Koniec znienawidzonego awiza? Cyfrowy polecony zamiast kolejki na poczcie

| Aktualizacja:
Plan jest ambitny: w ciągu trzech lat aż 40 proc. obywateli i przedsiębiorców ma złożyć specjalną „deklarację cyfrowości”, by uzyskać wirtualny dostęp do urzędowej korespondencji / ShutterStock

Nowa forma korespondencji ma pojawić się w 2019 r. i dać ponad 100 mln zł oszczędności rocznie.

W Ministerstwie Cyfryzacji jest plan, by wyeliminować jeden z najbardziej znienawidzonych biurokratycznych obowiązków: wysyłanie przez urzędy papierowych listów poleconych. Co rok trafia do nas ponad 100 mln pism ważnych na tyle, by kierować je do rąk własnych. Niemal 80 mln to urzędowa korespondencja, do której wysyłania w postaci papierowej są zobowiązane instytucje i sądy. Obywatele z kolei muszą je odbierać. Jak nie zrobią tego bezpośrednio u listonosza, to czeka ich wyprawa na pocztę z awizem w ręku. Jak w utworze warszawskiego rapera Taco Hamingwaya: „Wracam do mieszkania i widzę awizo. Nie wiem, jaki jest cel ich, lecz chyba mnie nienawidzą”.

/ Dziennik Gazeta Prawna

– Tak jak poprawiają się nasze oceny funkcjonowania urzędów, tak wciąż wyprawy na pocztę po awizowaną przesyłkę budzą ogromne, negatywne emocje. Choć oczywiście istnieje możliwość zamówienia usługi pozwalającej listonoszowi na zostawianie poleconego w skrzynce na listy czy elektronicznego awiza, czyli zawiadomienia mailem lub SMS o nieodebranym liście. Tyle, że wciąż większość ludzi o takiej możliwości nie wie i musi marnować sporo czasu na odbieranie urzędowych pism – wyjaśnia Krzysztof Piskorski, prezes Stowarzyszenia Instytut Pocztowy.

Resort cyfryzacji chce stworzyć alternatywę dla papierowych poleconych. Za 25,9 mln zł (z czego ponad 21 mln to dotacja unijna w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa) jeszcze w tym roku ma powstać system e-Doręczenia. Dzięki niemu zamiast biegać na pocztę po dokumenty wysłane przez sądy czy urzędy będzie można je odbierać w dowolnej chwili online.

Pomysł wygląda następująco: z ePUAP mają być wydzielone specjalne e-skrzynki, na które ma trafiać urzędowa korespondencja. Jednak by tak się stało, cały system musi zostać połączony z urzędowymi rejestrami, m.in. Centralną Ewidencją i Identyfikacją Działalności Gospodarczej oraz Krajowym Rejestrem Sądowym.

Ma być także zbudowana specjalna baza adresów elektronicznych wszystkich instytucji zainteresowanych cyfrowymi poleconymi. Następnie całość będzie połączona z prywatnymi kontami w ePUAP, czyli Profilami Zaufanymi. Tych jest obecnie ok. 1,5 mln. Jeszcze rok temu było ich zaledwie 0,5 mln, tempo wzrostu jest spore, więc resort cyfryzacji liczy, że za rok, gdy e-Doręczenia mają być gotowe, będzie już wystarczająco dużo potencjalnych klientów.

Plan jest ambitny: w ciągu trzech lat aż 40 proc. obywateli i przedsiębiorców ma złożyć specjalną „deklarację cyfrowości”, by uzyskać wirtualny dostęp do urzędowej korespondencji.

– Chętnych rzeczywiście może być sporo, ale pod warunkiem, że będzie to rozwiązanie proste, wygodne i porządnie rozreklamowane. Podobny system funkcjonuje od lat w Danii i świetnie się tam sprawdza – zwraca uwagę Piskorski. Jego zdaniem warto, aby e-polecony był skoordynowany z działaniami Poczty, która ma przecież swoją cyfrową odnogę, czyli spółkę Envelo. Rozwija ona podobne rozwiązanie, tyle że wciąż niedostępne dla pism urzędowych.

Kilka miesięcy temu Paweł Usidus, prezes Envelo, mówił nam, że aby wprowadzić takie cyfrowe polecone i co najważniejsze – upowszechnić je (żeby mogły je wysyłać zarówno urzędy, jak i sądy), niezbędne jest dostosowanie aż... 95 różnych aktów prawnych. I właśnie te zmiany resort cyfryzacji wskazuje jako potencjalnie największe zagrożenie dla projektu.

Argumentem za mają być oszczędności. Czasu spędzonego w kolejkach przez obywateli i stresu nie da się zmierzyć, ale policzono korzyści dla urzędów i sądów. Co roku wysyłają one 79,5 mln poleconych; jak zakłada resort cyfryzacji na nowatorskie rozwiązanie zdecydować się powinno 31 proc. obywateli (to ci, którzy już teraz aktywnie korzystają z e-administracji). To oznacza, że z rynku zniknąć może 26 mln dokumentów. A to da 106,5 mln zł oszczędności. Nawet odliczając koszty utrzymania samego systemu e-Doręczeń, i tak korzyści mają przekroczyć 100 mln zł.