Kluczowe dla wdrożenia PPK terminy zbliżają się nieubłaganie. Trochę trudno doradzać tuż przed godziną „0”, ale może jeszcze teraz uda się podpowiedzieć firmom z sektora MŚP jakieś dobre rozwiązania?
Anna Bąkała, członek zarządu TFI Allianz Polska: Zasadnicze czynności po stronie pracodawcy można zamknąć właściwie w kilku prostych krokach: wybór instytucji finansowej, podpisanie umowy o zarządzanie (do 27 października), poinformowanie pracowników o idei i zasadach PPK, wysłanie listy pracowników do TFI czyli formalne zawarcie umowy o prowadzenie (do 10 listopada) oraz planowe naliczanie i odprowadzanie składek. Z doświadczenia wprowadzania programu w dużych firmach wiemy, że przygotowanie harmonogramu pracy przez działy kadrowo-płacowe czy automatyzacja procesu mogą w znacznym stopniu ułatwić wdrożenie i obsługę PPK. Do powszechnego korzystania z technologii chyba już nikogo nie trzeba przekonywać, bo pomaga zapewnić bezpieczeństwo, a także gwarantuje wygodę oraz oszczędność: kosztów i czasu. Dla nas to kluczowe, dlatego jako TFI Allianz, współpracujemy m.in. z Comarchem w zakresie aplikacji PPK.
A co w kontekście tych słów-kluczy daje korzystanie z aplikacji?
Każda firma zdaje sobie sprawę z ryzyka reputacyjnego. Poza tym, jeśli dział kadrowo-płacowy nie wyśle prawidłowych plików w terminie, pracodawcy grożą kary. Bezpośrednie łączenie się za pośrednictwem API aplikacji Comarch PPK z naszym agentem transferowym czyli z instytucją finansową pozwala zabezpieczyć pracodawców i ograniczyć ryzyko wycieku danych lub wysyłki niewłaściwego pliku. W przypadku aplikacji Comarch PPK komunikujemy się poprzez pliki, generowane poprzez wciśnięcie przycisku „Wyślij do Allianz”. Nie trzeba nic kopiować, robić dodatkowych katalogów, a jedynie plik przygotowany w systemie kadrowo-płacowym wysłać do TFI.
Bezpiecznie i wygodnie. Oszczędnie?
Może się wydawać, że jeśli się nie kupi oprogramowania, to jest to oszczędność. Ale to myślenie krótkoterminowe, a trzeba patrzeć długofalowo. Obsługa PPK zajmuje sporo czasu, zwłaszcza na początku. Samo naliczanie składek jest pracochłonne, a przecież pracownicy będą składać różne deklaracje, które trzeba będzie uwzględniać bardzo szybko. W przypadku aplikacji można to zrobić automatycznie. Pracodawcy z małych firm uważają często, że zatrudniając mniej pracowników, nie muszą korzystać z narzędzi technologicznych, ale zapominają, że ryzyko błędnego naliczenia składki nadal istnieje. Poprawianie błędów zwykle zajmuje dużo więcej czasu niż samo przygotowanie plików, dlatego warto raz zainwestować w aplikację i pomóc sobie w pracy.
Czy te zadania, o których Pani wspomniała na początku rozmowy, także można zautomatyzować?
Tak, oczywiście. Już zawarcie umowy o zarządzanie odbywa się w pełni zdalnie. Dla pracodawców korzystających z systemów Comarch PPK zawarcie umowy jest możliwe właśnie dzięki tej aplikacji. Wystarczy wybrać przycisk „zawarcie umowy z instytucją finansową” – i gotowe.
Bez potrzeby stosowania podpisu kwalifikowanego?
Tak, ponieważ cały proces odbywa się w systemie, więc wskazane osoby są zalogowane i uwierzytelnione. I jeszcze jedna ważna kwestia: jako TFI dajemy też inne możliwości podpisania umowy. Mamy na przykład swoje technologiczne narzędzie „Serwis PPK”, ale gwarantujemy również każdemu pracodawcy wsparcie osobiste przedstawiciela TFI Allianz. Pamiętajmy, że do PPK wchodzą teraz firmy z II i III transzy, a wg statystyk jest ich prawie 80 tys. Mamy świadomość, że niektóre z nich zostawiły obowiązek podpisania umowy na ostatnią chwilę. Spodziewamy się, ze 26 i 27 października będziemy mieć bardzo dużo pytań dotyczących szczegółów zawarcia umowy. Zdecydowaliśmy więc, że nasi przedstawiciele z TFI oraz agenci ubezpieczeniowi z nami współpracujący, mogą każdemu pracodawcy pomóc przeprowadzić procedurę wdrożenia, by czuł się bezpiecznie.
Jaki powinien być kolejny krok po podpisaniu umowy o zarządzanie?
Poinformowanie pracowników o idei i zasadach pracowniczych planów kapitałowych. Ponieważ pracodawcy nie narzekają zwykle na nadmiar czasu, chętnie przekazują ten obowiązek funduszom inwestycyjnym, a my go chętnie przejmujemy, bo jesteśmy do tego zadania odpowiednio przygotowani. Dysponujemy materiałami w formie tradycyjnej, ale komunikacja elektroniczna jest nie do przecenienia, zwłaszcza w obecnych warunkach, gdy ograniczamy bezpośrednie kontakty. Maile, filmy, platforma internetowa Allizanz24, gdzie pracownik może sprawdzić stan konta, zobaczyć historię wpłat, pozwalają się dowiedzieć o co chodzi w PPK, a to przekłada się na ułatwienie pracy działom kadrowo-płacowym.
Dlaczego?
Bo świadomy pracownik podejmie świadomą decyzję. Nie będzie składał deklaracji o rezygnacji, by ją za chwilę wycofać, a to z pewnością pomoże w pracy działom odpowiedzialnym w firmach za PPK. Polacy nie mają nawyku oszczędzania, a brak wiedzy powoduje, że szybko rezygnujemy z nowych rozwiązań. Więc my jako instytucja czujemy się w obowiązku wyposażyć pracowników w informacje. Przekonać, że budowanie poduszki finansowej jest konieczne, zwłaszcza w tych trudnych czasach. To ważna decyzja, tymczasem rezygnujący często nie wiedząc, że PPK są planami kapitałowymi, a to oznacza nieustanny dostęp do swoich oszczędności.
Do 10 listopada trzeba zawrzeć z TFI umowę o prowadzenie…
Formalne zawarcie umowy o prowadzenie to po prostu wysłanie pliku z listą pracowników. Uczulam jednak, że 10 listopada będzie bardzo newralgicznym momentem. Duża część pracodawców płaci pensje właśnie do 10. dnia danego miesiąca. Pracodawca czy osoba odpowiadająca za PPK musi sobie dokładnie przemyśleć na kiedy przygotować wysyłkę (przelewy) pensji, a kiedy przesłać, wcześniej przygotowaną i sprawdzoną, listę pracowników wdrożonych do PPK. Jeśli plik trafi do funduszy przed pensją, to od wypłaty trzeba już będzie naliczyć składkę do PPK. Lepiej więc wysłać najpierw pensje płacone do 10 listopada i zamknąć temat, a następnie wysłać plik z listą pracowników. Mamy świadomość, że wiele firm tak właśnie postąpi i czeka nas kumulacja. Uspokajam - my jesteśmy na to przygotowani.
Czy pracodawca może się jakoś zabezpieczyć przed ewentualnymi pomyłkami?
Jeśli ktoś nie ma aplikacji PPK to będzie stać przed dużym wyzwaniem, by w tak krótkim czasie wysłać plik i mieć pewność, że jest bezbłędny i prawidłowo dotarł do TFI. Oczywiście dajemy wsparcie firmom, które z oprogramowania nie korzystają w tym momencie. Do tego celu mamy dwa narzędzia wewnętrzne: bramkę walidacyjną, dzięki której pracodawcy wcześniej mogą przetestować prawidłowość pliku oraz konwerter, który pozwoli zamienić plik excel do wymaganego przy obsłudze PPK formatu czyli xml. Firmy, które korzystają z Comarch PPK nie muszą tych narzędzi używać, bo w aplikacji automatycznie wygeneruje się prawidłowy plik.
Wdrożenie to dopiero początek.
Planowe naliczanie i odprowadzanie składek to wyzwanie na lata. Nie jest to tylko kwestia wysłania przelewu na odpowiednią kwotę, ale rozdzielenia składek na wszystkich pracowników. Trzeba pamiętać, że pracownicy chodzą na zwolnienia lekarskie, że w firmach rotacja jest zjawiskiem naturalnym, że po trzech miesiącach od zatrudnienia pracownik, o ile nie zrezygnował z PPK, jest zapisywany do nich, że ludzie mogą zmieniać zdanie co do uczestnictwa w PPK. Zajmuje to wszystko dużo czasu, którego pracownicy działu kadr nie mają w nadmiarze, więc korzystanie z aplikacji Comarch PPK jest z pewnością sporym ułatwieniem w eliminacji potencjalnych błędów.