Roczne sprawozdania finansowe na papierze odchodzą do lamusa. Podmioty zobowiązane do przygotowania sprawozdań finansowych mogą to zrobić wyłącznie w formie elektronicznej. To wszystko za sprawą nowelizacji ustawy o rachunkowości, która weszła w życie 1 października 2018 roku.
ikona lupy />
Bogdan Zatorski Sage / Media

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o rachunkowości, sprawozdania finansowe mają postać elektroniczną XML dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (niesporządzających sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości) oraz podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. Podmioty te odtąd zobowiązane są przesyłać sprawozdania do KRS i KAS jedynie w postaci elektronicznej w formie jednolitego pliku kontrolnego. Mowa o strukturze JPK_SF zwanej e-sprawozdaniami finansowymi.

Technologia raportowania w pliku XML znana jest przedsiębiorcom m.in. dzięki raportowaniu danych podatkowych w ramach jednolitego pliku kontrolnego. Nie zmienia to jednak faktu, że zmiana formy składania sprawozdania finansowego zrodzi nowe obowiązki związane z przekształceniem tradycyjnego sprawozdania do formatu XML. Wygenerowanie odpowiedniej struktury e-sprawozdania będzie wymagało od firm dodatkowych nakładów związanych z zaopatrzeniem księgowości w odpowiednie oprogramowanie. Jak zapewnia ustawodawca, wdrożenie nowelizacji ma usprawnić procesy księgowe i pozwolić na efektywniejsze wykorzystanie danych zawartych w sprawozdaniach.

„Sprawozdanie finansowe stanowi istotne źródło informacji o kondycji finansowej podmiotu. Od dłuższego już czasu obrót gospodarczy zgłasza potrzebę wprowadzenia elektronicznych sprawozdań finansowych (w formacie XML), co pozwoli na efektywne wykorzystanie danych zawartych w takich sprawozdaniach przez np. przekrojowe zestawienie poszczególnych danych” – czytamy w uzasadnieniu noweli.

Sporządzanie i składanie e-sprawozdań. Terminy, procedura, podpis

Co do zasady, sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia. W myśl ustawy o rachunkowości, za dzień bilansowy uważa się dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe (najczęściej dniem tym jest 31 grudnia, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Podpisanie sprawozdania wiąże się z podaniem daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to przez wszystkich członków tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Przygotowanie od 1 października e-sprawozdania w formacie XML dotyczą okresów obrachunkowych, których dzień bilansowy przypadł przed 1 października 2018 r., a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania do tego dnia oraz – rzecz jasna- wszystkich tych, których dzień bilansowy przypadł po 1 października 2018 roku. Przedsiębiorstwa, których rok obrachunkowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwsze wysyłki e-sprawozdań finansowych zrealizują, raportując za rok 2018 r.

Termin złożenia takiego sprawozdania upływa po 15 dniach od momentu jego zatwierdzenia. Wówczas kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości roczne sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej wraz z załącznikami. Nieco inne zasady składania e-sprawozdań dotyczą podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS a prowadzących księgi rachunkowe. Ci podatnicy mają 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania na złożenie do w urzędzie skarbowym.

Co istotne, po zmianie przepisów podatnicy wysyłający sprawozdania finansowe do KRS nie muszą już ich przesyłać po raz drugi do organów skarbowych. KRS po otrzymaniu plików w formie elektronicznej samodzielnie prześle je do KAS.

Nowe e-sprawozdania finansowe przesyłane do KAS bądź KRS w formacie xml muszą być dodatkowo opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisane profilem zaufanym ePUAP.
Warto już teraz zadbać o poprawność sporządzanego sprawozdania finansowego i pamiętać o ustawowych terminach. W przeciwnym razie, skarbówka może interweniować na mocy przepisów Ordynacji podatkowej. W myśl art. 274a, organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub sprawozdania finansowego lub wezwać do ich złożenia, jeżeli nie zostały złożone mimo takiego obowiązku. W razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.

- E-Sprawozdania finansowe to znakomity przykład postępującej gwałtownie cyfryzacji w relacjach między przedsiębiorcami a urzędami państwa. Po wprowadzeniu do praktyki życia gospodarczego podatkowych plików JPK, mamy obecnie do czynienia z zastosowaniem technologii XML w rachunkowości. Polska administracja dzięki nowoczesnym rozwiązaniom szybciej uzyskuje wysokiej jakości informacje, co zmniejsza obszar nadużyć. Na e-Sprawozdaniach zyskają również przedsiębiorcy bezpośrednio, bo dzięki nim precyzyjna informacja o wynikach i kondycji kontrahentów będzie łatwo dostępna dla wszystkich zainteresowanych – komentuje Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage.

Co do zasady, sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia. W myśl ustawy o rachunkowości, za dzień bilansowy uważa się dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe (najczęściej dniem tym jest 31 grudnia, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Podpisanie sprawozdania wiąże się z podaniem daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to przez wszystkich członków tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Przygotowanie od 1 października e-sprawozdania w formacie XML dotyczą okresów obrachunkowych, których dzień bilansowy przypadł przed 1 października 2018 r., a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania do tego dnia oraz – rzecz jasna- wszystkich tych, których dzień bilansowy przypadł po 1 października 2018 roku. Przedsiębiorstwa, których rok obrachunkowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwsze wysyłki e-sprawozdań finansowych zrealizują, raportując za rok 2018 r.

Termin złożenia takiego sprawozdania upływa po 15 dniach od momentu jego zatwierdzenia. Wówczas kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości roczne sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej wraz z załącznikami. Nieco inne zasady składania e-sprawozdań dotyczą podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS a prowadzących księgi rachunkowe. Ci podatnicy mają 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania na złożenie do w urzędzie skarbowym.

Co istotne, po zmianie przepisów podatnicy wysyłający sprawozdania finansowe do KRS nie muszą już ich przesyłać po raz drugi do organów skarbowych. KRS po otrzymaniu plików w formie elektronicznej samodzielnie prześle je do KAS.

Nowe e-sprawozdania finansowe przesyłane do KAS bądź KRS w formacie xml muszą być dodatkowo opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisane profilem zaufanym ePUAP.

Warto już teraz zadbać o poprawność sporządzanego sprawozdania finansowego i pamiętać o ustawowych terminach. W przeciwnym razie, skarbówka może interweniować na mocy przepisów Ordynacji podatkowej. W myśl art. 274a, organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub sprawozdania finansowego lub wezwać do ich złożenia, jeżeli nie zostały złożone mimo takiego obowiązku. W razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.

- E-Sprawozdania finansowe to znakomity przykład postępującej gwałtownie cyfryzacji w relacjach między przedsiębiorcami a urzędami państwa. Po wprowadzeniu do praktyki życia gospodarczego podatkowych plików JPK, mamy obecnie do czynienia z zastosowaniem technologii XML w rachunkowości. Polska administracja dzięki nowoczesnym rozwiązaniom szybciej uzyskuje wysokiej jakości informacje, co zmniejsza obszar nadużyć. Na e-Sprawozdaniach zyskają również przedsiębiorcy bezpośrednio, bo dzięki nim precyzyjna informacja o wynikach i kondycji kontrahentów będzie łatwo dostępna dla wszystkich zainteresowanych – komentuje Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage.