Zgodnie z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy jesteśmy zobowiązani zapewnić pracownikom posiłki profilaktyczne. Ze względów organizacyjnych nie możemy wydawać takich posiłków w naturze ani też zapewniać pracownikom produktów spożywczych, z których takie posiłki przyrządzaliby we własnym zakresie. Czy w związku z tym możemy wydawać im bony gastronomiczne, które w wybranych punktach będą mogli wymienić na posiłki?
Pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegółowe zasady ich wydawania oraz wymagania, jakie powinny spełniać, określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: r.p.p.n.).
Wysiłek i wzmocnienie
W myśl par. 3 r.p.p.n. pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłki pracownikom wykonującym prace:
1) związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
2) związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
3) związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (tj. od 1 listopada do 31 marca),
4) pod ziemią,
5) związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
W myśl par. 1 i 2 r.p.p.n. powyższe posiłki powinny być w formie jednego dania gorącego i zawierać 50‒55 proc. węglowodanów, 30‒35 proc. tłuszczów, 15 proc. białek oraz mieć wartość kaloryczną ok. 1000 kcal.
Jak wynika z powyższego, obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych jest uzależniony nie tyle od stanowiska pracy, ile od wydatku energetycznego. W celu ustalenia, czy pracodawca powinien spełnić omawiany obowiązek względem pracowników, należy przede wszystkim oszacować wydatek energetyczny na konkretnych stanowiskach pracy i od tego uzależnić przydział posiłków. Warto również pamiętać, że zgodnie z par. 5 r.p.p.n. stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania zawsze ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.
Co istotne, zgodnie z par. 8 r.p.p.n., za posiłki i napoje pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Nieprzystające regulacje
Jeszcze do niedawna par. 2 r.p.p.n. przewidywał odstępstwo od obowiązku zapewnienia przez pracodawcę posiłków profilaktycznych w naturze. Jeżeli pracodawca nie miał możliwości ich wydawania ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub ze względów organizacyjnych, to mógł zapewnić w czasie pracy:
1) korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,
2) przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.
Na przestrzeni lat przepisy omawianego rozporządzenia nie były ani razu nowelizowane. Tymczasem rozwiązania organizacyjne dotyczące zapewnienia pracownikowi posiłku profilaktycznego uległy znacznym zmianom (np. w 1996 r., z którego pochodzi rozporządzenie, usługi cateringowe nie były jeszcze rozpowszechnione). Pojawiły się nowe możliwości zapewniania posiłków, m.in. w wyniku rozwoju usług w dziedzinie gastronomii. To spowodowało, że pracodawcy zaczęli korzystać z innych sposobów zapewniania pracownikom posiłków profilaktycznych poza zakładem pracy, w tym z wykorzystaniem bonów, kuponów itp. Praktyka ta nie była co do zasady kwestionowana przez organy kontrolne. W odpowiedzi na zapotrzebowanie licznych firm pojawiło się także odpowiednie zwolnienie podatkowe. Już od 1 stycznia 2005 r. w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzono regulację, zgodnie z którą z podatku dochodowego zwolniona jest „wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych”.
Zmiana na korzyść firm
Przepis ten do niedawna nie był jednak spójny z regulacjami par. 2 r.p.p.n. Stan ten zmieniło rozporządzenie Rady Ministrów z 12 czerwca 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, które zmodyfikowało omawiany przepis z mocą od 9 lipca 2019 r. Po nowelizacji z przepisów wyraźnie wynika, że dopuszczalne jest zapewnienie pracownikowi możliwości spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż tradycyjny. Dostępne są tutaj dwie opcje:
1) przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie, lub
2) przekazanie bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie odpowiednich produktów lub posiłku.
Takie rozwiązanie – w myśl nowego przepisu – może zastosować ten pracodawca, który ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości zapewnienia mu posiłku w miejscu pracy.
Celem ustawodawcy było wprowadzenie zmiany, która umożliwi pracodawcom stosowanie nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań przy jednoczesnym utrzymaniu dotychczasowego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także profilaktycznego charakteru posiłków. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w których pracodawca nie ma możliwości zapewnienia posiłku profilaktycznego w formie dania gorącego ze względu na specyfikę danego stanowiska pracy (np. praca drwala, prace na obiektach liniowych).
Należy mieć jednak przy tym na uwadze, że zastosowanie przez pracodawcę takiego sposobu zapewniania posiłków profilaktycznych w dalszym ciągu jest uzależnione od przeprowadzenia w tym zakresie obowiązkowych konsultacji z przedstawicielami pracowników lub organizacjami związkowymi.
Podstawa prawna
Art. 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).
Par. 2, 3, 5, 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279).
Par. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 12 czerwca 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. poz. 1160).
Art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).
