Niecałe dwa miesiące temu ukazał się długo wyczekiwany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, który ma na celu implementacje dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Zarówno unijne jak i projektowane obecnie polskie regulacje, mają na celu ochronę sygnalistów, czyli osób zgłaszających informacje dotyczące naruszenia prawa, poprzez nałożenie na przedsiębiorców obowiązku wdrożenia w swoich organizacjach wewnętrznych systemów umożliwiających poufne i bezpiecznie zgłaszanie naruszeń. Projektowana ustawa powinna niebawem wejść w życie, a co za tym idzie przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 250 pracowników jak i administracja publiczna powinni już wkrótce posiadać regulaminy zgłoszeń określające wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych. Ten sam obowiązek spocznie również na średnich przedsiębiorcach (50-249 pracowników), jednak ta grupa ma nieco więcej czasu na przygotowania, gdyż nowe regulacje będą ich obowiązywać dopiero od grudnia 2023 r. Przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników pałają entuzjazmem, gdyż ich grupa w ogóle nie musi wdrażać nowych regulacji, ale czy na pewno jest się z czego cieszyć?
Wdrożenie skutecznego systemu whistleblowing w niektórych branżach jest to absolutnie wskazane, zaś Centralne Biuro Antykorupcyjne wręcz zaleca tworzenie kanałów do zgłaszania naruszeń w przedsiębiorstwach z sektorów, które są szczególnie narażone na działania korupcyjne. Jednym z nich jest rynek farmaceutyczny, który już od jakiegoś czasu stawia na budowanie zaufania konsumentów do branży, poprzez wdrażanie restrykcyjnych kodeksów etycznych i promowanie zasad transparentności. Elementem zwiększającym zaufanie i przejrzystość działań firm farmaceutycznych jest również dobrowolne wdrażanie i popularyzowanie wśród pracowników kanałów umożliwiających anonimowe zgłaszanie naruszeń. Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego wiele firm już dawno zdecydowało się na przyjęcie systemów whistleblowing. Promowanie otwartości w reagowaniu na występowanie nieprawidłowości i tworzenie w organizacji tzw. „speak-up culture” wiąże się z wymiernymi korzyściami dla każdego przedsiębiorstwa. Statystyki jednoznacznie pokazują, że zgłoszenia od sygnalistów stanowią najważniejsze źródło pozyskiwania informacji o nieprawidłowościach w organizacji i często są jedynym możliwym kanałem, dzięki którym udaje się je wykryć.
W branży farmaceutycznej o naruszenie przepisów korupcyjnych wcale nie jest trudno. Przykładami działań wysokiego ryzyka są chociażby kontakty przedstawicieli medycznych z osobami wykonującymi zawody medyczne, udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzenie reklamy produktów leczniczych, jak i udział w postępowaniach refundacyjnych czy dopuszczających leki do obrotu. Do naruszeń może dojść na wielu płaszczyznach, a ich negatywne skutki dla przedsiębiorstwa z pewnością odbiją się szerokim echem. Działając w tak mocno regulowanym obszarze, który jednocześnie jest tak intensywnie wystawionym na akty korupcji, każdy przedsiębiorca powinien zatroszczyć się o możliwie szeroką ochronę dla siebie i swoich pracowników.
Wiele organizacji niestety traktuje projektowane przepisy jako obowiązek przyjęcia nowej procedury i na tym właściwie planuje zakończyć wdrażanie systemu whistleblowing. O ile samo wdrożenie nowej polityki nie wydaje się być trudnym zadaniem, o tyle wypracowanie kultury organizacyjnej, w której dokonywanie zgłoszenia naruszenia przez sygnalistę, nie będzie się negatywnie kojarzyło z donosicielstwem, może okazać się żmudnym i długotrwałym procesem wymagającym solidnego nakładu pracy. Uświadomienie pracowników organizacji, w zakresie korzyści jakie może przynieść szybka reakcja na zgłoszone naruszenie, jak również zapewnienie o stosowaniu odpowiednich środków ochrony dla sygnalistów, z pewnością będzie dobrym krokiem w stronę poprawnego funkcjonowania systemu informowania o nieprawidłowościach, a tym samym gwarancją możliwie szerokiej ochrony dla przedsiębiorstwa.
Prawidłowo funkcjonujący system whistleblowing z jednej strony pełni funkcję represyjną poprzez możliwość podjęcia wewnętrznych działań mających na celu ochronę organizacji i pracowników przed negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowości, z drugiej zaś pełni funkcję prewencyjną, poprzez odstraszanie, a tym samym zmniejszenie liczby naruszeń. Istotną korzyścią jest również zwiększenie wiarygodności organizacji na rynku, a co za tym idzie zwiększenie konkurencyjności podmiotu. Na koniec nie można również zapomnieć o wartości dodanej, jaką jest zaufanie, lojalność i świadomość pracowników, jak również możliwość eliminacji z organizacji osób, które przez swoje nieetyczne zachowanie stanowią ryzyko dla całego przedsiębiorstwa.
Mając na uwadze powyższe korzyści pojawia się pytanie, czy przypadkiem nie warto jest wdrożyć systemu whistleblowing we wszystkich organizacjach, dla których specyfika branży nierozłącznie wiąże się z ryzykiem korupcyjnym? Jak jeszcze można przekonać przedsiębiorców, że ustawa o ochronie sygnalistów, to nie tylko kolejny przykry obowiązek biurokracji i wdrożenia dodatkowej procedury w organizacji, ale również nowe możliwości, które otwierają się przed firmą?
Autorzy: Natalia Łukawska i Katarzyna Czyżewska - adwokaci z Czyżewscy Kancelaria Adwokacka