Trzy dni temu zakończył się kolejny etap wdrażania reformy systemu szkolnictwa wyższego. Do tego dnia wszystkie uczelnie – zarówno publiczne, jak i prywatne – powinny były wprowadzić w życie nowe regulaminy pracy. I choć zawartość stron internetowych szkół wyższych oraz ich biuletynów informacji publicznej świadczy o tym, że co do zasady pamiętały one o nałożonym na nich obowiązku, to nie wszystkim udało się go wykonać prawidłowo. Dziś postanowiliśmy wskazać najczęściej popełniane błędy, by uczelnie mogły zweryfikować poprawność przyjętych rozwiązań. Posługujemy się przykładami, które bazują na faktycznych zapisach regulaminów. Niestety, analiza tych dokumentów wskazuje, że nie wszystkie szkoły wyższe prawidłowo zrozumiały przepis mówiący o tym, kiedy nowy regulamin pracy trzeba wprowadzić. Zgodnie z przepisami wprowadzającymi ustawę 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce powinno to nastąpić w terminie umożliwiającym wejście w życie nie później niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, co oznacza, że 1 października 2019 r. to termin najpóźniejszy.
Ramka 1. Użyte skróty
Ilekroć w tekście pojawia się skrót:
• PoSWiN – oznacza to ustawę z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. poz. 1668 ze zm.)
• PoSW – oznacza ustawę z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2183 ze zm.)
• PW PoSWiN – oznacza to ustawę z 3 lipca 2018 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. poz. 1669)
• MNiSW – oznacza Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego ©℗
Artykuł 126 ust. 1 uPoSWiN nakazuje wprost: „Uczelnia wprowadza regulamin pracy”. Budzi to pewne zdziwienie, bo szkoły wyższe, mimo pewnej specyfiki, są pracodawcą, a więc były zobowiązane do tworzenia regulaminów pracy na podstawie art. 104 par. 11 kodeksu pracy także przed wielką reformą szkolnictwa wyższego. Trudno byłoby chyba znaleźć taką uczelnię, która zatrudniałaby mniej niż 50 pracowników (powyżej tego progu, zgodnie z k.p., istnieje obowiązek utworzenia regulaminu). Co zatem zmienia w praktyce tak jednoznaczny nakaz w ustawie? Podstawę prawną wprowadzenia regulaminu pracy. Nie będzie to już więc wymieniony artykuł k.p., lecz stanowiący lex specialis art. 126 ust. 1 PoSWiN. Przy czym kodeks pracy stosujemy nadal do zawartości regulaminu pracy oraz sposobu procedowania jego treści.
Wprowadzanie regulaminu pracy
Nowe przepisy dają ogromną władzę rektorowi – w zasadzie do jego zadań należą wszystkie sprawy uczelni, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych – przez ustawę lub statut – do kompetencji innych organów uczelni (art. 23 ust. 1 PoSWiN). Nie oznacza to jednak, że może on jednoosobowo wprowadzić regulamin pracy, gdyż należy tu stosować art. 1042 k.p., zgodnie z którym regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Dopiero w razie nieuzgodnienia treści tego dokumentu w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ten ustala pracodawca. Gdyby ustawodawca dał rektorowi uprawnienie do jednoosobowego wprowadzenia regulaminu pracy, dokonałby w tym zakresie zapisu analogicznego do związanego chociażby z regulaminem organizacyjnym – w tym przypadku art. 23 ust. 3 PoSWiN jednoznacznie stwierdza, że to rektor nadaje regulamin organizacyjny w uczelni.
Regulamin pracy jest źródłem prawa wewnętrznego zakładu pracy. Zgodnie z nim zatrudnieni mogą, choć nie muszą, mieć przyznane korzystniejsze prawa od ogólnie obowiązujących. I mimo że opinia strony związkowej nie ma charakteru wiążącego, a brak uzgodnień co do treści regulaminu nie powoduje niemożności jego wprowadzenia przez pracodawcę, to jednak zasięgnięcie tej opinii (lub próba) jest warunkiem koniecznym do uznania, że przyjęte przepisy mają moc wiążącą. W takim tonie wypowiedział się m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. I PKN 320/00) stwierdzając, że „regulamin pracy ustalony przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej (nie obowiązuje i nie powinien być stosowany)”. Konkretnego okresu trwania uzgodnień przepisy nie przewidują, choć w piśmiennictwie dominuje teza, że to pracodawca termin ten podaje związkowi zawodowemu do wiadomości. A jeśli ten się na niego nie zgadza i jednocześnie nie proponuje innego terminu, to pracodawca może uznać, że zaproponowany przez niego termin jest dla związku wiążący. Zauważmy, że opisywana tu procedura dotyczy przypadku, gdy na uczelni działa tylko jedna organizacja związkowa. Zdarza się jednak, że jest ich kilka. Wówczas, poza k.p., należy stosować art. 30 ust. 4 i 5 ustawy o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.). Przepis ten stanowi, że jeśli organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od momentu wszczęcia negocjacji, to decyzje w tych sprawach po rozpatrzeniu ich odrębnych stanowisk podejmuje samodzielnie pracodawca. Jeśli jednak organizacje związkowe we wspólnie uzgodnionym stanowisku kwestionują proponowaną treść regulaminu, to nie może być on przez pracodawcę ustalony.
Każdy pracodawca, a więc także uczelnia (reprezentuje ją tutaj rektor), ma obowiązek podać treść regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym podmiocie: poprzez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń lub rozesłanie pocztą elektroniczną, czy nawet – osobiście, choć ten ostatni sposób w przypadku uczelni wyższych byłby niezwykle trudny. Po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników regulamin staje się obowiązujący. W praktyce wprowadzenie regulaminu pracy, oczywiście po zakończeniu procedury uzgodnieniowej, następuje w drodze zarządzenia wydanego przez rektora uczelni wyższej.
Udostępniać w BIP czy nie?
Nowe przepisy zobowiązują uczelnie wyższe do udostępniania na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej m.in. statutu, strategii uczelni, regulaminu zarządzania prawami autorskimi, prawami pokrewnymi i własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji, regulaminu korzystania z infrastruktury badawczej, a także innych wewnętrznych regulacji (art. 358 ust.1 PoSWiN). Niezależnie od tej ustawy uczelnie muszą też wykonywać obowiązki informacyjne nałożone przez ustawę o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2019 r. poz. 1429). A ta zobowiązuje podmioty wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym (uczelnie otrzymują przecież dotacje publiczne) do udostępniania informacji, w tym m.in. informacji o organizacji, przedmiocie działalności i kompetencjach. Ponadto regulamin pracy jest wdrażany zarządzeniem rektora i to ze względu na wydanie owego zarządzenia (a nie samego regulaminu, który jest załącznikiem do zarządzenia) wynika publikacja w BIP.
Ramka 2. Co musi być w regulaminie ©℗
I. Minimalny, obowiązkowy zakres treści regulaminu pracy uczelni, wynikający z art. 1041 k.p., to:
• zagadnienia związane z organizacją pracy na uczelni,
• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• godziny obowiązującej pory nocnej,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
• informacje o karach porządkowych stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
II. Dodatkowy, obowiązkowy zakres treści regulaminu pracy na uczelniach wyższych wynikający z art. 116, 127, 129 PoSWiN:
• zasady ustalania zakresu obowiązków nauczycieli akademickich dla poszczególnych grup pracowników i rodzajów stanowisk,
• rodzaje zajęć dydaktycznych objętych zakresem tych obowiązków, w tym wymiar zajęć dydaktycznych oraz innych obowiązków dla poszczególnych stanowisk,
• zasady obliczania godzin dydaktycznych,
• zasady wykonywania przez nauczyciela obowiązków (w tym zajęć dydaktycznych) poza uczelnią,
• określenie jednostek, w których nauczyciele akademiccy mogą wykonywać obowiązki poza uczelnią,
• szczegółowe zasady i tryb udzielania urlopu wypoczynkowego,
• szczegółowe zasady i tryb udzielania urlopów płatnych: naukowych oraz dla poratowania zdrowia.
Czas pracy nauczycieli akademickich
Jedną ze specyficznych cech odróżniających pracę na uczelni od zatrudnienia w pozostałych zakładach pracy jest czas pracy – systemy i rozkłady czasu pracy określone w kodeksie pracy co do zasady obowiązują pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Natomiast tych ostatnich, z mocy art. 127 PoSWiN, obowiązuje zadaniowy system czasu pracy. Regulamin pracy powinien to uwzględniać wraz ze wszystkimi konsekwencjami, z których dwie są najbardziej istotne: liczba godzin zajęć dydaktycznych do przepracowania oraz sposób liczenia i zasady wynagradzania nauczycieli akademickich w przypadku przekroczenia norm zawartych w ustawie.
Art. 127 ust. 2 PoSWiN:
1 Roczny wymiar zajęć dydaktycznych wynosi:
1) do 240 godzin dydaktycznych – dla pracownika badawczo-dydaktycznego,
2) do 180 godzin dydaktycznych – dla pracownika badawczo-dydaktycznego zatrudnionego na stanowisku profesora,
3) do 360 godzin dydaktycznych – dla pracownika dydaktycznego,
4) do 540 godzin dydaktycznych – dla pracownika dydaktycznego zatrudnionego na stanowisku lektora lub instruktora, jeżeli statut uczelni przewiduje takie stanowisko
– przy czym 1 godzina dydaktyczna wynosi 45 minut.
Zauważmy przy tym, że nowe przepisy zmieniają dotychczasowe grupy stanowisk, na których zatrudniani są nauczyciele akademiccy, i określają ich szczególne obowiązki (art. 115 PoSWiN). Do nauczyciela będącego pracownikiem dydaktycznym należy kształcenie i wychowanie studentów lub uczestniczenie w kształceniu doktorantów. Pracownik badawczy natomiast powinien się zająć działalnością badawczą lub uczestniczyć w kształceniu doktorantów. Z kolei do obowiązków pracownika badawczo-dydaktycznego należą zadania obu wcześniej wymienionych grup. Poszczególnym stanowiskom ustawa przyporządkowuje maksymalny roczny limit zajęć dydaktycznych do przepracowania, przy czym do ich rocznego wymiaru zalicza się czas przeznaczony na kształcenie doktorantów. Niestety, przysparza to wielu problemów interpretacyjnych, zwłaszcza w przypadku osób zatrudnionych na stanowisku pracownika badawczego, dla którego ustawa z jednej strony nie przewiduje zajęć dydaktycznych, ale z drugiej zobowiązuje do kształcenia doktorantów. Niektóre uczelnie próbowały pogodzić tę pozorną sprzeczność, wpisując do regulaminów pracy także liczbę godzin dydaktycznych dla pracowników badawczych. Niestety, to błędne rozwiązanie. Zasada ujmowania w rocznym wymiarze zajęć dydaktycznych czasu przeznaczonego na kształcenie doktorantów (art. 127 ust. 3 PoSWiN) dotyczy jedynie tych grup pracowników, dla których taki wymiar został określony. A więc pracownik badawczy kształci doktorantów w zakresie swoich obowiązków, natomiast badawczo-dydaktyczny zajmujący się kształceniem doktorantów będzie miał liczbę godzin temu poświęconą wliczoną do rocznego wymiaru zajęć dydaktycznych. Należy też pamiętać, że kształcenie doktorantów różni się od kształcenia studentów: ci pierwsi często miewają indywidualne konsultacje albo uczestniczą w takich spotkaniach ze swoimi promotorami, które – choć podnoszą w znacznym stopniu ich wiedzę i przybliżają uzyskanie doktoratu – trudno ująć w siatce zajęć. W jaki sposób wliczać ten czas do rocznego wymiaru godzin nauczycieli akademickich? O tym każda uczelnia mogła zdecydować w swoim regulaminie pracy.

Przykład 1

Wysokość pensum
Regulamin pracy jednej z uczelni określa roczny wymiar zajęć dydaktycznych na maksymalnym, dopuszczalnym przez PoSWiN, poziomie godzin. W regulaminie znajduje się zapis, że „Rektor, po analizie sytuacji uczelni, w szczególności sytuacji finansowej, kadrowej, dotyczącej przewidywanej liczby studentów i doktorantów, może w zarządzeniu wewnętrznym ustalić niższą wysokość pensum dla poszczególnych grup pracowników i rodzajów stanowisk na dany rok akademicki”.
Niestety, rektor tego zrobić nie może, choć ustawa przyznaje mu ogromne kompetencje m.in. w zakresie zarządzania uczelnią, prowadzenia jej polityki kadrowej i gospodarki finansowej, czy zapewnienia wykonywania przepisów obowiązujących w uczelni (art. 23 PoSWiN). Te wybrane zadania rektora świadczą o jego roli, która bardziej niż na analizie sytuacji na uczelni powinna polegać na jej kształtowaniu. Ponadto art. 127 ust. 4 PoSWiN jednoznacznie wskazuje, że „wymiar zajęć dydaktycznych oraz innych obowiązków dla poszczególnych stanowisk (...) określa regulamin pracy”. Warto jeszcze podkreślić, że odesłanie kwestii mających znaleźć się w regulaminie do zarządzenia rektora powoduje ominięcie charakterystycznej dla regulaminu pracy procedury uzgodnieniowej – w przypadku zarządzeń rektora taka procedura nie jest bowiem wymagana.

Przykład 2

Zakres obowiązków
Zapis jednego z nowych regulaminów pracy stanowi, że „(…) zakres obowiązków pracownika określa jego bezpośredni przełożony, a zatwierdza go rektor albo osoba upoważniona przez rektora do zawarcia umowy o pracę z danym pracownikiem”.
Takie unormowanie ustalania zakresu obowiązków w wewnętrznym akcie prawnym z zakresu prawa pracy może dotyczyć jedynie pracowników nieposiadających statusu nauczyciela akademickiego. Natomiast w przypadku nauczycieli regulamin pracy uczelni powinien przewidywać zasady ustalania zakresu ich obowiązków i to nie generalnie, a z podziałem na poszczególne grupy pracowników i rodzaje stanowisk (art. 127 ust. 4 PoSWiN), z kolei szczegółowy zakres obowiązków nauczyciela akademickiego ustala wyłącznie rektor (art. 116 ust. 5 PoSWiN). Analizowany zapis regulaminu jest więc wyraźnie sprzeczny z ustawą, a ponieważ jest aktem prawnym niższego rzędu niż ta ostatnia, to w tym zakresie, w jakim jest sprzeczny, po prostu jest nieważny.

Przykład 3

Czas pracy
„Okres rozliczeniowy czasu pracy pracowników wynosi trzy miesiące, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to pracowników pracujących w systemach: skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej” – tak postanowiła zapisać jedna z uczelni w swoim regulaminie pracy. Czy prawidłowo?
Trzymiesięczny okres rozliczeniowy może obowiązywać wszystkich pracowników uczelni, poza nauczycielami akademickimi. Ci bowiem mają określony wymiar godzin dydaktycznych w skali roku akademickiego, a nie w trakcie np. trzech kolejnych miesięcy. Powoduje to niemożność ustalenia ich godzin ponadwymiarowych: o tym, ile ich jest naprawdę, można mówić dopiero po przepracowaniu wszystkich godzin przewidzianych rocznym wymiarem zajęć dydaktycznych. ©℗
Poza stanowiskami nauczycieli akademickich, wymienionymi w PoSWiN, statut uczelni może wskazywać dodatkowo inne stanowiska. Dla nowych stanowisk statut może określać także wymagania kwalifikacyjne, z wyłączeniem obowiązku posiadania albo uzyskania tytułu naukowego doktora, stopnia doktora habilitowanego lub tytułu profesora. Trzeba też pamiętać o przyporządkowaniu nowych stanowisk do konkretnej grupy określonej w ustawie: badawczej, badawczo-dydaktycznej lub dydaktycznej.
Ważne Nauczyciela akademickiego obowiązuje zadaniowy system czasu pracy. Wynika to z art. 127 ust. 1 PoSWiN, który jest przepisem szczególnym względem art. 140 k.p., zgodnie z którym zadaniowy czas pracy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania. Wprowadzając ten system na mocy k.p., pracodawca i pracownik zawierają porozumienie w sprawie stosowania zadaniowego czasu pracy. W przypadku nauczycieli akademickich takiego porozumienia nie trzeba zawierać – ich zadaniowy czas pracy wynika wprost z ustawy. Jeśli system zadaniowy obejmowałby innych pracowników – należy przestrzegać procedury jego wprowadzania przewidzianej w k.p.
Problem wynagrodzeń i godzin ponadwymiarowych
PoSWiN nareszcie usankcjonowała istniejącą wcześniej niepisaną zasadę, zgodnie z którą nauczyciel akademicki pracuje w zadaniowym systemie czasu pracy. Godzinowe obliczenie czasu, który nauczyciel poświęca swojej pracy, jest bowiem łatwe jedynie w przypadku części związanej z zajęciami dydaktycznymi. Obecnie ustawa doprecyzowuje, że godzina pracy nauczyciela to 45 minut, czyli jest to tzw. godzina lekcyjna. A pozostała część obowiązków? Otóż jest ona określona zadaniami powierzonymi mu przez rektora w szczegółowym zakresie obowiązków.
Zdarza się jednak, że nauczyciel ma obowiązek prowadzenia zajęć dydaktycznych w godzinach ponadwymiarowych, czyli tych poza roczną normą zajęć dydaktycznych (których precyzyjna liczba znaleźć się powinna w nowym regulaminie pracy, a których maksymalny wymiar określa ustawa). I od takiego zobowiązania nie może się uchylić, o ile ich wymiar w danym roku akademickim nie przekracza ¼ rocznego wymiaru zajęć dydaktycznych dla pracowników badawczo-dydaktycznych i ½ takiego wymiaru w przypadku pracowników dydaktycznych (art. 127 ust. 6 PoSWiN). Jeśli godzin ponadwymiarowych miałoby być więcej, można ich realizację powierzyć nauczycielowi, który wyraził na to zgodę (art. 127 ust. 7 PoSWiN). Jednak nawet w takiej sytuacji łączna liczba godzin ponadwymiarowych nie może przekroczyć dwukrotności rocznego wymiaru zajęć dydaktycznych. Względny zakaz zatrudniania w godzinach ponadwymiarowych dotyczy również kobiet w ciąży i osób wychowujących dziecko do 4. roku życia – w przypadku tych dwóch grup nawet jedna godzina ponadwymiarowa może być wykonywana tylko za zgodą nauczyciela akademickiego.
Jednocześnie ustawa enigmatycznie określa, że przesłanką powierzenia pracy ponad regulaminową normę są „szczególne przypadki, uzasadnione koniecznością realizacji programu kształcenia”. Dla jednych szczególnym przypadkiem okazało się np. zastąpienie chorego kolegi, co w konsekwencji spowodowało przekroczenie limitu godzin przewidzianych dla danego stanowiska nauczyciela akademickiego, dla drugich natomiast możliwość dokonania oszczędności i ograniczenie liczby etatów na uczelni poprzez stałe obciążanie już zatrudnionych pracą w godzinach ponadwymiarowych. Niestety, ustawodawca nie skorzystał z szansy, jaką dawało uchwalenie nowych przepisów, i ani o jotę nie wyjaśnił tego pojęcia, kopiując je ze starych przepisów. A problem pozostał, zwłaszcza finansowy. Za godziny ponadwymiarowe trzeba przecież dodatkowo zapłacić. Dotychczasowe przepisy określały stawkę w rozporządzeniu ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 2 grudnia 2016 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników uczelni publicznych (Dz.U. poz. 2063). Choć odnosiło się ono jedynie do wyższych szkół publicznych, również te niepubliczne zobowiązane były do jego stosowania, choć tylko w jednym przypadku – o ile przyjęte przez nie zasady wynagradzania nie regulowały tej kwestii w sposób odrębny. Stawki przewidziane rozporządzeniem kształtowały się na poziomie od 1,8 proc. do 3,6–3,9 proc. wynagrodzenia zasadniczego i były zróżnicowane w zależności od zajmowanego stanowiska. Wprawdzie akt ten od 1 października 2018 r. został zastąpiony rozporządzeniem ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 25 września 2018 r. w sprawie wysokości minimalnego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego dla profesora w uczelni publicznej (Dz.U. poz. 1838), to jednak pisanie o rozporządzeniu w sprawie warunków wynagradzania w czasie przeszłym jest nie do końca uzasadnione. Dla nauczycieli akademickich zatrudnionych w momencie wejścia nowej ustawy w życie (1 października 2018 r.), a także po tej dacie, choć nie później niż do 31 grudnia 2018 r., uchylone rozporządzenie z 2 grudnia 2016 r. zachowuje ważność aż do 30 września 2020 r. Jednocześnie podstawą do obliczenia konkretnych stawek za każdą godzinę ponadwymiarową są nowe kwoty wynagrodzeń, wynikające z rozporządzenia z 25 września 2018 r. (art. 246 ust. 3 PW PoSWiN).
Nauczyciele akademiccy zatrudniani od 1 października 2019 r. uregulowania związane z ich wynagradzaniem za pracę w godzinach ponadwymiarowych znajdą w nowych regulaminach pracy, przynajmniej w zakresie zasad obliczania godzin dydaktycznych. Z kolei stawki odszukają w regulaminach wynagradzania. Niestety, wydaje się jednak, że ustawodawca dość pobieżnie potraktował zasady wynagradzania za godziny ponadwymiarowe nauczycieli, którzy zostali zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia a 30 września 2019 r. Zgodnie z wyjaśnieniami zamieszczonymi na prowadzonej przez MNiSW stronie internetowej www.konstytucjadlanauki.gov.pl w ich przypadku należy zastosować regulacje zawarte w zakładowym układzie zbiorowym albo w regulaminie wynagradzania. O ile jednak rozwiązanie to sprawdzi się w przypadku uczelni niepublicznych, które od lat miały prawo do samodzielnego regulowania spraw związanych z tym wynagrodzeniem, o tyle jest całkowicie nietrafione w uczelniach publicznych. Te ostatnie nie miały potrzeby wprowadzania takich regulacji w przepisach wewnętrznych, bo stosowały wprost ww. rozporządzenie w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników uczelni publicznych. Mimo to były zobowiązane do przyjęcia regulaminu wynagradzania od 1 stycznia 2019 r. – są bowiem zakładami pracy zatrudniającymi co najmniej 50 pracowników. Większość uczelni tego jednak nie zrobiła, prawdopodobnie sugerując się zapisem przepisów przejściowych, zgodnie z którymi zobowiązanie uczelni publicznych do zawarcia zakładowych układów zbiorowych albo ustalenia regulaminów wynagradzania upływa w terminie sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie nowego statutu (art. 249 ust. 2 PW PoSWiN), dla którego z kolei wymagalnym terminem był 1 października 2019 r. (art. 227 PW PoSWiN).

Przykład 4

Dwie metody rozliczania
Nauczyciel akademicki, dla którego zaplanowano 240 godzin dydaktycznych, zachorował. W okresie choroby nie przeprowadził 20 godzin zajęć, które przypadały w tym okresie. Po powrocie ze zwolnienia lekarskiego pracował zgodnie ze swoją siatką zajęć, a w semestrze letnim zastąpił innego nauczyciela, prowadząc za niego zajęcia w wymiarze 30 godzin.
Sposób 1: Nauczyciel przeprowadził 220 zaplanowanych godzin ze studentami, do których dodano 20 godzin (zaliczenie tych godzin spowodowała usprawiedliwiona nieobecność z powodu choroby), czyli 220 + 20 = 240. Uznano, że nauczyciel ten przepracował wymaganą liczbę godzin. Zastępstwo spowodowało, że kolejne 30 faktycznie przepracowanych godzin uznano za godziny ponadwymiarowe, za które otrzymał dodatkowe wynagrodzenie.
Sposób 2: Po powrocie ze zwolnienia lekarskiego nauczycielowi zaliczono 20 godzin spowodowanych usprawiedliwioną nieobecnością i uznano, że przepracował on wymaganą liczbę godzin (220 + 20 = 240 godzin). Z 30 godzin zastępstwa za innego nauczyciela za godziny ponadwymiarowe uznano jedynie 10 godzin. Wynika to stąd, że po pierwsze od 240 zaplanowanych godzin odjęto 20 godzin nieobecności (choroba), co oznaczało 240 – 20 = 220 godzin faktycznie przepracowanych. Po drugie natomiast 220 + 30 = 250 godzin, a zatem różnica pomiędzy 250 godzinami przepracowanymi a 240 godzinami zaplanowanymi wynosi 10. I tylko za te godziny można wypłacić dodatkowe wynagrodzenie.
Tak jak już wspominaliśmy, uczelnie stosowały oba rozwiązania z przykładu, przy czym drugie było niewątpliwie dla uczelni tańsze. Ale czy jest ono prawidłowe? Należałoby zastanowić się więc nad celowością przepisów nakazujących zaliczenie np. usprawiedliwionych nieobecności w okresie zajęć wykonywanych zgodnie z planem i wchodzących w ustaloną normę dla danego stanowiska. Gdyby sposób 2 uznać za prawidłowy, to jaka byłaby dla nauczyciela konsekwencja niezaliczenia do określonego dla niego limitu 20 godzin zajęć przypadających w okresie jego choroby? Żadna. Ani w zakresie wywiązywania się z obowiązków pracowniczych, ani też w zakresie wynagrodzenia. Przypuszczać więc należy, że zasady wliczania do wymaganej liczby godzin zajęć dydaktycznych także tych niewykonanych (z takich przyczyn, jakie podają konkretne przepisy rozporządzenia) służy obliczeniu końcowego ich wyniku w jednym celu: ustalenia, która godzina pracy nauczyciela akademickiego jest godziną ponadwymiarową.

Przykład 5

Istotne to, co faktycznie przepracowane
Nauczycielowi powierzono do przepracowania 300 godzin, z czego 60 stanowią godziny ponadwymiarowe powyżej 240-godzinnego rocznego limitu dla jego stanowiska. Pod koniec roku akademickiego przebywał on na zwolnieniu lekarskim. W konsekwencji przepracował 240 wymaganych rocznie godzin, natomiast z zaplanowanych 60 jedynie 30. Uczelnia uznała, że nauczyciel przepracował 30 godzin ponadwymiarowych. Wprawdzie zaplanowano 240 + 60 = 300 godzin, lecz wykonano 240 + 30 = 270 godzin.
Postępowanie uczelni jest całkowicie uzasadnione. Z zaplanowanych ponad wymiar 60 godzin, 30 nie zostało faktycznie wykonanych. Pomimo usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej chorobą nie można ich zaliczyć do ustalenia wymiaru godzin ponadwymiarowych, bo te rozliczane są na podstawie faktycznie przepracowanych godzin. ©℗
Z kolei nauczycielom akademickim zatrudnionym w roku akademickim 2018/2019 przyznaje się wynagrodzenie za przepracowane godziny ponadwymiarowe po dokonaniu rozliczenia godzin dydaktycznych ustalonych zgodnie z planem, raz w roku, w terminie dwóch miesięcy od zakończenia roku akademickiego (o ile rektor nie zarządzi rozliczenia w krótszych okresach), czyli do 30 listopada 2019 r. Pozostaje mieć nadzieję, że wkrótce MNiSW zajmie bardziej precyzyjne stanowisko w tej sprawie.
Kontrowersyjny sposób liczenia
W przypadku nauczycieli akademickich zatrudnionych nie później niż do 31 grudnia 2018 r. dla celów porównania liczby godzin zajęć dydaktycznych do godzin przepracowanych zgodnie z planem do tych ostatnich zalicza się te godziny, które nie zostały wykonane w związku z chorobą lub inną nieprzewidzianą, usprawiedliwioną nieobecnością w pracy (rozp. z 2 grudnia 2016 r.). W przypadku gdy nauczycielowi nie ustalono obciążenia dydaktycznego z powodu zatrudnienia go po rozpoczęciu roku akademickiego, ustania stosunku pracy przed zakończeniem roku akademickiego lub przewidzianej nieobecności w pracy, do przepracowanych godzin zalicza się tygodniowo 1/30 rocznego wymiaru tych godzin ustalonego dla jego stanowiska. Godziny ponadwymiarowe ustala się na podstawie rozliczenia faktycznie przepracowanych godzin (art. 151 ust 1 pkt 7b PoSW).
W efekcie uczelnie rozliczały te godziny na dwa sposoby. [przykłady 4–5]
Bez względu na to, jak niejasne były/są dla uczelni wyższych dotychczasowe przepisy, pojawiła się szansa na ich wewnętrzne unormowanie w sposób bardziej przejrzysty – w regulaminie pracy. Teraz uczelnie same określiły, w jaki sposób będą obliczać godziny ponadwymiarowe: które zajęcia będą wliczać, a których nie.
Regulaminy weszły w życie 1 października 2019 r., a więc przed zakończeniem niektórych okresów przejściowych, jak chociażby tego na stosowanie dotychczasowych przepisów dotyczących godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. Warto więc uwzględnić to w regulaminach, tak aby każdy nauczyciel akademicki miał świadomość, który przepis i w jakim okresie go obowiązuje.
Urlopy nauczycieli akademickich
Nauczyciel akademicki na mocy PoSWiN zachował prawo do 36 dni urlopu rocznie. Odmiennie jednak od kodeksowej zasady w tej grupie zawodowej obliczane jest wynagrodzenie za czas urlopu. Zmienne składniki wynagrodzenia są obliczane na podstawie średniego wynagrodzenia nauczyciela akademickiego z okresu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jest to – m.in. w świetle możliwości obliczenia godzin ponadwymiarowych dopiero po zakończeniu roku akademickiego – całkowicie uzasadnione. Poza wynagrodzeniem za pracę w godzinach ponadwymiarowych do zmiennych składników wynagrodzenia należą także dodatki: funkcyjny, zadaniowy, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych i inne, jeżeli zostały określone w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania (art. 136 ust. 2 PoSWiN). Na uczelniach niepublicznych zmienne składniki wynagrodzenia określone są w regulaminach wynagradzania.
W PoSWiN próżno szukać dotychczasowego przepisu o tym, że urlop ma być wykorzystany w czasie wolnym od zajęć dydaktycznych w uczelni. Po szczegóły i tryb jego wykorzystania ustawa odsyła do regulaminów pracy. Nie ma więc żadnych przeszkód, aby w wewnętrznych przepisach uczelni znalazły się zapisy uniemożliwiające dezorganizację pracy w okresie zajęć dydaktycznych. Określając w regulaminie szczegółowe zasady i tryb wykorzystania urlopu, nie można jednak tworzyć nowych uprawnień. I choć art. 129 PoSWiN nie precyzuje np. zasad nabycia prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego przez nauczyciela rozpoczynającego pracę, nie określa też zasad ustalania urlopu proporcjonalnego w przypadku ustania zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego, ani też nie definiuje dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, to nie w regulaminie pracy powinno się szukać tych rozwiązań – bowiem w sprawach dotyczących stosunku pracy pracowników uczelni, nieuregulowanych w ustawie, stosuje się kodeks pracy (art. 147 ust. 1 PoSWiN).
Regulamin pracy może natomiast określać sposób wnioskowania o urlop wypoczynkowy, w tym także w formie urlopu na żądanie. Dotychczas interpretacje możliwości korzystania z urlopu na żądanie przez nauczyciela akademickiego były różne. Zwolennicy przyznania tego uprawnienia opisywanej grupie zawodowej uważali, że nauczycielowi też może się zdarzyć nieoczekiwana przeszkoda w dotarciu do pracy. Przeciwnicy zaś podnosili, że mogłoby to doprowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której nauczyciel żąda urlopu w te dni, w które miałby prowadzić zajęcia dydaktyczne, co przy stosunkowo niskiej liczbie takich godzin mogłoby wywołać chaos w uczelnianej siatce zajęć.
Ponadto regulamin pracy powinien określać także kwestie związane z planowaniem urlopów oraz istnieniem zakładowych planów urlopowych i sposobem ich ustalania.
Koszty uzyskania przychodu
„Praca nauczyciela akademickiego stanowi działalność twórczą o indywidualnym charakterze, o której mowa w art. 1 ust.1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych” – tak stanowi art. 116 ust. 7 PoSWiN. Jest to zapis jednoznaczny, choć początkowo budził wątpliwości w związku z licznymi interpretacjami organów skarbowych, dla których prawami autorskimi często objęte były te przejawy działalności twórczej, w wyniku których powstawał utwór. A o utworze trudno mówić w przypadku każdego nauczyciela akademickiego: o ile pracownik badawczy takich wątpliwości nie budził, o tyle dydaktyczny już tak.
Przepis ten wszedł w życie 1 października 2018 r., a więc od tego dnia całość wynagrodzenia nauczyciela akademickiego objęta jest 50-proc. kosztami uzyskania przychodu. Takie koszty należy też przyjąć, obliczając wynagrodzenie nauczyciela akademickiego w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy oraz urlopu wypoczynkowego.
Zmiana w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.) – na mocy art. 19 pkt 4 PW PoSWiN) – przyznaje prawo do korzystania z 50-proc. kosztów uzyskania w przypadku osiągania przychodu z działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej (art. 22 ust. 9b pkt 8 ustawy o PIT). Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.
Pracownicy księgowości uczelni wyższych na szkoleniach zasypują pytaniami: jak należy potraktować dyplomowanych bibliotekarzy oraz dyplomowanych pracowników dokumentacji i informacji naukowej? Przecież przepisy przejściowe precyzyjnie definiują ich status: „są od dnia wejścia w życie tej ustawy nauczycielami akademickimi, jednak nie dłużej niż do 30 września 2020 r.” (art. 247 ust. 1 pkt 2 PW PoSWiN). A to w kontekście nowej zasady, zgodnie z którą praca nauczyciela akademickiego jest w całości pracą o charakterze twórczym, oznaczałoby, że z 50-proc. kosztów uzyskania przychodu powinni skorzystać także dyplomowani bibliotekarze.

Przykład 6

Przymus przy przejściu na emeryturę
W kolejnym analizowanym przez nas regulaminie pracy znajduje się nakaz: „Nauczyciel akademicki odchodzący na emeryturę ma obowiązek wykorzystać w całości należny mu urlop wypoczynkowy przed datą rozwiązania stosunku pracy”. W dokumencie tym wprowadzono też regulację dającą prawo do wykorzystania urlopu wypoczynkowego jedynie w czasie wolnym od zajęć dydaktycznych.
Nowe przepisy pozwalają uczelniom na autonomiczne uregulowania szczegółowych zasad i trybu udzielania urlopu wypoczynkowego (art. 129 ust. 4 PoSWiN). Oczywiście wykorzystanie urlopu przed odejściem na emeryturę jest ekonomicznie zasadne: uczelnia nie będzie wówczas ponosić kosztów związanych z wypłatą ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wątpliwości budzi jednak sam zapis tej regulacji. Po pierwsze, nie jest jasne, dlaczego tylko nauczyciele odchodzący na emeryturę mają obowiązek wykorzystania urlopu, a nie każdy pracownik uczelni. Po drugie: w związku z brakiem odpowiednich uregulowań w PoSWiN należałoby zdefiniować pojęcie „urlopu należnego” (w wymiarze rocznym, czy też proporcjonalnie do liczby przepracowanych miesięcy w roku kalendarzowym) oraz określić, czy nauczyciel akademicki może wykorzystać ten urlop w okresie trwających zajęć dydaktycznych.
Za niewypełnienie obowiązku wykorzystania urlopu wypoczynkowego przed emeryturą regulamin nie przewiduje też żadnej sankcji, co może oznaczać w praktyce pustą normę prawną.
Zgrabniejszym sformułowaniem byłoby także zastąpienie pojęcia „obowiązku” określeniem „jest zobowiązany do”, bo tak niewielka zmiana spowodowałaby, że rektor mógłby zobowiązać nauczyciela do wykorzystania urlopu przed emeryturą, a nauczyciel w ramach zapisanego w regulaminie zobowiązania musiałby zadośćuczynić żądaniu rektora.©℗

Przykład 7

Zachowanie prawa przez bibliotekarzy
Regulamin pracy jednej z uczelni stanowi, że „Dyplomowani bibliotekarze oraz dyplomowani pracownicy dokumentacji i informacji naukowej, a także pracownicy biblioteczni oraz pracownicy dokumentacji i informacji naukowej zatrudnieni na stanowiskach kustosza bibliotecznego, starszego bibliotekarza i starszego dokumentalisty, którym 30 września 2019 r. przysługiwało prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 36 dni rocznie, zachowują to prawo”.
Prawo dyplomowanych bibliotekarzy oraz dyplomowanych pracowników dokumentacji i informacji naukowej do zachowania statusu nauczyciela akademickiego zostało w obecnych przepisach utrzymane maksymalnie do 30 września 2020 r. (art. 247 ust. 1 PW PoSWiN). Oznacza to dwuletni okres przejściowy, po którym nastąpi utrata tego statusu, a wraz z nią utrata przywilejów, np. 36-dniowego urlopu wypoczynkowego. Zachowanie tego prawa w regulaminie bez wskazania terminu jego obowiązywania spowoduje, że od 1 października 2020 r. na uczelni będzie istniała zróżnicowana pod względem liczby dni urlopu wypoczynkowego kadra administracyjna. I to na różnych płaszczyznach: będzie uprzywilejowana grupa bibliotekarzy i pozostała kadra pracowników uczelni niebądących nauczycielami akademickimi (ci pierwsi w odróżnieniu od tych drugich mają status nauczyciela), a także bibliotekarze zatrudnieni przed 30 września 2019 r. (będą oni w lepszej sytuacji niż zatrudnieni po tej dacie – ci drudzy nie będą mieli tego przywileju). Wprawdzie normy kodeksu pracy są normami minimalnymi i pracodawca (w tym przypadku uczelnia) może przyjąć korzystniejsze dla pracowników rozwiązania, ale nie powinny one w sposób niczym nieuzasadniony różnicować pracowników tej samej grupy. Taki zapis regulaminowy może więc spotkać się z zarzutem dyskryminacji w stosunku pracy. ©℗
Należałoby na to spojrzeć nie tyle w kontekście przedłużenia statusu nauczyciela akademickiego tej spornej grupie, lecz działalności, którą wykonują – z pewnością nie jest to działalność badawcza, ale już całkowite ich wyłączenie z procesu dydaktycznego na uczelni nie znajduje pełnego uzasadnienia. Posiadając status nauczyciela akademickiego, prowadzą nie tylko zajęcia związane z przeszkoleniem bibliotecznym dla nowo przyjętych studentów, lecz często też zajęcia na tych kierunkach studiów, które związane są z bibliotekoznawstwem czy informacją naukową.
Tabela 1. Kształtowanie się minimalnego wynagrodzenia w uczelniach publicznych 2018/2019
stanowisko minimalne wynagrodzenie w 2018 r. relacja minimalnego wynagrodzenia do minimalnego wynagrodzenia w kraju w 2018 r. (2100 zł/mies.) minimalne wynagrodzenie w 2019 r. relacja minimalnego wynagrodzenia do minimalnego wynagrodzenia w kraju w 2019 r. (2250 zł/mies.) relacja minimalnego wynagrodzenia do minimalnego, planowanego wynagrodzenia w kraju w 2020 r. (2600 zł/mies.) Uwagi
Profesor zwyczajny 5390 zł 256,66 proc. 6410 zł 284,88 proc. 246,53 proc. zgodnie z art. 250 PW POSWiN stanowisko to staje się stanowiskiem profesora
Profesor nadzwyczajny 4605 zł 219,28 proc. 5320 zł 236,44 proc. 204,61proc. zgodnie z art. 250 PW POSWiN stanowisko to staje się stanowiskiem profesora uczelni
Adiunkt 3820 zł 169,77 proc. 4680 zł 208,00 proc. 180,00 proc. stanowisko to nadal funkcjonuje, jeśli przewiduje je statut; a także w przypadku osób zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. do chwili dostosowania ich umów o pracę do nowych stanowisk
Asystent 2450 zł 116,66 proc. 3205 zł 142,44 proc. 123,26 proc. stanowisko to nadal funkcjonuje, jeśli przewiduje je statut; a także w przypadku osób zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. do chwili dostosowania ich umów o pracę do nowych stanowisk
Wykładowca, lektor, instruktor 2375 zł 113,09 proc. 3205 zł 142,44 proc. 123,26 proc. zgodnie z art. 116 ust. 4 PW POSWiN stanowiska te na dal istnieją, o ile statut uczelni tak stanowi
Poświęcona reformie szkolnictwa wyższego strona www.konstytucjadlanauki.gov.pl wyjaśnia to tak: „Konstytucja dla Nauki rozwiewa wątpliwości co do możliwości stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przez wszystkich nauczycieli akademickich. Ich praca stanowi działalność twórczą o indywidualnym charakterze, do której można stosować podwyższone koszty”. Wydaje się jednak, że o jednoznacznym uregulowaniu sytuacji dyplomowanych bibliotekarzy oraz pracowników dokumentacji i informacji naukowej po prostu zapomniano.
Tabela 2. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe za rok akademicki 2018/2019 wg rozporządzenia MNiSW z 2 grudnia 2016 r. (dotyczy wynagrodzeń na uczelniach publicznych)
stanowisko Stawka za godzinę obliczeniową minimum w proc. wynagrodzenia Stawka za godzinę obliczeniową maksimum w proc. wynagrodzenia Stawka za godzinę obliczeniową minimum w zł Stawka za godzinę obliczeniową maksimum w zł
Profesor zwyczajny/profesor 1,8 proc. 3,6 proc. 115,38 230,76
Profesor nadzwyczajny/profesor uczelni 1,8 proc. 3,6 proc. 95,76 191,52
Adiunkt 1,8 proc. 3,9 proc. 84,24 182,52
Asystent, wykładowca, lektor, instruktor 1,8 proc. 3,9 proc. 57,69 125
Uwaga! Wynagrodzenie za pracę w godzinach ponadwymiarowych ustala się na podstawie najwyższej ze stawek obowiązujących w okresie, którego dotyczy rozliczenie. Kwoty w tabeli uwzględniają podwyżki wynagrodzeń nauczycieli akademickich w roku 2018/2019.
Jeśli jednak ustawa podatkowa wskazuje na rodzaje prowadzonej działalności na uczelni, to w przypadku omawianej grupy należałoby zastosować 50-proc. koszty uzyskania przychodu w zakresie, w jakim prowadzą zajęcia dydaktyczne, natomiast w pozostałym zakresie pozostać przy kosztach wynikających z zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Mam nadzieję, że oficjalne stanowisko MNiSW to potwierdzi. ©℗