Jakie są zadania biura, gdy klient zawiesza działalność

Nasz klient zamierza wkrótce zawiesić działalność. Czy my, jako jego biuro rachunkowe, mamy w związku z tym jakieś obowiązki?

Zagadnienia związane z zawieszeniem działalności gospodarczej reguluje prawo przedsiębiorców. Zawiesić działalność może przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, ale także zatrudniający wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim, niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (wynika to z art. 22 ust. 1‒2 prawa przedsiębiorców). Biuro rachunkowe obsługujące różne podmioty musi wiedzieć, że przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik spółki cywilnej oraz poza tą spółką może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form. Ponadto przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach. Przy czym w przypadku wykonywania działalności gospodarczej w spółce cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników.

Konieczny wniosek

Klientowi należy podpowiedzieć, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następuje na wniosek przedsiębiorcy, chyba że przepis odrębny stanowi inaczej. Jeśli jest to przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), niezależnie od tego, czy prowadzi księgi rachunkowe, czy tylko ewidencje podatkowe (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ryczałt), może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia wskazanego w tym wniosku albo we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej lub do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Natomiast przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku, i trwa do dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku.

Podkreślić należy, że wpisy do rejestru KRS informacji zarówno o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, jak i o jej wznowieniu mają charakter konstytutywny, ponieważ ustawodawca wiąże skutek w postaci zawieszenia lub wznowienia wykonywania działalności gospodarczej z zamieszczeniem wpisu. Jest to bardzo ważne z punktu widzenia obowiązków rachunkowych (i podatkowych), data ta bowiem decydować może o obowiązku lub braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego. Jak wskazano w postanowieniu Sądu Okręgowego w Bydgoszczy z 13 czerwca 2014 r., sygn. akt VIII Gz 49/14: „(...) Zawieszenie działalności gospodarczej nie jest okolicznością faktyczną, lecz zdarzeniem prawnym i uzależnione jest od wpisu do KRS. Skoro zatem przedmiotowa spółka nie złożyła wniosku o dokonanie wpisu w tym zakresie, uznać należało, że wykonywanie przez nią działalności gospodarczej nie zostało zawieszone (...)”.

Co można, a czego nie

Klient biura rachunkowego musi pamiętać, że zgodnie z art. 25 prawa przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Możliwe jest jednak wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest oczywiście uregulowanie zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia, w tym oczywiście publicznoprawnych. Można też przyjmować należności (powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej). Przedsiębiorca ma również prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, osiągać przychody finansowe (także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej). I przedsiębiorca, i jego biuro rachunkowe muszą też wiedzieć, że w czasie zawieszenia przedsiębiorca może zostać poddany kontroli, w tym przez urząd skarbowy czy ZUS. Podmiot taki ma prawo (albo obowiązek) uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia, a także wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa.

Bez niektórych obowiązków

Korzyścią z zawieszenia działalności dla przedsiębiorców prowadzących działalność jednoosobowo lub formie spółek jawnych czy cywilnych jest to, że w czasie zawieszenia działalności gospodarczej nie trzeba płacić składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy czy też składać deklaracji VAT, jeśli nie dokonuje się w tym czasie transakcji opodatkowanych VAT. Jednak co do zasady w przypadku jednostek prowadzących księgi rachunkowe należy sporządzać roczne zeznanie podatkowe i sprawozdania finansowe. W tym jednak obszarze przewidziane są też pewne udogodnienia. W art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) wskazano możliwość polegającą na tym, że można nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych albo występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Powyższego uproszczenia nie stosuje się jednak do emitentów papierów wartościowych zamierzających ubiegać się o dopuszczenie lub ubiegających się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na tym rynku (por. art. 12 ust. 3c u.r.).

Oznacza to, że w okresie zawieszenia działalności gospodarczej jednostka może być zwolniona z obowiązków związanych z rachunkowością, czyli z prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania i składania sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym oraz sporządzania i składania sprawozdania z działalności. W przypadku jednak wystąpienia zdarzeń o charakterze majątkowym lub finansowym jest ona zobowiązana do ujawnienia tych zdarzeń w księgach rachunkowych, co wywołuje obowiązki związane z zamknięciem roku obrotowego.

Przykład 1

Przykład 2

Należy zaznaczyć, że rozwiązanie, o którym mowa w art. 12 ust. 3b u.r., dotyczy tylko pełnego roku obrotowego, w którym trwa stan zawieszenia. Jeśli zatem klient biura zawiesi działalność w trakcie 2023 r., to sprawozdanie za 2023 r. będzie musiało być sporządzone. Niezależnie od tego, czy prowadzenie działalności przez klienta w 2023 r. to był jeden dzień czy 364 dni.

Przykład 3

Problematyczne środki trwałe

Warto zauważyć, że także w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne powinny dla celów rachunkowości podlegać amortyzacji według ogólnych zasad, tj. drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Jak bowiem wynika z prawa bilansowego, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się ze względu na to, że aktywa tracą swoją wartość nie tylko w wyniku ich używania, lecz także na skutek upływu czasu. Jeżeli zatem jednostka posiada w ewidencji księgowej niezamortyzowane środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, to nie będzie mogła skorzystać z uproszczenia, o którym mowa w art. 12 ust. 3b u.r.

Warto jednocześnie zaznaczyć, że w świetle przepisów podatkowych nie podlegają amortyzacji składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane. Składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności. Oznacza to, że naliczanie amortyzacji na potrzeby rachunkowości nie będzie miało wpływu na rozliczenia podatkowe klienta biura.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności przez klienta biura, w szczególności tego, który prowadzi księgi rachunkowe, nie oznacza, że biuro rachunkowe nie będzie miało zadań do wykonania. Wprawdzie księgowań związanych z bieżącym ujmowaniem operacji będzie mniej (np. księgowanie płatności, amortyzacja rachunkowa) albo w ogóle ich nie będzie, ale będą na kliencie ciążyły obowiązki sprawozdawcze. A te – jeśli umowa tak przewiduje ‒ będzie wykonywało biuro. ©℗