Już tylko nieco ponad dwa tygodnie zostało do wejścia w życie większości przepisów ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.). Od 25 września będą obowiązywać regulacje dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, zasad ochrony sygnalistów i procedur wewnętrznych podmiotów prawnych (m.in. spółek, stowarzyszeń, fundacji, ale także spółek publicznych i podmiotów publicznych, które nie są organami władzy). Te podmioty muszą m.in. ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, wyznaczając osobę lub dział odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń. Mają też obowiązek zapewnić poufność zgłaszającym oraz chronić ich przed działaniami odwetowymi. Dzisiaj oddajemy pierwszą część poradnika, w którym odpowiadamy na ważne pytania dotyczące tego tematu. Podpowiadamy też, jak należy przygotować się do wdrożenia nowych regulacji.
To ostatni dzwonek na przygotowanie się do nowych obowiązków dotyczących sygnalistów
status sygnalisty
1. Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą . Sygnalistą może być m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, były pracownik, kandydat do pracy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, żołnierz czy funkcjonariusz.
Osoba ta podlega ustawowej ochronie, pod warunkiem że dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w dobrej wierze, a więc mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalistą jest osoba, która dokonuje zgłoszenia wewnętrznego (na podstawie procedury wewnętrznej podmiotu prawnego), a także zewnętrznego (organowi publicznemu). Ponadto pod pewnymi warunkami sygnalistą jest też osoba, która informację o naruszeniu prawa ujawnia publicznie, np. w internecie.
2. Co jeżeli dana osoba dokonuje fałszywego zgłoszenia?
Osoba, która świadomie zgłasza lub publicznie ujawnia nieprawdziwe informacje, nie może zostać uznana za sygnalistę i nie podlega ustawowej ochronie. Ochrona zgłaszającego uzależniona jest bowiem od tego, czy zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Fałszywe zgłoszenia nie spełniają tego kryterium.
WAŻNE! Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że nie doszło do naruszenia prawa, podlega odpowiedzialności karnej za przestępstwo z art. 57 u.o.s., zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat. Ponadto osoby pomówione w zgłoszeniu czy ujawnieniu publicznym mogą dochodzić roszczeń na drodze sądowej, np. za naruszenie dóbr osobistych lub kierując prywatny akt oskarżenia za popełnienie przestępstwa zniesławienia czy zniewagi.
3. Czy osobę, która dokonała zgłoszenia, a jednocześnie jest sprawcą lub współsprawcą naruszenia prawa, można uważać za sygnalistę?
Tak, taka osoba jest sygnalistą, przy założeniu, że zgłosiła lub ujawniła publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą i miała podstawy sądzić, że informacja ta jest prawdziwa.
Jednak jeżeli sygnalista jest jednocześnie współsprawcą naruszenia prawa, to nie jest chroniony przed konsekwencjami naruszenia prawa, jakiego się dopuścił. Wyciągnięcie wobec niego konsekwencji takich jak nagana czy rozwiązanie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego łączącego go z podmiotem, na którego rzecz świadczył pracę/usługi, nie jest działaniem odwetowym. (Zob. odpowiedzi na pytania 10‒25 w rozdziale „Ochrona sygnalisty”).
4. Czy każdy może być sygnalistą?
Nie. Do tego konieczne jest, by osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego o naruszeniu prawa uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, przez co należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego lub pełnienie funkcji lub służby w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których:
- uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz
- istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych (włączając także informacje uzyskane w trakcie procesu rekrutacyjnego przez kandydatów do pracy).
(Zob. odpowiedź na pytanie 5, żeby się dowiedzieć, jakie naruszenia prawa można zgłaszać).
5. Na czym polega naruszenie prawa?
Naruszenie prawa to działanie lub zaniechanie sprzeczne z prawem powszechnie obowiązującym (czyli z Konstytucją RP, ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, ustawami, rozporządzeniami, aktami prawa miejscowego, prawem unijnym). Jest nim też działanie, które ma na celu obejście prawa.
Zgłaszana informacja o naruszeniu prawa dotyczy zaistniałego lub potencjalnego naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista:
- uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy,
- pracuje lub pracował w firmie lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.
Informacją o naruszeniu prawa jest też informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.
Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje do przyjmowania zgłoszeń w następujących obszarach:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela ‒ w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej, które są niezwiązane z ww. dziedzinami.
W ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w danym podmiocie można przewidzieć także możliwość zgłaszania innych naruszeń prawa oraz obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
6. Czy można zgłaszać każde naruszenie prawa?
Tak, ale nie zawsze zgłoszenie będzie się wiązało z ochroną przewidzianą w u.o.s. Ustawa ta zobowiązuje do przyjmowania zgłoszeń jedynie w wybranych obszarach, których szczegółowy spis znajduje się w odpowiedzi na pytanie 5. O ile podmiot prawny w ramach obowiązującej w nim procedury zgłoszeń wewnętrznych nie rozszerzył katalogu zgłoszeń także na inne naruszenia prawa czy regulacje wewnętrzne lub standardy etyczne, to osoba zgłaszająca je nie będzie sygnalistą w rozumieniu u.o.s.
Jednak nawet jeśli określone naruszenie prawa nie jest wymienione w u.o.s. czy ujęte w wewnętrznej procedurze zgłoszeń obowiązującej w podmiocie prawnym, a zgłaszający przekazuje istotne informacje o potencjalnym naruszeniu, to podmiot prawny powinien takie zgłoszenie rozpatrzyć i podjąć odpowiednie działania wyjaśniające i/lub naprawcze. Obowiązkowy katalog zgłoszeń wynikający z u.o.s. nie jest zbyt rozległy i w dużej mierze nie dotyczy naruszeń, z którymi najczęściej mierzą się pracodawcy/podmioty zlecające pracę/usługi. Osoba zgłaszająca może np. zawiadomić o poważnych naruszeniach z obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy, zagrażających zdrowiu lub życiu pracowników, czy też o podejrzeniu popełnienia przestępstw oszustwa, kradzieży lub niegospodarności, których u.o.s. nie wymienia. Zgłoszenia takie powinny być jednak niezwłocznie rozpoznawane, a taki obowiązek należy wywodzić z zasad ogólnych: np. obowiązku członków organów spółek do starannego działania i lojalności, dbałości o sprawy majątkowe zarządzanego podmiotu, o dobro zakładu pracy, a także zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
7. Czy można zgłaszać naruszenia prawa pracy, np. mobbing lub łamanie reguł dotyczących czasu pracy?
Ustawa o ochronie sygnalistów nie obejmuje zakresem swojego zastosowania naruszeń przepisów prawa pracy. O ile pracodawca nie rozszerzył katalogu zgłoszeń w wewnętrznej procedurze, np. na wszystkie naruszenia przepisów prawa czy konkretnie naruszenia prawa pracy, to zgłoszenie z tego obszaru nie będzie podlegało reżimowi u.o.s. Oznacza to, że do takich zgłoszeń nie trzeba będzie stosować przepisów dotyczących sposobu i terminu podejmowania działań następczych, przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej czy środków ochrony sygnalistów. Jednak trzeba podkreślić, że żaden pracodawca nie powinien ignorować informacji na temat potencjalnych naruszeń przepisów prawa pracy ‒ nawet jeśli ich formalnie nie uwzględnił w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Każdy podmiot ma obowiązek przestrzegać przepisów prawa bezwzględnie obowiązującego. Jeżeli istnieje podejrzenie, że tego nie robi, to podejmowanie działań wyjaśniających jest niezbędne. Konieczność reagowania na zgłoszenia nieprawidłowości wynika z podstawowych zasad prowadzenia działalności gospodarczej, profesjonalnego sprawowania funkcji członka zarządu, która zakłada obowiązek dbałości o bezpieczeństwo osób wykonujących pracę zarobkową, dobre imię firmy i mienie podmiotu, o czym była już mowa w odpowiedzi na pytanie 6.
Ponadto, nawet jeśli osoba zgłaszająca naruszenia z obszaru prawa pracy nie będzie sygnalistą w rozumieniu u.o.s., to będzie chroniona na podstawie innych przepisów prawa. Nie można przecież np. rozwiązać umowy o pracę tylko z powodu dokonania zgłoszenia o naruszeniu przepisów prawa pracy (pod warunkiem że nastąpiło ono w dobrej wierze i nie jest świadomym zawiadomieniem o naruszeniu prawa, do którego nie doszło). Przyczyny rozwiązania umowy o pracę muszą być konkretne, rzeczywiste i prawdziwe. Wobec osoby zgłaszającej naruszenia niemieszczące się w ustawowym katalogu ani w wewnętrznej procedurze także nie można stosować szykan, poniżania i wszystkich działań, które zakwalifikować można jako odwet – ochrona wynika wtedy m.in. z przepisów dotyczących przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji czy nierównemu traktowaniu.
8. Co jeżeli ktoś dokona zgłoszenia innego naruszenia prawa?
Podmioty prawne (w tym pracodawcy) mogą rozszerzyć zakres stosowania wewnętrznych procedur. Takie rozszerzenie oznacza, że także w przypadku dokonania innych zgłoszeń niż wymienione w katalogu u.o.s. sygnalista będzie podlegał ustawowej ochronie. Pracodawcy mogą rozszerzyć stosowanie procedury na wszelkie naruszenia prawa powszechnie obowiązującego oraz naruszenie wewnętrznych procedur i polityk przyjętych na podstawie prawa.
Jeśli zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, które jest wymienione w u.o.s. i/lub objęte wewnętrzną procedurą zgłoszeń wewnętrznych, to upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń: konkretna osoba, komórka organizacyjna lub podmiot zewnętrzny, powinni poinformować osobę zgłaszającą, że nie jest sygnalistą w rozumieniu u.o.s.
9. Czy są jakieś obszary prawa, w których nie można dokonywać zgłoszeń?
Zgłoszenia nie mogą naruszać tajemnicy związanej z obronnością państwa, tajemnic zawodów prawniczych lub medycznych, tajemnicy narady sędziowskiej, poufności postępowania karnego (przygotowawczego) i rozprawy prowadzonej z wyłączeniem jawności, informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego.
ochrona sygnalisty
10. Co to znaczy, że sygnalista podlega ochronie?
Nie można podejmować wobec niego żadnych działań odwetowych w odpowiedzi na dokonane przez niego w dobrej wierze zgłoszenie lub ujawnienie publiczne. A przez działania odwetowe należy rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. (Zob. też odpowiedź na pytanie 11).
Sygnalista dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w dobrej wierze (a więc mając uzasadnione przekonanie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa) nie może ponosić odpowiedzialności, w tym dyscyplinarnej lub za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Jeżeli postępowania tego rodzaju zostaną zainicjowane, to sygnalista – w ramach jego ochrony – może żądać umorzenia takiego postępowania.
Sygnalista pokrzywdzony działaniami odwetowymi ma prawo do zadośćuczynienia lub odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
11. Co to są działania odwetowe?
Są to wszelkie zachowania (działania lub zaniechania) podejmowane w kontekście związanym z pracą, w wyniku dokonania przez sygnalistę zgłoszenia, które w negatywny sposób wpływają na sytuację prawną, faktyczną lub ekonomiczną sygnalisty.
Działania odwetowe podejmowane wobec sygnalistów, którzy wykonują pracę na podstawie stosunku pracy, to m.in.:
- odmowa nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- brak zawarcia umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
- brak zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony;
- brak zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony ‒ w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione podejrzenie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
- przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinii o pracy;
- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
- mobbing;
- dyskryminacja;
- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
A zatem próba lub groźba zastosowania powyższych działań stanowi działania odwetowe. To na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że działanie, które podjął, nie jest działaniem odwetowym w okolicznościach danej sprawy.
Ponadto działań odwetowych nie można stosować także wobec osób, które świadczą pracę/usługi na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy. Odpowiednio stosuje się względem nich powyższe zakazy, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania (np. nie można stosować mobbingu wobec osoby świadczącej usługi). Zasadą ogólną jest, że nie można wypowiedzieć sygnaliście umowy o świadczenie pracy lub usług wyłącznie z uwagi na dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie można także nakładać dodatkowych obowiązków lub odmawiać przyznania uprawnień, ograniczać je lub odbierać.
12. Czy zwolnienie pracownika jest działaniem odwetowym?
Ustawa o ochronie sygnalistów wymienia przykładowe działania odwetowe. Jest wśród nich m.in. rozwiązanie umowy o pracę, degradacja, obniżenie wynagrodzenia, zmiana miejsca lub innych warunków pracy czy odmowa awansu.
Jednak działania niekorzystne dla sygnalisty są działaniami odwetowymi tylko wtedy, gdy przyczyną ich podjęcia jest dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Jeżeli pracodawca wykaże, że kierował się innymi, dozwolonymi przesłankami, a przyczyna rozwiązania umowy o pracę była prawdziwa, konkretna i rzeczywista, to pracodawca ma prawo rozwiązać umowę. Ciężar udowodnienia, że podjęte działanie nie było działaniem odwetowym, spoczywa na pracodawcy.
13. Na czym mogą polegać działania odwetowe wobec kontrahentów (dostawców, wykonawców, podwykonawców)?
Działaniami odwetowymi względem tych podmiotów jest takie postępowanie, które pogarsza sytuację prawną kontrahenta, np. rozwiązanie umowy, zmniejszenie wolumenu zamówień, skrócenie okresu obowiązywania umowy, wydłużenie okresów płatności, wprowadzenie nieproporcjonalnych i niespotykanych wcześniej obowiązków informacyjnych lub sprawozdawczych itd. Działania te będzie można zakwalifikować jako działania odwetowe jedynie wtedy, gdy zostaną podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i nie znajdą obiektywnego i racjonalnego uzasadnienia.
14. Od kiedy chroniony jest sygnalista?
Od momentu dokonania zgłoszenia albo ujawnienia publicznego. Nie ma znaczenia, kiedy o takim zgłoszeniu dowie się pracodawca (np. zarząd).
15. Do kiedy trwa ochrona sygnalisty?
Jeżeli sygnalista działa w dobrej wierze (w przekonaniu, że w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego podawane przez niego informacje są prawdziwe i dotyczą naruszenia prawa), to jest chroniony bezterminowo.
W praktyce realny okres ochrony będzie podlegać ograniczeniom wynikającym z rodzaju i charakteru określonego działania odwetowego. Ochrona przed rozwiązaniem umowy o pracę czy umowy innego rodzaju będzie np. możliwa, o ile stosunek prawny nadal łączy strony.
16. Co się stanie, jeśli wobec sygnalisty zostaną zastosowane działania odwetowe?
Stosowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą jest przestępstwem zagrożonym karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch (art. 55 u.o.s.). Jeżeli działania odwetowe są stosowane w sposób uporczywy, to sprawca podlega karze pozbawienia wolności do lat trzech. tabela
Polecamy: „Sygnaliści w biurze rachunkowym”
Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”
Polecamy: „Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawcy”
Tabela. Odpowiedzialność karna i wykroczeniowa przewidziana w u.o.s. ©℗
| Przewinienie | Uniemożliwienie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia(art. 54) | Działania odwetowe wobec sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia/osoby powiązanej z sygnalistą(art. 55) | Nieuprawnione ujawnienie tożsamości sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia/osoby powiązanej z sygnalistą(art. 56) | Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych/ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów(art. 58) | Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, ze świadomością, że do naruszenia prawa nie doszło(art. 57) |
| Kwalifikacja | Przestępstwo | Przestępstwo | Przestępstwo | Wykroczenie | Przestępstwo |
| Sankcja | Kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do rokuUwaga! Jeśli taka osoba stosuje przy tym przemoc, groźbę lub podstęp, sprawca podlega karze pozbawienia wolności do trzech lat | Kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch latUwaga! Jeśli sprawca działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do trzech lat | Kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku | Kara grzywny | Kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat |
Ponadto sygnalista ma prawo żądać od osoby stosującej działania odwetowe odszkodowania, którego wysokość nie może być niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
17. Czy sygnalista jest pracownikiem szczególnie chronionym w rozumieniu art. 7555 ustawy z 17 listopada 1964 r. ‒ Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1550; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1237; dalej: k.p.c.)?
Nie, sygnaliście nie przysługuje szczególna ochrona trwałości stosunku pracy. Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza domniemanie, że rozwiązanie z taką osobą umowy o pracę stanowi działanie odwetowe, jednak nie jest to równoznaczne ze szczególną ochroną. Pracodawca nie musi przed rozwiązaniem umowy z sygnalistą zasięgnąć czyjejkolwiek opinii lub uzyskać zgody. Musi jedynie udowodnić, że rozwiązanie umowy o pracę nie było działaniem odwetowym w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym. ramka 1
Zabezpieczenie w postaci obowiązku dalszego zatrudnienia
Art. 7555 k.p.c.
1. W sprawach z zakresu prawa pracy, w których pracownik podlegający szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia dochodzi roszczenia o uznanie wypowiedzenia stosunku pracy za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy, sąd na wniosek uprawnionego na każdym etapie postępowania udzieli zabezpieczenia przez nakazanie dalszego zatrudnienia go przez pracodawcę do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Podstawą udzielenia zabezpieczenia jest jedynie uprawdopodobnienie istnienia roszczenia. Sąd może odmówić udzielenia zabezpieczenia wyłącznie w sytuacji, gdy roszczenie jest oczywiście bezzasadne.
2. Postanowienie o udzieleniu zabezpieczenia podlega wykonaniu w drodze egzekucji. Przepis art. 7562 stosuje się.
3. Obowiązany może żądać uchylenia prawomocnego postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia, wyłącznie jeżeli wykaże, że po udzieleniu zabezpieczenia zaistniały przesłanki, o których mowa w art. 52 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy. Zmiana postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia jest niedopuszczalna.
4. Na postanowienie w przedmiocie udzielenia zabezpieczenia przysługuje zażalenie do sądu drugiej instancji. ©℗
18. Czy sygnalista ponosi odpowiedzialność za ujawnienie tajemnic przedsiębiorstwa?
Nie, o ile działał w dobrej wierze (tj. mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa). W takiej sytuacji sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w tym obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.
19. Jaki skutek będzie miało oskarżenie sygnalisty np. o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa przy dokonywaniu zgłoszenia?
Sygnalista może wystąpić z żądaniem umorzenia takiego postępowania, powołując się na przysługującą mu ochronę. Jej warunkiem jest dobra wiary sygnalisty. Ochrona sygnalisty przed odpowiedzialnością za ewentualne naruszenia przepisów prawa nie obejmuje sytuacji, gdy sygnalista bezprawnie uzyskał informacje będące przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, np. w wyniku ataku hakerskiego do systemu informatycznego czy poprzez zamontowanie urządzenia szpiegującego.
20. Kto oprócz sygnalisty jest chroniony przed działaniami odwetowymi?
Ochrona przysługuje osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym z sygnalistą. (Zob. odpowiedzi na pytania 21‒22).
Mimo że u.o.s. nie przewiduje tego wprost, to jednak podobne zasady ochrony (zakaz działań odwetowych, ochrona tożsamości i danych osobowych) dotyczy wszystkich osób, które pomagają podmiotowi prawnemu przy prowadzeniu działań następczych. Chodzi np. o osoby dostarczające dowody, udzielające informacji czy wyjaśnień w trakcie trwającego postępowania wyjaśniającego.
21. Kim jest osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia?
Jest to każda osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona. Pomoc może obejmować np. wsparcie w zredagowaniu pisemnego zgłoszenia, przekazanie informacji na temat trybu dokonania zgłoszenia czy kanałów dokonywania zgłoszeń obowiązujących w podmiocie prawnym.
22. Kim jest osoba powiązana z sygnalistą?
Jest to każda osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, którego dokonał sygnalista. W szczególności takimi osobami są współpracownicy oraz osoby najbliższe dla sygnalisty, zgodnie z definicją z art. 115 par. 11 ustawy z 6 czerwca 1997 r. ‒ Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 17). Chodzi tu m.in. o małżonka, rodziców, dzieci, rodzeństwo, osobę pozostającą w stosunku przysposobienia oraz jej małżonka, a także osobę pozostającą we wspólnym pożyciu.
23. Kto może znać tożsamość sygnalisty?
Mogą ją znać tylko osoby, które zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych są odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań następczych. Takie osoby, określone w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, powinny zostać pisemnie upoważnione do wykonywania czynności w ramach procedury zgłoszeń i przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia udzielają osoba lub organ kierujący danym podmiotem (np. zarząd).
24. Czy pracodawcy albo osobom przyjmującym zgłoszenia lub prowadzącym działania następcze grozi odpowiedzialność za ujawnienie tożsamości sygnalisty?
Tak, ujawnienie ‒ wbrew przepisom u.o.s. ‒ tożsamości zarówno sygnalisty, jak i osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą jest przestępstwem zagrożonym karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (art. 56 u.o.s.). tabela s. b3 Choć nie wynika to z u.o.s., to z ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych wynika, że ich przetwarzanie niezgodnie z prawem (czyli np. udostępnienie danych osobowych osobie nieupoważnionej czy przetwarzanie ich bezprawnie lub bez upoważnienia) jest przestępstwem z art. 107 ust. 1 i 2 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1718; dalej: u.o.d.o.). ramka 2
Nielegalne przetwarzanie danych osobowych
Art. 107 u.o.d.o.
1. Kto przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
2. Jeżeli czyn określony w ust. 1 dotyczy danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, danych genetycznych, danych biometrycznych przetwarzanych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech. ©℗
25. W jakich sytuacjach można ujawnić tożsamość sygnalisty innym osobom?
Tożsamość sygnalisty (w tym dane umożliwiające jego identyfikację) można ujawnić osobom wyznaczonym do podejmowania działań następczych, a innym osobom – za zgodą sygnalisty.
Ponadto ujawnienie tożsamości sygnalisty jest dopuszczalne i legalne, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia jego tożsamości właściwy organ powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych ‒ chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub przygotowawczemu, lub sądowemu. Podmiot prawny ma zatem prawo podać dane osobowe sygnalisty w zawiadomieniu o przestępstwie, pozwie czy wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego lub w odpowiedzi na żądanie organów publicznych.
kanały zgłoszeń i sposoby dokonywania zgłoszeń
26. Jak można dokonać zgłoszenia?
Podmiot prawny zobowiązany do przyjęcia wewnętrznej procedury zgłoszeń ma obowiązek zapewnić ich przyjmowanie co najmniej w formie ustnej lub pisemnej. Brzmienie u.o.s. wskazuje na to, że wystarczające jest ustanowienie jednego typu kanału zgłoszeń (pisemnych albo ustnych). Ustawa precyzuje także, jakie wymogi muszą spełnić poszczególne rodzaje kanałów zgłaszania naruszeń prawa.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Formą elektroniczną zgłoszenia są zarówno wiadomości e-mail, jak i zgłoszenia przekazywane za pomocą aplikacji typu Messenger (w tym udostępnianych przez systemy intranetowe), a także wyspecjalizowane platformy do obsługi zgłoszeń.
Formy ustne zgłoszeń obejmują kanały telefoniczne lub innego rodzaju wideokonferencyjne (Zoom, Teams itp.), które zakładają bezpośredni (i w czasie rzeczywistym) kontakt między zgłaszającym a przyjmującym zgłoszenie.
Ustne zgłoszenie przyjmowane za pomocą nagrywanej linii telefonicznej czy też innego kanału nagrywającego za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie nagrania lub transkrypcji.
Ze względu na zasady ochrony danych osobowych, a w szczególności zasadę adekwatności i minimalizacji danych, wskazane jest, aby rozmowy były utrwalane w postaci nagrania. Wówczas nagranie, stanowiąc integralną całość zgłoszenia, nie może być poddawane przeróbkom.
Rozmowa może być za zgodą sygnalisty nagrywana (wówczas sporządza się z niej stenogram) albo sporządza się z niej notatkę/protokół. Taki dokument należy udostępnić sygnaliście.
Podmiot prawny na wniosek sygnalisty może zorganizować także bezpośrednie (stacjonarne) spotkanie w celu przyjęcia zgłoszenia ustnego. Spotkanie należy zorganizować w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Jest ono dokumentowane za zgodą sygnalisty w postaci nagrania lub protokołu, który sporządzą osoba lub jednostka przyjmująca zgłoszenie.
27. Jakie przykładowo kanały zgłoszeń należy przyjąć?
Zgłoszenia w formie pisemnej składane są najczęściej w formie:
- e-mailowej,
- listownej,
- za pośrednictwem platform informatycznych.
Systemami informatycznymi zarządzają często wyspecjalizowane firmy – podmioty zewnętrzne, z którymi podmiot prawny musi zawrzeć umowę powierzenia przyjmowania zgłoszeń (art. 28 ust. 1 u.o.s.).
Zgłoszenia ustne mogą być odbierane np. za pośrednictwem nagrywanej infolinii lub podczas bezpośredniego spotkania z sygnalistą.
Przy założeniu, że podmiot w procedurze przewidzi spotkanie bezpośrednie jako ustną formę przyjmowania zgłoszeń ‒ by uniknąć ewentualnych późniejszych zarzutów ze strony sygnalisty odnośnie do sposobu komunikacji z nim osoby przyjmującej zgłoszenie, czy też zakresu przekazanych przez niego danych ‒ dopuszczalne jest zawężenie sposobów utrwalenia rozmowy do jej nagrania. Jest to zarówno w interesie podmiotu prawnego, jak i sygnalisty.
28. Czy można dokonać zgłoszenia nieformalnie?
Przepisy u.o.s. nie przewidują takiej kategorii zgłoszeń jak zgłoszenia nieformalne. Jeżeli informacja o podejrzeniu naruszenia dotarła do osób zarządzających czy reprezentujących pracodawcę, to zawsze powinni oni reagować, tj. nadać sprawie bieg, np. poprzez zawiadomienie osób wyznaczonych w organizacji do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów czy używając dostępnych kanałów zgłoszeń typu hotline. Także współpracownicy sygnalisty, po powzięciu podejrzeń o naruszeniu, o którym dowiedzieli się w towarzyskiej rozmowie, powinni dokonać zgłoszenia z wykorzystaniem dostępnych w podmiocie prawnym kanałów zgłoszeń, kierując się dobrem zakładu pracy/partnera biznesowego.
29. Kto powinien przyjmować zgłoszenia?
Podmiot uprawniony do przyjmowania zgłoszeń musi zostać wyznaczony przez podmiot prawny i wyraźnie wskazany w wewnętrznej procedurze zgłoszeń.
Zgłoszenia mogą przyjmować wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny upoważniony przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Jednostką organizacyjną lub osobą w ramach struktury mogą być np. dział prawny/dział compliance/dział HR lub ich przedstawiciele. Powierzenie przyjmowania zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu (np. dostawcy usług informatycznych/platformy do dokonywania zgłoszeń, ale także spółce matce) jest możliwe po uprzednim zawarciu umowy w tym zakresie.
30. Czy osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego musi być pracownikiem tego podmiotu?
Nie, nie ma takiego wymogu. Jednak osoba mająca upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń musi być osobą fizyczną i powinna zostać ujęta w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego, np. na podstawie uchwały zarządu tego podmiotu. W szczególności może być pracownikiem, osobą świadczącą pracę/usługi na podstawie innej umowy cywilnoprawnej, a nawet osobą, z którą podmiotu prawnego nie łączy żaden bezpośredni stosunek prawny (ale działania tej osoby wynikają np. z umowy zawartej ze spółką matką, która tę osobę zatrudnia).
31. Czy zgłoszenia może przyjmować osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej?
Tak, osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej może zostać uznana za jednostkę wewnętrzną, jeżeli jest umiejscowiona w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego. Jednak należy podkreślić, że zgłoszenia na zlecenie podmiotu prawnego może przyjmować także podmiot całkowicie zewnętrzny – oczywiście po zawarciu umowy powierzenia przyjmowania zgłoszeń.
32. Czy zagraniczna spółka matka może przyjmować zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa w Polsce?
Tak, wymaga to jednak ustanowienia zagranicznej spółki matki podmiotem przyjmującym zgłoszenia (w procedurze wewnętrznej) oraz zawarcia osobnej umowy powierzenia przyjmowania zgłoszeń i przetwarzania danych osobowych.
Jest także możliwe zachowanie globalnych kanałów zgłoszeń oferowanych przez spółkę matkę, również na podstawie umowy. Istotne jest określenie, kto zachowuje dostęp do zgłoszeń przekazywanych za pomocą takich kanałów, i upoważnienie tych osób (imiennie) do przetwarzania danych osobowych przez spółkę córkę, której działalności dotyczą zgłoszenia.
33. Czy system zgłaszania ustanowiony na poziomie globalnym, za granicą, jest wystarczający dla wszystkich spółek grupy, także tych w Polsce?
Każda organizacja w Polsce, która zatrudnia co najmniej 50 osób, musi ustanowić lokalne kanały zgłoszeń wewnętrznych i uwzględnić informacje na ich temat w procedurze zgłoszeń (jest to element obligatoryjny). Nie można uznać, że wystarczające jest ustanowienie jedynie globalnych kanałów obsługiwanych poza kontrolą polskiego podmiotu. Jednak wprowadzenie ujednoliconych zasad przyjmowania zgłoszeń w spółkach działających w ramach jednej grupy kapitałowej, np. tożsamego systemu hotline, jest możliwe, pod warunkiem że:
- polska spółka zawrze umowę powierzenia przyjmowania zgłoszeń z dostawcą platformy informatycznej/inną spółką z grupy;
- przyjmowanie zgłoszeń będzie się odbywać na warunkach określonych w u.o.s.
W ten sposób kanał obsługiwany jest przez podmiot zewnętrzny, ale na zlecenie i odpowiedzialność polskiej spółki.
Kanał globalny musi być także dostępny w języku polskim dla wszystkich osób, które są uprawnione do dokonania zgłoszenia. W praktyce zapewnienie pełnej zgodności globalnego systemu (kanału) zgłaszania naruszeń prawa z polskim systemem może być niewykonalne. Dlatego rekomendujemy, by kanał globalny stanowił uzupełnienie dla kanałów dostępnych lokalnie.
34. Czy kanały zgłaszania naruszeń mogą być obsługiwane w języku obcym?
Dostępne kanały zgłaszania naruszeń prawa muszą umożliwiać złożenie zgłoszenia (i dalszą jego weryfikację) w języku polskim. Nie ma jednak przeszkód, aby były dostępne także w innych językach. Dotyczy to zwłaszcza kanałów ustanowionych na poziomie globalnym.
35. Czy procedura zgłoszeń wewnętrznych może być sporządzona w języku obcym?
Procedura wewnętrzna polskich pracodawców musi być sporządzona co najmniej w języku polskim. Nie ma przeszkód, aby była sporządzona w dwóch lub więcej językach. Ważne jest, aby terminologia i słownictwo użyte w procedurze były dostosowane do polskich realiów prawnych i języka ustawy oraz aby były zrozumiałe dla ogółu osób uprawnionych do dokonywania zgłoszeń.
36. Czy można dokonać zgłoszenia anonimowo?
Procedura nie może zabraniać dokonania zgłoszeń anonimowo. Niektóre, szczególne systemy zgłaszania naruszeń prawa wręcz wymagają, aby podmioty obowiązane umożliwiały takie zgłaszanie (jest o tym mowa np. w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1124; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 850).
Zgodnie z u.o.s. podmioty prawne (w tym pracodawcy) mogą zdecydować w procedurze wewnętrznej, że anonimowe zgłoszenia nie będą podlegać rozpoznaniu albo będą rozpatrywane na odmiennych zasadach niż zgłoszenia nieanonimowe.
Anonimowy sygnalista będzie chroniony na takich samych zasadach, jak jawny, jeśli działał w dobrej wierze, zgłaszając naruszenie prawa, a po dokonaniu zgłoszenia anonimowego ujawni swoją tożsamość albo w inny sposób dojdzie do ujawnienia jego tożsamości.
WAŻNE! Jeżeli w procedurze zgłoszeń wewnętrznych zostanie przewidziane przyjmowanie zgłoszeń anonimowych i takie zgłoszenie zostanie złożone, to takim powinno pozostać, nawet gdy z jego treści osoby przyjmujące mogą wywnioskować, od kogo pochodzi.
Bez zgody sygnalisty do ujawnienia jego tożsamości osobom nieupoważnionym może dojść wyjątkowo. W szczególności wówczas, gdy jest to niezbędne do prowadzenia postępowania sądowego.
37. Co powinno się znaleźć w zgłoszeniu?
W zgłoszeniu należy podać jak najwięcej informacji, które będą potrzebne do wyjaśnienia sprawy. Warto wskazać:
- o jaką sprawę chodzi (jakie naruszenie jest zgłaszane),
- co i kiedy się wydarzyło,
- kto może mieć wiedzę o tych zdarzeniach,
- czy istnieją jakieś dokumenty lub korespondencja towarzyszące sprawie.
Sygnalista nie ma obowiązku podawać, jakie przepisy prawne (lub postanowienia wewnętrznych regulacji) zostały naruszone. Oczywiście, im więcej informacji znajdzie się w treści zgłoszenia, tym łatwiej i sprawniej można będzie przeprowadzić dochodzenie (wewnętrzne postępowanie wyjaśniające), z tym jednak zastrzeżeniem, że informacje te powinny być związane z przedmiotem zgłoszenia. Z uwagi na obowiązek podmiotu prawnego związany z niezwłocznym usuwaniem danych, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, a zostały przypadkowo zebrane, nie należy namawiać sygnalistów do załączania do zgłoszenia jak największej liczby dowodów, jeżeli zapewniona jest możliwość ich uzupełnienia na etapie postępowania wyjaśniającego.
Przepisy u.o.s. przewidują, że usunięcie danych, które nie mają znaczenia dla sprawy, ma nastąpić w ciągu 14 dni od ustalenia, że dane nie mają znaczenia, a nie od otrzymania zgłoszenia. Tak czy inaczej jest oczywiste, że im więcej materiałów zostanie przekazanych, tym szerszy zakres czynności sprawdzających pod kątem ich niezbędności do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych będzie musiał być podjęty.
Bezstronna, wewnętrzna komórka organizacyjna odpowiedzialna za prowadzenie działań następczych może zwrócić się do sygnalisty z prośbą o podanie informacji uzupełniających treść zgłoszenia. Sygnalista może także podać preferowany adres do kontaktu i sposób dalszego kontaktowania się z osobami prowadzącymi działania następcze (np. adres e-mail).
38. Czy sygnalista musi podać adres do kontaktu?
Nie, ale korzystne jest, jeżeli jednak się na to zdecyduje ‒ nawet jeśli zgłoszenie jest anonimowe. W przypadku gdy tego adresu nie ma, nie można sygnaliście potwierdzić przyjęcia zgłoszenia i przekazać informacji zwrotnej. Sygnalista, który nie podał adresu do kontaktu, nie może ujawniać publicznie informacji o naruszeniu prawa, powołując się na brak informacji o wszczęciu przez pracodawcę działań następczych. Adres do kontaktu nie musi ujawniać tożsamości sygnalisty – może to być np. adres poczty e-mail założony specjalnie do dokonania zgłoszenia (np. sygnalista@xyz.pl).
39. Czy można żądać od sygnalisty uzupełnienia zgłoszenia?
Osoba lub komórka organizacyjna upoważniona do podejmowania działań następczych może się zwracać do sygnalisty z prośbą o podanie dodatkowych informacji, dowodów, wskazania potencjalnych świadków itp. Nie można jednak żądać podania takich danych w tym sensie, że niepodanie dodatkowych informacji pozbawia sygnalistę ochrony, chyba że bez nich dokonane zgłoszenie jest zupełnie nieweryfikowalne i bezwartościowe, zmierzające jedynie do uzyskania statusu sygnalisty. ©℗