statystyki

Prawo

doręczenie

wróć do działu: Prawo »

Doręczenie urzędowe - to instytucja prawa regulująca sposób i zasady doręczania pism w postępowaniu administracyjnym, karnym, cywilnym i podatkowym. Doręczenie, czyli w najprostszej sytuacji wręczenie pisma, oznacza umożliwienie adresatom zapoznania się z treścią pism do nich skierowanych. Od daty doręczenia pisma biegną terminy postępowania, np. do wniesienia odwołania czy zażalenia. Pismo może być doręczane adresatowi lub jego pełnomocnikowi przez pocztę, pracowników organu, który je wystawił, a także przez inne upoważnione do tego osoby czy organy (np. policję). Przepisy wprowadziły również możliwość doręczenia za pomocą drogi elektronicznej.

Wszelkie pisma doręcza się w zasadzie w dni powszednie. W dni ustawowo wolne od pracy oraz w porze nocnej, doręczeń można dokonywać tylko w wyjątkowych przypadkach, za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu. Za porę nocną uważa się czas od godziny dwudziestej pierwszej do godziny siódmej.

Skutki doręczenia

Niepodjęcie pisma we wskazanym terminie naraża jego odbiorcę na poważne konsekwencje prawne. W przypadku gdy listonosz nie zastanie adresata, musi zostawić w skrzynce pocztowej, w drzwiach czy innym widocznym miejscu przy wejściu na posesję zawiadomienie (tzw. awizo) o pozostawieniu listu w urzędzie pocztowym i możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni liczonych od dnia pozostawienia zawiadomienia. Kolejne awizo trafi do adresata po raz kolejny, gdy nie odbierze korespondencji we wskazanym czasie. Wówczas wyznaczony zostanie dodatkowy termin na odebranie listu, nie dłuższy niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Procedura administracyjna, cywilna, karna i podatkowa, przewiduje, że z upływem 14 dni wyznaczonych na odbiór przesyłki doręczenie uważa się za dokonane, a pismo pozostawia się w aktach. Rozwiązanie takie ma zapobiegać nieodbieraniu korespondencji przez osoby, które chcą przedłużać postępowanie lub uniknąć odpowiedzialności. Tak więc nic nie daje odmowa przyjęcia pisma, bo wówczas nadawca przyjmuje, że zostało ono doręczone w dniu odmowy. Także doręczenie pisma na nieaktualny adres lub podczas dłuższego wyjazdu za granicę, gdy nie ustanowimy pełnomocnika do prowadzenia sprawy w kraju ani nie wskaże pełnomocnika do doręczeń będzie skutkowało tym, że pisma urzędowe zostawia się w aktach sprawy, tak jakby były doręczone.

W procedurze administracyjnej w przypadku doręczeń elektronicznych doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób wskazy w pouczeniu dotyczącym sposobu odbioru pism.

Forma doręczenia

Jeżeli adresatem jest osoba fizyczna, pismo doręcza się jej osobiście lub jej przedstawicielowi ustawowemu. W wypadku osób prawnych i jednostek nieposiadających osobowości prawnej, lecz wyposażonych w zdolność sądową (np. osobowych spółek handlowych), pisma doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentacji lub pracownikowi upoważnionemu do ich odbioru. Osobom fizycznym przesyłki doręcza się w domu, w pracy lub tam, gdzie się je zastanie, choćby i w sekretariacie sądu, gdyby się tam pojawiły, albo w lokalu administracji publicznej. W razie nieobecności adresata w mieszkaniu, przesyłkę można oddać dorosłemu domownikowi czy nawet dozorcy domu lub sołtysowi, jeśli podejmą się oddać ją adresatowi (doręczenie zastępcze).

Gdyby natomiast adresat albo domownik odmówił przyjęcia pisma, można spróbować zostawić je w miejscu doręczenia. W pracy urzędową korespondencję wolno doręczyć osobie upoważnionej do odbioru pism. Procedura karna przewiduje też doręczenie telefaksem lub pocztą elektroniczną, tyle że wówczas potrzebne jest potwierdzenie transmisji (we wszystkich innych sytuacjach potwierdzeniem odbioru jest podpis tego, kto przesyłkę przyjął), potrzebny jest także na tzw. zwrotce podpis dostarczyciela, data i opis sposobu doręczenia. A kiedy nie można doręczyć adresatowi pisma w żaden sposób uważany za typowy, wszystkie trzy procedury przewidują doręczenie polegające na złożeniu pisma na poczcie, a doręczanego w inny sposób (np. przez gońca) – w urzędzie właściwej gminy czy w najbliższej jednostce policji. Wiadomość o takim doręczeniu zostawia się w skrzynce na listy (awizo), w drzwiach mieszkania lub w innym widocznym miejscu.

Zasada oficjalności

Zasada oficjalności oznacza, że doręczenia dokonywane są z urzędu (sąd wykorzystuje pocztę, komornika, woźnych sądowych, sądową służbę doręczeniową, a w sprawach karnych, w razie konieczności wezwania czy zawiadomienia, nawet policję; organ administracji publicznej używa prócz poczty swoich pracowników bądź innych upoważnionych osób czy organów). Jedynie w procedurze cywilnej uczyniono wyłom w zasadzie oficjalności: w toku sprawy adwokaci mogą doręczać sobie nawzajem pisma bezpośrednio, za pokwitowaniem i oznaczeniem daty.

Doręczenia w polskich procedurach

Procedura administracyjna
Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej. W razie niemożności doręczenia pisma w ten sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W razie niemożności doręczenia pisma, poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę lub pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu 14 dni, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism.

Doręczenie jest również skuteczne przez obwieszczenie – tylko gdy odpowiedni przepis szczególny dopuszcza taką możliwość (art. 49 kpa).

Według znowelizowanych przepisów KPA, doręczenie pism przez organ następuje również za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Są jednak pewne zasady. Strona lub inny uczestnik postępowania musi spełnić jeden z następujących warunków:

- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;

- wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;

- wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

Procedura karna
Wszelkie pisma przeznaczone dla uczestników postępowania doręcza się w taki sposób, by treść ich nie była udostępniona osobom niepowołanym. Wezwania, zawiadomienia oraz inne pisma, od których daty doręczenia biegną terminy, doręcza się przez pocztę lub inny uprawniony podmiot zajmujący się doręczaniem korespondencji albo pracownika organu wysyłającego, a w razie niezbędnej konieczności - przez Policję. Oprócz tradycyjnych sposobów doręczania pism, mogą być one także doręczone za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej. W takim wypadku dowodem doręczenia jest potwierdzenie transmisji danych. Osobom pozbawionym wolności doręcza się pismo za pośrednictwem administracji odpowiedniego zakładu. W wypadkach nie cierpiących zwłoki można wzywać lub zawiadamiać osoby telefonicznie albo w inny sposób stosownie do okoliczności, pozostawiając w aktach odpis nadanego komunikatu z podpisem osoby nadającej. Jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, orzeczenia, zarządzenia, zawiadomienia i odpisy, które ustawa nakazuje doręczać stronom, doręcza się również obrońcom, pełnomocnikom i ustawowym przedstawicielom. Doręczenie bez zachowania powyższych zasad uważa się za dokonane, jeżeli osoba, dla której pismo było przeznaczone, oświadczy, że pismo to otrzymała.

Procedura cywilna
Sąd dokonuje doręczeń przez pocztę, komornika, woźnych, a także przez sądową służbę doręczeniową. Dokonuje też doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (doręczenie elektroniczne), jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji. Przepisu o doręczeniach pism sądowych w dni ustawowo wolne od pracy i porze nocnej  nie stosuje się. W przypadku braku takiego potwierdzenia doręczenie elektroniczne uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym. Adresat, który dokonał wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, może zrezygnować z doręczenia elektronicznego.

W przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji, a przy braku takiego potwierdzenia doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym. W toku sprawy adwokaci i radcy prawni mogą doręczać sobie nawzajem pisma bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty. Doręczenie adresatowi może nastąpić także przez wręczenie mu pisma bezpośrednio w sekretariacie sądu. Pełnomocnikowi procesowemu kilku osób doręcza się jeden egzemplarz pisma i załączników. Uprawnionemu przez kilku współuczestników sporu do odbioru pism sądowych doręcza się po jednym egzemplarzu dla każdego współuczestnika. Jeżeli stronie, której miejsce pobytu nie jest znane, ma być doręczony pozew lub inne pismo procesowe wywołujące potrzebę podjęcia obrony jej praw, doręczenie może do chwili zgłoszenia się strony albo jej przedstawiciela lub pełnomocnika nastąpić tylko do rąk kuratora ustanowionego na wniosek osoby zainteresowanej przez sąd orzekający. Przewodniczący ustanowi kuratora, jeżeli wnioskodawca uprawdopodobni, że miejsce pobytu strony nie jest znane. W sprawach o roszczenia alimentacyjne, jak również w sprawach o ustalenie ojcostwa i o związane z tym roszczenia, przewodniczący przed ustanowieniem kuratora przeprowadzi stosowne dochodzenie w celu ustalenia miejsca zamieszkania lub pobytu pozwanego. O ustanowieniu kuratora przewodniczący ogłosi publicznie w budynku sądowym i lokalu wójta (burmistrza, prezydenta miasta), w sprawach zaś większej wagi, gdy uzna to za potrzebne, także w prasie. W wypadkach, w których ustanowienie kuratora według przepisów poprzedzających nie jest wymagane, pismo doręcza się stronie, której miejsce pobytu nie jest znane, przez wywieszenie w budynku sądowym. Doręczenie takie staje się skuteczne z upływem miesiąca od dnia wywieszenia.

Procedura podatkowa
Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.

Doręczanie pism może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:

- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy;

-wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny;

- wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.

Wystąpienie organu podatkowego o wyrażenie zgody może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej i zostać przesłane stronie przez portal podatkowy lub na jej adres elektroniczny. Strona ma prawo do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku organ podatkowy doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:


-informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;

- wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;

- pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.

W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego, organ podatkowy po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

W przypadku pism wydanych w formie dokumentu elektronicznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism w taki sposób.

W toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu, w tym adresu poczty elektronicznej, jeżeli wystąpiono o doręczanie pism drogą elektroniczną.

W razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy, strona obowiązana jest do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń. Ustanowienie pełnomocnika do spraw doręczeń zgłaszane jest organowi podatkowemu właściwemu w sprawie. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej, doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 2 dni od dnia wysłania pisma organ podatkowy otrzyma w formie elektronicznej potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ podatkowy doręcza pismo w tradycyjny sposób. Pisma skierowane do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie mają organów, doręcza się kuratorowi wyznaczonemu przez sąd.

PRZYKŁAD
Pismo z sądu odebrała i pokwitowała szesnastoletnia córka pozwanego, a listonosz przekonany, że jest pełnoletnia (znał rodzinę od lat) nie spytał nawet, czy podejmuje się oddać przesyłkę ojcu, bo uznał to za oczywistość. Dziewczyna rzuciła kopertę na szafkę w przedpokoju, za którą list wpadł, i wyjechała na wakacje. Ojciec nie miał szans dowiedzieć się o przesyłce. W tej sytuacji musiał dowieść nieprawidłowości w sądzie. A kiedy mu się to udało (obalił domniemanie prawidłowego doręczenia), terminy procesowe związane z owym pismem zaczęły dla niego biec od daty, w której faktycznie je otrzymał.

Podstawa prawna
art. 39-49a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256).
art. 128 – 142 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz.U. 2020 0. 30 t.j. ze zm.)
art. 131-147 ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2019. 0. 1460 t.j. )
art. 144-154c ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2019. 900 t.j.)

Prawo dla specjalisty