Nowe wymogi formalne mogły przysporzyć firmom trudności natury logistycznej. Przedsiębiorcy musieli skompletować podpisy wszystkich członków zarządu, także w przypadku, gdy ktoś z jego składu funkcjonuje za granicą. To właśnie podpis elektroniczny, który niezbędny jest w przypadku e-sprawozdań finansowych sporządzanych w formacie XML, mógł w największym stopniu spowolnić proces sporządzania raportów rocznych.

Przypomnijmy, że w świetle prawa, podmiotami zobligowanymi do przygotowania sprawozdań finansowych w postaci pliku XML są  jednostki figurujące w rejestrze przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. Roczne raporty przygotowywane są elektronicznie w formie pliku i w związku z tym muszą być opatrzone podpisem elektronicznym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki co najczęściej oznacza zarząd jednostki. Chodzi zatem o podpis każdego członka zarządu i osoby odpowiedzialnej za księgowość w firmie. Te osoby powinny posiadać osobisty podpis elektroniczny, tj. kwalifikowany z certyfikatem lub profil zaufany.

Część przedsiębiorców, w związku z obowiązkiem posiadania podpisu elektronicznego, musiała także wnioskować o numer PESEL, niezbędny aby uzyskać w Polsce podpis elektroniczny. Numer PESEL będzie również potrzebny na ostatnim etapie obsługi sprawozdania finansowego jakim jest przekazanie ich do KRS, raporty składane są bowiem przez osobę, której PESEL widnieje w dokumentach jednostki w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Firmy zobligowane do sporządzenia sprawozdań finansowych nie mogą liczyć na taryfę ulgową tak jak np. w przypadku terminów na złożenie deklaracji PIT. 31 marca to sztywny termin, który mimo weekendu, nie ulega przedłużeniu. Co więcej, jednostki sporządzające roczne raporty muszą liczyć się z odpowiedzialnością karną za uchybienia. Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, (…) sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

KOMENTARZ

Warto jednocześnie zauważyć, że UoR przewiduje 3 miesiące na kolejne czynności, które są realizowane w jednostce w związku z obsługą rocznych sprawozdań finansowych. Po przygotowaniu są one przedstawiane biegłemu rewidentowi do badania, którego głównym celem jest potwierdzenie, że sprawozdanie wiernie przedstawia stan finansowy. W razie stwierdzenia nieścisłości biegły zaleca zmiany i jeżeli kierownik jednostki uzna zalecenia za zasadne – przygotowuje drugą wersję sprawozdania finansowego. Możliwe są również takie sytuacje, gdy kierownik jednostki, której sprawozdanie nie podlega badaniu, samodzielnie decyduje o przygotowaniu kolejnej wersji np. ze względu na odkrycie istotnego błędu lub otrzymanie przez jednostkę nowych danych mających istotny wpływ na wynik finansowy lub wycenę. Ta druga wersja wymaga przygotowania, również podpisów elektronicznych, tym razem w takim czasie, aby organ zatwierdzający sprawozdanie mógł się z nim zapoznać na 15 dni przed planowanym zebraniem. Zatwierdzenie powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Do KRS jednostka przekazuje jedynie zatwierdzone sprawozdanie finansowe niezależnie od tego czy jest to pierwsza czy druga jego wersja. Gdy nie uda się dochować terminu zatwierdzenia, sprawozdanie przekazywane jest dwukrotnie najpierw jako niezatwierdzone, a ponownie po zatwierdzeniu.