dla funduszu rynku pieniężnego.




Czym kierować się przy wyborze instytucji finansowej?

Wiarygodność instytucji finansowej, rozpoznawalność marki oraz jej doświadczenie na rynku to czynniki, które warto brać pod uwagę, dokonując wyboru instytucji finansowej. Wieloletnia obecność na polskim rynku i efektywne zarządzanie aktywami polskich klientów z pewnością gwarancją doświadczenia. Osiągane przez potencjalnych zarządzających PPK stopy zwrotu/wyniki inwestycyjne i możliwość wykazania stopy zwrotu wyższej od średniej rynkowej dodatkowo wzmacniają ofertę.

Atutem jest doświadczenie instytucji w obsłudze produktów emerytalnych typu IKE, IKZE oraz PPE i w operowaniu funduszami zdefiniowanej daty. Ważna jest też skala działania (firmy działające np. nie tylko w Polsce) oraz także to, czy jest to firma państwowa czy komercyjna (prywatna). - Wielu klientów podejmowało decyzje, kierując się narodowością kapitału. Dla jednych to była zaleta, dla innych wada, ale tego typu kryterium się pojawia – mówił w wywiadzie Mateusz Gołąb, szef projektu PPK w Grupie AXA, współpracujący m.in. z Comarch PPK.

Koszty obsługi

Ustawa definiuje maksymalną wysokość opłaty za zarządzanie. Jest to 0,5 % wartości aktywów netto funduszu. Dopuszcza też sytuację, gdy opłata może zostać obniżona, zależnie od postanowień zawartej umowy o zarządzanie PPK. Od momentu włączenia do PPK pierwszej grupy, czyli 250 plus w styczniu 2019 roku, widać wyraźnie, że instytucje finansowe albo rezygnują z opłaty, albo proponują niższą, promocyjną stawkę opłaty za zarządzanie, uznając to za element specjalnej strategii. To kryterium z pewnością na razie nie przesądza o wyborze instytucji finansowej.

Wsparcie administracyjne i technologiczne przy wdrożeniu i prowadzeniu PPK

Wielu pracodawców patrzy na ofertę instytucji finansowych także z perspektywy łatwości wdrożenia i obsługi. Istotna jest więc dobra relacja instytucji finansowej z firmą, dostawcą systemu kadrowo-płacowego a także możliwość integracji z systemem poprzez API w pakiecie, a nie jako dodatkowy program rozwoju.

Instytucje finansowe oferują pracodawcom wsparcie w realizacji obowiązków i zadań związanych z wdrożeniem programu. Na przykład pomoc w dostosowaniu systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK czy udostępnienie gotowych umów o zarządzanie PPK lub prowadzenie PPK.

Bezpieczne i nowoczesne zaplecze technologiczne jest jedną z ważniejszych przesłanek w wyborze instytucji finansowej. Warto zdawać sobie sprawę, że wdrożenie PPK to dopiero początek, a obowiązki związane z obsługą PPK w firmie to czynności, które będą wykonywane cyklicznie. Wśród nich naliczanie wpłat do PPK i przesyłanie informacji o ich wysokości do instytucji finansowej. To dlatego warto sprawdzić jakie możliwości oferuje dana instytucja finansowa. Kwestią nie do przecenienia jest na przykład sposób wymiany danych między nią a instytucją finansową. Dzięki współpracy z dostawcami oprogramowania, takimi jak np. Comarch PPK, pracodawca z poziomu swojego systemu kadrowo-płacowego ma możliwość przesłania danych do instytucji finansowej bez generowania plików i bez logowania się na dodatkowych stronach internetowych. Wszystkie dane dotyczące PPK ma w swoim systemie, może je weryfikować i upewnić się, że zostały one przekazane poprawnie do instytucji. Do tego dochodzi też bezpieczeństwo wymiany danych.

- Aplikacja Comarch PPK umożliwia współpracę z każdą z instytucji finansowych obsługujących Pracownicze Plany Kapitałowe na rynku polskim. Dodatkowo w Comarch PPK współpraca z niektórymi instytucjami finansowymi jest rozszerzona i zautomatyzowana. Istnieje na przykład możliwość złożenia wniosku o zawarcie umowy o zarządzanie PPK bezpośrednio w aplikacji, a także opcja w pełni automatycznej wymiany danych o pracownikach i składkach. Wyświetlany w programie szereg powiadomień i przypomnień o upływających terminach związanych z PPK sprawia, że aplikacja Comarch PPK staje się swoistym drogowskazem dla pracodawcy w procesie obsługi PPK. Aplikacja wspomaga także proces zmiany instytucji finansowej - Jarosław Bogacz, projektant aplikacji Comarch PPK

Zmiana instytucji finansowej jest możliwa

Jeśli wybrana instytucja finansowa nie spełni oczekiwań, pracodawca po uzgodnieniu z pracownikami może wybrać inną. Należy przy tym dopełnić terminów i kolejności działań: wpierw trzeba wybrać nową instytucję finansową, zawrzeć z nią umowę o zarządzanie, następnie w ciągu 7 dni zawrzeć nową umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich osób, które uczestniczyły w PPK.

Co stanie się z oszczędnościami pracowników? Pracodawca ma obowiązek transferu z dotychczasowych rachunków na rachunki PPK w nowej instytucji finansowej. Jeśli jednak pracownicy nie będą chcieli z tego rozwiązania skorzystać, chcąc pozostawić zgromadzone środki na obecnych kontach, pracodawca musi się do tej decyzji dostosować. Pracownicy muszą zakomunikować na piśmie, że nie wyrażają zgody na transfer środków, a wtedy pozostaną one na rachunku do czasu ich wypłaty, transferu lub zwrotu. Jeśli takiej informacji pracodawca nie otrzyma, ma obowiązek uznać, że pracownicy wyrażają zgodę na transfer środków na nowy rachunek.

Warto pamiętać, że o zmianie instytucji finansowej można też mówić w związku ze zmianą miejsca pracy przez pracownika. Pracodawca powinien zawrzeć w jego imieniu i na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK, a instytucja finansowa, z którą taka umowa jest podpisywana, utworzyć dla niego nowy rachunek. Pracodawca powinien też poinformować pracownika o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej dotychczasowym rachunku PPK na nowy rachunek. I tak jak w przypadku zmiany instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający, uczestnik PPK może nie zgodzić się na złożenie tego wniosku. Na złożenie sprzeciwu (poinformowanie podmiotu zatrudniającego w formie pisemnej o braku zgody na transfer) ma siedem dni od otrzymania informacji od podmiotu zatrudniającego. W razie niewyrażenia zgody środki zgromadzone na jego dotychczasowym rachunku PPK pozostaną na nim do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

Nowy pracodawca powinien też otrzymać od pracownika oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. Powinno ono zawierać oznaczenie instytucji finansowych, z którymi je zawarto. Obliguje go to do podjęcia działań, których skutkiem będzie przeniesienie oszczędności między rachunkami PPK pracownika.