Pracodawco, przygotuj się dobrze, potem sobie (i działom kadrowo-płacowym) podziękujesz

Zanim dział kadrowo-płacowy dokona pierwszych wpłat do PPK, musi odpowiednio przygotować się do tej czynności. Tu nie ma miejsca na podejście – jakoś to będzie. Proces przygotowań warto rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem i ze starannością na każdym etapie. Solidna baza będzie kluczem do sukcesu we wdrażaniu i potem w prowadzeniu PPK.

Przede wszystkim warto odpowiednio wcześniej zacząć tworzyć listy pracowników,  którzy zostaną automatycznie wpisani do PPK. Znajdą się na nich ci, którzy ukończyli 18. rok życia, a nie ukończyli  55. roku życia. Pracownicy – czyli osoby, od których wynagrodzenia odprowadzane są składki emerytalno-rentowe, inaczej mówiąc podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zatrudnienia na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Będą to zarówno zatrudnieni na umowie o pracę, jak i zleceniobiorcy oraz wykonujący pracę nakładczą czyli chałupniczą, a także członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych; członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji. Z PPK będą mogli też korzystać obcokrajowcy zatrudnieni w Polsce.

Nic nie jest constans. Stworzona lista będzie się zmieniać, gdyż pracownik w dowolnym momencie może zadeklarować rezygnację z uczestnictwa w programie. Może też do niego powrócić.

Na konto pracownika środki będą wpływać z trzech źródeł. Pierwszym z nich jest budżet państwa, który zasila konto pracownicze jednorazową wpłatą powitalną 250 zł, a potem raz w roku kwotą w wysokości 240 zł. Drugim źródłem jest sam pracownik, który co miesiąc będzie mógł przekazać wpłatę podstawową w wysokości do 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto. Jeśli będzie zainteresowany wyższą kwotą, to maksymalnie może odprowadzić 4 proc. swojego wynagrodzenia brutto. Trzecim źródłem wpłat jest pracodawca, który co miesiąc wpłaci obowiązkowo 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Gdyby chciał, to może zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką (taką decyzję warto podjąć także w początkowym etapie przygotowań, szacując koszty wdrażania PPK oraz możliwości budżetowe). Wpłata dodatkowa może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto, co  w sumie może dać maksimum 4 proc. wynagrodzenia brutto pracownika.

Jeśli pracownik osiąga najniższe dochody (łączne wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 120 proc. aktualnego minimalnego wynagrodzenia), wpłata podstawowa może być mniejsza i wynieść od 0,5 proc. wynagrodzenia brutto do 2 proc. Jeśli więc pracownik zarabia łącznie maksymalnie 120 proc. aktualnego minimalnego wynagrodzenia czyli do 2700 zł (płaca minimalna to 2250 zł), może płacić niższą składkę.

Nic nie jest constans… Już była o tym mowa? Tak, powtarzamy to po raz kolejny, bo stała nie będzie też wysokość comiesięcznych wpłat. Uczestnicy PPK mogą zmieniać deklaracje co do wysokości stawek. To po pierwsze. Wysokość kwot, mimo zadeklarowanej stawki, może się też różnić jeśli np. pracownik był na urlopie bezpłatnym albo na zwolnieniu lekarskim  i nie osiągnął 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego. Albo gdy otrzymał premię lub nagrodę, od której odprowadzane są składki emerytalno-rentowe. Wszystkie te informacje muszą być uwzględnione przed dokonaniem comiesięcznej wpłaty na konto PPK.

O tym wszystkim (i o wielu innych drobnych, ale niezbędnych  czynnościach) muszą pamiętać pracownicy działu kadrowo-płacowego i uwzględniać przed dokonaniem wpłaty. Dlatego już na tym etapie przygotowującym do wdrożenia PPK warto wykorzystać odpowiedni program. Pomoże on sporządzić listę pracowników  wraz z informacją, czy pracownik pozostaje w Pracowniczych Planach Kapitałowych, czy też zrezygnował z uczestnictwa w nich, wprowadzić do bazy informacje o wysokości zadeklarowanych składek. I na tym nie koniec.

 Jak jeszcze może pomóc dobrze dobrany program mówi Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP. - Aplikacja powinna prowadzić użytkownika przez cały proces związany z obsługą PPK w firmie. Powinna umożliwiać realizację obowiązków wynikających z ustawy o PPK takich jak prowadzenie ewidencji uczestników programu, naliczanie składek PPK czy przekazywanie informacji o deklaracjach pracownika czy wpłatach do instytucji finansowej, ale także podpowiadać użytkownikowi czynności, które należy wykonać w danym momencie np. poinformować o konieczności zgłoszenia pracownika do programu po przepracowaniu odpowiedniego okresu czy przypomnieć o terminie przesłania informacji o rezygnacji pracownika z PPK do instytucji finansowej.

Różne pytania (łatwe i trudne, ale często się pojawiające) przy naliczaniu wpłaty do PPK

•    Jak liczone są składki przekazywane do PPK? Od wynagrodzenia  brutto czy netto? – To jedno z najczęstszych pytań pracowników, kierowane do działów kadrowo-płacowych.

Wpłaty finansowane przez pracownika naliczane są od pensji brutto, natomiast potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu i oskładkowaniu.

•    Kwota miesięczna nie będzie zawsze taka sama – to już wiemy. Jakie składniki wynagrodzenia uwzględniać przy wyliczaniu wpłat? Czy premie i nagrody powinny być brane pod uwagę?

Ustawa o PPK definiuje wynagrodzenie jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy). W związku z tym, decydującym kryterium czy dany składnik należy uwzględniać przy wyliczaniu wpłat do PPK jest wliczanie do podstawy składek emerytalno-rentowych. Jeśli od premii i nagród są naliczane składki ZUS to oznacza, że stanowią także podstawę składek PPK.  Dofinansowanie do karnetu do klubu sportowego czy pakietu medycznego (np. w wysokości 50 proc.) albo nagroda jubileuszowa nie będzie brane pod uwagę, gdyż tego typu bonusy są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Ale jeśli pracodawca funduje pakiety w całości albo przekazał pracownikowi nagrodę świąteczną, to ponieważ nalicza się od nich składki na ubezpieczenia społeczne, to i składki na PPK. 

•    Jak ustalić wynagrodzenie uczestnika PPK jeśli przebywał on na zwolnieniu lekarskim lub wziął urlop bezpłatny?

Zgodnie z art. 26 ust. 1 i 2 oraz art. 27 ust 1, 2 i 3 ustawy o PPK, wpłaty do PPK stanowią określony procent wynagrodzenia uczestnika PPK, zdefiniowanego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Tak więc, jak czytamy w Poradach prawnych portalu mojeppk.pl, jeśli uczestnik PPK przepracował tylko część miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych (absencja chorobowa, urlop bezpłatny), ale podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, osiągana z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc będzie równa lub niższa niż kwota odpowiadająca 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, to należy przyjąć, że osoba zatrudniona w danym miesiącu ma prawo do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art.27 ustawy o PPK. Ale jeśli mimo przepracowania jedynie części miesiąca, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie wyższa niż kwota1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, należy przyjąć, że osoba zatrudniona w danym miesiącu nie ma prawa do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art.27 ustawy o PPK. 

•    Czy należy dokonywać wpłat do PPK jeśli pracownik przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim lub urlopie macierzyńskim?

Nie, ponieważ podczas zwolnienia chorobowego lub urlopu macierzyńskiego pracownik nie pobiera wynagrodzenia, lecz otrzymuje środki z ubezpieczenia społecznego.

•    Co zrobić, jeśli zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA zostało dostarczone po terminie wypłaty wynagrodzenia i nastąpiła nadpłata? 

Niezbędna będzie korekta. Pracodawca, który naliczył, pobrał, a następnie dokonał  wpłaty  do PPK naliczonej od nadpłaconego wynagrodzenia, powinien w miesiącu, w którym rozliczył korektę wynagrodzenia, obliczyć wpłatę od wynagrodzenia odpowiednio obniżonego o kwotę tej nadpłaty i przekazać ją do PPK.

•    Jak zwrócić wpłatę do PPK dokonaną np. za listopad,  jeśli pracownik rezygnuje z wpłat do PPK pod koniec tego miesiąca, np. 30 listopada.

Ustawa o PPK – artykuł 23, ust 4 określa, że podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK, który złożył deklarację rezygnacji, począwszy od miesiąca, w którym została ona złożona. Tak więc firma nie powinna dokonać wpłaty za listopad, a jeśli już jej dokonała, wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji, informuje też o tym wybraną instytucję finansową oraz powiadamia ją, że musi ona dokonać wpłaty zwrotnej oraz dokonać korekty na liście płac. 

•    Jeśli umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta 12 listopada 2019 roku, kiedy należy dokonać pierwszej wpłaty?

Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o PPK, wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Określone w tym przepisie wyrażenie „wpłat dokonuje się” oznacza czynność techniczną, polegającą na przekazaniu określonej wysokości środków finansowych na konto wybranej instytucji finansowej. W sytuacji, gdy umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta w listopadzie 2019 r., pracownik już w tym miesiącu staje się uczestnikiem PPK, za którego wpłaty będą musiały zostać dokonane. W takim przypadku, jeżeli wynagrodzenie za listopad zostanie wypłacone w listopadzie, wpłaty do PPK będą dokonywane od grudnia 2019 r., zgodnie z art. 28 ust. 4, do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane, czyli pierwsze wpłaty do PPK dla tego pracownika zostaną dokonane najpóźniej w dniu 15 grudnia 2019 r. Jeżeli zaś wynagrodzenie za listopad zostanie wypłacone w grudniu, termin dokonania wpłat do PPK ulega odpowiedniemu przesunięciu o miesiąc (styczeń 2020 r.).

•    Czy decyzja o zniesieniu 30-krotności w przypadku PPK wpływa na składki pracowników?

W przypadku przekroczenia przez osobę zatrudnioną limitu 30-krotności wpłaty do PPK powinny być nadal naliczane, pobierane i dokonywane . Dla zarabiających co najmniej  11 912,50 zł brutto co miesiąc oznacza to większe składki na koncie PPK. 

Liczymy, że odpowiedzi na pytania, będą pomocne i mamy świadomość, że to tylko mały procent z tych pytań, które mogą się pojawić podczas naliczania wpłat do PPK. Te wszystkie działania może ułatwić odpowiednia aplikacja.

- PPK to nowe obowiązki, którym muszą sprostać działy kadrowe. Aplikacja do obsługi PPK powinna być prosta, intuicyjna  i prowadzić użytkownika przez cały proces związany z PPK. Aplikacja Comarch PPK po odnotowaniu informacji o deklaracjach pracowników dotyczących uczestnictwa w programie podpowiada, dla kogo należy naliczyć wpłaty do PPK za dany miesiąc. Na podstawie wprowadzonej podstawy składki są naliczane automatycznie w wysokości określonej w danych pracownika. Aplikacja dodatkowo kontroluje czy pracownik, który złożył wniosek o obniżenie wpłaty podstawowej ma rzeczywiście do tego prawo w danym miesiącu na podstawie podanej kwoty podstawy, co jest wygodne i pozwala na prawidłowe naliczenie wpłat. Przesłanie danych dotyczących wysokości pobranych wpłat dla poszczególnych pracowników do instytucji finansowych jest także bardzo proste. Jeśli firma prowadzi PPK w instytucji finansowej, z którą wymiana danych z poziomu aplikacji Comarch PPK jest automatyczna, to wysyłka jest możliwa za pomocą jednego kliknięcia myszką – komentuje Magdalena Pacan.

Powtarzalność procesów, korekty listy płac, zawieranie nowych umów…

To będzie codzienność działów kadrowo-płacowych. To dlatego tak ważny podczas wyboru instytucji finansowej był także aspekt obsługi, dostosowanie systemów. Łatwość przesyłu środków, łatwość nanoszenia korekt, łatwość aktualizacji danych jest w tym procesie nie do przecenienia.  Program, który pozwala nie tylko naliczyć składki, ale też  przekazuje płatnikowi informację jaką kwotę globalnie winien przekazać do instytucji finansowej minimalizuje ryzyko pomyłek.

- Korekty wypłat to codzienność dla kadr. Są one wykonywane z różnych przyczyn. Po wprowadzeniu PPK w przedsiębiorstwie korekta wypłaty może wiązać się także z koniecznością skorygowania wpłat do PPK. Z poziomu aplikacji Comarch PPK można wykonać korektę składek PPK oraz przesłać odpowiednią informację do instytucji finansowej – tłumaczy Magdalena Pacan z Comarch.