Zmiany w ustawie o KRS i ustawie o rachunkowości oznaczają nowe obowiązki zarówno dla przedsiębiorców, księgowych, biegłych rewidentów i szeregu innych podmiotów. Istota reformy sprowadza się do zmiany formy przesłania sprawozdań finansowych. Ta z pozoru niewielka zmiana zrodziła wątpliwości związane z samym procesem przygotowania sprawozdań. Te od 1 października muszą być sporządzone w postaci elektronicznej w formie plików XML. Obowiązek ich sporządzenia dotyczy jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, za wyjątkiem jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), a także podatników PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Dla każdego z tych podmiotów problematyczną może okazać się kwestia podpisu sprawozdania finansowego.

Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego?

Co do zasady, sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. W myśl powyższej zasady, e- sprawozdanie finansowe w spółkach powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu, także cudzoziemców. Jak informuje resort finansów, złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. Podpisanie takiego dokumentu przez jednego członka zarządu nie będzie skuteczne również wtedy, gdy inni członkowie zarządu go do tego upoważnią.

Gdy zarząd składa się z cudzoziemców

W tym miejscu wskazać należy na wymóg posiadania numeru PESEL przez cudzoziemca będącego członkiem zarządu, który chce złożyć podpis przy użyciu profilu zaufanego. „Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego” – czytamy w komunikacie Ministerstwa Finansów.

WAŻNE: Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

---------------------------------------------------------------------------------

KOMENTARZ

Sposób podpisywania e-sprawozdań finansowych, szczególnie gdy w zarządzie spółki zasiadają obcokrajowcy, warto zaplanować wcześniej. W dyskusji czy lepiej mieć podpis kwalifikowany czy założyć profil zaufany trudno wskazać jednoznacznie najlepszą metodę.
W przypadku profilu zaufanego nie ponosimy żadnych kosztów związanych z założeniem i utrzymaniem tej formy elektronicznego podpisu. Jednak sam podpis dokumentu wiąże się z dodatkowymi czynnościami – po pierwsze samo sprawozdanie trzeba przesłać na serwery systemu ePUAP, gdzie będzie podpisane. Po drugie, gdy dokument podpisuje więcej niż jedna osoba, każda z nich musi posiadać własny profil zaufany a co więcej sam podmiot sporządzający sprawozdanie musi mieć na portalu osobne konto i zapewnić do niego dostęp wszystkim członkom zarządu. Natomiast podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym wymaga dowolnego dostępu do pliku osoby, która ma go podpisać.

Patrząc nieco szerzej, warto również posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny zastępujący w pełni podpis tradycyjny na dokumentach elektronicznych, bo coraz więcej czynności administracyjnych wykonamy komunikując się elektronicznie. Taki podpis znajduje też coraz szersze zastosowanie w wymawianie elektronicznych dokumentów między przedsiębiorcami. Zatem wszystkim członkom zarządów, a w szczególności będących obcokrajowcami nie posiadającymi numeru PESEL, można rekomendować założenia zarówno własnego profilu zaufanego w systemie ePUAP, jak i wyrobienie certyfikatu podpisu elektronicznego. Trzeba jednak pamiętać, że na każdą z tych czynności potrzeba czasu, a wiele przedsiębiorstw będzie musiało sporządzić e-sprawozdanie co oznacza, że również je podpisać do 31 marca. Nie należy zatem czekać z ustaleniem polityki podpisów, by nie narażać się na ewentualne sankcje związane z uchybieniami w procedurze przygotowania e-sprawozdania finansowego. Ustawa o rachunkowości przewiduje bowiem dotkliwe sankcje – karę grzywny lub pozbawienia wolności do lat 2 a nawet obie te kary łącznie za sporządzanie sprawozdań finansowych niezgodnie z przepisami ustawy.