Z powodu COVID-19 zakład pracy praktycznie zaprzestał swojej działalności. Pracodawca zaczął w związku z tym zmuszać pracowników do wzięcia urlopów (płatnych i bezpłatnych). Czy zatrudniający mógł skutecznie narzucić pracownikom termin wykorzystania urlopu?
Wprowadzony z dnia na dzień lockdown gospodarki spowodował, że pracodawcy musieli zacząć się liczyć z każdym groszem. A że fundusz wynagrodzeń to zazwyczaj największy koszt pracodawcy, logiczne jest, iż oszczędności szuka się przede wszystkim tam. Oczywiście największe ograniczenie kosztów zatrudnienia osiąga się poprzez zwolnienia pracowników (wzrost bezrobocia w czasach ataku SARS-CoV-2 był zatem nieunikniony). Jednak obniżenie stanu zatrudnienia sprawdza się wyłącznie na krótką metę. Długookresowo nie zawsze jest to działanie racjonalne, bo kryzys wywołany pandemią ma charakter przejściowy. Kiedyś się skończy, a wtedy pracodawca musiałby szukać nowych pracowników. Na dodatek ustawodawca dość szybko zareagował i wprowadził rozwiązania mające na celu ochronę miejsc pracy – przede wszystkim dofinansowania z wojewódzkich i powiatowych urzędów pracy oraz subwencje z Polskiego Funduszu Rozwoju. Dlatego też, mimo kryzysu, wielu pracodawców stara się utrzymać stan zatrudnienia. W ciągu ostatnich miesięcy pracownicy często mieli wolne z powodu przestoju, gdy pracodawca nie mógł sprzedawać efektów ich pracy. Firmy obawiały się, że kiedy gospodarka ruszy i pojawią się zamówienia, pracownicy dalej będą mieli wolne, bo zaczną brać urlopy. Dlatego naturalne było nakłanianie zatrudnionych, aby wykorzystywali urlopy zamiast przestoju.
Od podstaw
Zgodnie z art. 163 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Ustala go zatrudniający, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Z zapisu tego wynika, że pracodawca nie powinien narzucać pracownikowi terminu wykorzystania urlopu.
Z kolei na mocy art. 161 i 168 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Natomiast wypoczynku niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Z przepisów tych często wyprowadzano wniosek, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop zaległy. Potwierdzenie tego stanowiska można znaleźć także w orzecznictwie – np. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. I PK 124/05) uznał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Przed 24 czerwca 2020 r. nie było jednak wyraźnego uregulowania w tym zakresie.
WAŻNE Jeśli pracodawca zwraca konkretne koszty, które pracownik poniósł w związku z zaplanowanym, ale przerwanym przez niego urlopem, to od tych kwot nie odprowadza się ani PIT, ani składek do ZUS.
Co ciekawe, w ostatnim okresie niektórzy pracodawcy próbowali wysłać pracowników na urlopy bezpłatne. Jednakże w myśl art. 174 k.p. zatrudniający może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego tylko na jego pisemny wniosek. A zatem pracodawca nie może wysłać zatrudnionego na urlop bezpłatny, może się tylko zgodzić na takie wolne, jeżeli pracownik wystąpi ze stosownym, pisemnym wnioskiem.
Zmiana od 24 czerwca
W związku z wejściem w życie tarczy 4.0 – co nastąpiło 24 czerwca 2020 r. – zaczął obowiązywać art. 15gc specustawy o COVID-19. Zgodnie z tym przepisem: „w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać”. Regulacja powyższa zatwierdziła zatem stosowaną dotychczas w wielu zakładach pracy praktykę wysyłania pracowników na urlopy zaległe. Wymieniony przepis wyraźnie wskazuje, że:
1) rozwiązanie dotyczy wyłącznie urlopów zaległych,
2) zatrudniający może narzucić termin wykorzystania urlopu zaległego, z pominięciem planu urlopowego,
3) pracodawca może zrobić to wbrew woli pracownika, w szczególności nie musi uzyskiwać jego zgody,
4) pracodawca może dysponować w ten sposób urlopem zaległym pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 30 dni – przy czym oczywiście pracodawca może podzielić urlop zaległy i kazać pracownikowi wykorzystać go na raty.
Zauważmy przy tym, że pracodawca może zmusić pracownika do wzięcia zaległego urlopu tylko w wymiarze 30 dni. Tym samym co do pozostałych dni pracodawca musiałby się porozumieć z pracownikiem w sprawie terminu wykorzystania urlopu.
Rozpoczęcie później i szybszy powrót
Na mocy art. 167 k.p. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wolnego. Jeżeli więc podczas korzystania przez pracownika z urlopu zmieniły się okoliczności (np. została odmrożona branża pracodawcy), to można odwołać podwładnego z urlopu. W takim przypadku pracodawca ma jednak obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu – czyli m.in. opłaty za pobyt w miejscu odbywania odpoczynku oraz przejazd z powrotem.
Skoro to pracodawca określa termin wykorzystania przez zatrudnionego urlopu zaległego, to ma on także możliwość jego przesunięcia. W myśl art. 164 k.p. przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Przepisy nie przewidują w tym przypadku zwrotu poniesionych kosztów, ale powszechnie przyjmuje się, że taki obowiązek ciąży na pracodawcy. Jak zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (sygn. I SA/Go 56/10), w sytuacji w której pracodawca zwraca konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem – przy czym pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika – nie stanowi to przysporzenia majątkowego po stronie zatrudnionego oraz innych nieodpłatnych świadczeń. Tym samym od wartości takiego świadczenia nie odprowadza się ani PIT, ani składek do ZUS.
Poza tym możliwe jest też przesunięcie urlopu na wniosek pracownika, ale w tym przypadku pracodawca nie jest związany takim podaniem. Kodeks pracy zastrzega jednocześnie, że może to nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
Podstawa prawna
• art. 161, 163, 164, 167, 168, 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
• art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1086; specustawa o COVID-19)
• art. 77 pkt 16 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1086; tarcza 4.0)
