Zmiana formy przesyłania sprawozdań finansowych to, po rewolucji związanej z jednolitym plikiem kontrolnym, kolejny dowód na postępującą cyfryzację podatków. Zgodnie ze znowelizowanym art. 45 ustawy o rachunkowości, jednostki figurujące w rejestrze przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych objęci są obowiązkiem raportowania sprawozdania w formie elektronicznej ustrukturalizowanej czyli w pliku XML.

Terminy

Co do zasady, jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do sporządzenia takiego sprawozdania na dzień ich zamknięcia, tj. dzień bilansowy. Zgodnie z art. 52 aktu, sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Wobec tego jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2018 rok mają czas do końca marca 2019 r.

Co zawiera sprawozdanie finansowe

Ustawodawca wyróżnia kilka struktur sprawozdań finansowych w zależności od specyfiki podmiotu zobowiązanego do jego sporządzenia. Najbardziej „popularne” elementy takiego sprawozdania, to zgodnie z ustawą o rachunkowości: bilans, rachunek zysków i strat czy też informacja obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego. W przypadku sprawozdań podmiotów, które podlegają corocznemu badaniu dodatkowo przygotowywane jest zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Część spółek zobowiązana jest także do dołączenia sprawozdania z działalności jednostki czyli informacji o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, które mogłyby wpłynąć na przyszłą działalność jednostki.

Forma

„Rewolucja” w sprawozdawczości, jaką wprowadziła nowelizacja przepisów ustawy o KRS i rachunkowości opiera się na zmianie formy dostarczania administracji informacji o działalności podmiotu. Od października 2018 roku sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z opublikowanymi przez resort finansów strukturami logicznymi JPK_SF i wysyłka drogą elektroniczną do KRS lub KAS. Przesłanie sprawozdania w formie papierowej lub w postaci niezgodnej z opublikowaną strukturą logiczną JPK (np. w formie dopuszczalnej do końca września 2018 r., czyli skanu w formacie PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP), nie spełni wymogów ustawy o rachunkowości.

Rola biegłego rewidenta w świetle nowych przepisów

O rzetelności i zgodności z przepisami sprawozdania finansowego dowodzi podpis biegłego rewidenta. Sprawozdanie z badania, podobnie jak samo sprawozdanie finansowe, musi być opatrzone podpisem elektronicznym. Chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony  profilem  zaufanym  ePUAP. W związku z powyższym zmienia się także ustawa o biegłych  rewidentach,  firmach  audytorskich  oraz  nadzorze  publicznym. Zgodnie z  art.  86  ust.  1 nowego  brzmienia:  "Sprawozdanie  z  badania  jest  podpisywane  przez  biegłego  rewidenta.  W  przypadku  podmiotów  podlegających  wpisowi  do  rejestru  przedsiębiorców  Krajowego  Rejestru  Sądowego,  sprawozdanie  z badania  sporządza  się  w postaci  elektronicznej  oraz  opatruje  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym  biegłego  rewidenta  przeprowadzającego  badanie." 

Dlaczego warto przestrzegać ustawowych wymogów?

Jak wskazano w art. 72 ustawy o rachunkowości, sporządzenie sprawozdania niezgodnie z przepisami ustawy zagrożone jest karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2 lub obiema karami łącznie.

------------------------------------------------------------------------------

KOMENTARZ

e-Sprawozdania będą miały ogromne znaczenie dla przedsiębiorców w Polsce. Po pierwsze dla tych, który muszą je przygotować, poddać badaniu i przekazać administracji, bo nie jest to łatwe zadanie, zwłaszcza za pierwszym razem. Po drugie dla tych, którzy z danych w sprawozdaniach zechcą skorzystać, bo dobrej jakości informacja ze sprawozdań finansowych będzie łatwo dostępna i to za darmo – przez portal KRS – dla każdego przedsiębiorcy, który postanowi sprawdzić kontrahenta. Mam nadzieję, że dzięki nowym rozwiązaniom technicznym, monitorowanie wyników finansowych partnerów biznesowych stanie się standardem, a w konsekwencji wzrośnie bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
e-Sprawozdania będą także szczególnym tematem dla biur rachunkowych. Wprowadzenie e-Sprawozdań w formie ustrukturalizowanego pliku XML, który wymaga przygotowania w ściśle określonym czasie i podpisania podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu spółki, to duże, dodatkowe wyzwanie organizacyjne. Biura rachunkowe i tak działają już pod ogromną presją czasu, a w tym roku będzie ona jeszcze większa. Złożoność zagadnienia może rodzić niepotrzebne napięcia w relacjach z klientami. Dlatego warto jak najszybciej ustalić sposób, w jaki jako biuro rachunkowe chcemy procedować e-Sprawozdania, aby nie wprowadzić klientów w zdumienie, gdy pod koniec marca otrzymają sprawozdanie w formie, której się nie spodziewali. To dotyczy nie tylko logistycznej i merytorycznej strony, ale także technologicznej.