Jak należy ująć otrzymany bonus? [Poradnia z rachunkowości]

Nasz klient zorganizował dla pracowników spotkanie z okazji rozpoczęcia nowego sezonu sprzedażowego w firmie. Koszty dotyczyły zarówno jedzenia (zakup kiełbasek, napoi itp.), jak i prelekcji szkoleniowej. Jak rozliczyć to w księgach?

W księgach rachunkowych klienta powinny zostać ujęte wszystkie wydatki, które mają związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością. Koszty organizacji spotkania pracowniczego połączonego z integracją pracowniczą do takich kosztów niewątpliwie należą. Oznacza to, iż w księgach rachunkowych należy ująć koszty organizacji powyższego szkolenia jako koszty świadczeń na rzecz pracowników. Nie ma przy tym potrzeby odrębnego ujmowania kosztów związanych z wyżywieniem od kosztów prelekcji szkoleniowej. Jedne i drugie są nakładami poniesionymi w związku z prowadzoną działalnością i mogą być ujęte jako koszty zarówno z punktu widzenia rachunkowości finansowej, jak i przepisów prawa podatkowego. Z punktu widzenia ujęcia w księgach ważne jest to, że zakup żywności nie ma charakteru reprezentacji. Kiełbaski, napoje i inne niezbędne wiktuały zostały nabyte tylko po to, aby zostały skonsumowane przez pracowników w trakcie realizowania zadań pracowniczych. W związku z tym zostały wykorzystane na potrzeby prowadzonej działalności. Podatnik może odliczyć VAT naliczony od dokonanego zakupu w takim zakresie, w jakim zakup ten jest związany ze sprzedażą opodatkowaną. Wydatki poniesione na potrzeby organizacji imprezy integracyjnej dla pracowników firmy powszechnie są uznawane za pozostające w związku z działalnością firmy, klient ma więc co do zasady prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury dotyczącej takich wydatków. Oczywiście nie dotyczy to nabycia usług hotelowych i gastronomicznych, które są wprost wskazane w ustawie VAT jako niedające podstawy do odliczenia VAT naliczonego.

Klient biura wskazany w pytaniu będący czynnym podatnikiem VAT ma zatem prawo do odliczenia VAT od zakupu wymienionych w pytaniu nabyć na potrzeby organizowanej imprezy integracyjno-szkoleniowej pracowników. Oznacza to, że w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o podatku do towarów i usług nie ma przeszkód w odliczeniu VAT naliczonego. Takie księgowanie u klienta powinno zatem przebiegać następująco:

1. Ujęcie faktury za artykuły spożywcze:

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• Wn „VAT naliczony”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Ujęcie faktury za prelekcję szkoleniową:

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• Wn „VAT naliczony”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

Warto też wskazać, że zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją imprez integracyjnych dla pracowników nie jest kwestionowane przez organy podatkowe (poza wydatkami na zakup alkoholu), gdy impreza jest sfinansowana ze środków obrotowych pracodawcy i służy wzmocnieniu pozytywnych relacji między pracownikami, kształtowaniu lojalnej postawy wobec pracodawcy oraz podnoszeniu motywacji do pracy. W takim przypadku bowiem może to pośrednio wpływać na osiągnięcie przychodów u pracodawcy, a więc spełniony jest warunek określony w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zakładając, że taki był cel opisanej w pytaniu imprezy integracyjnej, koszty z faktury za nabycie środków spożywczych oraz prelekcję mogą zostać ujęte jako koszty uzyskania przychodów. ©℗

Przepisy prawa zezwalają na wystawianie faktur przez inny podmiot w imieniu sprzedawcy, jeśli jest zawarte stosowane porozumienie między tymi podmiotami i został o tym fakcie poinformowany naczelnik urzędu skarbowego. Taka możliwość wynika z tego, że w przepisach o VAT generalnie nie ma regulacji, która zakazywałaby wystawiania faktur przez podmiot inny niż podatnik-sprzedawca, oprócz sytuacji, gdy fakturę może wystawić nabywca na podstawie zawartej umowy (o której mowa w art. 106d ust. 2 ustawy o VAT) oraz gdy fakturę wystawia organ egzekucyjny (w przypadkach, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT). Przy czym zgodnie z art. 106d ustawy o VAT podatnik może upoważnić inny podmiot do wystawiania faktur, lecz wówczas faktury są wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika. Dla podmiotu, który otrzymuje wystawiane w taki sposób faktury, ważne jest to, na rzecz kogo następuje płatność. Jeśli płatność za fakturę jest dokonywana na konto wystawcy faktur, to oznacza, że to z nim prowadzi się (rozlicza, uzgadnia) rozrachunki i faktury powinny być ujmowane na koncie rozrachunkowym jemu przypisanym. Należy przy tym pamiętać, że w ewidencji VAT jako stronę tej transakcji wykazuje się sprzedawcę, a nie wystawcę faktury. Ponadto dobrze by było, aby jednostka prowadząca ewidencję analityczną rozrachunków według poszczególnych kontrahentów, wprowadzając fakturę, ujęła ją początkowo na koncie sprzedawcy w celu prawidłowego rozliczenia dla JPK.

Chcąc wskazać, jak należy wprowadzić faktury za usługę transportową wystawioną przez inny podmiot niż sprzedawca, prześledźmy to na konkretnym przykładzie. I tak załóżmy, że spółka A otrzymała fakturę za sprzedaż wystawioną przez spółkę B. Sprzedawcą (wykonawcą nabytej usługi) jest jednak spółka C. Wartość faktury to 10 000 zł netto, VAT 23 proc. Księgowania w tym wypadku powinny przebiegać następująco:

1. Ujęcie faktury brutto na koncie dostawcy usługi w celu ujęcie w JPK_VAT,

• Wn „Rozliczenie zakupu” – 123 000 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” – spółka C – 123 000 zł.

2. Ujęcie VAT podlegającego odliczeniu:

• Wn „VAT naliczony” 2300 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 2300 zł.

3.Ujęcie kosztu usługi:

• Wn „Usługi obce” 10 000 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 10 000 zł.

4. Przeksięgowanie faktury na konto rozrachunków z wystawcą dokumentu:

• Wn „Rozrachunki z dostawcami” – spółka C – 12 300 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” – spółka B – 12 300 zł.

5. Wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę spółce B:

• Wn „Rozrachunki z dostawcami” – spółka B – 12 300 zł,
• Ma „Rachunek bankowy” – 12 300 zł. ©℗

Jeśli nabywca uzyskał rabat potransakcyjny, to jego skutki – analogicznie jak w przypadku udzielania rabatów – należy generalnie wprowadzić do ksiąg w miesiącu, w którym nastąpił pierwotny zakup. Przy czym jeśli faktura korygująca dotycząca otrzymanego rabatu wpłynie do jednostki już po zamknięciu miesiąca, w którym dokonano zakupu, to można zaksięgować ją na bieżąco, czyli w miesiącu jej otrzymania. W trakcie roku obrotowego taka zasada może być stosowana w ramach uproszczeń przyjętych w polityce rachunkowości.

Jeśli otrzymany rabat dotyczy zakupionych materiałów lub towarów znajdujących się nadal w magazynie, należy o kwotę obniżki zmniejszyć ich wartość na koncie magazynowym, tj. „Materiały” lub „Towary”. Z kolei jeśli obniżka dotyczy materiałów wydanych już do produkcji lub sprzedanych towarów, korekcie podlega wartość odniesiona w koszty, tj. ujęta na koncie „Zużycie materiałów i energii” i/lub koncie w zespole kalkulacyjnym albo na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”. W sytuacji gdy zapasy są na magazynie, a także zostały już wykorzystane w działalności, rabat należy podzielić.

Przeanalizujmy to na przykładzie. Załóżmy, że spółka X otrzymała od swojego dostawcy rabat dotyczący ceny nabytych towarów na kwotę 60 000 zł netto i 13 800 zł VAT. Rabat dotyczy towarów będących częściowo na magazynie (30 proc. rabatu) i towarów, które zostały już sprzedane (pozostała część rabatu). Spółka X, aby prawidłowo rozliczyć rabat, powinna go podzielić stosownie do wartości przypadającej na sprzedane oraz zmagazynowane towary. Na towary w magazynie przypada 30 proc. rabatu, czyli 18 000 zł, a koszty należy skorygować o 42 000 zł. Przy założeniu, że spółka księguje stornem czerwonym, księgowanie będzie wtedy następujące:

• Wn „Towary” (18 000 zł),
• Wn „Wartość sprzedanych towarów” (42 000 zł),
• Wn „VAT naliczony” (13 800 zł),
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” (73 800 zł).

W przypadku rabatu dotyczącego zakupionej usługi zmniejszeń trzeba dokonać w zależności od tego, gdzie pierwotnie został ujęty koszt usługi – na koncie „Usługi obce” lub/i koncie zespołu układu kalkulacyjnego albo koncie „Pozostałe koszty operacyjne”. Najtrudniej jest w sytuacji, gdy otrzymany rabat dotyczy zakupu środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej oraz uzyskano by go po oddaniu ich do używania, bowiem wtedy trzeba na nowo – czyli z uwzględnieniem rabatu – ustalić wartość początkową tych aktywów trwałych. Oczywiście jeśli wartość obniżki byłaby w ocenie jednostki kwotą nieistotną, to wówczas mogłaby zostać ona odniesiona do pozostałych przychodów operacyjnych. Odpowiedni zapis w tej kwestii powinien być ujęty w polityce rachunkowości.

Nieco inaczej postępuje się, gdy rabat dotyczący zakupów z danego roku uzyskano w roku następnym. Wtedy, jeśli nastąpiłoby to przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za rok, w którym ujęto koszty zakupu, należałoby dokonać korekty w księgach roku, w którym dokonano zakupu. Z kolei zapisów dotyczących rabatu otrzymanego po sporządzeniu sprawozdania finansowego, jeśli jego kwota jest w ocenie jednostki istotna, dokonuje się w księgach roku obrotowego, w którym dokonano zakupu. Wtedy należy ponownie przygotować sprawozdanie finansowe za ten rok. Jeśli wartość rabatu jest nieistotna, to korektę wprowadza się do ksiąg roku obrotowego, w którym otrzymano obniżkę. ©℗

Poprawa błędu nie zależy od tego, czy został on popełniony przez podmiot aktualnie prowadzący księgi rachunkowe, czy też przez poprzednie biuro rachunkowe. Jeśli na skutek pomyłki zostanie zawyżona lub zaniżona kwota przychodów, to gdy ją wykryto w tym samym roku, korekty w księgach należy dokonać w miesiącu, w którym błędnie je wykazano. W takim wypadku oczywiście błąd nie wpływa na rozliczenia podatkowe, został bowiem poprawiony na bieżąco.

Jeśli miesiąc, w którym zaistniała pomyłka, byłby już zamknięty, w księgach należy ją wprowadzić do kolejnego niezamkniętego miesiąca. Trzeba jednak pamiętać, aby w VAT dokonać korekty JPK i deklaracji za okres, w którym popełniono błąd, a także przeliczyć zaliczkę na podatek dochodowy za ten miesiąc, którego pomyłka dotyczy. Konkretny sposób poprawienia pomyłki zależy oczywiście od tego, jaka nieprawidłowość została popełniona. Gdyby było to np. zawyżenie przychodów i wystąpiło ono na skutek dwukrotnego wystawienia faktury za tę samą sprzedaż, to trzeba wystawić fakturę korygującą i na jej podstawie wprowadzić do ksiąg zapisy korygujące, tj. pomniejszające należność, przychód oraz VAT należny, analogicznie jak w przypadku faktury korygującej dokumentującej rabat potransakcyjny. Jeśli z kolei np. nie wprowadzono do ksiąg faktury dotyczącej sprzedaży, co spowodowało zaniżenie przychodów, należy taką fakturę wprowadzić do ksiąg okresu, w którym osiągnięto przychód. Jeśli jest to niemożliwe, ponieważ miesiąc ten jest już zamknięty, trzeba ująć tę fakturę w kolejnym niezamkniętym jeszcze miesiącu, ale VAT i podatek dochodowy korygujemy za miesiąc, w którym był błąd, ponieważ korekty przychodów podatkowych spowodowane błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką są rozliczane w okresie, w którym błędy te zostały popełnione. ©℗

Data, na którą należy ująć przychód, zależy od tego, czy mamy do czynienia z usługami rozliczanymi w tzw. okresach rozliczeniowych, czy też z usługami jednorazowymi (obowiązuje taka sama zasada jak w podatkach dochodowych).

W odniesieniu do usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych datę powstania przychodu wyznacza ostatni dzień przyjętego okresu rozliczeniowego. Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT i art. 12 ust. 3 ustawy o CIT za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług uznaje się zasadniczo dzień wykonania usługi lub częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Natomiast w myśl art. 14 ust. 1e ustawy o PIT i art. 12 ust. 3a ustawy o CIT, jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Zatem bez względu na datę wystawienia faktury w takim przypadku przychód powinien być ujmowany i na potrzeby rachunkowości, i podatkowe na ostatni dzień okresu rozliczeniowego wskazanego na fakturze lub w umowie z klientem.

Z kolei w odniesieniu do usług „jednorazowych” przychód u klienta świadczącego usługi informatyczne będzie powstawać w dacie wykonania usługi (lub częściowego wykonania usługi), o ile przed tą datą nie wystawi on faktury za tę usługę lub nie otrzyma zapłaty za usługę. Gdyby przed wykonaniem usługi wystawił fakturę lub otrzymał zapłatę należności, przychód powstałby w dacie tego zdarzenia, które nastąpiłoby jako pierwsze. W opisanym wypadku, gdy faktury są wystawiane z opóźnieniem, to każdą z faktur należy ująć w okresie, w którym była wykonana usługa. Zwrócę przy tym uwagę na to, że czasem są sporządzane dodatkowe protokoły, które potwierdzają wykonanie usługi, i to one, a nie data fizycznego zakończenia prac, powinny być wskazane na fakturze jako data sprzedaży. ©℗