Jak podnieść ceny w biurze rachunkowym i nie stracić klientów?

Podnoszenie cen klientom może być stresujące, ale jeśli dobrze się przygotujesz i przekażesz swoją wiadomość o podwyżce w odpowiedni sposób, może to mieć pozytywny skutek dla Twojego biura. Jak efektywnie podnieść cenę za swoje usługi księgowe? Omawiamy kilka sprawdzonych metod!

Dlaczego trzeba wprowadzać podwyżki w biurze rachunkowym?

Wielu właścicieli biur rachunkowych ma obawy przed wprowadzeniem podwyżki ze względu na to, że w związku z nią klient może odejść. Aktualnie panująca inflacja mocno wpłynęła na kształtowanie cen nie tylko w biurach rachunkowych. Zacznijmy od tego, że wzrost o inflację to nie podwyżka. Jeśli nie podnosimy ceny o inflację, oznacza to, że tak naprawdę ją obniżamy – trzeba mieć to na uwadze.

Inflacja nie jest natomiast jedynym czynnikiem powodującym zwiększenie cen za usługi księgowe. Decyzja o podwyżce jest również uwarunkowana stale zwiększającymi się obowiązkami po stronie księgowych poprzez zmieniające się przepisy, a także koniecznością częstszego doszkalania. Specjaliści księgowi przez cały czas są zobligowani monitorować nie tylko zapisy samych ustaw czy rozporządzeń, ale także stanowisk ministerstw oraz ZUS-u w zakresie interpretacji nowych przepisów.

Co ważne, zawód księgowego jest zawodem „wolnym” – może go wykonywać każdy, co doprowadziło do dużej konkurencji cenowej wśród biur rachunkowych. Konkurowanie wyłącznie ceną to jeden z błędów, jakie można popełnić. W ten sposób przyciągnie się klientów w krótkim czasie, ale długoterminowo może to doprowadzić ostatecznie do wypalenia zawodowego i utraty klientów. Konkurowanie ceną zmusza do ciągłego obniżania marży, co może prowadzić do niższej jakości usług, a w skrajnym przypadku nawet do upadku finansowego firmy.

Wprowadzenie podwyżki w biurze rachunkowym może przynieść wiele korzyści:

• Zwiększenie budżetu na rozwój biznesu – większe przychody mogą pomóc w dalszej ekspansji biznesu i rozwoju firmy, co z kolei przyczyni się do przyciągnięcia nowych klientów.
• Ulepszenie świadczonych usług – dzięki zwiększeniu cen można poświęcić więcej czasu danemu klientowi, na przykład wprowadzić podwójną weryfikację zapisów księgowych przez pracowników, co zminimalizuje ryzyko popełnienia błędu. Dodatkowo można też zapewnić lepsze i bardziej wartościowe usługi, na przykład poprzez zwiększenie zakresu swoich uprawnień za sprawą szkoleń lub zatrudnienia dodatkowych specjalistów, doradcy podatkowego czy radcy prawnego.
• Utrzymanie ryzyka w ryzach – podwyżka cen pozwala na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem i rozwijaniem biznesu.
• Zapewnienie stabilnych wynagrodzeń swoim pracownikom – podwyżka cen pozwala na zrównoważenie obciążenia finansowego biura rachunkowego w zakresie ponoszonych wydatków na wynagrodzenia pracowników.

Oprogramowanie wFirma dla Biur Rachunkowych - dowiedz się więcej!

Jak określić nowe ceny dla swoich usług księgowych?

Ustalenie stawek dla usług świadczonych przez biuro rachunkowe zwykle jest w dużej mierze uwarunkowane przez lokalny rynek usług księgowych oraz wysokość ponoszonych kosztów stałych firmy.

Przy określaniu cen usług biura rachunkowego należy spojrzeć, jaki jest poziom konkurencji w danym regionie. Dlatego warto regularnie przeprowadzać analizy porównawcze, aby upewnić się, jak nasz cennik wygląda na tle innych. Jeśli na przykład występuje tendencja wzrostu cen u konkurencyjnych biur, będzie to wyraźny sygnał, żeby przyjrzeć się naszym. Trzeba również sprawdzić, co wchodzi w pakiet świadczonych przez inne biura usług. Przykładowo cena ryczałtowa w cenniku może być niska, ale oprócz niej występuje wiele opłat dodatkowych, np. za sporządzenie deklaracji ZUS DRA lub informacji VAT UE, za sztukę ponadwymiarowego dokumentu, za zeznanie roczne itd.

Nasze ceny powinny być jednak wyznaczone przede wszystkim na podstawie naszego kosztu wykonania usługi, doświadczenia i poziomu eksperckości biura oraz popytu na tego typu usługi. Istotne jest dokonanie analizy kosztów stałych firmy – czy nie wzrosły. Częstą praktyką jest procentowe przeniesienie ich na klientów. W tym celu bada się koszt obsługi klienta, czyli jaka jest stawka za roboczogodzinę pracy Twojego pracownika. Przykładowo jeśli płacisz mu 70 zł brutto za godzinę, rozliczenie klienta zajmuje 2 godziny, a klient ma stawkę 150 zł netto, to po uwzględnieniu jeszcze kosztów stałych biura okaże się, że generuje on stratę. W takim wypadku odniesienie się wyłącznie do cen konkurencji nie będzie adekwatne do potrzeb biura.

Przy analizie konkurencji warto od razu sprawdzić, co ich wyróżnia. Być może świadczą usługi doradztwa podatkowego albo udostępniają innego rodzaju niestandardowe świadczenia. W kontrze do tego trzeba ocenić, co sami oferujemy klientom: czy znajdują u nas usługi lub narzędzia, jakich nie da im konkurencyjne biuro rachunkowe.

Skuteczne podniesienie ceny za usługi księgowe

Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na to, jak poinformować swoich klientów o zwiększeniu ceny usług w biurze rachunkowym:

• Poinformuj swoich klientów o podwyżce cen z odpowiednim wyprzedzeniem. W ten sposób uzyskają oni czas na przygotowanie się do nowych kosztów i możliwe jest uniknięcie niepotrzebnych napięć.
• Wyjaśnij swoim klientom, dlaczego ceny wzrosły. Możesz odnieść się do wyższych kosztów kształcenia pracowników lub poszerzania ich wiedzy o nowe obszary, co wpłynie na pełniejszą opiekę nad daną firmą – lub też na wdrożenie nowych, bardziej zaawansowanych technologii, które pozytywnie wpłyną na współpracę z klientem.
• Jeśli stosujesz rabaty bądź inne bonusy dla danego klienta, podkreśl to.
• Zapewnij swoich klientów, że w dalszym ciągu opracowywane są procesy oraz wdrażane nowe technologie, które mają zwiększyć jakość świadczonych usług.
• Przekształć powyższe informacje w język korzyści dla klienta – pamiętaj, że jeśli Twoje biuro rachunkowe ma specjalistów, którzy świadczą usługi na najwyższym poziomie (warto to komunikować), to klienci chętniej zapłacą więcej za bezpieczeństwo, jakie zagwarantuje im Twoje biuro.

Przed podwyżkami warto przygotować szczegółowy plan dotyczący tego, jak zmiana cen będzie postrzegana przez klientów: czyli przykładowo kogo wystarczy poinformować mailem, a do kogo dodatkowo zadzwonić. Znając klienta, możemy przewidzieć, którzy bez dodatkowych wyjaśnień zgodzą się z faktem podwyżki, a z kim mogą się zdarzyć trudne rozmowy i wówczas można się przygotować na ewentualne negocjacje.

Co może wyróżnić Twoje biuro na tle konkurencji?

W ostatnich latach systemy informatyczne stały się ważnym elementem codziennej pracy biur rachunkowych. Pomagają one w automatyzacji i optymalizacji procesów, co w rezultacie ma pozytywny wpływ na efektywność i produktywność pracy.

System wFirma dla biur rachunkowych jest specjalnie zaprojektowanym oprogramowaniem, które na każdym kroku wspiera księgowych, ale pozwala też na zaoferowanie dodatkowych narzędzi klientom biura. Poprzez udostępnienie im systemu zyskują oni:

• możliwość dostarczenia faktur zakupu do biura rachunkowego bezpośrednio poprzez system – biuro może skorzystać do ich księgowania z nielimitowanego OCR;
• narzędzia do fakturowania, CRM i magazynu, a także skuteczne zarządzanie dokumentami i klientami;
• wygodny dostęp online do dokumentów księgowych, kadrowych i podatkowych, co ułatwia zarządzanie firmą;
• platformę do komunikacji z biurem rachunkowym, która umożliwia przekazywanie informacji i kontakt z księgowym bezpośrednio online;
• więcej czasu, gdyż poprzez wymienione powyżej narzędzia nie będą musieli przyjeżdżać do biura; ograniczy to również potrzebę kontaktu telefonicznego i mailowego z opiekunami księgowymi.

Biura rachunkowe, które wdrażają u siebie system wFirma, mogą klientom komunikować, jak wiele dzięki temu zyskują – dodatkowo – w cenie obsługi księgowej.

Poznaj rozwiązania wFirma dla Twojego klientatutaj.

Podwyżka ceny a utrata klienta – co zrobić?

Podwyżka ceny może również wiązać się z utratą klienta. W takim wypadku warto dowiedzieć się, dlaczego klient zdecydował się na odejście. W ten sposób będziemy mieć lepszy obraz sytuacji, aby przeanalizować, czy mogliśmy postąpić inaczej, czy też klient w doborze biura rachunkowego kierował się tylko ceną (aby była ona niska). Jeśli powodem odejścia klienta była cena, dobrze jest zbadać, czy uzasadnienie podniesienia ceny usług zostało przedstawione w odpowiedni sposób.

Wybór przez klienta konkurencyjnego biura rachunkowego z innych przyczyn to z kolei sygnał do weryfikacji, czy możemy ulepszyć coś po swojej stronie. Może na przykład powinniśmy oferować szerszy zakres usług lub szybciej reagować na potrzeby klienta.

Aby utrata klientów nie była dotkliwa, dobrze mieć możliwość pozyskiwania na bieżąco w ich miejsce nowych osób. Pracując na oprogramowaniu wFirma dla Biur Rachunkowych, otrzymuje się możliwość utworzenia własnej wizytówki reklamowej i tą drogą dociera do nowych klientów. Promocja biura rachunkowego nie jest dodatkowo płatna i nie wymaga od biura nakładu pracy oraz poświęcenia czasu na działania reklamowe. Co więcej, biura nieposiadające własnej strony internetowej mogą przesłać swoim potencjalnym klientom utworzoną wizytówkę, która pozwala na zapoznanie się z ofertą świadczonych usług.

Skuteczne podwyższenie cen z pewnością jest czynnikiem korzystnym, mającym wpływ na rozwój biura rachunkowego. Przeprowadzenie podwyżek wymaga przygotowania, analizy konkurencji, porównania ich oferty do świadczonych przez nas usług, a także weryfikacji kosztów stałych. Dobre przygotowanie i umiejętność uzasadnienia klientom nowych cen są kluczowe, aby przejść ten proces sprawnie i skutecznie. Rzetelna wycena usług księgowych jest bowiem podstawą do dalszego rozwoju biznesu, jakim jest prowadzenie biura rachunkowego.

Wypróbuj wFirma dla Biur Rachunkowych przez rok za darmo dla Ciebie i 10 klientów z kodem WFBR.Zarejestruj się!