Przez sześć miesięcy polskiego przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej (druga połowa roku) w naszym kraju ma się odbyć około 30 spotkań z udziałem unijnych ministrów oraz ok. 300 na szczeblu ekspertów.
Dla zapewnienia gościom sprawnej obsługi hotelowej MSZ wyłoniło w przetargu prywatną firmę, która ma się tym zająć. "Każdy kraj sprawujący prezydencję ma za zadanie zapewnienie pokoi hotelowych zarówno dla delegacji zagranicznych przyjeżdżających na spotkania oraz dla osób te spotkania obsługujących" - powiedziała PAP zastępca dyrektora Departamentu Koordynacji Przygotowań i Obsługi Przewodnictwa Polski w Radzie UE Justyna Sołtyk.
Sołtyk podkreśliła, że w średniej wielkości spotkaniu uczestniczy zwykle około 150 osób i znalezienie dla nich noclegów w konkretnych hotelach nie jest sprawą łatwą. "Dlatego jest zasadą, że wyłania się firmę, która zarządza rezerwacjami hotelowymi i udostępnia osobom akredytującym się na spotkania informacje, gdzie są wolne pokoje" - powiedziała. Chodzi o pokoje dla m.in. przewodniczących delegacji, ekspertów, przedstawicieli organizacji pozarządowych, dziennikarzy.
Eksperci, urzędnicy będą mieli do dyspozycji hotele trzy- i czterogwiazdkowe
Ponad 26 tys. miejsc hotelowych zarezerwowano zarówno w tych miastach, w których mają odbywać się m.in. główne spotkania - w Sopocie, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu i Warszawie oraz tam, gdzie planowane są rozmowy niższego szczebla i imprezy towarzyszące, np. w Bydgoszczy, Katowicach, Lublinie, Szczecinie.
Na spotkania tzw. ministerialne w stolicy mają być przeznaczone hotele Hyatt, Sofitel Victoria, Sheraton, InterContinental. Podobnie ma być w pozostałych miastach, choć - jak zastrzega Sołtyk - nie ma tam tak dużej bazy pięciogwiazdkowych hoteli, więc dopuszczana jest możliwość uwzględnienia czterogwiazdkowych.
Eksperci, urzędnicy będą mieli do dyspozycji hotele trzy- i czterogwiazdkowe. Transportem gości z hotelu do miejsca spotkania mają się zająć partnerzy prezydencji. Umowy podpisano już z Peugeotem oraz Scanią - firmy te nieodpłatnie na czas polskiego przewodnictwa w Radzie UE mają użyczać swoich samochodów oraz autokarów.
W zakwaterowaniu w hotelach mają pomagać oficerowie łącznikowi, których nabór rozpoczął się pod koniec stycznia. Ich zadaniem będzie także odebranie zagranicznej delegacji z lotniska i towarzyszenie jest podczas pobytu w Polsce.
"Wartość umowy podpisanej ze wspomnianą firmą to ponad 7 mln 171 tys. zł. Jest to kwota za usługę polegającą na rezerwacji ponad 26 tys. miejsc hotelowych, ich zarządzaniu, ale także koszt pokoi hotelowych na spotkania organizowane centralnie" - powiedziała Sołtyk.
Hotele, w których zatrzymają się goście będą chronione przez BOR i policję
Podkreśliła, że tradycja prezydencji jest taka, iż każdy kraj przewodniczący pracom Rady UE przyjmuje pewien format płacenia. "Jeśli chodzi o spotkania centralne przyjęliśmy zasadę, w myśl której płacimy za pokoje hotelowe przewodniczącego delegacji i dodatkowo jednej osoby" - mówiła Sołtyk. Drugą osobą zazwyczaj jest podsekretarz stanu albo dyrektor departamentu któregoś z ministerstw. Pozostałe osoby z delegacji płacą same za siebie.
Inna reguła obowiązuje w przypadku spotkań eksperckich. Zazwyczaj jest taki, że goście z krajów Unii płacą za siebie, natomiast kraj prezydencji pokrywa koszty hoteli partnerów z krajów trzecich, czyli np. Partnerstwa Wschodniego czy państw aspirujących do wejścia do Wspólnoty. Sołtyk podkreśliła, że bardzo często ta kwota jest refundowana przez Komisję Europejską.
Lista rezerwacji ma być na bieżąco aktualizowana.
Hotele, w których zatrzymają się goście będą chronione przez BOR i policję.