Jakie oświadczenia warto uzyskać od klienta biura rachunkowego?

Księgowi pracujący w biurach rachunkowych często spotykają się z problemem braku pełnej informacji potrzebnej do wykonania swojej pracy. Zanim przystąpią do rozliczenia klienta muszą skontaktować się z nim w celu pozyskania wszelkich niezbędnych danych, takich jak informacje o płatności za wydatki i sposobie ich uregulowania. To zajmuje im mnóstwo czasu i energii, a zwłaszcza w przypadku klientów korzystających z księgowości uproszczonej, którzy nie przesyłają wyciągów bankowych. Czy istnieje jakieś rozwiązanie tego problemu?

Odpowiedź brzmi: TAK, bowiem przyjęła się praktyka, którą jest pozyskanie oświadczeń bądź korzystanie z narzędzi ułatwiających proces rozliczeń i tym samym zmniejszających liczbę godzin, które księgowy musiałby poświęcić na obsługę danego klienta.

Pilnowanie terminów i sposobu zapłaty

W pracy księgowego bardzo ważną rolę odgrywa edukacja klientów. Biura rachunkowe często spotykają się z sytuacją, w której przedsiębiorcy nie są świadomi, jakie informacje powinni przekazywać swojemu opiekunowi i jakie praktyki stosować, aby ułatwić proces rozliczeń. Księgowi mają styczność z dokumentami klientów zwykle raz w miesiącu, co wymaga od przedsiębiorców pamiętania o wielu istotnych kwestiach, takich jak np. termin opłaty za wydatki z zastosowaniem split payment. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy zdawali sobie sprawę ze swoich obowiązków.

Niektóre biura rachunkowe zapewniają klientowi pełną opiekę oraz weryfikację wszystkich transakcji i dokumentów, jednak takie rozwiązanie wiąże się z większym nakładem pracy i częstymi kontaktami telefonicznymi lub mailowymi. Konieczność tego rodzaju zaangażowania powoduje, że koszt usługi księgowej zwykle bywa wyższy. W zależności od potrzeb klienta biuro rachunkowe może dostosować swoje usługi do jego wymagań i oczekiwań, ale jednocześnie musi zadbać o zabezpieczenie się przed odpowiedzialnością za ewentualne niedopełnienie przez klienta terminów czy sposobów płatności. Kluczowe jest, aby dokonać odpowiednich regulacji w umowie o świadczenie usług, doprecyzowując zakres ich realizacji.

Jeśli biuro rachunkowe świadczy usługę pilnowania terminów i sposobów zapłaty wydatków przez klienta, to ze względu na pracochłonność zwykle pobiera się za nią dodatkową opłatę. Aby ułatwić to zadanie, można korzystać z systemów księgowych, które pilnują np. ulgi za złe długi czy tego, że rachunek bankowy sprzedawcy jest na białej liście. Obu tych zagadnień dogląda system wFirma dla biur rachunkowych, który oferuje narzędzia kontroli rozliczeń. Dzięki możliwości współpracy z klientem na jednym koncie możliwe jest m.in. dodatkowo:

oznaczanie mu transakcji, które powinny być opłacane w split payment, a klient może je wyeksportować do banku od razu z metodą podzielonej płatności;
automatyczne działanie ulgi za złe długi na gruncie VAT i PIT, gdy w systemie nie zostanie wprowadzona płatność i minie 90 dni od terminu jej uiszczenia;
pilnowanie, czy uzupełniony rachunek u dostawcy jest na białej liście, w sytuacji gdy transakcja jest powyżej 15 tys. złotych;
skorzystanie przez klienta z integracji systemu księgowego z bankiem, dzięki czemu księgowy może na bieżąco pobierać wyciągi bankowe i tym samym dokonywać bieżących rozliczeń płatności oraz pilnować, czy nie brakuje dokumentów do konkretnych płatności.

fot. materiały prasowe

Wypróbuj rozwiązania Oprogramowania wFirma dla Biur Rachunkowych - dowiedz się więcej tutaj!

Oświadczenia usprawniające rozliczenia podatkowe

Z racji tego, że księgowość prowadzona na KPiR lub ryczałcie nie wymaga prowadzenia pełnych rozrachunków, może to powodować pewne trudności w procesie rozliczeń. W praktyce biura rachunkowe stosują różne sposoby usprawnienia pracy, takie jak korzystanie z oświadczeń klienta o wykonaniu zgodnie z przepisami określonych czynności. Dzięki temu księgowi nie muszą się zastanawiać i dowiadywać, czy przedsiębiorcy spełniają swoje obowiązki zgodnie z wymaganiami prawa, a proces rozliczeń staje się szybszy.

Ważnymi oświadczeniami w zakresie rozliczeń podatkowych są:

Oświadczenie o terminowym regulowaniu wydatków – jest ono niezwykle istotne ze względu na fakt, że w sytuacji gdy podatnik nie uregulował zobowiązania podatkowego w terminie 90 dni od terminu płatności, to wówczas konieczne jest zastosowanie w ewidencji księgowej ulgi za złe długi (wyksięgowanie kosztu z KUP, jak również z rejestru VAT zakupu w wysokości nieuregulowanej kwoty).

Przykład treści oświadczenia: Oświadczam, że dokumenty zakupu dostarczane do biura rachunkowego zostały uregulowane w całości nie później niż w ciągu 90 dni od wyznaczonego na nich terminu zapłaty. W związku z tym nie ma podstaw prawnych do sporządzania w bieżącym okresie rozliczeniowym ulgi za złe długi na gruncie podatku dochodowego (art. 26 i ustawy o PIT) oraz podatku VAT (art. 89 b ustawy o VAT).

Oświadczenie o regulacji transakcji bezgotówkowych powyżej 15 tys. zł na rachunki bankowe wskazane na białej liście podatników – jest ono ważne ze względu na to, że wydatki (zawierające podatek VAT) nieregulowane na rachunek bankowy wskazany na białej liście powyżej tej kwoty nie mogą stanowić kosztu podatkowego.

Przykład treści oświadczenia: Oświadczam, że dokumenty zakupu dostarczane do biura rachunkowego są regulowane zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców. Ponadto oświadczam, że żaden z dokumentów dostarczonych do biura rachunkowego nie podlega dyspozycji z art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym potwierdzam, że wszystkie dokumenty, które zostały dostarczone do biura rachunkowego, stanowią koszty uzyskania przychodu. W związku z tym proszę o ich zaksięgowanie w ewidencjach podatkowych.

Oświadczenie o regulacji transakcji bezgotówkowych powyżej 15 tys. zł, gdy jedna z pozycji wskazana jest w załączniku nr 15 ustawy o VAT za pomocą split payment – jest ono ważne ze względu na to, że wydatki (z naliczonym podatkiem VAT) zawierające pozycje z załącznika nr 15 nieregulowane za pomocą split payment powyżej tej kwoty nie mogą stanowić kosztu podatkowego, podatnik odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za naliczony podatek VAT oraz może na niego zostać nałożona sankcja podatkowa.

Przykład treści oświadczenia: Oświadczam, że dokumenty zakupu dostarczane do biura rachunkowego są regulowane zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 96b ust. 1 ustawy o VAT. Ponadto oświadczam, że żaden z dokumentów dostarczonych do biura rachunkowego nie podlega dyspozycji z art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym potwierdzam, że wszystkie dokumenty, które zostały dostarczone do biura rachunkowego, stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodu. W związku z tym proszę o ich zaksięgowanie w ewidencjach podatkowych.

Pozostałe ważne oświadczenia dotyczące majątku klienta

Oprócz oświadczeń związanych z płatnościami istnieją też inne ważne deklaracje, które warto uzyskać od klientów biura rachunkowego. Dotyczą one majątku klienta i są nimi m.in.:

oświadczenie w sprawie proporcji – działalność gospodarcza w prywatnej nieruchomości – uzyskanie go pozwala na to, by biuro rachunkowe prawidłowo rozliczało koszty związane z utrzymaniem prywatnej nieruchomości w wysokości odnoszącej się do działalności gospodarczej;
oświadczenie dotyczące ponoszonych opłat za usługi telekomunikacyjne – bardzo często przedsiębiorcy posiadają jeden telefon używany do działalności oraz prywatnie. Aby móc ująć w kosztach wydatki z nim związane, warto posiadać oświadczenie, że telefon oraz usługi telekomunikacyjne ponoszone przez klienta dotyczą wyłącznie działalności gospodarczej;
oświadczenie w sprawie daty przyjęcia do używania środka trwałego – oświadczenie to jest ważne w celu prawidłowego ujęcia danego składnika majątku w ewidencji środków trwałych. Poprawne określenie daty przyjęcia do użytkowania pozwala na właściwe ustalenie wartości początkowej i momentu rozpoczęcia amortyzacji. W razie nieprawidłowego ujęcia daty przyjęcia do użytkowania lub błędnej wyceny środka trwałego może dojść do nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych, co może skutkować konsekwencjami podatkowymi dla klienta;
oświadczenie w sprawie kwalifikacji wydatków dotyczących środka trwałego remont/ulepszenie –konieczność uzyskania oświadczenia w tym zakresie jest ważna ze względu na fakt, że właściwe sklasyfikowanie kosztów wpłynie na okres ich uwzględnienia. Wydatki kwalifikujące się na ulepszenie zwiększają wartość początkową i tym samym powinny być amortyzowane w czasie, natomiast koszty związane z naprawą są wydatkami ujmowanymi na bieżąco w KPiR.

Podsumowując, w pracy księgowego niezwykle istotna jest edukacja klientów, którzy często nie zdają sobie sprawy z tego, jakie obowiązki ich dotyczą. Kluczowe jest zadbanie o odpowiednie regulacje w umowie o świadczenie usług, które będą chronić biuro rachunkowe przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z niedopełnienia obowiązków przez klienta. Codzienną pracę księgowego mogą usprawniać odpowiednie narzędzia automatyzujące pracę lub oświadczenia omówione w publikacji.