Wysokość i warunki ustalania należności za podróże służbowe dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Obecne stawki diet oraz limity noclegowe w podróżach zagranicznych obowiązują od 29 listopada 2022 r., natomiast wysokość diety za krajową podróż służbową nie była zmieniana od 1 stycznia 2023 r., co – wobec wzrostu kosztów – uzasadnia konieczność ich aktualizacji.

Podróże służbowe: rosną diety i ryczałty

Najważniejszą zmianą jest propozycja podniesienia diety krajowej do 60 zł za dobę podróży służbowej. Oznacza to wzrost o 15 zł w porównaniu z dotychczasową stawką. Dieta ta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wyższa dieta przełoży się także na inne należności – ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wzrośnie do 12 zł, ryczałt noclegowy do 90 zł, a maksymalny zwrot udokumentowanych kosztów noclegu do 1200 zł za jedną dobę hotelową.

Projekt rozporządzenia przewiduje podwyższenie diet oraz limitów noclegowych w podróżach zagranicznych, obejmując m.in. Niemcy, Francję, Hiszpanię, Wielką Brytanię, Stany Zjednoczone oraz Czechy. Jak wskazano w uzasadnieniu, zmiany są konieczne, ponieważ „obecne kwoty limitów na nocleg do niektórych państw często uniemożliwiają dokonanie rezerwacji hotelu w ustalonych limitach, a kwota diet nie pokrywa zwiększonych kosztów wyżywienia”.

Najbardziej odczuwalne podwyżki dotyczą przy tym limitów noclegowych w najdroższych kierunkach. W Stanach Zjednoczonych podstawowy limit noclegu wzrasta z 200 do 250 dolarów, a w Nowym Jorku aż do 400 dolarów za dobę, co jest najwyższą stawką przewidzianą w projekcie. Wyraźne wzrosty zaplanowano także w Niemczech, gdzie limit noclegu podniesiono do 220 euro, oraz we Francji, Hiszpanii i Belgii – do 250 euro.

Istotną nowością są także zmiany walut, w których rozliczane będą delegacje do wybranych państw. Na wniosek Narodowego Banku Polskiego waluty diet i limitów noclegowych w Norwegii, Szwecji i Danii zostaną zmienione z walut narodowych na euro. Z kolei w przypadku Australii i Kanady podstawową walutą rozliczeń stanie się dolar amerykański.

Projektowane zmiany mają znaczenie nie tylko dla pracowników sfery budżetowej. Do stawek określonych w rozporządzeniu odwołują się również przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe, regulujące m.in. zwolnienia z podatku dochodowego oraz wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Choć pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowych, nie mogą określać diet w wysokości niższej niż stawki przewidziane dla sektora publicznego.

Projekt zawiera także przepisy przejściowe. W przypadku podróży służbowych rozpoczętych przed dniem wejścia w życie nowych regulacji, a niezakończonych przed tą datą, należności będą rozliczane proporcjonalnie – według dotychczasowych stawek za okres sprzed zmiany oraz według nowych zasad za czas przypadający po jej wejściu w życie. Zgodnie z propozycją ministerstwa rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Etap legislacyjny: projekt przekazany do konsultacji i opiniowania