Czy mogę prosić o dokończenie zdania? Wdrażając PPK w pierwszej transzy, czyli w firmach 250 plus, nauczyliśmy się, jako instytucja finansowa, że…

Joanna Wójcik, ekspert ds. programów emerytalnych i inwestycyjnych, Aviva Investors TFI: … że nie należy czekać do ostatniej chwili. Dobrze przygotowany proces wdrożenia pozwala systematycznie pracować, a potem tylko czekać spokojnie na podpisanie umowy o prowadzenie. Firmy, które zwlekają do ostatniej chwili z wprowadzeniem PPK, same fundują sobie sporo stresu. Niestety zaledwie 1/3 pracodawców z drugiej i trzeciej transzy, czyli MŚP, które właśnie teraz mają dołączyć do PPK, podpisała umowę o zarządzanie. Przypomnijmy, ostateczny termin jej zawarcia przypada 27 października.

Wspomniała pani o dwóch umowach: o zarządzanie i o prowadzenie. Czym się one różnią?

Umowa o zarządzanie finalizuje wybór instytucji finansowej i układa współpracę pomiędzy nią a pracodawcą. MŚP muszą ją zawrzeć do 27 października. Pamiętajmy, że PPK to nie tylko wdrożenie. To jest codzienna, bieżąca obsługa, naliczanie składek, zapisywanie, wypisywanie, korekty i wiele innych zadań. Ważne jest, by partner, którego pracodawca sobie wybierze, spełniał kryteria ważne dla niego i jednocześnie uwzględniające interes pracowników. Instytucja będzie przecież prowadziła prywatne konta uczestników PPK i będzie zarządzać środkami, pochodzącymi z ich składek oraz ze składek pracodawcy i wpłat od państwa. Z kolei w umowie o prowadzenie stroną jest pracownik - w imieniu którego występuje pracodawca -  oraz instytucja finansowa. Termin jej podpisania to 10 listopada.

Ma pani doświadczenie we wdrażaniu PPK. Czy domyśla się pani co jest przyczyną zwlekania z zawarciem umów przez pracodawców?

W przypadku MŚP, oczekiwanie do ostatniej chwili to trochę pochodna lockdownu. Przede wszystkim zmianie uległy terminy wprowadzenia planów kapitałowych w firmach zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Pierwotnie proces ten w ich przypadku miał się zakończyć wiosną. Tymczasem pandemia spowodowała ujednolicenie terminów dla drugiej i trzeciej transzy. Część firm, widząc wzrost zakażeń, być może liczyła na kolejne przesunięcie. Niektórzy mieli nadzieję na powrót do normalności i łatwiejszą komunikację z pracownikami. Ponadto działy kadrowo-płacowe - chylę czoła dla ogromu wiedzy ich pracowników -  miały mnóstwo pracy, np. w związku z wchodzeniem kolejnych tarcz, więc wszystkie zadania, które nie musiały być realizowane natychmiast, jak choćby wdrożenie PPK, odsuwano na później. Widzę, że w niektórych firmach problemem był wybór reprezentacji pracowników. Ponadto nadal zdarzają się przypadki, że dostawcy jeszcze nie uaktualnili oprogramowania, co oznacza, że firmy są nieprzygotowane nie tylko pod względem dopełnienia ustawowych terminów, ale do systematycznej, standardowej pracy. Nie mają narzędzi, które będą pozwalały naliczać składki. W tym momencie to już naprawdę czasu na zrealizowanie wszystkich zadań jest niewiele. Każdy dzień zwłoki to większy stres, że pracodawcy nie uda się dopełnić obowiązków, co w konsekwencji wiązałoby się z naprawdę dużymi sankcjami, głównie finansowymi.

Czasem słyszy się, że pracodawcy próbują „oszczędzać” na zakupie czy modyfikacji systemu ERP do wdrożenia i obsługi PPK.

A to zasadniczy błąd. System kadrowo-płacowy jest bardzo ważny w tym procesie, bo wszystkie naliczenia odbywają się właśnie w nim. Dobrze zautomatyzowany proces wdrożenia i obsługi PPK,  w tym możliwość połączenia przez API, i dobra współpraca - w naszym przypadku m.in. z Comarch PPK, ułatwia pracę działowi kadr. To oszczędność czasu, ale i eliminowanie ryzyka błędów. Jeśli ktoś nie ma możliwości połączenia się w systemie kadrowo-płacowym w tzw. pełnym automacie, to my oferujemy bezpłatną aplikację, która daje możliwość zaczytania plików generowanych z systemu kadrowo-płacowego. Dostawcy systemów ERP, pracodawcy, instytucje finansowe wypracowały, wdrażając pierwszą transzę, pewne schematy działania i eliminowały błędy. W tym momencie narzędzia są dostępne i sprawdzone.

Czyli nie ma wymówki?

Nie ma. Jesteśmy przygotowani na wszelkie ewentualności. Ale jednak podstawowe kwestie, czyli np. wybór lub aktualizację oprogramowania, warto przygotować wcześniej. Z systemem kadrowo-płacowym dobrze jest się „oswoić”. Nie polecam sytuacji, z jaką spotkałam się przy podpisywaniu umowy o prowadzenie w pierwszej transzy, gdy okazało się, że jedna z firm weszła do systemu po raz pierwszy w dniu, gdy tę umowę należało już wysłać do instytucji finansowej. Okazało się, że są błędy, czas nagli, stres rośnie… Wszystko skończyło się dobrze, ale można było tego problemu uniknąć, zwłaszcza, że dostawcy, także Comarch PPK, oferują wersję demo. Dla pracodawcy PPK jest obowiązkiem i kosztem, więc ważne jest zautomatyzowanie pracy.

Pracodawcy z obszaru MŚP mogą mieć problem z wyborem instytucji finansowej. Co by im pani poradziła? Na czym się skoncentrować?

Kryteria właściwie narzuca ustawa. Doświadczenie, efektywność zarządzania w długim okresie czasu, ale też warunki cenowe i kryterium miękkie, czyli najlepiej rozumiany interes pracownika. Jeśli instytucja finansowa nie ma doświadczenia, nie znalazła się na liście instytucji finansowych, którą można znaleźć na stronie PFR mojeppk.pl. Te kryteria można też stopniować. Na przykład sprawdzić, czy ktoś ma doświadczenie tylko na rynku polskim czy globalne, jaką ma wielkość aktywów np. w OFE,  jakimi aktywami cała grupa zarządza. Wielkość zarządzanych aktywów to istotna informacja. Aktywa w PPK już są spore, ale tak naprawdę niewielkie w perspektywie czasu, w której będą funkcjonowały. W tym momencie mamy niecałe 4 tys. firm z zawartą umową. Teraz będzie ich ok 80 tys., a w 2021 dojdzie sektor finansów publicznych, w którym w firmach jest zatrudnionych nawet po kilkanaście tysięcy pracowników. Umiejętność zarządzania dużymi aktywami i stabilność zespołów zarządzających to wartość niebagatelna. Przewaga Avivy polega na tym, że ma doświadczenie prowadzenia PPK w Wielkiej Brytanii. Jesteśmy tam jedną z największych firm, prowadzących ten program. Również na rynku polskim mamy drugie pod względem wielkości aktywów OFE.

Jakie inne działania mogą ułatwić wdrożenie PPK w firmie?

Poza systemowymi kwestiami, dobrze poukładany proces komunikacji z pracownikami. Muszą oni mieć rzetelną informację kiedy pracodawca zamierza podpisać umowę o prowadzenie. I to z dwóch powodów. Pierwszy to oszczędność pracy po stronie pracodawcy. Jeśli pracownik zrezygnuje po zapisaniu go do PPK i pobraniu składki z wynagrodzenia, wiąże się to z koniecznością zrobienia korekty. Jest to dodatkowa, żmudna praca dla działów kadrowo-płacowych. Drugi powód – pracownik, który  wie, do kiedy musi się określić i podjąć decyzję, działa w sposób przemyślany a nie w emocjach. Spotkałam się przy wdrażaniu PPK w firmach pierwszej transzy z takimi przypadkami, że zapisywano do planów kapitałowych wszystkich uprawnionych pracowników, a dopiero potem wypisywano tych, którzy zrezygnowali. Zupełnie zbędna i niczym nieuzasadniona praca, bo ustawa absolutnie nie narzuca tego modelu. Wręcz przeciwnie. Z całą mocą podkreślam raz jeszcze, że to w interesie pracodawcy leży dostarczenie rzetelnej informacji pracownikowi.

Im więcej wiedzy, tym bardziej przemyślany i stabilny wybór?

Zdecydowanie tak. Nie miałam takiego spotkania z pracownikami, by nie pojawiło się pytanie i zarzut,  że to będzie drugie OFE. Duża nieufność do rozwiązań systemowych powoduje, że nawet wyraźne rozróżnienie, że II filar w rzeczywistości był finansowany ze składek ZUS-owskich, czyli zgodnie z definicją ze środków publicznych, a PPK to III filar, a więc konta są w pełni prywatne i finansowane z prywatnych źródeł, nie zawsze trafia do pracowników. Decyzje często są podejmowane grupowo, za sprawą nieformalnego lidera. To za jego decyzją podążają inni, pozostając w PPK lub rezygnując. Podam taki przykład. Wdrażałam PPK w dużej firmie, pracownicy spotykali się z nami brygadami. Jedna brygada przychodziła niemal w 100-proc. frekwencji, a druga szła do działu kadr złożyć deklarację rezygnacji. Dlatego jak najwięcej informacji, to jeden z kluczy do sukcesu przy wdrażaniu PPK. My staramy się w komunikacji do pracodawców, zwłaszcza w obecnej sytuacji związanej z epidemią, dostarczyć narzędzia, które pozwalają zdalnie dostarczyć wszelkie materiały i wiedzę pracownikom.

A z jakimi pytaniami zwracają się najczęściej pracodawcy?

Pytania zwykle dotyczą obsługi i zasad współpracy z systemami kadrowo-płacowymi. Ale tu też wątpliwości zdarzają się raczej w przypadku systemów pochodzących od mniejszych dostawców. Nie mamy natomiast takich doświadczeń, by pracodawca zgłaszał, że obsługa prowadzona przez dużego dostawcę nastręczała problemy. W przypadku systemu Comarch PPK, obsługa jest naprawdę intuicyjna. Jest on w pełni zautomatyzowany i jest jakby tylko dodatkową nakładką do oprogramowania ERP, na którym działy kadrowo-płacowe pracują. Nasza aplikacja też jest intuicyjna; niektórzy porównują ją do systemu Płatnik, co ułatwia obsługę.

MŚP często outsourcuje kadry i płace do biur rachunkowych. Na co warto zwracać uwagę przy takim rozwiązaniu?

Najważniejsze, by odpowiednio ułożyć współpracę. Spotkałam się jednak z przypadkami, że biura rachunkowe nie chcą zajmować się PPK. Tymczasem skoro składka jest liczona od wynagrodzenia, a umowa dotyczy obsługi płacowej, to nie da się tego rozdzielić. Trzeba jednak pamiętać, że to pracodawca odpowiada za wdrożenie, to on będzie przyjmować deklaracje, archiwizować dokumenty. Ustawa mówi, że dyspozycja pracownika o rezygnacji musi być przekazana do instytucji finansowej w ciągu 7 dni, więc pracodawca musi określić, jak poinformuje biuro rachunkowe, żeby mogło tę informację przez system przekazać do instytucji finansowej. Jeśli biuro rachunkowe posiada system w pełni automatyczny, np. Comarch PPK, z którym także my, jako Aviva, mamy bezpośrednią umowę, to bardzo upraszcza proces. Nie trzeba generować żadnych plików, logować się do instytucji finansowej, tylko wszystko odbywa się w jednym systemie.

A o co najczęściej pytają pracownicy?

Chyba o bezpieczeństwo środków i ewentualną zmianę funduszu na bezpieczniejszy, gdy pracownik, zgodnie z zasadami funduszy zdefiniowanej daty, z racji wieku został zapisany do funduszu, w którym dominują akcje, a on wolałby bezpieczniejsze rozwiązania. Uczestnicy PPK pytają o to, które narzędzia są bezpieczne, a które ryzykowne.