Chcę jako kierownik jednostki scedować na inną osobę odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Konkretnie zamierzam wyznaczyć głównego księgowego. Zmieniłbym w tym celu zapis w instrukcji inwentaryzacyjnej. Czy mogę tak zrobić?

Nie. Wyłącznie kierownik odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury. Wynika to wprost z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.), zgodnie z którym kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Spisu nie może więc zarządzić żaden inny pracownik jednostki, nawet w randze głównego księgowego. Sam spis mogą przeprowadzić inne osoby i odpowiadać za rzetelne przeprowadzenie technicznych czynności spisu z natury. Natomiast kierownik odpowiedzialny jest za inwentaryzację jako całość. Tu warto wskazać również na zapisy stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów odnoszące się do odpowiedzialności kierownika jednostki. Tam wprost zapisano, że „nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, o których mowa w art. 11 ust. 2 u.r.”.
Kierownik jednostki może oczywiście na mocy zarządzenia wewnętrznego decydować o roli głównego księgowego i podległego mu personelu w wykonywaniu zadań inwentaryzacyjnych. W stanowisku KSR jest wskazówka, że ze względu na to, iż inwentaryzacja drogą spisu z natury jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, zadaniem księgowego jest wspomaganie kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. Główny księgowy może więc sprawować nadzór nad przeprowadzeniem spisu z natury, rozliczeniem powstałych różnic w toku inwentaryzacji (pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych). To właśnie zwykle do kompetencji głównego księgowego należy przedstawienie kierownikowi jednostki wniosków w sprawie m.in. powołania przewodniczącego bądź całego składu komisji inwentaryzacyjnej, a także innych niezbędnych organów (np. rzeczoznawców do oceny przydatności zapasów, do określania stopnia winy osób odpowiedzialnych). Ponadto główny księgowy może przygotowywać projekty instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzeń wewnętrznych w sprawie inwentaryzacji. Jemu także zazwyczaj powierza się sprawowanie ogólnego nadzoru merytorycznego nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. Co ważne, zwykle dopiero po zaopiniowaniu przez głównego księgowego kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza (lub nie) wnioski komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

Przykład

Zapisy w instrukcji
W jednostce budżetowej wprowadzono zasady odnośnie do inwentaryzacji.
Do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy:
• przedstawienie dyrektorowi wniosków w sprawach: powołania przewodniczącego,
• sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,
• uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,
• zapewnienie uzgodnienia ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych polach spisowych,
• zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury, tj. środków pieniężnych i kredytów bankowych oraz rozrachunków, z wyjątkiem spornych i wątpliwych, publicznoprawnych oraz z pracownikami i innymi osobami nieprowadzącymi ewidencji – drogą uzgodnienia sald,
• zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury i potwierdzeniem sald tj. pozostałych aktywów i pasywów – drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją,
• zapewnienie wyceny arkuszy spisowych,
• ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,
• zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Natomiast do dyrektora w zakresie inwentaryzacji należy: wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów) w zakresie inwentaryzacji, powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji, zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej, podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w tej sprawie.
Dyrektor jest odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. ©℗
Podstawa prawna
art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. z 2016 r. poz. 55)