Jeśli kontrahent nie jest zarejestrowany w Polsce, nic się nie zmieni, bo jak wynika z nowelizacji, sankcje będą dotyczyć tylko płatności przelewem „za fakturę wystawioną przez podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny”. Takie płatności nadal więc będą kosztem.

Co jednak, jeśli firma zagraniczna zarejestrowała się w naszym kraju? Co jeśli taki kontrahent wprawdzie zarejestruje się dla celów VAT w Polsce, ale w ramach transakcji, którą realizuje, nie będzie działał jako podatnik, np. gdy realizujemy transakcję ze spółką mającą w naszym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Sygnały płynące z resortu finansów były pierwotnie niejasne. W odpowiedzi dla DGP przypominał, że „informacja o rachunkach w bankach zagranicznych jest podawana przez podatników w zgłoszeniach identyfikacyjnych NIP-2”.

Gdy uruchomiono wykaz, nie było w nim jednak kont zagranicznych. Krajowa Informacja Skarbowa konsekwentnie twierdzi, że to się nie zmieni, bo przepisy o białej liście odwołują się do prawa bankowego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2187 ze zm.) i ustawy nowelizującej niektóre inne ustawy w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2491). Wskazane przepisy odwołują się tylko do rachunków prowadzonych w polskich bankach i SKOK-ach. Problem może być też bardziej prozaiczny, tj. biała lista przyjmuje jedynie numer rachunku w formacie 26 cyfr, co nie jest standardem za granicą.

Wydaje się więc, że handlujący z wieloma podmiotami zagranicznymi muszą być przygotowani na konieczność składania zawiadomień o płatności na rachunek nieznany fiskusowi. Niewykluczone, że kwestia ta zostanie jeszcze rozwiązana w objaśnieniach podatkowych lub w nowelizacji przepisów.

Resort finansów zapewnia, że problemy z rachunkami zagranicznymi wyjaśnioni w objaśnieniach podatkowych, które zostaną opublikowane w najbliższym czasie.

wyjaśnienia eksperta

Jak zweryfikować podmiot, o którym nie wiemy prawie nic

Najbardziej skomplikowanym przypadkiem weryfikacji danych na białej liście wydaje się płatność na rzecz kontrahenta zagranicznego na jego zagraniczny numer rachunku bankowego. Zagadnienie to będzie też największym wyzwaniem w weryfikacji kontrahentów i ich rachunków bankowych, chyba że resort finansów zdecyduje się na rezygnację z sankcji podatkowych w podobnych przypadkach.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której nabywamy usługi z zagranicy od podmiotu, który podaje nam swój numer VAT, pod którym jest zarejestrowany w kraju siedziby, na przykład we Francji. Fakturę dostajemy bez naliczonego VAT i to my jako nabywca rozpoznajemy podatek na podstawie mechanizmu odwrotnego obciążenia. Płacimy też zobowiązanie na wskazany na fakturze rachunek zagraniczny naszego kontrahenta.

Zgodnie z przepisami o białej liście potencjalne negatywne konsekwencje będą grozić w przypadku dokonania płatności na rachunek niewidniejący na białej liście, ale dotyczący transakcji z podatnikiem VAT (podmiotem zarejestrowanym na VAT w Polsce jako podatnik czynny). Przepisy nie rozróżniają, czy kontrahent podał nam zagraniczny czy polski numer VAT. W obu przypadkach będzie on podatnikiem. W konsekwencji, dokonując transakcji z podmiotem zagranicznym, potencjalnie (nawet nieświadomie) możemy jej dokonywać z podatnikiem polskim, który na potrzeby naszej transakcji podał nam numer VAT zagraniczny.

Jakie ma to znaczenie dla przykładu z płatnością za usługi do Francji? Co jeśli okaże się, że kontrahent jest zarejestrowany na VAT w Polsce? Jak możemy się dowiedzieć, czy podatnik jest zarejestrowany czy nie? Oczywiście możemy zapytać dostawcę. Ale co, jeśli nie mamy takiej możliwości? Pośrednio możemy posłużyć się białą listą i tam sprawdzić, czy nasz zagraniczny kontrahent jest polskim podatnikiem. Nie obędzie się bez problemów, ale jest to możliwe.

Poniżej opisuję sposób, którego używamy w naszych aplikacjach do weryfikacji numerów rachunków dla podmiotów zagranicznych. Zaczynamy od danych, jakie mamy o naszym zagranicznym kontrahencie:

1. Numer VAT z zagranicy (w naszym przykładzie francuski) jest nieprzydatny, bo na białej liście znajdziemy tylko polskie NIP.

2. Numer rachunku bankowego z zagranicy (ten, na który w naszym przykładzie płacimy do Francji) też się nie przyda, bo nie ma go na białej liście.

3. Nazwa to już pewien punkt zaczepienia, bo na białej liście jest możliwość weryfikacji po nazwie po wprowadzeniu minimum pięciu znaków.

4. Adres – na białej liście co prawda nie ma możliwości sprawdzania po adresie, ale te dane są w wykazie i mogą nam pomóc w ustaleniu, czy w wyniku sprawdzenia mamy do czynienia z kontrahentem zagranicznym czy nie.

Następnie postępujemy zgodnie z sugestiami, które krok po kroku podajemy na sąsiedniej stronie.

Proces weryfikacji zagranicznego kontrahenta na tym się kończy, ale warto zwrócić uwagę na istotną kwestię. Co jeśli nie jesteśmy pewni, czy wśród wyników podmiotów o podobnych nazwach do naszego kontrahenta jest nasz dostawca? Powinniśmy wysyłać zawiadomienie czy nie? Odpowiedź jest jedna – na wszelki wypadek wysyłać. Inaczej ryzykujemy, że fiskus zakwestionuje prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu w PIT lub CIT. Konsekwencji w VAT nie będzie, bo przykładowa transakcja rozliczana jest zgodnie z mechanizmem odwrotnego obciążenia. Jeśli wyślemy zawiadomienie, a dostawcy nie będzie na białej liście, to nic się nie stanie, bo urząd albo zignoruje pismo, albo powiadomi, że taki podatnik nie figuruje w jego bazach.

Co zrobić, by uniknąć sankcji?

Krok 1

Sprawdzamy numer rachunku bankowego

W przypadku zagranicznego kontrahenta weryfikujemy na białej liście wszystkie wychodzące przelewy związane z zakupami towarów i usług przy sprawdzaniu paczki płatności wysyłanej do banku. Efekt jest oczywiście negatywny, jeśli rachunek ma 26 znaków, co w przypadku zagranicznych kont nie jest takie oczywiste. Otrzymujemy więc komunikat, że rachunek nie widnieje na białej liście lub że jest nieprawidłowy, bo ma zbyt mało znaków albo zbyt wiele znaków.

Krok 2

Sprawdzamy nazwę kontrahenta widniejącą w paczce przelewów

I tu zaczynają się schody, gdyż dane na białej liście (ale również w bazach danych podmiotów, które będą dokonywały sprawdzenia) nie są jednorodne. Różnice mogą występować z wielu przyczyn, począwszy od ujmowania w nazwach znaków specjalnych lub liter charakterystycznych dla poszczególnych alfabetów, poprzez ujęcie formy prawnej podmiotu (forma skrócona lub pełna, opisowa), a kończąc na wielokrotności występowania podmiotów o tej samej nazwie, np. z różnych krajów. Nie wspominam o błędach i literówkach, które występują zarówno po stronie białej listy, jak i danych kontrahentów u podmiotów sprawdzających.

Krok 3

Uruchamiamy algorytm analizujący wyrażenia podobne

Porównujemy listę otrzymanych wyników (często kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu) z danymi kontrahenta oraz jego adresem, zawężając listę dostępnych opcji do jednego lub najwyżej kilku przypadków, jeśli np. podmioty o podobnej nazwie występują pod tym samym adresem.

Krok 4

Decydujemy, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem czy nie

Na tym etapie jest konieczna decyzja i ocena sprawdzającego, czy nasz kontrahent istnieje na białej liście jako podatnik czynny, czy jednak podmiot lub podmioty tam widniejące są tylko do niego podobne z nazwy i mieszczą się pod tym samym adresem.

Krok 5

Decydujemy o zawiadomieniu fiskusa

To czas na ewentualną wysyłkę zawiadomienia do urzędu skarbowego o dokonaniu przelewu na rzecz podatnika (jeśli okaże się, że nasz kontrahent widnieje na białej liście, ale nie ma na niej konta, na który wysłaliśmy przelew).