Trzeba podkreślić, że Ministerstwo Finansów, uruchamiając nowy wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, czyli białą listę podatników VAT, zadbało o wystarczająco długi okres przejściowy. Biała lista funkcjonuje bowiem od 1 września br., lecz sankcje za wpłatę na rachunek spoza wykazu będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r. Firmy mają więc całkiem sporo czasu na to, aby poznać zasady funkcjonowania wykazu i sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach, a także sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie. Okres przejściowy nieubłaganie zbliża się jednak ku końcowi, dlatego przedsiębiorcy nie mogą już odkładać na później przygotowań do korzystania z białej listy. Z tego powodu postanowiliśmy więc przedstawić im szczegółowo, na co powinni zwrócić uwagę jeszcze w tym roku.
W tym przypadku gorzej przedstawia się sytuacja dużych firm, które mają wielu kontrahentów i chciałyby zautomatyzować proces ich weryfikacji. Niestety dostawcy oprogramowań księgowych nie są na to gotowi, gdyż MF nadal nie dostarczyło wystarczających danych. Wystarczy wspomnieć, że nie zostały jeszcze wdrożone wszystkie zapowiadane przez resort funkcjonalności wykazu. A zapowiadany od miesięcy tzw. plik płaski, który ma pozwolić na masową weryfikację rachunków, nie jest jeszcze dostępny. Przedstawiono tylko jego specyfikację, przy czym wcale nie ma pewności, że jest to już jej ostateczna wersja. Z kolei mali przedsiębiorcy mogą mieć problem, jeżeli wykorzystują na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej ROR-y, bo na białej liście ich nie będzie. Wprawdzie tylko z tego powodu nie staną się od razu niewiarygodni dla kontrahentów, ale ci ostatni i tak mogą zrezygnować ze współpracy, aby uniknąć konieczności zawiadamiania urzędu skarbowego o dokonaniu przelewu na konto spoza wykazu. ©℗
Marcin Mroziuk
marcin.mroziuk@infor.pl
Trzy kluczowe kwestie biznesowe
Z białej listy podatników VAT można korzystać od 1 września br., ale dopiero od 1 stycznia 2020 r. stanie się to obowiązkowe. Wówczas każdy, kto wpłaci pieniądze na rachunek spoza tego wykazu, nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów podatkowych
Na przygotowania do zmian nie zostało więc zbyt dużo czasu, a będą one dodatkowo utrudnione z tego powodu, że jeszcze nie wszystkie funkcjonalności związane z wykazem podatników VAT zostały udostępnione. W praktyce przed końcem bieżącego roku trzeba zadbać o to, aby dane firmy, a zwłaszcza numery rachunków bankowych lub imienne rachunki w SKOK, jakie są w wykazie (białej liście), zgadzały się ze stanem rzeczywistym. Jeśli wszystkie się zgadza, można spać spokojnie. Jeśli nie, warto poświęcić najbliższy miesiąc na to, aby dokonać niezbędnych poprawek. Drugą kluczową kwestią jest weryfikacja danych dotychczasowych kontrahentów firmy. Również w tym przypadku warto dokonać sprawdzenia, czy rachunki, na które wpłacaliśmy dotychczas należności, są tymi, które widnieją w wykazie MF. Jeśli nie – a nie jest to rzadka sytuacja – warto już dziś skontaktować się z kontrahentami i wyjaśnić, jakie są tego powody i na jakie rachunki mamy wpłacać należności od 1 stycznia 2020 r. W końcu każdy podatnik musi wybrać sposób, w jaki sposób będzie sprawdzał od 1 stycznia nowych kontrahentów i dokonywał płatności przekraczających 15 tys. zł. A to nie wszystko.
– Warto także zadbać o dostosowanie oprogramowania księgowego do wprowadzonych regulacji, bo to pozwoli im na częściową automatyzację prac – zauważa Karolina Walczak ze Szwak i Spółka. Bo o ile mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać z białej listy ręcznie, a więc sprawdzać pojedynczo kontrahentów, o tyle większe firmy powinny zautomatyzować ten proces. Takim podatnikom pozostaje skorzystanie z interfejsu programistycznego API. Niestety, to się wiąże z ograniczeniami, dziennie bowiem można będzie sprawdzić maksymalnie 300 podmiotów. Co prawda Ministerstwo Finansów przedstawiło już specyfikację tzw. pliku tekstowego (zwanego również plikiem płaskim), który ma pozwolić na masową weryfikację rachunków bankowych, ale jak zauważają eksperci, korzystanie z niego nie będzie wolne od wad.
Co zmieni się od stycznia
Biała lista to nic innego, jak wykaz czynnych podatników VAT wraz z dodatkowymi informacjami o historii danego podatnika, czyli o tym, czy był on w ciągu ostatnich pięciu lat wykreślony i przywrócony do rejestru. W wykazie znajdziemy także numery rachunków bankowych, na które trzeba będzie płacić sprzedawcy, gdy wartość transakcji przekroczy 15 tys. zł. Jeśli firma przeleje należność o tej wartości na inne konto, nie tylko nie będzie mogła tego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz także będzie odpowiadała solidarnie ze sprzedawcą za nierozliczony przez niego w tym zakresie VAT.
Sankcja w zakresie kosztów uzyskania przychodów zacznie obowiązywać 1 stycznia 2020 r. Z tym dniem korzystanie z białej listy podatników VAT stanie się więc niezbędnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Trudno bowiem sobie wyobrazić biznes bez możliwości zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Prawo do nich jest bowiem wewnętrznym elementem prowadzenia działalności.
Co daje korzystanie z wykazu
Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z białej listy. W opublikowanych ostatnio na swojej stronie internetowej wyjaśnieniach przekonuje, że warto skorzystać z wykazu, ponieważ zawiera w jednym miejscu wszystkie informacje o statusie podatników VAT. „Ułatwi i przyspieszy proces wyszukiwania danych o podmiotach zawartych w tym wykazie. Dodatkowo zwiększy bezpieczeństwo i istotnie ograniczy ryzyko wplątania w oszukańczy proceder zmierzający do wyłudzenia VAT” – stwierdza MF.
Podstawowym celem białej listy jest bowiem pomoc w dochowaniu należytej staranności w VAT. Innymi słowy, jedną (ale niejedyną!) z czynności, jakie musi wykonać podatnik VAT zanim dojdzie do transakcji z kontrahentem, jest sprawdzenie podstawowych informacji o nim. A to, co trzeba sprawdzić, resort finansów wskazał w opublikowanej w 2018 r. „Metodyce w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. I choć jest to dokument skierowany do organów podatkowych, to w praktyce nie ma przeszkód, by zapoznali się z nim także podatnicy. Dzięki temu dowiedzą się, co będą sprawdzać urzędnicy i w efekcie będą mogli się lepiej przygotować do kontroli. I tak metodyka m.in. wskazuje, jakie kryteria formalne musi sprawdzić podatnik przed transakcją, zwłaszcza z nowym kontrahentem (ale w praktyce chodzi również o dotychczasowych sprzedawców/usługodawców). A jak wskazało MF, trzeba sprawdzić formalny status kontrahenta, a więc:
  • czy jest on zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta;
  • czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny;
  • czy jest on wpisany – na moment transakcji – do prowadzonego przez szefa KAS wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT lub które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego, na podstawie art. 96 ust. 4a ustawy o VAT;
  • czy posiada lub przedstawił wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów będących przedmiotem planowanych transakcji;
  • czy osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji posiadają umocowanie do działania w imieniu kontrahenta.
Część tych formalnych danych należy sprawdzać na białej liście podatników VAT. Jest to bowiem baza, w której są informacje o podatnikach:
  • zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
  • którzy nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
  • zostali przywróceni jako podatnicy VAT.
Bazę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej. Obejmuje ona dane na wybrany dzień z ostatnich pięciu lat poprzedzających rok, w którym sprawdzamy podatnika.
Weryfikując kontrahenta, mamy też możliwość poznania podstaw prawnych odmowy rejestracji do VAT, przywrócenia zarejestrowania i wykreślenia z rejestru wraz z datami. Jak wskazuje Karolina Walczak, np. po wpisaniu jednej z nieistniejących już spółek giełdowych wykaz zwraca informację o dacie zarejestrowania, wykreślenia podatnika oraz podaje, że nastąpiło to na podstawie art. 96 ust. 9a pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2166; dalej: ustawa o VAT). Przypomnijmy, że przepis ten daje podstawę do wykreślenia z rejestru podatnika, który „składał przez sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia”.
Kiedy urząd nie zarejestruje podatnika, wykreśli go lub przywróci ©℗
Podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy w rejestrze podatników VAT są następujące okoliczności:
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą;
• podmiot nie istnieje;
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem albo jego pełnomocnikiem;
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego;
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi;
• wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Podstawą wykreślenia jako podatnika VAT może być to, że:
• podatnik zawiadomił o zakończeniu prowadzenia czynności, które podlegają opodatkowaniu;
• podatnik nie istnieje;
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem;
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R są niezgodne z prawdą;
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS;
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub SKOK do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi;
• podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów, które dotyczą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na okres co najmniej sześciu kolejnych miesięcy;
• podatnik, który ma obowiązek złożyć deklarację (o której mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT), nie złożył takich deklaracji za 6 kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały;
• podatnik składał przez sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT, w których nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia;
• podatnik wystawiał faktury lub faktury korygujące dokumentujące czynności, które nie zostały wykonane;
• podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy, którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi, uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku, aby odnieść korzyść majątkową;
• wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej;
• likwidacja działalności lub śmierć podatnika.
Podstawa przywrócenia podatnika VAT jako podatnika VAT pojawi się:
• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz – w przypadku niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku – niezwłocznie złoży brakujące deklaracje;
• jeżeli podatnik wykaże, że prowadzi działalność gospodarczą, a wystawienie faktury lub faktury korygującej (o których mowa w art. 96 ust. 9a pkt 4 ustawy o VAT) było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez wiedzy podatnika;
• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzone przez niego działania nie są realizowane z zamiarem wykorzystania działalności banków i SKOK do celów, które mają związek z wyłudzeniami skarbowymi albo wyjdą na jaw inne okoliczności lub dowody, z których wynikał brak tego zamiaru (art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT);
• jeżeli podatnik wykaże, że brak wykazanej w deklaracjach sprzedaży – innej niż zwolniona od podatku – jest związany ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej, a nie z zaprzestaniem sprzedaży innej niż zwolniona od podatku.
W dniu transakcji
Co istotne, dane o kontrahencie trzeba sprawdzać na dzień zawarcia transakcji. Dlatego tak ważne jest to, aby biała lista była każdego dnia aktualizowana. Jak zaznacza Ministerstwo Finansów w opublikowanych ostatnio wyjaśnieniach, wykaz podatników VAT jest aktualizowany codziennie w dni robocze, w godz. 22.00–00.00. Ale uwaga, mogą być opóźnienia. Skąd się biorą? Otóż jak wyjaśnia resort, dane podatnika w wykazie są widoczne następnego dnia po ich aktualizacji w bazach danych KAS, która jest przeprowadzana na podstawie wniosków składanych do CEIDG lub do KRS oraz zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, składanych do urzędów skarbowych. Chodzi więc o sytuacje, gdy podatnik składa aktualizację danych. Zasadniczo na białej liście powinna ona być widoczna następnego dnia, lecz zgodnie z przepisami urząd na obsługę zgłoszeń aktualizacyjnych, tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1, ma do trzech dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego. Innymi słowy: jeśli ktoś złoży aktualizację np. w poniedziałek, to zmiany w białej liście mogą się pojawić dopiero w czwartek. W efekcie podatnicy sprawdzający swojego kontrahenta we wtorek lub środę będą bazować na już nieaktualnym wykazie. Ale spokojnie, jak zapewnia fiskus, nie powinno to obciążać podatnika, nabywcę, który sprawdzi kontrahenta – trzymając się naszego przykładu – we wtorek lub środę. Ważne, aby podatnik miał potwierdzenie, że sprawdził kontrahenta w wykazie – w praktyce wystarczy wydrukować potwierdzenie sprawdzenia. A taką opcję daje strona MF, na której znajduje się biała lista. Dokument potwierdzenia możemy zachować w formie pliku pdf. W nagłówku otrzymujemy informację, kogo dotyczyło wyszukiwanie, na jaki dzień sprawdziliśmy podatnika i o której godzinie to zrobiliśmy. Na końcu jest identyfikator wyszukiwania. W razie kontroli wystarczy, że przedstawi dokument organom kontroli.
WAŻNE Białą listę podatników VAT znajdziemy na stronach BIP MF i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Kluczowe kryteria
To nie wszystko! Przyczyną braku niektórych danych na białej liście wcale nie musi trzydniowy poślizg z ich wprowadzeniem. Bo jak MF dane dotyczące rachunków znajdują się w wykazie tylko wówczas, jeśli jednocześnie spełniają określone kryteria:
  • rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym;
  • musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2187; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2070; dalej: prawo bankowe) lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
  • rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).
Skutek? W wykazie nie znajdziemy rachunków ROR czy innych rachunków prywatnych. Biała lista obejmuje tylko bankowe rachunki firmowe, a podatnicy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze nie muszą ich posiadać (pod warunkiem, że nie sprzedają lub nabywają towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, czyli objętych obowiązkowym split paymentem). Zgodnie z prawem mogą do celu działalności wykorzystywać osobiste prywatne konta bankowe niewidniejące na białej liście. To kłopot dla ich kontrahentów. – Chcąc zweryfikować, czy rachunek wystawcy faktury znajduje się na białej liście, nabywca nie wie, z jakiego powodu konto nie figuruje w wykazie, czy dlatego, że nie zostało zgłoszone do urzędu skarbowego, czy dlatego, że jest rachunkiem osobistym i mimo zgłoszenia do US na białej liście nie będzie widoczne – zauważa Arkadiusz Szwak ze Szwak i Spółka. Jego zdaniem, jeżeli przepisy w tym zakresie się nie zmienią, przedsiębiorcy dla własnego bezpieczeństwa albo będą rezygnować ze współpracy z takimi dostawcami, albo przekonają ich do założenia konta firmowego. – Małym podatnikom nie pozostaje nic innego, jak założyć rachunek rozliczeniowy i dopilnować, by znalazł się w wykazie. A jeśli już posiadanego konta nadal brakuje na liście, najprostszą i najskuteczniejszą metodą jest aktualizacja zgłoszenia (nawet jeśli rachunek był już zgłaszany do urzędu skarbowego) – przyznaje Krystian Łatka, doradca podatkowy z Instytutu Studiów Podatkowych.
Nie ma rachunków powierniczych i cesyjnych…
Problemy z białą listą wynikają także z przyjętej przez MF koncepcji, zgodnie z którą na liście znajdują się wyłącznie rachunki rozliczeniowe oraz rachunki w SKOK. – Zlekceważono rachunki powiernicze, cesyjne (techniczne banków), przyjmując, że nie występują w obrocie na tyle często, by zasilać nimi wykaz – mówi Krystian Łatka. Tymczasem – jak tłumaczy ekspert – duże inwestycje budowlane (w tym publiczne) bardzo często są wykonywane przez konsorcja, które posługują się właśnie takimi rachunkami. Korzystanie z nich ma umocowanie w umowach konsorcjum oraz umowach z zamawiającymi. – Brak tych rachunków w wykazie zmusza strony do zmiany umów konsorcjum (przejścia na rachunki rozliczeniowe) albo rozmów z bankami w celu uruchomienia dla rachunków cesyjnych (zabezpieczających umowy kredytowe) rachunku VAT – mówi Łatka. Artykuł 62a ust. 1 prawa bankowego stanowi, że dla rachunku rozliczeniowego bank prowadzi rachunek VAT. Zgodnie z ust. 11 przepis ust. 1 stosuje się również do rachunku niebędącego rachunkiem rozliczeniowym, jeżeli bank prowadzi go w ramach gospodarki własnej.
Ponieważ rachunki powiernicze i własne nie podlegają ujawnieniu w wykazie (białej liście), każdorazowe dokonanie płatności na taki rachunek będzie wiązało się z koniecznością złożenia zawiadomienia przewidzianego w art. 117ba par. 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. poz. 2200; dalej: ordynacja podatkowa). Chodzi o możliwość złożenia zawiadomienia przez nabywcę o tym, że przelał pieniądze na konto spoza wykazu (białej listy). Dzięki niemu nabywca może uniknąć sankcji, a więc mimo przelania pieniędzy na rachunek niewidniejący w wykazie będzie mógł zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.
– Złożenie zawiadomienia umożliwia zaliczenie do kosztów wydatków, które uregulowano na rachunek inny niż ujęty w wykazie, o ile nie są to towary lub usługi objęte przymusową płatnością podzieloną (wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT) – potwierdza Krystian Łatka. Ale uwaga! W przypadku faktur objętych obowiązkowym split paymentem złożenie zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż ujęty w wykazie nie będzie skutkowało zachowaniem prawa do kosztów uzyskania przychodu, jeśli nabywca nie zapłacił w split paymencie. – Zachowanie prawa do kosztów uzyskania przychodów wymaga więc zastosowania podzielonej płatności, podobnie jak przy płatnościach walutowych – stwierdza ekspert. W tym miejscu stykają się dwa stosunkowo nowe rozwiązania: biała lista (obowiązująca od 1 września br. i rozszerzana od 1 stycznia 2020 r.) oraz obowiązkowy split payment (obowiązujący od 1 listopada br., obejmujący towary i usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT).
Krystian Łatka dodaje, że dla zachowania od 1 stycznia 2020 r. prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, a także wykluczenia solidarnej odpowiedzialności, wystarczające będzie dokonanie zapłaty na rachunek ujęty w wykazie, nawet jeśli nie jest to rachunek wystawcy faktury.
Niestety, jak zauważa ekspert, w nieco bardziej skomplikowanej sytuacji znajdą się nabywcy dokonujący płatności na rachunek powierniczy. W odniesieniu do takich płatności (w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 4 prawa bankowego):
1) dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu konieczne będzie złożenie zawiadomienia, o którym mowa w art. 117ba par. 4 ordynacji podatkowej,
2) nie będzie możliwe regulowanie zobowiązań wynikających z faktur objętych obowiązkową podzieloną płatnością.
Jeżeli jednak podatnik po 1 stycznia 2020 r. ureguluje kwotę należną:
1) w części netto na rachunek powierniczy, który nie widnieje w wykazie, składając w terminie zawiadomienie, oraz
2) w części odpowiadającej kwocie VAT na odrębny rachunek bankowy – metodą płatności podzielonej,
– to warunki do zaliczenia wydatku wynikającego z tej faktury do kosztów uzyskania przychodu zostaną spełnione. Podatnik wywiąże się również z obowiązku zastosowania płatności podzielonej dla towarów/usług objętych obowiązkową płatnością podzieloną.
– Powyższe powoduje jednak dodatkowe obciążenia administracyjne lub konieczność zmian umów – stwierdza Krystian Łatka.
Niewątpliwie dobrą informacją dla podatników jest więc to, że Ministerstwo Finansów zapowiada prace legislacyjne, dzięki którym po 1 stycznia 2020 r. podatnicy nie będą musieli sprawdzać rachunków cesyjnych w wykazie, których – jak pisaliśmy – w nim po prostu nie ma. Niestety, na razie resort nie przedstawił żadnych szczegółów.
WAŻNE Płatności na konto z wykazu dotyczą tylko tych podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane dla potrzeb VAT jako podatnicy VAT czynni w Polsce.
…oraz zagranicznych
Dominika Bukowska oraz Dominika Hermann ze Szwak i Spółka zwracają też uwagę, że na białej liście nie ma rachunków bankowych firm zagranicznych, zarejestrowanych do celów VAT w Polsce. – Oczywiście możemy próbować przekonywać zagranicznych kontrahentów do założenia rachunku firmowego w Polsce i zgłoszenia go fiskusowi, lecz nie wszyscy są do tego chętni, to dodatkowy obowiązek i koszty dla takich podmiotów – mówią Bukowska i Hermann. Co wówczas mogą zrobić podatnicy? W grę wchodzi albo zaryzykowanie sankcji od fiskusa, albo rezygnacja ze współpracy z takim zagranicznym podmiotem, czym – jak zauważają ekspertki – osłabiamy import naszego kraju, co w naturalny sposób osłabia wymianę zagraniczną i wzmaga spowolnienie gospodarcze. – Miejmy jednak nadzieję, że MF doprecyzuje przepisy w tym zakresie – stwierdza Dominika Bukowska.
Co powinna zrobić firma, jeżeli na białej liście nie ma jej konta
Powody braku rachunku w wykazie podatników VAT:
1. Nieposiadanie konta firmowego
rada: Założyć w banku rachunek rozliczeniowego lub w SKOK imienny rachunek (związany z prowadzoną działalnością gospodarczą), a następnie zgłosić go do urzędu skarbowego.
Jeżeli podatnik VAT nie jest pewien, czy rachunek, którego używa w firmie, jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, to powinien potwierdzić to w swoim banku.
2. Niezgłoszenie do urzędu skarbowego używanego obecnie konta firmowego
rada: Zgłosić do urzędu skarbowego rachunku rozliczeniowego w banku lub w SKOK poprzez aktualizację swoich danych. Można to zrobić:
1) wpisując numer rachunku bankowego przy wypełnianiu wniosku na odpowiednim formularzu w CEiDG – firma wpisana do CEiDG;
2) przekazując do urzędu skarbowego wypełniony odpowiedni formularz:
– NIP-8 – podmiot wpisany do KRS,
– NIP-2 – spółka cywilna,
– NIP-7 – osoba fizyczna niepodlegająca rejestracji w CEiDG.
3. Nieprzekazanie przez bank (SKOK) numeru rachunku do STIR
rada: Wyjaśnić problem w banku (SKOK) prowadzącym rachunek.
Bank (SKOK) przekazuje numer rachunku rozliczeniowego (imiennego) do STIR automatycznie, dlatego podatnik mający konto firmowe zgłoszone do CEIDG lub urzędu skarbowego, które wciąż nie jest widoczne w wykazie podatników VAT, powinien to sprawdzić w banku (SKOK). ©℗
Oprac. MM
Niebezpieczeństwo wstrzymania płatności
Dlaczego warto zadbać już teraz, aby nasz rachunek widniał na białej liście? Otóż ryzyko sankcji za dokonanie płatności na rachunek spoza białej listy może spowodować, że kontrahenci mogą uznać, że nie robią z nami interesów. – Biznesowo brak rachunku w wykazie może prowadzić nawet do wstrzymania płatności. Choć nie skutkuje to automatycznie brakiem wymagalności należności (to zależy od umowy), to już dziś można powiedzieć, że kontrahenci nie są zainteresowani składaniem zawiadomień w trybie ordynacji podatkowej, że dokonują przelewu ma konto spoza wykazu (w dużej firmie może to być znaczące obciążenie administracyjne) – wskazuje Krystian Łatka.
Jak dodaje Arkadiusz Szwak, firmy obawiają się współpracy z podmiotami, które nie widnieją na białej liście. Co więcej, brak rachunku dostawcy w wykazie może więc powodować opóźnienia w płatnościach. Arkadiusz Szwak wyjaśnia, że z uwagi na sankcje odbiorca będzie obawiał się zlecić przelew na konto niewidoczne na białej liście, podczas gdy dostawca będzie domagał się zapłaty (już teraz obserwujemy takie sytuacje).
– Niewątpliwie wpłynie to na pogorszenie relacji biznesowych lub nawet rezygnację ze współpracy z podmiotami, których rachunków w ogóle nie będzie na białej liście – uważa Szwak.
Na szczęście konsekwencji będzie można uniknąć, zgłaszając wykonanie przelewu na konto spoza wykazu do odpowiedniego urzędu skarbowego (nadal brak wzoru formularza do takiego zgłoszenia), ale to dodatkowy obowiązek administracyjny, niewynikający z winy płacącego, czyli wywołujący wzrost pracochłonności, a co za tym idzie kosztów stałych księgowości lub administracji. – Niestety, mali podatnicy, nie chcąc pogorszyć relacji biznesowych z kontrahentami, będą musieli dostosować się do realiów i pomimo braku obowiązku powinni zdecydować się na założenie kont firmowych oraz zadbać o ich zgłoszenie do urzędów skarbowych, aby takie rachunki były widoczne na białej liście – dodaje Karolina Walczak. W podobnie problematycznej sytuacji będą też firmy zagraniczne zarejestrowane do celów VAT w Polsce. Aby ich rachunki pojawiły się w wykazie, będą musiały być kontami polskimi.
Co jeśli podmiotu nie ma w wykazie
Jeśli podatnik chce zawrzeć transakcję z kontrahentem, którego nie ma w ogóle na białej liście, to może jeszcze wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. MF radzi też, aby zweryfikować również, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.
W praktyce kontrahent może nie widnieć na białej liście jako podatnik VAT, jeśli nie został zarejestrowany lub został wykreślony. Nie oznacza to jednak, że w ogóle nie znajdziemy go w wykazie. Jeśli był czynnym podatnikiem, ale już nim nie jest, to biała lista da nam informację o momencie wykreślenia. Podobnie podmiot, który próbował się zarejestrować, lecz urząd mu odmówił, powinien widnieć w wykazie jako podatnik niezarejestrowany. Historia takich przypadków jest również cenną informacją dla przedsiębiorców.
Co w sytuacji, kiedy na białej liście znajdują się niekompletne (np. nie ma numeru rachunku bankowego) lub niepoprawne dane o kontrahencie? Trzeba to z nim wyjaśnić, bo to w jego interesie leży, aby dane na białej liście były aktualne.
Aby zapobiec takim sytuacjom, warto również sprawdzić prawidłowość własnych danych w wykazie. MF wskazuje, że błędy można zgłaszać do:
  • do właściwego dla siebie urzędu skarbowego, lub
  • na adres skrzynki e-mailowej: WykazPodatnikow@mf.gov.pl , lub
  • do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG, oraz
  • do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek jest w systemie teleinformatycznym STIR.
Ratunek po niewłaściwym przelewie
Podatnicy, którzy przeleją należność sprzedawcy na rachunek spoza białej listy, będą mogli jeszcze sięgnąć po rozwiązanie awaryjne, jakie daje fiskus. Chodzi o wspomnianą już wcześniej możliwość złożenia zawiadomienia urzędu skarbowego o przelewie na konto niewidniejące w wykazie. Co ciekawe, Ministerstwo Finansów planuje także nowelizację tych przepisów. Obecnie przewidują one, że podatnik ma jedynie trzy dni na takie zawiadomienie. W praktyce to bardzo krótki termin. Resort finansów zapowiada jednak wydłużenie terminu do siedmiu dni. Jednak nie wiadomo czy zdąży z nowelą do 1 stycznia 2020 r.
Co istotne, zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, zawiadomienie trzeba złożyć do naczelnika urzędu skarbowego, właściwego dla kontrahenta. W praktyce to problem, bo nikt nie gromadzi informacji o tym, który urząd skarbowy jest właściwy dla kontrahenta. A co jeśli naczelnik, który otrzyma zawiadomienie o zleceniu przelewu na błędny rachunek, nie będzie właściwy dla wystawcy faktury? Jak wyjaśnia MF, naczelnik ten przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Ponadto, jak mówił DGP Przemysław Koch, pełnomocnik ministra finansów ds. informatyzacji („Podatnik wyśle formularz jednym kliknięciem” – DGP nr 223/2019), prace nad rozporządzeniem, które określi wzór zawiadomienia, są bardzo zaawansowane. Wzór zostanie wdrożony jako pierwszy w ramach projektu e-Urząd najprawdopodobniej już od 1 stycznia 2020 r. Przemysław Koch wyjaśnił, że MF buduje formularz według wzorca właściwego dla usługi Twój e-PIT. – Pilnujemy więc, aby podatnik nie musiał wprowadzać do zawiadomienia danych, które MF już posiada. Wprowadzi jedynie informacje ściśle handlowe (np. o kwocie płatności) i jednym kliknięciem wyśle formularz do urzędu skarbowego – zaznaczył Przemysław Koch. Potwierdził również, że MF rozpoczęło już prace nad nowelizacją ustawy o VAT, która ma zmienić niektóre przepisy dotyczące białej listy. – Dokument powinien zostać niedługo opublikowany – przyznał Przemysław Koch.
WAŻNE Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny niż podany w wykazie nie są obciążone sankcjami.
Karta debetowa nie wchodzi w grę
– Kolejnym problemem związanym z białą listą jest proces obsługi płatności – wskazuje Krystian Łatka. Jak mówi, realizacja płatności to proces rozłożony w czasie (wprowadzenie przelewu, akceptacja przez kilka osób). Zważywszy że weryfikacja ma następować na dzień zlecenia przelewu, trudno starannie ją przeprowadzić. Przy większej liczbie płatności rozwiązaniem są narzędzia informatyczne, które – wykorzystując dane udostępniane przez MF – będą weryfikować, czy przelew jest kierowany na rachunek z wykazu.
Jeśli chodzi o płatności, to trzeba też zaznaczyć, że biała lista nie dotyczy płatności kartą debetową, kredytową ani szybkich płatności internetowych. MF przypomina, że nie są to bowiem „płatności dokonane przelewem”, tzn. nie są objęte przepisami dotyczącymi wykazu podatników VAT. – Skoro nie jest to przelew, ale zlecenie płatnicze, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy, które zawiera polecenie wykonania transakcji płatniczej, to zapłacenie kartą lub pay-by-linkiem nie będzie skutkować poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych (utratą kosztów uzyskania przychodu) – wyjaśnia MF.
W praktyce podatnicy obawiają się również problemów technicznych związanych z wykazem. MF jednak uspokaja. Wyjaśnia, że w przypadku technicznych problemów związanych z dostępem do wykazu należy zapisać komunikat o niedostępności (np. zrobić zrzut ekranu). Jednocześnie należy pamiętać – dodaje resort – że aby uchronić się przed skutkami zapłaty na rachunek, który nie występuje w wykazie, można skorzystać z możliwości zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego – właściwego dla wystawcy faktury – o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie.
Masowa weryfikacja
Mikro i mali podatnicy posiadający niewielu kontrahentów mogą sobie pozwolić na ręczne weryfikowanie rachunków kontrahentów, choć i dla nich może to być czasochłonne. Nie jest to w praktyce możliwe w przypadku dużych firm. Karolina Walczak zwraca uwagę, że ogromny problem pojawia się przy próbach masowych weryfikacji rachunków bankowych. – Ani banki, ani dostawcy oprogramowań księgowych nie są na to gotowi, ponieważ Ministerstwo Finansów nadal nie dostarcza wystarczających danych (udostępnione API nie umożliwia takiej funkcjonalności) – wskazuje nasza rozmówczyni. Jak dodaje, chcąc dochować wszystkich obowiązków i udowodnić weryfikację podmiotu, na chwilę obecną możemy jedynie pojedynczo (manualnie) weryfikować kontrahentów, zachowując wydruk z wykazu. Przy masowych przelewach jest to bardzo uciążliwe i czasochłonne (powoduje to wzrost cen usług księgowych) lub wręcz niemożliwe, co wiąże się z ryzykiem karno-skarbowym). Karolina Walczak radzi zachować cierpliwość, ponieważ cały czas są wprowadzane usprawnienia w działaniu białej listy, a fiskus zapewnia, że do końca roku wszystkie obecne niedociągnięcia znikną. Oznacza to jednak, że dostawcy będą mieli bardzo mało czasu na dostosowanie systemów informatycznych do automatycznej weryfikacji.
Kiedy należy korzystać z wykazu
Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem Zgodnie z wymogami należytej staranności trzeba sprawdzić m.in., czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
Przed wystawieniem faktury Na fakturach zwykle umieszczany jest numer rachunku bankowego do przelewu. Przed jej wystawieniem (gdy podatnik jest sprzedawcą) należy upewnić się, że wskazaliśmy numer, który jest również na białej liście.
Przed dokonaniem płatności Weryfikacja rachunku kontrahenta ma następować na dzień zlecenia przelewu. To oznacza, że kolejny raz trzeba sprawdzić, czy rachunek kontrahenta jest na białej liście. ©℗
Trzy metody sprawdzania
Ministerstwo Finansów w opublikowanych ostatnio wyjaśnieniach wskazuje na dwie metody masowej weryfikacji kontrahentów. Chodzi o tzw. API oraz tzw. plik płaski. Trzecią opcją jest sprawdzenie ręczne. Za pomocą API użytkownicy wykazu podatników VAT mogą złożyć 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, co daje łącznie 300 podmiotów. – Taki limit wynika ze względu na bezpieczeństwo danych i wydajność usługi – tłumaczy MF.
Dodatkowo resort zapowiada, że wkrótce użytkownicy będą mogli pobierać plik tekstowy (tzw. plik płaski), który zawiera pełną listę par NIP-rachunek, co pozwala na masową weryfikację transakcji w systemach finansowo-księgowych. – Umożliwia to też weryfikację rachunków powiązanych z rachunkami rozliczeniowymi w połączeniu z identyfikatorem podatkowym podmiotu – wyjaśnia MF.
Jak zauważa Marcin Madej, doradca podatkowy z NIP-Inspektor.pl, zarówno KAS, jak i MF na równi będą traktować wyniki sprawdzenia dokonanego przez podatnika za pomocą z każdej z form, o ile podatnik będzie mógł w stanie udowodnić, że takie sprawdzenie miało miejsce.
Ekspert dodaje, że 13 listopada resort finansów zaprezentował kolejną odsłonę opisu pliku płaskiego dla celów weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów w ramach przepisów o białej liście.
Jak mikroprzedsiębiorcy mogą ręcznie sprawdzić dane kontrahenta na białej liście
Krok 1
Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Krok 2
Wpisz jedną z danych kontrahenta:
– nazwę
– numer konta
– NIP lub
– REGON.
I kliknij „wyszukaj”
Krok 3
Jeśli wyszukiwarka wskaże podatnika, zobacz szczegółowe informacje o nim.
Krok 4
Wydrukuj potwierdzenie i je zachowaj. ©℗
Plik płaski
Marcin Madej tłumaczy, że plik płaski udostępniany ma być każdego dnia tuż po północy. W założeniu ma zawierać aktualne dane o wszystkich krajowych zarejestrowanych numerach rachunków bankowych (i rachunkach w SKOK) w połączeniu z numerami NIP podmiotów, które te rachunki zarejestrowały. Podobnie jak inne narzędzia udostępnione przez KAS w ramach białej listy, plik płaski ma zawierać również tzw. maski rachunków wirtualnych.
Każdy podatnik będzie mógł pobrać plik płaski i w oparciu o niego dokonać tylu sprawdzeń, ilu będzie potrzebował (na plik płaski nie nałożono żadnych limitów sprawdzeń). – Plik płaski jest zatem pod tym kątem lepszy od API, na którym można dokonać zaledwie 300 sprawdzeń dziennie – wskazuje Madej.
Dodaje, że plik płaski zostanie, zgodnie z najnowszą specyfikacją dostępną na stronie internetowej KAS, podzielony na trzy sekcje:
  • nagłówek – zawierający m.in. podstawowe informacje o pliku, jak data jego wygenerowania będąca też referencją do daty, na którą dokonywana jest weryfikacja;
  • skróty podatników czynnych – zaszyfrowane dane o parach NIP + numer rachunku bankowego, gdzie NIP należy do podatnika czynnego;
  • skróty podatników zwolnionych – zaszyfrowane dane o parach NIP + numer rachunku bankowego, gdzie NIP należy do podatnika o statusie zwolniony z VAT.
Z zasady każdy będzie mógł pobrać plik z odpowiedniego serwera KAS. Liczba pobrań ma nie być limitowana, a adres, pod którym ma być dostępny plik, ma być stały.
Dane w pliku będą podlegały szyfrowaniu. – Oznacza to, że pomimo tego, że każdy będzie mógł pobrać plik i go otworzyć (np. w aplikacji notatnik), to bez posłużenia się kluczem deszyfrującym i bez posiadania kombinacji NIP + numer rachunku bankowego, plik będzie tylko zbiorem nieczytelnych znaczków – wyjaśnia Marcin Madej.
Przyznaje też, że na dziś trudno określić, czy opublikowana 13 listopada specyfikacja pliku jest wersją ostateczną, a opis znajdujący się w tym dokumencie można już brać pod uwagę przy projektowaniu i rozwoju rozwiązań informatycznych, które automatycznie w pliku będą szukać potwierdzenia rejestracji rachunku bankowego. Obecnie nie jest również znana data publikacji pierwszego pliku płaskiego, ani dokładny adres zasobu, z którego plik będzie można pobrać.
Najwygodniejszy i najbardziej nieprecyzyjny sposób
– Weryfikacja numerów rachunków bankowych w oparciu o plik płaski wydaje się być najwygodniejszą metodą – przyznaje Madej. Po pierwsze, możemy tam sprawdzać bez żadnych limitów. Po drugie, to my pobieramy plik, zatem żadne dane nie są wysyłane na zewnątrz przedsiębiorstwa, wskutek czego nie ma ryzyka, że jakiekolwiek poufne informacje zostaną przez kogoś przechwycone. – Trzeba bowiem pamiętać, że sam fakt chęci sprawdzenia czyjegoś numeru rachunku bankowego oznacza, że będziemy płacić temu podmiotowi, czyli że łączą nas z tym podmiotem relacje biznesowe. Sama taka informacja może w niektórych branżach być bardzo ważna i cenna – ocenia ekspert ITTAX.
Poufność i brak limitów to jednak jedyne zalety weryfikacji numerów rachunków bankowych przy pomocy pliku płaskiego. – Dużo więcej jest wad tego rozwiązania i wydaje się, że osoby projektujące to rozwiązanie nie rozumiały idei stojącej za wprowadzanymi przepisami i nie rozumiały samych przepisów, nie wspominając już o procesach realizacji płatności w przedsiębiorstwach – uważa Marcin Madej.
NIP + numer rachunku = problem
Zasadniczą wadą pliku – wskazuje ekspert – jest to, że zawiera on pary numerów rachunków bankowych i NIP. Oznacza to, że w oparciu o plik nie sprawdzimy np. danych z wyciągów bankowych, bo nie ma tam NIP-u; wyjątkiem są przelewy w reżimie podzielonej płatności.
Zastosowanie pary NIP + numer rachunku bankowego jest też problematyczne, jeśli dokonujemy przelewu na rachunek, którego właścicielem nie jest nasz kontrahent (problem dotyczy np. faktoringu). – Automatycznie przy sprawdzaniu tą metodą pojawi nam się informacja, że rachunek nie jest zgłoszony, co może być nieprawdą. Rachunek, na który dokonujemy przelewu, może być zgłoszony, lecz w pliku jest przypisany do innego numeru NIP (np. do firmy faktoringowej) – mówi Madej.
Jego zdaniem wymóg sprawdzenia w pliku za pomocą pary informacji wydaje się również nieuzasadnionym doszczegółowieniem przepisu nakładającego sankcje za przelewy realizowane na rachunki nieznajdujące się na białej liście. Przepisy wskazują bowiem jasno, że numer rachunku bankowego (lub rachunku w SKOK) ma widnieć na białej liście – nie ma wymagania, aby należał do odbiorcy płatności, tj. był przypisany do konkretnego NIP.
Ministerstwo Finansów argumentuje, że sprawdzenie pary NIP + numer rachunku daje nam pewność, że nie dochodzi do przestępstwa firmanctwa, czyli podszywania się pod inną firmę. – Jednak w obrocie gospodarczym coraz częściej płatności dokonywane są niekoniecznie bezpośrednio do kontrahenta, o czym ministerstwo już zdaje się nie wiedzieć – stwierdza Marcin Madej.
W jego ocenie przy takim podejściu skutkiem sprawdzania pary informacji (NIP + numer rachunku) będzie w wielu przypadkach wprowadzenie podatnika w błąd i narażenie na dodatkowe czynności. Uznając bowiem, że rachunek nie figuruje na białej liście, podatnik niepotrzebnie prześle do MF zawiadomienie o dokonanym przelewie, aby ratować się przed potencjalną utratą prawa do kosztu uzyskania przychodów. To zawiadomienie będzie z kolei przetworzone przez systemy urzędów skarbowych i spowoduje prawdopodobnie reakcję w stosunku do naszego kontrahenta z wezwaniem do zgłoszenia rachunku (i zapewne mandatem). A później zacznie się wyjaśnianie sprawy przez kontrahenta. – W rezultacie weryfikacja numeru rachunku bankowego w pliku może wykreować wiele niepotrzebnych działań, stratę czasu i pieniędzy po wszystkich stronach: podatnika, urzędu skarbowego i kontrahenta – ocenia nasz rozmówca.
WAŻNE Rachunki wirtualne nie są zamieszczane w wykazie, ponieważ nie są to rzeczywiste rachunki rozliczeniowe zgłaszane do urzędu skarbowego lub do CEIDG. Wykaz, po wpisaniu numeru rachunku wirtualnego, wyświetla jednak informację, że jest to rachunek powiązany z rachunkiem rozliczeniowym konkretnego podmiotu i podaje dane tego podmiotu.
Status VAT kontrahent w pliku – tylko teoretycznie
– Spotkałem się już ze stwierdzeniem, że w pliku płaskim da się zweryfikować statusu VAT kontrahenta. Nie jest to prawdą – dodaje ekspert. Plik płaski został co prawda podzielony na dwie sekcje – rachunki bankowe należące do czynnych podatników VAT i te należące do podatników zwolnionych z VAT, lecz z uwagi na możliwość „odpytania” pliku o parę informacji (NIP + rachunek bankowy) nie otrzymamy jednoznacznej odpowiedzi o rzeczywistym statusie podatkowym kontrahenta.
Problemem jest właśnie kwestia weryfikacji pary informacji. – Wystarczy bowiem, że tylko jedna z nich nie wystąpi w pliku i całe sprawdzenie kończy się rezultatem „nie widnieje w pliku” – wyjaśnia Madej. Otrzymując zatem taki rezultat sprawdzenia, nie wiemy, czy spowodował go brak NIP-u w pliku (wtedy można domniemać, że podatnik nie jest zarejestrowany na VAT), czy brak rachunku (rachunek może być przypisany do innego podatnika lub nie być zgłoszony). W efekcie nie jesteśmy w stanie dociec przyczyny braku występowania pary informacji. – Jednocześnie nie da się fizycznie (z uwagi na szyfrowanie danych) wyszukać samego NIP lub numeru rachunku w pliku płaskim. Tymczasem sprawdzając poprzez API lub formularz WWW numer NIP, zawsze dostajemy jednoznaczną odpowiedź – podkreśla Madej.
Co to w praktyce oznacza? To, że sprawdzenie poprzez plik, w przypadku otrzymania wyniku negatywnego (brak występowania pary NIP + numer rachunku) w pliku, nigdy nie da nam jasnej odpowiedzi, czy mamy do czynienia z podatnikiem VAT (i wtedy należy wysłać zawiadomienie o niezgłoszonym rachunku), czy może zawieramy transakcję z podmiotem niezarejestrowanym, więc zawiadomienia (o dokonaniu przelewu na rachunek spoza białej listy) wysyłać nie musimy.
Ponownie zatem fakt weryfikacji w oparciu o plik płaski będzie najprawdopodobniej kreował dodatkową pracę po stronie wszystkich zainteresowanych (tj. podatnika, urzędu skarbowego i kontrahenta), bo podatnikowi nie będzie opłacało się ryzykowanie i niewysyłanie zawiadomienia do urzędu skarbowego. – W dobie automatyzacji i robotyzacji procesów nikt nie będzie również ponownie weryfikował raz otrzymanych wyników inną metodą (tj. za pomocą API lub formularza WWW) – uważa Marcin Madej.
Podatnicy mają trzy opcje weryfikacji konta bankowego kontrahenta ©℗
1 Formularz na stronie internetowej MF
(https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka), gdzie każdy może wpisać numer rachunku bankowego, NIP, REGON lub fragment nazwy kontrahenta i sprawdzić, czy rachunek bankowy widnieje na białej liście.
2 API
interfejs programistyczny, za pomocą którego podatnicy mogą automatycznie odpytywać serwis KAS o statusy rachunków i status rejestracji VAT kontrahentów. Niestety z obawy o bezpieczeństwo danych i wydajność KAS nałożył limity na używanie API do 300 sprawdzeń na dobę.
3 Plik płaski
czyli zaszyfrowany zbiór par NIP + numer rachunku bankowego, który podatnik będzie mógł pobrać z zasobu KAS, i za pomocą klucza deszyfrującego sprawdzić, czy dana para NIP + numer rachunku bankowego jego kontrahenta tam występuje.
Jak sprawdzać
Wybór formy sprawdzenia numeru rachunku bankowego kontrahenta będzie zależał od decyzji każdego podatnika. – Mniejsze firmy zdecydują się zapewne na ręczne sprawdzanie bezpośrednio przez stronę WWW. Większe firmy wybiorą procesy automatyczne oparte na API lub pliku płaskim – dodaje nasz rozmówca. Jego zdaniem, warto jednak już teraz zastanowić się nad wyborem metody weryfikacji i zapewnić sobie rozwiązanie najbardziej precyzyjne, które zminimalizuje z jednej strony ryzyko związane z niedopełnieniem nowych obowiązków, a z drugiej strony zapewni maksymalną skuteczność sprawdzeń i, co równie ważne, nie przysporzy dodatkowej pracy.
– Niestety narzędzia weryfikujące rachunki bankowe w oparciu o dane z pliku płaskiego, pomimo pewnych zalet, jak widać z powyższych przykładów, nie będą w stu procentach dokładne i w określonych sytuacjach będą wprowadzać podatników w błąd, powodując dodatkowe nakłady pracy. Na dzisiaj najbardziej dokładne są narzędzia i mechanizmy oparte w pierwszej kolejności na API lub takie, które są w stanie zapewnić wieloetapowość weryfikacji i dodatkowo doprecyzować sprawdzenia z pliku właśnie poprzez dane z API – uważa Madej. ©℗