Urlopy i zwolnienia od pracy po zmianach [PORADNIK]

Ubiegły rok przyniósł wiele zmian w ustawie z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). Znaczne modyfikacje wprowadziła implementująca przepisy europejskie tzw. nowelizacja work-life balance, czyli ustawa z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy ‒ Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641).

Przepisy pozwalają pracownikom na wiele nieobecności

Zrewolucjonizowała ona zasady korzystania z urlopu rodzicielskiego, wprowadziła dla pracowników dwa nowe uprawnienia – urlop opiekuńczy oraz zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych, a także zmodyfikowała zasady korzystania z urlopu ojcowskiego. Trzeba również wspomnieć o wprowadzonym innymi przepisami rozszerzeniu prawa do urlopów związanych z rodzicielstwem dla pracowników przysposabiających dzieci.

Odpowiednie zmiany musiały zatem zostać także wprowadzone w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780; dalej: ustawa zasiłkowa).

Nowelizacja work-life balance wymusiła również odpowiednie zmiany w przepisach wykonawczych i w związku z tym minister rodziny i polityki społecznej wydał 8 maja 2023 r. rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. poz. 937; dalej: rozporządzenie z 8 maja 2023 r.).

Nowe przepisy, mimo że obowiązują już kilka miesięcy, nadal wywołują u pracodawców wątpliwości. W niniejszym poradniku przedstawiamy całościowy przegląd urlopów i zwolnień od pracy przysługujących pracownikom ‒ nie tylko tych na nowych zasadach, lecz także tych, co do których przepisy się nie zmieniły.

urlop macierzyński

Zasady dotyczące urlopu macierzyńskiego nie zostały zmienione w ramach nowelizacji work-life balance.

Urlop macierzyński z tytułu urodzenia dziecka przysługuje pracownicy z mocy prawa. Pracownica nie może się go zrzec ani go skrócić (z wyjątkiem pewnych wyjątkowych sytuacji, o których będzie mowa niżej), więc wszelkie porozumienia w tej sprawie z pracodawcą są z mocy prawa nieważne.

Wymiar urlopu macierzyńskiego określono w art. 180 par. 1 k.p. Zgodnie z nim pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze:

• 20 tygodni ‒ w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• 31 tygodni ‒ w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie,
• 33 tygodni ‒ w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie,
• 35 tygodni ‒ w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie,
• 37 tygodni ‒ w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie.

Pracownica ma prawo do wykorzystania maksymalnie sześciu tygodni urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu. Urlop wykorzystany przed porodem jest następnie odliczany od ogólnego wymiaru urlopu macierzyńskiego.

Kodeks pracy przewiduje prawo do rezygnacji z urlopu macierzyńskiego przez matkę dziecka po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego. Jednak taka możliwość jest uwarunkowana tym, czy ojciec dziecka przejmie pozostałą część urlopu. Przepisy są tak skonstruowane, że to od decyzji ojca dziecka tak naprawdę zależy możliwość wcześniejszego zakończenia urlopu macierzyńskiego przez matkę. Może ona to zrobić, jeśli:

• pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta pracownik ojciec wychowujący dziecko,
• przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego, osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony ojciec dziecka, który w celu sprawowania tej opieki przerwał działalność zarobkową – chodzi tu o ojca dziecka, który nie ma statusu pracownika, ale jest np. zleceniobiorcą albo przedsiębiorcą.

Nieco rozszerzona możliwość rezygnacji z urlopu macierzyńskiego ma pracownica legitymująca się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji. Może ona zrezygnować z tego urlopu już po wykorzystaniu po porodzie ośmiu tygodni urlopu macierzyńskiego. Rezygnacja jest możliwa, jeśli:

• pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta pracownik ojciec wychowujący dziecko albo pracownik inny członek najbliższej rodziny,
• przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego, osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony ojciec dziecka albo ubezpieczony inny członek najbliższej rodziny, który w celu sprawowania tej opieki przerwał działalność zarobkową.

Jak widać, opiekę nad dzieckiem w przypadku matki legitymującej się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji może przejąć nie tylko ojciec dziecka, lecz także członek najbliższej rodziny.

W k.p. przewidziano również możliwość przerwania urlopu macierzyńskiego przez matkę po wykorzystaniu po porodzie co najmniej ośmiu tygodni urlopu macierzyńskiego, jeśli przebywa w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym i z tego powodu nie może sprawować osobistej opieki nad dzieckiem. Pracownica może przerwać swój urlop macierzyński na okres pobytu w tym szpitalu albo zakładzie leczniczym, jeżeli:

• część urlopu macierzyńskiego za ten okres wykorzysta pracownik ojciec wychowujący dziecko albo pracownik inny członek najbliższej rodziny,
• osobistą opiekę nad dzieckiem w tym okresie będzie sprawował ubezpieczony ojciec dziecka albo ubezpieczony inny członek najbliższej rodziny, który w celu sprawowania tej opieki przerwał działalność zarobkową.

Inaczej będzie, gdy to nie matka, a dziecko będzie wymagało opieki szpitalnej. Zgodnie z art. 181 k.p. w razie urodzenia dziecka wymagającego opieki szpitalnej pracownica, która wykorzystała po porodzie osiem tygodni urlopu macierzyńskiego, pozostałą część tego urlopu może wykorzystać w terminie późniejszym, po wyjściu dziecka ze szpitala.

Analogicznie do ograniczonych uprawnień pracownicy do rezygnacji z urlopu macierzyńskiego k.p. przewiduje prawo do urlopu macierzyńskiego dla ojca dziecka (art. 180 par. 5) albo w przypadku matki mającej orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji ‒ dla ojca dziecka oraz członka najbliższej rodziny (art. 180 par. 7) albo w przypadku matki przerywającej urlop macierzyński na czas pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym ‒ dla ojca dziecka oraz członka najbliższej rodziny (art. 180 par. 11).

Istnieją jeszcze dwa przypadki, oprócz powyżej opisanych, gdy prawo do urlopu macierzyńskiego może przejąć ojciec dziecka albo członek najbliższej rodziny. Będzie tak w przypadku:

• zgonu matki dziecka – wówczas ojciec dziecka lub członek najbliższej rodziny może rozpocząć korzystanie z urlopu macierzyńskiego za okres po dniu zgonu matki i to niezależnie od tego, czy matka miała status pracownicy czy ubezpieczonej z innego tytułu (np. prowadziła pozarolniczą działalność),
• porzucenia dziecka przez matkę ‒ wówczas ojciec dziecka lub członek najbliższej rodziny może rozpocząć korzystanie z urlopu macierzyńskiego za okres po dniu porzucenia dziecka, i, podobnie jak w przypadku zgonu matki, nie ma znaczenia, czy matka miała status pracownicy czy ubezpieczonej z innego tytułu (np. prowadziła pozarolniczą działalność).

W przypadku porzucenia dziecka ojciec lub członek najbliższej rodziny może jednak rozpocząć korzystanie z urlopu macierzyńskiego dopiero po upływie ośmiu tygodni od urodzenia się dziecka. Innymi słowy, może się zdarzyć, że matka porzuciła dziecko przed upływem ośmiu tygodni od porodu, a mimo to będzie mieć prawa do urlopu (w przypadku ubezpieczonej matki, która nie ma statusu pracownicy – zasiłku macierzyńskiego). Częściowe powtórzenie tej zasady zawarto w art. 182 k.p. Wynika z niego, że w przypadku porzucenia dziecka przez pracownicę lub umieszczenia dziecka, na podstawie orzeczenia sądu, w pieczy zastępczej, w zakładzie opiekuńczo-leczniczym, w zakładzie pielęgnacyjno-opiekuńczym albo w zakładzie rehabilitacji leczniczej, pracownicy nie przysługuje część urlopu macierzyńskiego przypadająca po dniu porzucenia dziecka albo umieszczenia dziecka w pieczy zastępczej, w zakładzie opiekuńczo-leczniczym, w zakładzie pielęgnacyjno-opiekuńczym albo w zakładzie rehabilitacji leczniczej. Jednak urlop macierzyński po porodzie nie może wynosić mniej niż osiem tygodni.

W czasie między porzuceniem dziecka a upływem ośmiu tygodni od jego urodzenia ojciec dziecka albo członek najbliższej rodziny nie może skorzystać z urlopu macierzyńskiego, ale ma prawo do tzw. specjalnego zasiłku opiekuńczego określonego w art. 32a ustawy zasiłkowej.

We wszystkich powyższych przypadkach, gdy urlop macierzyński jest wykorzystywany częściowo przez matkę, a częściowo przez ojca lub członka najbliższej rodziny, łączny wymiar tego urlopu nie może przekroczyć wymiaru określonego w wyżej wspomnianym art. 180 par. 1 k.p.

Powyżej opisane zasady dotyczą sytuacji, gdy matka dziecka jest ubezpieczona, ale z różnych względów nie sprawuje opieki nad dzieckiem. Jeśli matka nie ma tytułu do ubezpieczeń, ale sprawuje opiekę nad dzieckiem, ojciec dziecka albo inny członek rodziny nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego. Nieubezpieczona matka w takim przypadku ma prawo do jednego ze świadczeń rodzinnych, a nie do zasiłku macierzyńskiego. Ojciec dziecka lub inny członek rodziny zyska prawo do urlopu macierzyńskiego jedynie w określonych przypadkach wskazanych w art. 180 par. 15 k.p. Przepis ten wskazuje, że w razie:

• zgonu matki dziecka nieobjętej ubezpieczeniem chorobowym albo niemającej tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem,
• porzucenia dziecka przez matkę nieobjętą ubezpieczeniem albo niemającą tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem,
• niemożności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez matkę nieobjętą ubezpieczeniem albo niemającą tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem, legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji

‒ ojcu wychowującemu dziecko albo innemu członkowi najbliższej rodziny przysługuje prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu zgonu matki dziecka, porzucenia przez nią dziecka albo powstania niezdolności do samodzielnej egzystencji.

Może się też zdarzyć, o czym mów art. 180 par. 17 k.p., że nieubezpieczona matka dziecka, sprawująca nad nim opiekę, podejmie zatrudnienie. Jeśli wymiar tego zatrudnienia będzie wynosił co najmniej 1/2 etatu, to ojciec dziecka zyska prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej od dnia podjęcia zatrudnienia przez matkę dziecka aż do wyczerpania ogólnego wymiaru urlopu, o którym mowa w art. 180 par. 1 k.p.

Przewidziano również specjalne zasady urlopu macierzyńskiego w przypadku zgonu dziecka. Zgodnie z art. 1801 k.p. w razie urodzenia martwego dziecka lub zgonu dziecka przed upływem ośmiu tygodni życia pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze ośmiu tygodni po porodzie, nie krócej jednak niż przez okres siedmiu dni od dnia zgonu dziecka. Pracownicy, która urodziła więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie, przysługuje w takim przypadku urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu.

W przypadku zgonu dziecka po upływie ośmiu tygodni życia pracownica zachowuje prawo do urlopu macierzyńskiego przez okres siedmiu dni od dnia zgonu dziecka. Pracownicy, która urodziła więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie, przysługuje w takim przypadku urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu, nie krócej jednak niż przez okres siedmiu dni od dnia zgonu dziecka.

• Jaki wniosek musi złożyć pracownica, żeby skorzystać z urlopu macierzyńskiego?

Urlop macierzyński, w przeciwieństwie do innych urlopów przysługujących na podstawie k.p., nie wymaga żadnego wniosku ze strony pracownicy, ponieważ przysługuje z mocy prawa w związku z urodzeniem dziecka. Dlatego rozporządzenie z 8 maja 2023 r. nie przewiduje żadnych wymogów formalnych związanych z nabyciem prawa do urlopu macierzyńskiego.

Jedyne, co pracownica musi przedstawić, to dowód urodzenia dziecka, co również nie jest sprecyzowane w przepisach, ale można przyjąć drogą analogii z przepisami zasiłkowymi, że pracownica powinna przedstawić odpis skróconego aktu urodzenia dziecka.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownica chce rozpocząć korzystanie z urlopu macierzyńskiego przed porodem. Zgodnie z par. 2 rozporządzenia z 8 maja 2023 r. pracownica musi złożyć w tej sprawie wniosek. Powinien on zawierać jedynie imię i nazwisko pracownicy oraz wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego. Do wniosku dołącza się kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, określającego przewidywaną datę porodu. Przepisy nie przewidują w tym przypadku minimalnego wyprzedzenia, z jakim pracownica musi taki wniosek złożyć.

• Jakich formalności musi dopełnić pracownica, która chce zrezygnować z części urlopu macierzyńskiego?

Pracownica, która chce zrezygnować z urlopu macierzyńskiego na podstawie art. 180 par. 4 k.p. (po 14 tygodniach urlopu macierzyńskiego, gdy opiekę nad dzieckiem przejmuje ojciec dziecka) albo na podstawie art. 180 par. 6 (po ośmiu tygodniach urlopu macierzyńskiego, gdy matka legitymuje się orzeczeniem o samodzielnej egzystencji, a opiekę nad dzieckiem przejmuje ojciec dziecka lub członek najbliższej rodziny), musi złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż siedem dni przed przystąpieniem do pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownicy.

Pracownica musi jednak udowodnić, że rzeczywiście opiekę nad dzieckiem przejął ojciec dziecka lub w przypadku pracownicy legitymującej się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji – członek najbliższej rodziny.

We wniosku dotyczącym powrotu do pracy pracownica wskazuje termin powrotu do pracy po wykorzystaniu 14 tygodni i dołącza kopię wniosku ojca o udzielenie mu pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo, gdy ojciec nie jest zatrudniony na umowę o pracę, a jest ubezpieczony z innego tytułu, kopię jego oświadczenia o przerwaniu działalności zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego.

Jeśli do pracy chce wrócić pracownica legitymująca się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji, to we wniosku wskazuje terminu powrotu do pracy oraz dołącza do niego:

• kopię prawomocnego orzeczenia o niezdolności do samodzielnej egzystencji,
• kopię wniosku ojca albo członka najbliższej rodziny o udzielenie mu pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo, gdy ojciec lub członek najbliższej rodziny nie jest zatrudniony na umowę o pracę, a jest ubezpieczony z innego tytułu, kopię jego oświadczenia o przerwaniu działalności zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego.

• Jakich formalności musi dopełnić ojciec dziecka lub członek najbliższej rodziny, który chce wykorzystać część urlopu macierzyńskiego?

Przepisy k.p. dzielą okoliczności, w których ojciec dziecka lub członek najbliższej rodziny może skorzystać w zastępstwie matki z części urlopu macierzyńskiego, na dwie grupy. Do pierwszej grupy k.p. zalicza następujące okoliczności:

• rezygnacja matki z urlopu po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni, gdy opiekę przejmuje ojciec dziecka (art. 180 par. 4),
• rezygnacja matki z urlopu po wykorzystaniu co najmniej ośmiu tygodni, gdy matka ma orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji (art. 180 par. 6).

W tych sytuacjach osoba, która chce ten urlop od matki przejąć, musi złożyć odpowiedni wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić taki wniosek.

Rozporządzenie z 8 maja 2023 r. wymaga, by w takim wniosku zawrzeć:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci), na które ma być udzielona pozostała część urlopu macierzyńskiego,
• oświadczenie pracownika o okresie urlopu macierzyńskiego albo o okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi części urlopu macierzyńskiego, wykorzystanych przed porodem;
• wskazanie okresu, na który ma być udzielona pozostała część urlopu macierzyńskiego.

Do takiego wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów,
• oświadczenie pracownicy o zamiarze rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka o zamiarze rezygnacji z pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi pozostałej części urlopu macierzyńskiego.

Druga grupa okoliczności, które pozwalają na skorzystanie z urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka lub innego członka rodziny, obejmuje:

• przebywanie matki w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym (art. 180 par. 10),
• zgon matki (art. 180 par. 12),
• porzucenie dziecka przez matkę (art. 180 par. 13),
• zgon matki, porzucenie dziecka lub brak możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez matkę legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji – w przypadku gdy matka jest nieubezpieczona (art. 180 par. 15).

Tego rodzaju okoliczności nie można przewidzieć z wyprzedzeniem, dlatego k.p. nie wymaga w tym przypadku minimalnego terminu do złożenia wniosku o przejście na urlop macierzyński zamiast matki. Artykuł 180 par. 16 k.p. stanowi jedynie, że wniosek ten powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca jest zobowiązany do jego uwzględnienia.

• Jakich formalności musi dopełnić ojciec dziecka, gdy chce skorzystać z części urlopu macierzyńskiego, gdy nieubezpieczona matka dziecka podjęła zatrudnienie?

W takim przypadku ojciec dziecka musi złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić taki wniosek.

Wniosek taki powinien zawierać:

• datę, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, przypadająca w okresie trwania zatrudnienia matki dziecka,
• oświadczenie pracownika, w którym zobowiązuje się on poinformować pracodawcę o ustaniu zatrudnienia matki dziecka w czasie korzystania przez pracownika z urlopu macierzyńskiego.

Do wniosku pracownik dołącza:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów,
• oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy.

• Czy pracownica może podejmować zatrudnienie podczas urlopu macierzyńskiego?

Nie ma przepisu, który zabrania matce przebywającej na urlopie macierzyńskim podejmowania pracy zarobkowej. Podjęcie takiej pracy nie spowoduje utraty prawa ani do urlopu, ani do zasiłku macierzyńskiego.

Istnieje jedynie zakaz podejmowania pracy na podstawie umowy o pracę u pracodawcy, który urlopu macierzyńskiego udziela. Nie ma jednak przeszkód, aby z tym pracodawcą zawrzeć umowę cywilnoprawną, a więc np. umowę zlecenia lub umowę o dzieło.

Dozwolone jest więc przebywanie na urlopie macierzyńskim u swojego pracodawcy i rozpoczęcie pracy na etacie, także w pełnym wymiarze, u innego pracodawcy.

• Jakiej ochronie podlega pracownik przed, w trakcie oraz po zakończeniu korzystania z urlopu macierzyńskiego?

Nowelizacja work-life balance rozszerzyła taką ochronę. Zgodnie ze zmienionym brzmieniem art. 177 k.p. w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem,
• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

W przypadku matki dziecka ochrona ta pojawia się również bezpośrednio po chronionym okresie ciąży. W przypadku ojca dziecka lub innego członka rodziny, gdy występują oni o urlop macierzyński, ochrona ta, jak wskazano wyżej, obowiązuje od dnia złożenia wniosku. Jeśli jednak wniosek został złożony wcześniej niż w minimalnym terminie ustawowym, to ochrona zaczyna obowiązywać na 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem we wskazanych wyżej chronionych okresach może nastąpić tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany uzgodnić z reprezentującą pracownicę lub pracownika zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę.

Nowelizacja work-life balance zmodyfikowała także obowiązki pracodawcy w związku z powrotem pracownika do pracy po urlopie macierzyńskim. Obecnie są one uregulowane wspólnie w odniesieniu do wszystkich urlopów związanych z rodzicielstwem w art. 1864 k.p. Pracodawca ma obowiązek dopuścić pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego do pracy na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu, na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.

urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego

Kodeks pracy przewiduje również takie uprawnienie jak urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 183 k.p.), które przysługuje pracownikowi, który:

• przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej ‒ nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko siódmego roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia;
• przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Urlop ten przysługuje w analogicznym wymiarze, jak przy urodzeniu dziecka, a więc od 20 do maksymalnie 37 tygodni w zależności od tego, ile dzieci przyjęto na wychowanie.

Trzeba w tym miejscu zwrócić uwagę, że od 1 lutego 2023 r. zwiększeniu uległ limit wieku dzieci przysposabianych, obecnie wynosi 14 lat, a wcześniej wynosił tyle, ile w przypadku dzieci przyjmowanych do rodziny zastępczej.

Obu grupom rodziców k.p. gwarantuje minimum dziewięć tygodni urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, gdy dziecko zostało przyjęte na wychowanie tuż przed ukończeniem granicznego wieku.

Urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, w przeciwieństwie do urlopu macierzyńskiego, nie jest obowiązkowy dla kobiety matki. Może z niego od początku korzystać także mężczyzna.

• Jakich formalności musi dopełnić pracownik, żeby skorzystać z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego?

Jak wynika z art. 183 par. 6 k.p., wniosek w tej sprawie należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie siedmiu dni od dnia przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza albo przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka. Przepis ten stanowi również, że co prawda urlop rozpoczyna się w terminie określonym we wniosku pracownika, jednak nie później niż 21 dni od dnia odpowiednio przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza albo przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.

Wniosek w tej sprawie musi zawierać:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci) przyjętego/ych na wychowanie albo przyjętego/ych na wychowanie jako rodzina zastępcza, na które ma być udzielony urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Do wniosku pracownik dołącza:

• oświadczenie o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą,
• kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

• Jakiej ochronie podlega pracownik przed, w trakcie oraz po zakończeniu korzystania z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego?

Pracownik korzystający z tego urlopu ma prawo do ochrony na takich samych zasadach jak pracownik korzystający z urlopu macierzyńskiego.

urlop rodzicielski

Zasady korzystania z urlopu rodzicielskiego zostały zrewolucjonizowane nowelizacją work-life balance. Jej celem w odniesieniu do tego urlopu było maksymalne uelastycznienie jego reguł, które do 26 kwietnia 2023 r. były dość sztywne. Wprowadzono także część nieprzenoszalną urlopu rodzicielskiego.

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 1821a k.p. rodzice mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do:

• 41 tygodni ‒ w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 43 tygodni ‒ w przypadku urodzenia dwójki lub większej liczby dzieci.

Powiększoną pulę urlopu rodzicielskiego przewidziano dla rodziców dziecka mającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1923; dalej: ustawa „Za życiem”), mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze do:

• 65 tygodni ‒ w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 67 tygodni ‒ w przypadku urodzenia dwójki lub większej liczby dzieci.

Trzeba zauważyć, że zwiększona pula urlopu dla tych rodziców dotyczy jedynie urlopu rodzicielskiego, ale już nie macierzyńskiego.

Nowością w przypadku urlopu rodzicielskiego jest wprowadzenie dziewięciotygodniowej części nieprzenoszalnej, której nie może wykorzystać drugi rodzic. Wbrew powszechnemu przekonaniu, że chodzi tu o urlop rodzicielskie dla ojca, nie jest to jakaś specjalna, odrębna część. Chodzi jedynie o to, że skoro dziewięć tygodni z łącznej puli 41 (43) tygodni przysługuje drugiemu rodzicowi, to w praktyce najczęściej będzie to wyglądało w ten sposób, że matka wykorzysta maksymalne dostępne 32 (34) tygodnie, a ojcu zostanie do wykorzystania dziewięć tygodni. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby podzielili się urlopem zupełnie inaczej, cały czas jednak z zastrzeżeniem, że żadne z nich nie może wykorzystać więcej niż 32 (34) tygodni. Analogicznie zasada dziewięciu tygodni nieprzenoszalnego urlopu rodzicielskiego dotyczy rodziców dzieci ze wspomnianym wyżej zaświadczeniem z ustawy „Za życiem”.

Co ważne, jeśli drugi rodzic nie skorzysta z dziewięciotygodniowej nieprzenoszalnej części, ta część po prostu przepada. Także wtedy, gdy drugi rodzic jest nieznany lub nie bierze udziału w wychowaniu dziecka.

Pracownicy mogą przebywać na urlopie rodzicielskim jednocześnie, wówczas każdy tydzień łącznego przebywania na urlopie obniża łączną pulę urlopu o dwa tygodnie. Nie ma również przeszkód, żeby jedno z rodziców przebywało na urlopie macierzyńskim, a drugie na urlopie rodzicielskim. Dozwolona jest także sytuacja, gdy np. matka nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego ani rodzicielskiego, bo nie jest zatrudniona na etacie, a np. prowadzi pozarolniczą działalność i pobiera zasiłek macierzyński z tego tytułu, a w tym czasie ojciec dziecka przebywa na urlopie rodzicielskim. Nowe przepisy pozwalają również na skorzystanie z urlopu rodzicielskiego przez ojca, gdy matka dziecka jest nieubezpieczona. Do 26 kwietnia 2023 r. takiej możliwości nie było.

Nowe przepisy przewidują również, że urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w pięciu częściach (liczonych łącznie dla obojga rodziców), nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy szósty rok życia. Do wejścia w życie nowelizacji urlop ten mógł być podzielony tylko na cztery części, a do tego część musiała być wykorzystana zaraz po urlopie macierzyńskim oraz istniały jeszcze ograniczenia co do trwania poszczególnych części. Obecnie żadnych tego typu ograniczeń nie ma. Część urlopu może trwać nawet jeden tydzień. Trzeba jeszcze zaznaczyć, że za „część urlopu” dla celów obliczania dozwolonej ich liczby uważa się także okresy pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający urlopowi rodzicielskiemu, w przypadku gdy dana osoba nie ma statusu pracownika, ale np. prowadzi pozarolniczą działalność lub jest zleceniobiorcą.

Pracownik może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w każdym czasie za zgodą pracodawcy i powrócić do pracy. Pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy. Pracodawca może jednak odmówić łączenia pracy z urlopem rodzicielskim ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W niektórych przypadkach dla pracodawcy może być bowiem korzystniej zatrudnić pracownika na zastępstwo na cały etat, niż dzielić obowiązki na danym stanowisku między pracownikiem częściowo korzystającym z urlopu rodzicielskiego a pracownikiem zatrudnionym na zastępstwo albo przesuniętym z innego stanowiska. Oczywiście, tak jak w przypadku urlopu macierzyńskiego nie ma ograniczeń w podejmowaniu zatrudnienia u swojego pracodawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także u innego pracodawcy na postawie dowolnej umowy.

Łączenie pracy z korzystaniem z urlopu rodzicielskiego spowoduje wydłużenie wymiaru tego urlopu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak to wydłużenie nie może trwać dłużej niż:

• 82 tygodnie ‒ w przypadku gdy urodziło się jedno dziecko,
• 86 tygodni ‒ w przypadku gdy urodziło się dwoje lub więcej dzieci.

W przypadku gdy dziecko ma zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy „Za życiem”, maksymalne wydłużenie urlopu rodzicielskiego wynosi:

• 130 tygodni ‒ w przypadku gdy urodziło się jedno dziecko,
• 134 tygodnie ‒ w przypadku gdy urodziło się dwoje lub więcej dzieci.

Jeśli praca była wykonywana tylko przez część urlopu rodzicielskiego, proporcjonalne wydłużenie wymiaru urlopu rodzicielskiego następuje wyłącznie w odniesieniu do tej jego części.

Zgodnie z ogólną zasadą prawo do urlopu rodzicielskiego mają także pracownicy, którzy przyjęli dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, w takim samym wymiarze, jak rodzice biologiczni, a więc 41 tygodni lub 43 tygodnie, a w przypadku, gdy dziecko przyjęte na wychowanie ma zaświadczenie określone w ustawie „Za życiem”, w odpowiednio podwyższonym wymiarze 65 (67) tygodni. Na takich samych zasadach prawo do urlopu rodzicielskiego mają pracownicy, którzy przyjęli dziecko na wychowanie i wystąpili do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Nawet jeśli dziecko przekroczy w trakcie korzystania z takiego urlopu limit wieku, pracownicy mają prawo do gwarantowanego urlopu o długości 38 tygodni. W przypadku dziecka mającego zaświadczenie z ustawy „Za życiem” gwarantowana długość urlopu rodzicielskiego wynosi 62 tygodnie.

Kodeks pracy przewiduje także sytuację, gdy pracownik korzysta lub korzystał z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza, a następnie wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka. Wtedy nie nabywa on ponownie prawa do całej puli urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. W związku z wystąpieniem do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka przysługuje mu ten urlop w wymiarze obniżonym o wykorzystany już urlop w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza.

Analogiczna zasada obowiązuje w odniesieniu do urlopu rodzicielskiego w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza, w trakcie którego lub po którym pracownik wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.

• Jakich formalności musi dopełnić pracownik, żeby rozpocząć korzystanie z urlopu rodzicielskiego?

Urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

We wniosku należy zawrzeć:

• wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego oraz liczby wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczby wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop rodzicielski lub jego część.

Pracownik do wniosku dołącza:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów (chyba że o urlop występuje matka dziecka, która korzystała już z urlopu macierzyńskiego, i pracodawca ma już ten dokument),
• oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku, albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem,
• kopie wyżej wspomnianego zaświadczenia z ustawy „Za życiem” ‒ jeżeli pracownik chce skorzystać z podwyższonej puli urlopu rodzicielskiego.

• Czy są jakieś różnice między wnioskami o urlop rodzicielski składanymi przez matkę i ojca dziecka?

Nie, zarówno matka, jak i ojciec składają ten sam wniosek, zatem pracodawca powinien mieć przygotowany jeden wzór wniosku. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownica składa wniosek o urlop rodzicielski, który chce wykorzystać zaraz po urlopie macierzyńskim, czy tylko o część urlopu rodzicielskiego, czy może jest to wniosek ojca, który składa wniosek o nieprzenoszalne dziewięć tygodni urlopu.

• Czy pracownica może złożyć wniosek o udzielnie jej urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim?

W związku z wejściem w życie nowelizacji work-life balance uchylono art. 1791 k.p., który przewidywał składanie przez matkę dziecka wniosku o udzielenie jej urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Termin na złożenie takiego wniosku mijał 21 dni po porodzie. Był to tzw. długi wniosek urlopowy.

Uchylenie tego przepisu powoduje, że pracodawcy powinni zlikwidować tego rodzaju wzory wniosków. Pracownica nadal może wykorzystać urlop rodzicielski zaraz po urlopie macierzyńskim, ale w tym celu składa „ogólny” wniosek o urlop rodzicielski. Musi to zrobić na 21 dni przed rozpoczęciem urlopu rodzicielskiego, a więc tak naprawdę pod koniec swojego urlopu macierzyńskiego. Nie ma jednak przeszkód, żeby złożyła ten wniosek wcześniej.

Trzeba zaznaczyć, że ustawa zasiłkowa nadal przewiduje możliwość złożenia tzw. długiego wniosku zasiłkowego o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za urlop macierzyński i rodzicielski w uśrednionej wysokości 81,5 proc. podstawy wymiaru. Wniosek zasiłkowy jest jednak niezależny od wniosków urlopowych.

• Co powinien zrobić pracodawca, gdy pracownik złożył wniosek później niż 21 dni przed wskazaną w nim datą rozpoczęcia tego urlopu?

Przepisy tego nie precyzują, jednak z uwagi na cel urlopu należy przyjąć wykładnię propracowniczą. Pracodawca może takiego urlopu udzielić zgodnie z wnioskiem albo udzielić go w innym terminie, tj. takim, żeby termin jego rozpoczęcia przypadał 21 dni po dniu złożenia wniosku.

• Jakich formalności musi dopełnić pracownik, który chce podjąć pracę u swojego pracodawcy podczas korzystania z urlopu rodzicielskiego?

Pracownik składa w tej sprawie wniosek w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy, może zatem złożyć ten wniosek wraz z wnioskiem o korzystanie z urlopu rodzicielskiego.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku.

• Czy dziewięciotygodniowa nieprzenoszalna część urlopu rodzicielskiego także może być udzielana w częściach?

Jak już wyżej wspomniano, istnienie tej dziewięciotygodniowej części traktowanej jako część „dla ojca” jest związane jedynie z tym, że w większości przypadków matka dziecka korzysta z maksymalnej puli urlopu rodzicielskiego przysługującego dla jednego rodzica, tj. 32 (34) tygodni. W takim przypadku należy uznać, że matka wykorzystała jedną część urlopu, zatem do wykorzystania pozostały jeszcze cztery części (z dozwolonych pięciu). Zatem ojciec dziecka może swoje dziewięć tygodni podzielić na cztery części, trwające nawet po jednym tygodniu.

• Jakiej ochronie podlega pracownik przed, w trakcie oraz po zakończeniu korzystania z urlopu rodzicielskiego?

Pracownik korzystający z tego urlopu ma prawo do ochrony na takich samych (opisanych wyżej) zasadach jak pracownik korzystający z urlopu macierzyńskiego. Pewna różnica będzie dotyczyć jednak okresu początkowego obowiązywania ochrony, co wiąże się z innym terminem na złożenie wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego (21 dni przed planowanym terminem).

Ochrona ta generalnie obowiązuje od dnia złożenia wniosku, jeśli jednak wniosek został złożony wcześniej niż minimalny termin ustawowy, to ochrona ta zaczyna obowiązywać na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu rodzicielskiego.

• Na jakich zasadach z dodatkowej puli urlopu rodzicielskiego mogą skorzystać rodzice dziecka urodzonego przed wejściem w życie nowelizacji work-life balance?

Nowelizacja work-life balance przewiduje, że pracownik, który w okresie od 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie nowelizacji (26 kwietnia 2023 r.) miał prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystał z urlopu rodzicielskiego albo jego części na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów k.p., nabył prawo do dodatkowej puli.

W związku z tym, że najczęściej to matki dziecka wykorzystują urlop rodzicielski w całości, w praktyce można uznać, że prawo do dodatkowej puli urlopu w wysokości dziewięciu tygodni nabyli ojcowie, o ile matki korzystały z tego urlopu przynajmniej jeden dzień w terminie od 2 sierpnia 2023 r., ewentualnie w tym terminie rodzice mieli jeszcze niewykorzystaną pulę urlopu rodzicielskiego.

Na takiej samej zasadzie rodzice dziecka mającego zaświadczenie określone w ustawie „Za życiem” zyskali prawo do dodatkowych 24 tygodni urlopu.

urlop ojcowski

O urlopie ojcowskim traktuje art. 1823 k.p. Wynika z niego, że w celu sprawowania opieki nad dzieckiem pracownik ojciec ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do dwóch tygodni, nie dłużej jednak niż do:

• ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia albo
• upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia.

Do ubiegłego roku termin na wykorzystanie urlopu był dłuższy i wynosił 24 miesiące od urodzenia dziecka albo odpowiednio uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka.

Urlop ten może być wykorzystany jednorazowo albo nie więcej niż w dwóch częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień. Ojciec dziecka może wykorzystać go, gdy matka przebywa na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim albo nie przebywa na żadnym urlopie związanym z rodzicielstwem.

• Jakich formalności musi dopełnić pracownik, który chce skorzystać z urlopu ojcowskiego?

Aby skorzystać z tego urlopu, pracownik powinien złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż siedem dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

We wniosku należy wskazać okres, na który ma być udzielony urlop ojcowski albo jego część, i do dołączyć do niego:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów,
• kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione,
• oświadczenie pracownika, czy korzystał z urlopu ojcowskiego albo jego części.

• Jakiej ochronie podlega pracownik przed, w trakcie oraz po zakończeniu korzystania z urlopu ojcowskiego?

Pracownik korzystający z tego urlopu ma prawo do ochrony na takich samych (wyżej opisanych) zasadach jak pracownik korzystający z urlopu macierzyńskiego. Różnica będzie dotyczyć początku obowiązywania ochrony, co wiąże się z innym terminem na złożenie wniosku o udzielenie urlopu ojcowskiego (siedem dni przed planowanym terminem).

Ochrona ta generalnie obowiązuje od dnia złożenia wniosku, jeśli jednak wniosek został złożony wcześniej niż minimalny termin ustawowy, to ochrona ta zaczyna obowiązywać na siedem dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu ojcowskiego.

urlop wychowawczy

Kolejnym urlopem związanym z rodzicielstwem jest urlop wychowawczy w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Ma do niego prawo pracownik zatrudniony co najmniej sześć miesięcy. Do tego sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia. Okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy szósty rok życia. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika. Wtedy niezależnie od powyższej puli urlopu może być udzielony urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, jednak na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia. Z tego urlopu mogą jednocześnie korzystać oboje rodzice lub opiekunowie dziecka. W takim przypadku łączny wymiar urlopu nie może przekraczać maksymalnego wymiaru.

Urlop wychowawczy jest udzielany nie więcej niż w pięciu częściach. Liczbę części urlopu ustala się na postawie liczby złożonych wniosków o udzielenie urlopu.

Urlop wychowawczy przysługuje łącznie obojgu rodzicom lub opiekunom dziecka. W odniesieniu do tego urlopu istnieje podobny mechanizm co w przypadku urlopu rodzicielskiego. Mamy tu bowiem do czynienia z wyłącznym prawem do jednego miesiąca urlopu wychowawczego z łącznego wymiaru urlopu. Prawa tego nie można przenieść na drugiego z rodziców lub opiekunów dziecka. Istnieją jednak przypadki, gdy jeden z rodziców będzie mógł wykorzystać całość urlopu wychowawczego (przypomnijmy, że w przypadku urlopu rodzicielskiego nie ma takiej możliwości). Do takich wyjątkowych przypadków art. 186 par. 9 k.p. zalicza sytuację, gdy:

• drugi rodzic dziecka nie żyje,
• drugiemu rodzicowi dziecka nie przysługuje władza rodzicielska,
• drugi rodzic dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu.

Tak sama zasada obowiązuje, gdy dziecko pozostaje pod opieką jednego opiekuna (art. 186 par. 10 k.p.).

Przepisy k.p. nie przewidują dla pracownika możliwości pracy w trakcie urlopu wychowawczego. Zgodnie z art. 1862 par. 1 k.p. w czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Co więcej, par. 2 przewiduje, że w razie ustalenia, że pracownik trwale zaprzestał sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pracodawca wzywa pracownika do stawienia się do pracy w terminie przez siebie wskazanym, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia powzięcia takiej wiadomości i nie wcześniej niż po upływie trzech dni od dnia wezwania.

W przeciwieństwie zatem do urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, w odniesieniu do urlopu wychowawczego, pracodawca może w pewnym sensie kontrolować, jak pracownik wykorzystuje takie zwolnienie od pracy, i może korzystanie z takiego urlopu zakwestionować.

Przepisy przewidują także możliwość rezygnacji z urlopu wychowawczego, co może mieć miejsce:

• w każdym czasie ‒ za zgodą pracodawcy,
• po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy ‒ najpóźniej na 30 dni przed terminem zamierzonego podjęcia pracy.

Artykuł 1864 k.p. przewiduje, że pracodawca ma obowiązek dopuścić pracownika po zakończeniu urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe ‒ na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu. Jest to zasada, która obowiązuje także po powrocie pracowników z innych rodzajów urlopów związanych z rodzicielstwem.

Z urlopem wychowawczym wiąże się kolejne uprawnienie pracownika. Zgodnie z art. 1867 par. 1 k.p. pracownik może występować o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Korzystanie z obniżonego wymiaru czasu pracy nie obniża wymiaru urlopu wychowawczego.

W przypadku skorzystania przez pracownika z części urlopu wychowawczego pracownik ten może korzystać z obniżonego wymiaru czasu pracy przez okres odpowiadający pozostałemu do wykorzystania wymiarowi urlopu wychowawczego, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy szósty rok życia.

• Jakich formalności pracownik musi dopełnić, żeby skorzystać z urlopu wychowawczego?

Kodeks pracy przewiduje, że urlop wychowawczy jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Jeśli wniosek został złożony bez zachowania terminu, to pracodawca udziela urlopu wychowawczego nie później niż z dniem upływu 21 dni od dnia złożenia wniosku.

Pracownik może wycofać wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego nie później niż na siedem dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu, składając pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie w tej sprawie.

Wniosek o urlop wychowawczy musi zawierać:

• imię i nazwisko dziecka,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko,
• wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko,
• określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Pracownik dołącza do wniosku oświadczenie o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic albo opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem. Oświadczenie nie jest wymagane w razie ograniczenia drugiemu rodzicowi albo pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej, albo ograniczenia, albo zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka.

W zależności od okoliczności może być również konieczne złożenie:

• kopii prawomocnego orzeczenia sądu o ograniczeniu albo pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej, albo o ograniczeniu, albo zwolnieniu z opieki drugiego opiekuna dziecka, albo dokumentów lub oświadczenia pracownika, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem,
• kopii prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy.

W przypadku gdy w związku ze szczególnymi okolicznościami określonymi we wspomnianym wyżej art. 186 par. 9‒10 k.p. jeden z rodziców występuje o całość urlopu wychowawczego, tj. w wymiarze 36 miesięcy, należy złożyć dodatkowo:

• odpis skrócony aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, albo
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica dziecka albo dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica dziecka, gdy rodzice nie są małżeństwem, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej, albo
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu, albo
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi albo zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki w przypadku, o którym mowa w art. 186 par. 10 zd. pierwsze k.p.

• Jaki jest zakres ochrony pracownika w związku z urlopem wychowawczym?

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o:

• udzielenie urlopu wychowawczego ‒ do dnia zakończenia tego urlopu,
• obniżenie wymiaru czasu pracy ‒ do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy.

W powyższych przypadkach rozwiązanie przez pracodawcę umowy jest dopuszczalne tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

W przypadku złożenia przez pracownika wniosku wcześniej niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu wychowawczego albo obniżonego wymiaru czasu pracy zakaz i tak zaczyna obowiązywać na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu albo obniżonego wymiaru czasu pracy. Jednak w przypadku złożenia przez pracownika wniosku po dokonaniu czynności zmierzającej do rozwiązania umowy o pracę umowa rozwiązuje się w terminie wynikającym z tej czynności.

Trzeba też zwrócić uwagę, że pracownik może obniżyć sobie wymiar czasu pracy na cały okres, w którym mógłby skorzystać z urlopu wychowawczego, ale ochrona przysługuje tylko przez 12 miesięcy.

• Jakich formalności pracownik musi dopełnić, żeby skorzystać z obniżonego wymiaru czasu pracy?

Pracownik powinien złożyć taki wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Wniosek składa się na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy. Jeżeli wniosek został złożony bez zachowania terminu, to pracodawca obniża wymiar czasu pracy nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku.

Taki wniosek powinien zawierać, oprócz imienia i nazwiska składającego go pracownika:

• imię i nazwisko dziecka, na które mógłby być udzielony urlop wychowawczy,
• wskazanie okresu, przez który pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy,
• wskazanie wymiaru czasu pracy, w którym pracownik zamierza wykonywać pracę.

Pracownik powinien dołączyć do wniosku:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów,
• oświadczenie o okresie, w którym pracownik dotychczas korzystał z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.

• Czy mimo obowiązku uwzględnienia wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie, w którym pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego, pracodawca może go zakwestionować?

Tak, takie okoliczności przywołał Sąd Najwyższy w wyroku z 21 czerwca 2022 r., sygn. akt II PSKP 97/21. Sąd zwrócił uwagę na zjawisko, że pracownicy występują o obniżenie wymiaru czasu pracy w zakresie wręcz symbolicznym tylko po to, żeby przez 12 miesięcy korzystać z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę. SN uznał, że reguły wykładni systemowej uzasadniają twierdzenie, że w przypadku, gdy skutki organizacyjne są dla pracodawcy bardzo duże, a wnioskowane obniżenie wymiaru czasu pracy dowodzi, że z perspektywy opieki nad dzieckiem nie wnosi ono jakościowej zmiany, pracodawca może odmówić uwzględniania takiego wniosku. SN stwierdził, że samo złożenie wniosku ‒ bez formalnej akceptacji ze strony pracodawcy ‒ nie prowadzi zatem do korzystania przez pracownika z obniżonego wymiaru czasu pracy.

Trzeba jednak podkreślić, że nie ma ustalonego w orzecznictwie trybu obniżenia wymiaru etatu, który należy automatycznie uznać za „symboliczny”, a więc w świetle przywołanego wyroku SN – niedopuszczalny. Do pracownika będzie należało udowodnienie, że nawet niewielkie obniżenie wymiaru czasu pracy ma uzasadnienie praktyczne i nie chodzi tylko o zapewnienie sobie ochrony przed wypowiedzeniem.

urlop opiekuńczy

Uregulowany w art. 1731‒3 k.p. urlop opiekuńczy to nowe uprawnienie przyznane pracownikom od 26 kwietnia 2023 r. w związku z implementowaniem dyrektywy work-life balance. Kodeks stanowi, że przysługuje on w wymiarze pięciu dni na rok kalendarzowy, niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok. Urlopu tego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Okres ten wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Za dni korzystania z tego urlopu nie przysługuje wynagrodzenie.

Urlop opiekuńczy od urlopu bezpłatnego różni się przede wszystkim celem. Pracownik może skorzystać z takiego urlopu w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Trzeba zwrócić uwagę, że w tym przypadku grono członków rodziny rozumiane jest bardzo wąsko i obejmuje jedynie syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. To znacznie węższa grupa niż np. ta określona w ustawie zasiłkowej, która wymienia członków rodziny, nad którymi opieka uprawnia do pobrania zasiłku opiekuńczego.

Wniosek w sprawie urlopu opiekuńczego pracownik składa najpóźniej na jeden dzień przed skorzystaniem z niego. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Skoro przepis mówi o „postaci elektronicznej”, to oznacza, że może on być złożony w jakiejkolwiek formie wykorzystującej komunikację elektroniczną, a więc np. za pomocą SMS-a lub poprzez komunikator. Pracodawca może przygotować odpowiedni wzór, ale nie musi tego robić.

Ważne, żeby wniosek pracownika zawierał niezbędne informacje, tj. imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny ‒ stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adres zamieszkania tej osoby. Trzeba podkreślić, że k.p. nie pozwala pracodawcy na żądanie od pracownika dowodów na potwierdzenie, że członek jego rodziny lub osoba zamieszkująca w jednym gospodarstwie domowym rzeczywiście wymaga opieki lub wsparcia. Szczególnie nie jest uprawniony do żądania zaświadczeń lekarskich o stanie zdrowia osoby, nad którą ma być sprawowana opieka.

• Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu opiekuńczego?

W tej sprawie przeważa stanowisko, że pracodawca nie może odmówić udzielenia takiego urlopu pracownikowi w żądanym przez niego terminie. Jeśli tak zrobi, może to zostać uznane za wykroczenie, o którym mowa w art. 281 par. 1 pkt 5b k.p. Zgodnie z nim, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o urlopie opiekuńczym, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Przepisy obowiązują jeszcze zbyt krótko, aby wykształciła się linia orzecznicza sądów na ten temat.

• Jak na urlop opiekuńczy wpłynie niezdolność do pracy?

Przepisy k.p. nie przewidują przesunięcia terminu korzystania z urlopu opiekuńczego lub jego przerwania z powodu niezdolności do pracy pracownika, który o taki urlop występował. Za okres niezdolności do pracy przypadającej w okresie korzystania z urlopu opiekuńczego pracownikowi nie przysługuje prawo do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku chorobowego. Wynika to wprost z art. 12 ust. 2 pkt 5 ustawy zasiłkowej.

• Jak urlop opiekuńczy wpływa na wysokość wynagrodzenia chorobowego i świadczeń z ubezpieczenia społecznego?

Dni korzystania z tego urlopu uznawane są za usprawiedliwioną nieobecność w pracy w rozumieniu art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej na równi np. z niezdolnością do pracy. Zatem liczba dni przebywania na urlopie opiekuńczym może przesądzić o tym, czy dany miesiąc zostanie ujęty w obliczeniach świadczeń za kolejne miesiące (będzie tak, gdy pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy) i wówczas wynagrodzenie za ten miesiąc będzie musiało zostać uzupełnione, czy też taki miesiąc zostanie pominięty w obliczeniach (gdy pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy).

• Czy pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę w okresie korzystania przez niego z urlopu opiekuńczego?

Nie, nie jest to możliwe, ponieważ pracownik korzysta w tym czasie z ochrony takiej jak określona w art. 177 par. 1‒11 oraz par. 4‒41 k.p. ochrona dla pracownic w ciąży i pracowników korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem.

Zgodnie z tymi przepisami w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części ‒ do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

• prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem,
• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

Zakaz ten obowiązuje także w okresie między ostatecznym terminem na złożenie wniosku o udzielenie urlopu w danym terminie a rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. I tak np. w przypadku urlopu rodzicielskiego zakaz ten będzie obowiązywał na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu, w przypadku urlopu opiekuńczego będzie to zaś jeden dzień przed rozpoczęciem urlopu (nawet gdy wniosek został złożony kilka dni wcześniej).

urlop bezpłatny

W art. 174 k.p. przewidziano, że na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Przepis mówi wyraźnie, że pracodawca „może udzielić”, a nie „udziela” urlopu bezpłatnego, może zatem go odmówić. Wyjątki są określone w przepisach szczególnych, które w niektórych przypadkach przewidują obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego niektórym pracownikom (np. działaczom związkowym).

Pracodawca nie ma obowiązku uzasadniania odmowy udzielania urlopu bezpłatnego. Przepisy k.p. nie przewidują także obowiązku uzasadniania samego wniosku o urlop bezpłatny. W orzecznictwie wskazuje się jednak, że wniosek pracownika o urlop bezpłatny powinien określać czas trwania urlopu, co z jednej strony oznacza, że pracodawca bez uzgodnienia z pracownikiem nie może mu udzielić urlopu w czasie innym niż określony w jego pisemnym wniosku, z drugiej zaś ‒ że do pracodawcy należy decyzja, czy udzieli urlopu w wymiarze oznaczonym przez pracownika, czy też w wymiarze krótszym (wyrok SN z 21 października 2003 r., sygn. akt I PK 559/02).

Trzeba dodać, że k.p. wprost przewiduje, iż okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Przepisy nie przewidują żadnych ograniczeń w długości urlopu bezpłatnego, teoretycznie może być on udzielony na wiele lat. Artykuł 174 par. 3 k.p. przewiduje jedynie, że przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż trzy miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Jeśli zatem strony tego nie przewidziały, to pracodawca nie może pracownika z takiego urlopu odwołać.

• Na czym polega urlop bezpłatny w celu delegowania pracownika do pracy u innego pracodawcy?

W art. 1741 par. 1 k.p. przewidziano specyficzną kategorię urlopu bezpłatnego, który polega na delegowaniu pracownika do pracy u innego pracodawcy. Przepis ten stanowi, że za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Różnica między „zwykłym” urlopem bezpłatnym a tym określonym w art. 1741 k.p., poza oczywiście tym, że inicjatywa jego udzielenia leży po stronie pracodawcy, polega na tym, że okres takiego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy, np. prawo do dodatków stażowych, jeśli takie są przewidziane.

• Jak na urlop bezpłatny wpłynie niezdolność do pracy?

Przepisy k.p. nie przewidują przesunięcia terminu korzystania z urlopu bezpłatnego lub jego przerwania z powodu niezdolności do pracy pracownika, który o taki urlop wnioskował lub na takim urlopie już przebywa. W trakcie przebywania na urlopie bezpłatnym pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym, nie ma zatem prawa do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłków z ubezpieczenia społecznego.

• Jak urlop bezpłatny wpływa na wysokość wynagrodzenia chorobowego i świadczeń z ubezpieczenia społecznego?

Urlop bezpłatny jest traktowany jak usprawiedliwiona nieobecność w rozumieniu art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli w okresie, który przyjmuje się do obliczeń zasiłku, ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Zatem przebywanie na urlopie bezpłatnym może przesądzić o tym, czy wynagrodzenie z danego miesiąca będzie przyjmowane do obliczeń świadczeń chorobowych, czy nie.

urlop wypoczynkowy

Podstawową zasadą dotyczącą urlopów wynikającą z k.p. jest to, że pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się zrzec. Wszelkie zapisy w umowach o pracę lub aneksach albo porozumieniach, zgodnie z którymi pracownik zrzekałby się prawa do urlopu lub jego części, są nieważne z mocy prawa. Pracodawca może jednak przyznać pracownikom większą pulę urlopu niż minimum kodeksowe, które wynosi:

• 20 dni ‒ jeżeli pracownik jest zatrudniony (ma staż u dowolnego pracodawcy) krócej niż 10 lat;
• 26 dni ‒ jeżeli pracownik jest zatrudniony (ma staż u dowolnego pracodawcy) co najmniej 10 lat.

Poszczególne grupy zawodowe mogą mieć przyznany większy wymiar urlopu, co wynika z obowiązujących przepisów szczególnych.

Pracownik nabywa prawo do urlopu na dwa sposoby:

• pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku;
• prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

W większości przypadków pracownik nie będzie jednak musiał pracować aż 10 lat, żeby nabyć prawo do wyższego wymiaru urlopu. Do okresu zatrudnienia dolicza się bowiem dodatkowe lata z tytułu ukończenia poszczególnych rodzajów szkół. Będzie to okres wynoszący odpowiednio w przypadku:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej ‒ przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata,
• średniej szkoły zawodowej ‒ przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż pięć lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych ‒ pięć lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej ‒ cztery lata,
• szkoły policealnej ‒ sześć lat,
• szkoły wyższej ‒ osiem lat.

Okresy te nie podlegają sumowaniu.

Jeżeli pracownik w tym samym czasie pobierał naukę i był zatrudniony, wlicza się tylko jeden z tych okresów, w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu w wysokości odpowiednio 20 lub 26 dni, niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Do okresu zatrudnienia, od którego zależą prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się poprzednie zatrudnienie, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikająca z art. 1542 k.p. urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Jeden dzień urlopu odpowiada ośmiu godzinom pracy, chyba że danego pracownika obowiązuje niższa dobowa norma czasu pracy. I tak np. w przypadku pracowników niepełnosprawnych, których norma czasu pracy wynosi siedem godzin, jeden dzień urlopu odpowiada właśnie siedmiu godzinom pracy.

Co ważne, k.p. dopuszcza udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Zgodnie z art. 1551 par. 1 w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

• u dotychczasowego pracodawcy ‒ w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
• u kolejnego pracodawcy ‒ w wymiarze:

‒ proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego ‒ w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

‒ proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym ‒ w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Może się jeszcze zdarzyć, że pracownik u pracodawcy, u którego był zatrudniony na początku roku, wykorzystał więcej urlopu, niż proporcjonalnie przepracował u niego miesięcy. Zgodnie bowiem z ogólną zasadą pracownik, o ile nie podejmuje pracy po raz pierwszy, nabywa całość urlopu wypoczynkowego na cały rok od początku roku. Teoretycznie zatem możliwe jest wykorzystanie całości urlopu np. w styczniu i lutym. Zgodnie z k.p. pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowy nie może bowiem przekroczyć limitu 20 lub 26 dni.

Powyższa zasada będzie miała zastosowanie odpowiednio do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeśli powyższe okresy, z wyjątkiem urlopu bezpłatnego i wychowawczego, przypadają po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, to wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Szczegółowe zasady proporcjonalnych obliczeń urlopu przewiduje art. 155 par. 2a k.p. Wynika z niego, że przy ustalaniu wymiaru urlopu kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie kolejnego następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, to zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.

Generalna zasada wynikająca z art. 161 k.p. stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – zgodnie z planem urlopów lub z indywidualnymi ustaleniami z pracownikiem. Co do zasady pracownika nie można zmusić do wykorzystania urlopu – zasada ta jednak ma ograniczenia, gdyż pracownik nie może odmówić wykorzystania urlopu, gdy pracodawca mu go udzieli. Pracownik jest bowiem obowiązany wykorzystać:

• przysługujący mu urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (art. 1651 k.p.),
• zaległy urlop w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego, z wyjątkiem czterech dni urlopu „na żądanie” (art. 168 k.p.).

Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów z wyjątkiem czterech dni, które są określane popularnie jako urlop na żądanie.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się urlopu na żądanie. Przepisy k.p. przewidują, że pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, a także wtedy, gdy taka organizacja nie działa u pracodawcy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepisy k.p. nie przewidują jednak terminu ostatecznego na przygotowanie takiego planu.

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania urlopów, ustala termin urlopu po indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. „W porozumieniu” nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika co do terminu urlopu. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę stanowisko pracownika, ale nie jest związany jego wnioskiem.

Z kolei urlop na żądanie określony został w art. 1672 k.p. Zgodnie z nim pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Takiego urlopu nie zawiera się zatem w planie urlopów. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Urlop ten przysługuje niezależnie od liczby pracodawców, u których po kolei pracownik pozostaje w danym roku kalendarzowym w stosunku pracy. Liczbę wykorzystanych dni urlopu na żądanie pracodawca wpisuje do świadectwa pracy.

Oczywiście w przypadkach, gdy pracownik jednocześnie pozostaje w kilku stosunkach pracy, to wymiar urlopu u każdego pracodawcy nabywany jest odrębnie, a więc odrębnie przysługuje także limit czterech dni urlopu na żądanie.

Generalnie czas urlopu traktowany jest na gruncie prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych jak czas przepracowany. Za ten czas pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Z pewną jednak różnicą – zgodnie z art. 172 k.p. zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Pewną modyfikację przewiduje art. 1721 k.p., z którego wynika, że jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, to pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie obliczone na ww. ogólnych zasadach lub ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Jeśli to gwarantowane świadczenie jest niższe od wynagrodzenia obliczonego na zasadach ogólnych lub od ekwiwalentu pieniężnego, to pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.

Jeśli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu u danego pracodawcy urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia tego ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Sposób obliczania zarówno wynagrodzenia za czas urlopu, jak i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop określony został w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. 2009 r. nr 174, poz. 1353).

• Czy pracodawca może wymusić na pracowniku skorzystanie z urlopu w taki sposób, żeby przynajmniej jedna jego część trwała 14 dni?

Zgodnie z art. 162 k.p. wniosek pracownika o urlop może być podzielony na części. Zgodnie z k.p. co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie wszyscy pracownicy jednak chcą w ten sposób skorzystać z urlopu, niektórzy wolą podzielić go na kilka mniejszych części. Jakiś czas temu poruszenie wśród pracodawców wzbudziło stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy, która na swojej stronie internetowej zamieściła następujące wyjaśnienia: „Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Urlop może być podzielony na części wyłącznie na wniosek pracownika. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). Pracownik nie może zrzec się tego prawa. Przy udzielaniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego pracodawca obowiązany jest zapewnić stosowanie tego przepisu, nawet jeżeli jest to wbrew woli pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy w czasie kontroli bada prawidłowość udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych. Nieudzielenie pracownikowi co najmniej jednej części wypoczynku obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych stanowi wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy”.

Niezależnie jednak od stanowiska PIP wskazać należy, że k.p. nie przewiduje sankcji za zezwolenie pracownikowi na wykorzystanie urlopu rocznego w taki sposób, że żadna z części nie będzie miała przynajmniej 14 dni. Nałożenie grzywny nie będzie miało zatem podstaw.

• Czy pracodawca albo pracownik mogą zmienić termin urlopu określonego w planie urlopów lub w porozumieniu indywidualnym?

Przepisy k.p. wskazują, że przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. „Ważne przyczyny” nie są oczywiście szerzej zdefiniowane, ale można uznać, że pracodawca powinien wyrazić taką zgodę, o ile nie pociąga to za sobą problemów dla organizacji pracy u pracodawcy.

Przepisy k.p. dopuszczają także przesuniecie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy z powodu jego szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

• W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop?

Obligatoryjne przyczyny przesunięcia termin urlopu, co oznacza także jego przerwanie, zostały określone w art. 165 k.p. Co ważne, jest to otwarty katalog przyczyn, ponieważ przepis mówi o przyczynach „usprawiedliwiających nieobecność w pracy”, jednak wskazuje, że chodzi w szczególności o nieobecność z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do trzech miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

Analogicznie w art. 166 k.p. przewiduje się, że część urlopu niewykorzystaną z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do trzech miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego

‒ pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

• W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w terminie, o jaki występuje we wniosku pracownik?

Obowiązek taki przewidziany został w art. 165 par. 3 k.p. Wynika z niego, że na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także ojca wychowującego dziecko lub innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

• Na jakich zasadach można odwołać pracownika z urlopu?

W k.p. przewidziano, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Jeśli do tego dojdzie, to pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Gdyby się okazało, że pracodawca odwołał pracownika z urlopu z powodów znanych w chwili rozpoczynania urlopu, stanowiłoby to naruszenie prawa pracownika do urlopu.

Powstaje także pytanie, w jakiej formie pracodawca może pracownika odwołać z urlopu. SN w wyroku z 8 marca 2017 r., sygn. akt II PK 26/16, uznał, że skoro pracodawca, odwołując pracownika z urlopu, ogranicza w ten sposób konstytucyjne prawo do wypoczynku, winien to uczynić w jednoznacznym oświadczeniu woli, które wywołuje skutek w chwili złożenia go pracownikowi w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią. W tym samym wyroku stwierdzono, że pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie ma obowiązku kontrolowania poczty elektronicznej. Z kolei PIP stoi na stanowisku, że pracownik nie ma obowiązku odbierania podczas urlopu telefonu służbowego.

Może się więc w praktyce okazać, że pracodawca nie ma możliwości skontaktowania się z pracownikiem na urlopie. W jednym ze stanowisk główny inspektor ochrony danych osobowych dopuścił możliwość żądania od pracowników pełniących strategiczne funkcje podania prywatnego numeru telefonu, żeby odwołanie ich z urlopu było faktycznie możliwe. Nie ma jednak podstaw do żądania przekazania prywatnych danych przez pracownika zatrudnionego na zwykłym stanowisku.

• Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Mimo że z przepisu wynika, że pracodawca „jest zobowiązany” udzielić urlopu na żądanie, to jednak orzecznictwo łagodzi bezwzględność tego obowiązku. Można przytoczyć np. wyrok SN z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09. Zgodnie z nim obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Można zatem pracownikowi odmówić takiego urlopu, ale pracodawca musi być przygotowany na konieczność udowodnienia zaistnienia szczególnych okoliczności (np. wysoka absencja chorobowa wśród załogi).

• Co grozi pracodawcy, który nie udzieli pracownikowi urlopu w terminie do 30 września kolejnego roku kalendarzowego?

Odmowa udzielenia pracownikowi urlopu w tym terminie stanowi wykroczenie określone w art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. Zgodnie z nim, kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

• Czy pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na zaległy urlop do 30 września, gdy pracownik odmawia pójścia na urlop, np. chce go kumulować do wykorzystania później lub w celu uzyskania w przyszłości większego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Na ten temat wielokrotnie wypowiadały się sądy. SN w wyroku z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, wprost stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Co więcej, gdyby pracownik, mimo poinformowania przez pracodawcę o takim „przymusowym” urlopie, nadal zgłaszał gotowość do pracy i np. stawił się w zakładzie pracy, to pracodawca może go do pracy nie dopuścić. W tym przypadku gotowość do pracy nie będzie prowadziła do przesunięcia urlopu na inny termin lub nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (tak SN w wyroku z 7 maja 2008 r., sygn. akt II PK 313/07).

• Czy pracodawca musi wyznaczyć pracownikowi termin zaległego urlopu w ten sposób, żeby całość została wykorzystana do 30 września?

Nie, z przepisów k.p. nie wynika taki obowiązek, nie jest bowiem zdefiniowane, co oznacza „udzielenie urlopu”. Przyjmuje się, że pracodawca powinien wyznaczyć termin korzystania z tego urlopu w ten sposób, żeby przynajmniej rozpoczął się w tym terminie.

• Czy można pracownika odwołać z urlopu zaległego w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy?

Ze wspomnianego art. 168 k.p. nie wynika, żeby pracownika nie można było odwołać z urlopu zaległego w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy. Jeśli pracodawca takie potrzeby będzie w stanie wykazać, to nie będzie to się wiązało z zagrożeniem grzywną.

• Jak urlop wypoczynkowy wpływa na wysokość wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego należnych za okres niezdolności do pracy w kolejnych miesiącach?

Urlop wypoczynkowy dla celów zasiłkowych traktowany jest jak okres przepracowany. Oznacza to, że nawet gdyby w danym miesiącu pracownik przebywał przez większość dni na urlopie, to taki miesiąc i tak należy przyjąć do obliczeń świadczenia chorobowego.

W przypadku gdy w danym miesiącu pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym, a także miał usprawiedliwioną nieobecność w pracy, jak np. niezdolność do pracy, i taki miesiąc zostałby uwzględniony w obliczeniach podstawy wymiaru zasiłku, to wynagrodzenie za taki miesiąc musiałoby zostać uzupełnione. Jeśli pracownik otrzymywałby w takim miesiącu tylko składniki stałe, to należy uzupełnić wynagrodzenie według reguł dotyczących składników stałych. Jeśli jednak pracownik otrzymywałby w danym miesiącu zarówno składniki stałe, jak i składniki zmienne zmniejszane proporcjonalnie za okres pobierania zasiłku, to zdaniem ZUS w takim przypadku całość wynagrodzenia należy uzupełnić według reguł dotyczących składników zmiennych.

zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Nowelizacja k.p. w ramach nowelizacji work-life balance dała pracownikom kolejne uprawnienie, jakim jest określone w art. 1481 k.p. zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Zgodnie z par. 1 pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia obliczanego jak wynagrodzenie urlopowe. Zwolnienie to przysługuje w wymiarze dwóch dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem że zwolnienie niewykorzystane w danym roku nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy.

Jeśli dobowa norma czasu pracy jest niższa niż osiem godzin, to pracownikowi przysługuje proporcjonalne zwolnienie od pracy. Pracownik niepełnosprawny, którego dobowa norma czasu pracy wynosi siedem godzin, ma prawo do wspomnianego zwolnienia w wymiarze dwóch dni albo 14 godzin.

O tym, czy pracownik będzie korzystał ze zwolnienia w wymiarze dni czy godzin, decyduje on sam w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Zwolnienie udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

• Czy pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi takiego zwolnienia?

Tak, zgodnie z art. 1481 par. 3 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy, na wniosek zgłoszony przez pracownika, najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Z przepisu tego można zatem wywieść dwa wnioski. Po pierwsze, że pracodawca „udziela” tego zwolnienia, a nie „może udzielić”, a po drugie, że wniosek ten może być zgłoszony w tym samym dniu, w którym pracownik chciałby skorzystać z takiego zwolnienia. Wniosek może być złożony w dowolnej formie, elektronicznie, pisemnie, a nawet ustnie.

Podobnie jak w przypadku urlopu opiekuńczego pracodawca nie może żądać od pracownika dowodów na rzeczywiste zaistnienie „siły wyższej”. Przepisy nie precyzują też, co oznacza „sprawa rodzinna” w tym kontekście i o jaki stopień pokrewieństwa chodzi.

• Czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy za okres niezdolności do pracy, który przypadał na okres udzielonego zwolnienia od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych?

Pracownik nie będzie miał prawa w tym okresie do świadczeń chorobowych. Zgodnie z art. 12 ustawy zasiłkowej zasiłek chorobowy (analogicznie – wynagrodzenie chorobowe) nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia. Okresy te wlicza się do okresu zasiłkowego. Skoro zatem za okres zwolnienia pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia urlopowego, to należy uznać, że nie ma prawa do świadczeń chorobowych.

• Jak zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych, z którego korzystał pracownik, wpłynie na wysokość świadczeń chorobowych w kolejnych miesiącach?

Jeszcze do niedawna ZUS uznawał okres korzystania ze zwolnienia za okres przepracowany, tak jak np. urlop wypoczynkowy, i zalecał wliczanie wynagrodzenia za takie zwolnienie w kwocie faktycznej, bez uzupełniania.

W 2024 r. wykładnia ZUS uległa zmianie (co nie zostało jednak oficjalnie ogłoszone) i obecnie ZUS uznaje zwolnienie od pracy z tego powodu za usprawiedliwioną nieobecność w pracy, tak jak np. okres niezdolności do pracy. Będzie to miało znaczenie w kontekście obliczania czasu przepracowanego w danym miesiącu, co z kolei będzie miało przełożenie na uwzględnienie lub nieuwzględnienia danego miesiąca w obliczeniach zasiłku zgodnie ze wspomnianym wcześniej art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zdaniem ZUS oznacza to także, że wynagrodzenie uzyskane za takie dni podlega uzupełnieniu.

inne zwolnienia od pracy

Opisane wyżej zwolnienie od pracy z powodu pilnych spraw rodzinnych, za które pracownik ma prawo do połowy wynagrodzenia, uregulowano w k.p. Inne zwolnienia od pracy uregulowano w akcie niższego rzędu, tj. rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632; dalej: rozporządzenie z 15 maja 1996 r.). W par. 4 tego rozporządzenia określono, że pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z k.p., z przepisów wykonawczych do k.p. oraz z innych przepisów prawa.

Rozporządzenie przewiduje następujące zwolnienia:

• dla pracownika wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania (par. 5);
• na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia (par. 6);
• dla pracownika wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego (par. 7);
• na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji; dotyczy to także pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym (par. 8);
• na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych (par. 9);
• dla pracownika wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty (par. 10);
• dla pracownika będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej ‒ na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także ‒ w wymiarze nieprzekraczającym łącznie sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego ‒ na szkolenie pożarnicze (par. 11 pkt 1);
• dla pracownika będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego ‒ na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu (par. 11 pkt 2);
• dla pracownika będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego ds. transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu (par. 11 pkt 2a);
• dla pracownika będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” ‒ na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa (par. 11 pkt 2b);
• na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach (par. 11 pkt 3);
• dla pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi; pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one zostać wykonane w czasie wolnym od pracy (par. 12);
• w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu lub w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym (par. 13);
• dla pracownika będącego członkiem rady nadzorczej działającej u zatrudniającego go pracodawcy na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady (par. 14);
• na czas obejmujący:

‒ dwa dni ‒ w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy (par. 15 pkt 1),

‒ jeden dzień ‒ w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (par. 15 pkt 2).

Za czas zwolnień od pracy określonych w par. 8 zdanie drugie, par. 9, par. 11 ust. 1 pkt 2 i 2b, par. 12 oraz par. 15 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 k.p., tj. w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).

Z kolei w razie skorzystania przez pracownika z pozostałych zwolnień od pracy, tj. tych, o których mowa w par. 5‒7, par. 10 oraz par. 11 ust. 1 pkt 1 i 3 rozporządzenia z 15 maja 1996 r., pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu ‒ w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia. ©℗