Zgodnie ze znowelizowanym art. 45 ustawy o rachunkowości, jednostki figurujące w rejestrze przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych objęci są obowiązkiem raportowania sprawozdania w formie elektronicznej ustrukturalizowanej czyli w pliku XML.

Do kogo je przesłać?

Podmiot przesyłający e-sprawozdanie do KRS nie musi przesyłać dokumentu także do urzędu skarbowego. KRS jest wówczas jednostką odpowiedzialną za przekazanie sprawozdania skarbówce. Podmioty prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą przesyłają sprawozdanie do Krajowej Administracji Skarbowej. Istnieją też podmioty, które nie przesyłają sprawozdań ani do KRS, ani do KAS, tylko bezpośrednio do urzędu skarbowego. W tym przypadku nie ma jednak oficjalnego stanowiska dotyczącego zasad raportowania. 

Do kiedy?

Co do zasady, jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do sporządzenia takiego sprawozdania na dzień ich zamknięcia, tj. dzień bilansowy. Zgodnie z art. 52 aktu, sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Wobec tego jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2018 rok mają czas do końca marca 2019 r.

Czy stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej musi składać e-sprawozdanie?

Jeśli stowarzyszenie to nie widnieje w rejestrze przedsiębiorców KRS, to zgodnie z prawem nie musi składać sprawozdania finansowego w postaci e-sprawozdania. Jest jednak zobligowane by przygotować i złożyć je w formie elektronicznej np. w formie PDF.

Organizacje pożytku publicznego

Dla tych podmiotów istnieje odrębna struktura, w ramach której należy przesłać e-sprawozdanie. Jeśli zatem fundacja stanowi taką organizację, musi złożyć e-sprawozdanie i podpisać je elektronicznie.

Podpis elektroniczny

Każde sprawozdanie finansowe ma obecnie postać pliku, a niektóre z nich specjalną postać pliku XML. Sprawozdanie finansowe jako dokument elektroniczny podpisywane jest podpisem elektronicznym.

Czy po 1 października 2018 r. można sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci papierowej?

Nie. Po 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). Wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem sprawozdania finansowego.

Czy sporządzenie sprawozdania finansowego może być zlecone osobom trzecim?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego w każdym przypadku odpowiedzialna jest jednostka prowadząca księgi rachunkowe. Jeśli zajmuje się tym biuro rachunkowe, wówczas także sprawozdanie zostanie przez nie przygotowane. Należy jednak pamiętać, że tak przygotowane sprawozdanie musi zostać podpisane przez klienta biura podatkowego. Ponadto, to na kliencie, a zatem np. zarządzie spółki, spoczywa odpowiedzialność za poprawność takiego sprawozdania.

Firma w likwidacji

Jedyne, dotychczasowe, zwolnienie z obowiązku przesyłania e-sprawozdań w formacie XML dotyczy podmiotów, które rozliczają się w ramach Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Dla tych podmiotów nie zostały jeszcze przygotowane wzory sprawozdań finansowych. Przedsiębiorstwo w likwidacji także musi sporządzić sprawozdanie w formie elektronicznej w postaci ustrukturyzowanej.

Kary za błędy w sprawozdaniu finansowym

Podmioty składające sprawozdania finansowe podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. Tam też znajdziemy informację o sankcjach za błędy w sprawozdaniach. Zgodnie z art. 77. Ustawy, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

KOMENTARZ

W grudniu 2018 roku uruchomiliśmy dla wszystkich przedsiębiorców bezpłatną ogólnopolską infolinię poświęconą e-sprawozdaniom finansowym. Wśród najczęściej pojawiających pytań są te związane z podpisywaniem sprawozdań. Warto jednak wspomnieć też o specyficznych wątpliwościach. Dotyczą one między innymi terminu 31 marca na sporządzenie i podpisanie dokumentu przez zarządy. W tym roku ostatni dzień marca przypada w niedzielę i w związku z tym niektórzy księgowi zastanawiają się, czy ustawowy termin automatycznie wydłuży się do 1 kwietnia. Niestety nie, termin 31 marca jest nieprzekraczalny, niezależnie od tego, na który z dni tygodnia przypada. Należy zatem dołożyć starań, aby do końca tego dnia uzyskać podpisy elektroniczne wszystkich członków zarządu pod sprawozdaniem finansowym. Kolejnym etapem jest zatwierdzenie przez właściwy organ jednostki, często poprzedzone badaniem przez biegłego rewidenta. Potem w przypadku przedsiębiorców ujętych w KRS ustawa przewiduje maksymalnie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania na złożenie kompletu dokumentów w postaci elektronicznej wraz z załącznikami we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem eKRS, czyli dedykowanego portalu Ministerstwa Sprawiedliwości. Co istotne, załączniki dołączane do sprawozdania powinny być w popularnym formacie elektronicznym np. pdf.