Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Nowe przepisy dotyczą podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, a także podatników PIT, prowadzących księgi rachunkowe, którzy są zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych.
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W myśl art. 45 ust. 1g i 1h sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz w formacie pliku XML zgodnie z udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR będą sporządzane w formacie XML, wówczas gdy zostaną udostępnione w Biuletynie. Obowiązek opatrzenia tych dokumentów podpisem elektronicznym z automatycznym datowaniem wskaże faktyczną datę powstania sprawozdania.
Tradycyjne sprawozdanie finansowe w postaci drukowanej nie było odporne na podpisywanie sprawozdań z datą wsteczną. Łatwiej było w związku z tym skompletować wszystkie podpisy w terminie np. w przypadku losowej nieobecności jednego z sygnatariuszy. Sprawozdanie, które finalnie trafiało do sądu rejestrowego nie zawierało historii jego tworzenia. Liczył się jedynie efekt końcowy, czyli podpisane sprawozdanie finansowe ze wskazaniem daty podpisu. Od 1 października e-sprawozdanie finansowe opatrzone podpisem elektronicznym jest trwałym zapisem procesu jego powstania. Oznacza to, że można prześledzić cały proces tworzenia dokumentu, a podpis na sprawozdaniu z datą wsteczną nie jest możliwy. W związku z powyższym, na osobach decyzyjnych w firmie wywierana będzie dodatkowa presja związana z obowiązkiem zachowania ustawowych terminów.
Co do zasady, sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia. Podpisanie równoznaczne jest z podaniem daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to przez wszystkich członków tego organu. Kierownik jednostki zobowiązanej do sporządzenia e-sprawozdania musi złożyć je we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości w postaci elektronicznej. Ma na to 15 dni od momentu zatwierdzenia takiego sprawozdania. Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a prowadzący księgi rachunkowe mają na złożenie e-sprawozdania (tym razem w urzędzie skarbowym) 10 dni od dnia jego zatwierdzenia.
Art. 77.2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że sporządzenie sprawozdania niezgodnie z przepisami ustawy zagrożone jest karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2 lub obiema karami łącznie. Sankcje są więc poważne. Pozostaje mieć nadzieję, że na początku doświadczeń ze sprawozdaniami w formacie pliku XML, sądy przychylnie będą patrzeć na tych przedsiębiorców, którzy przekroczą ustawowe terminy. Okolicznościami łagodzącymi mogą być z jednej strony stopień trudności przygotowania związany z kwestiami technologicznymi oraz skomplikowanie struktur raportowych niezbędnych do przygotowania jednej wybranej z pośród 13 ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów wersji sprawozdań. Z drugiej zaś strony, trzeba mieć na uwadze ostatnie zmiany w interpretacji przepisów. Do niedawna bowiem Ministerstwo Finansów utrzymywało, że obowiązek zestawienia sprawozdań finansowych w nowej formie pliku XML obejmie tych, których dzień bilansowy przypada po 1 października. Tymczasem zgodnie z wykładnią Ministerstwa Sprawiedliwości, jedyną dziś obowiązującą, taki obowiązek spoczywa na wszystkich sporządzających sprawozdania po 1 października, niezależnie od tego, kiedy przypada ich dzień bilansowy. To kolosalna różnica, bo niektórym przedsiębiorcom zamiast kilkunastu tygodni, na przygotowanie e-sprawozdania w nowym formacie pliku XML pozostało niecałe dwa tygodnie.